Электронный документооборот между организациями: как настроить ЭДО и перейти на обмен документами в электронном виде

Электронный документооборот между организациями: как настроить ЭДО и перейти на обмен документами в электронном виде Электронная цифровая подпись
Содержание
  1. «логика»
  2. Составьте цепочку документооборота
  3. Получите электронную подпись
  4. Выберите оператора и способ работы с ЭДО
  5. Возможен ли обмен документами между двумя системами?
  6. Как выбрать систему?
  7. Как отправить приглашение
  8. Как пригласить контрагента к эдо
  9. Как принять приглашение
  10. Как составить соглашение об эдо между юрлицами
  11. Какие документы можно отправлять?
  12. Обмен через оператора эдо
  13. Организации – операторы электронного документооборота | фнс россии | 77 город москва
  14. Покупаем электронную подпись
  15. Правила использования электронной подписи
  16. Правила перехода на эдо с контрагентами
  17. Прямой обмен документами
  18. С чего начать переход на эдо с контрагентами
  19. Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами
  20. Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота
  21. Заключение договоров с помощью эп

«логика»

До 2021 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

  • высокий уровень защиты данных;
  • возможность построить сложные схемы согласования документов;
  • простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

Система «ЕВФРАТ» отличается от других наличием уникальных программных разработок, которых нет ни у одного конкурента. Преимущества:

  • в комплекте с «ЕВФРАТ» идет СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного программного обеспечения;
  • приятный интерфейс;
  • механизм для управления правами доступа.

Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 руб. на одно рабочее место, чем больше подключают пользователей, тем ниже будет цена.

Составьте цепочку документооборота

Как вы работаете с документами на бумаге? Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются между отделами. Эту же схему можно перевести в электронный формат.

Чаще всего при переходе с бумаги на ЭДО процесс удается оптимизировать. Например, благодаря автоматическому распределению документов в Диадоке из цепочки можно исключить их ручную сортировку. Процесс ускоряется, а ресурсы сотрудников идут на решение других важных задач.

Получите электронную подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) понадобится сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Приобрести КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Наверняка КЭП уже есть у бухгалтера или руководителя, если организация сдает налоговую отчетность в электронном виде.

Выберите оператора и способ работы с ЭДО

Чтобы выбрать оператора, в первую очередь узнайте, подключены ли ваши контрагенты к системе. В Диадоке для этого есть специальные инструменты: проверить контрагентов можно по ИНН и названию на сайте и в самом веб-сервисе. Удобно искать компании массово, загрузив таблицу Microsoft Excel со списком ИНН.

Убедитесь, что оператор поддерживает роуминг с подавляющим большинством других провайдеров и гарантирует безопасность данных. Компания с сертификатом аудита информационной безопасности, резервным копированием файлов, высоким уровнем SLA станет надежным партнером при обмене документами между контрагентами.

Вы хотите только получать документы или полноценно обмениваться ими? Выберите техническое решение исходя из ваших целей, предполагаемого объема электронного документооборота и типа учетной системы:

  • Меньше 100 документов в месяц — подойдет веб-версия сервиса.
  • Большой объем документов — установите готовый модуль Диадока, если пользуетесь 1С.
  • Нужно индивидуальное решение — настройте интеграцию через коннекторы или API Диадока.
  • Для интеграции с системой SAP ERP у Диадока есть сертифицированное решение.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:

  1. Автоматический. В 1С, работающей по ЭДО, в настройках нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне заполнить «Профиль настроек ЭДО», «Контрагент», «Договор контрагента» и кликнуть на «Отправить приглашение». Это действие отправит приглашение на ЭДО выбранному контрагенту. Партнер также должен заполнить соответствующие поля и направить встречное приглашение. После этого обе фирмы увидят у себя статус «Присоединён». С этого момента они могут начать пользоваться электронным документооборотом.
  2. По требованию. Пользователи 1С, подключенные к ЭДО, запрашивают роуминг у оператора в тех случаях, когда автоматическое соединение недоступно. Для этого необходимо оставить заявку в «Личном кабинете», отправить письмо по электронной почте или позвонить в службу поддержки. Приняв заявку, оператор свяжется с контрагентом и запросит его согласие на обмен документами. Дальнейшие настройки роуминга делают сотрудники компаний. Пользователям ЭДО остается лишь обновить статусы, они должны измениться на «Присоединён».

Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.

Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.

Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.

Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:

  1. Создание, передача и получение электронных документов.
  2. Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
  3. Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
  4. Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
  5. Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
  6. Система не требует дублирования информации.
  7. Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
  8. Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
  9. При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
  10. Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
  11. Имеется собственное хранилище данных.
  12. Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
  13. Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
  14. Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.
Читайте также:  Выдать эцп для торгов

«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.

Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.

Возможности СБИС:

  • проверка контрагентов;
  • подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
  • поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
  • сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
  • ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
  • управление бизнес-процессами;
  • внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.

У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.

Бесплатная версия СБИС не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им нужно подключить платный пакет услуг. Минимальный тариф стоит всего 500 руб. в год. За эти деньги компании смогут получать: одну электронную подпись, возможность отправить нулевую отчетность, 50 исходящих пакетов за квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

  1. Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
  2. Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
  3. Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
  4. CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
  5. Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
  6. Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM . За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает большую популярность в России. Основные возможности:

  1. Создание, редактирование, отправка и получение документов контрагентов и государственных органов.
  2. Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
  3. Составление актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.

Стоимость подключения минимального пакета Synerdocs — 2500 руб. в год. За эти деньги организации получают возможность отправить 300 документов. Если необходима интеграция с программой 1С, рекомендуется выбирать тарифы, включающие 1000 и более документов, что будет стоить 6300 руб. в год. Каждый документ, отправленный сверх тарифа, будет стоить 7 руб.

Сервис ЭДО от Сбербанка позволяет существенно сэкономить время, исключив обмен бумажными документами. Основные преимущества:

  1. Сервис работает в любой точке мира и не закрепляется за конкретным компьютером.
  2. Работать можно как с формализованными документами, так и с произвольными.
  3. Пользователи получают возможность сдавать отчеты в государственные органы, эта функция включена в стоимость сервиса.

Подключив ЭДО «Сбербанк», организации смогут работать с любой маркированной продукцией: лекарства обувь, парфюмерия и т. д. Сервис:

  • автоматически передает коды маркировки в «Честный знак»;
  • принимает обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
  • формирует закрывающие документы с кодами маркировки и направляет партнерам.

На выбор организациям доступно два тарифа:

  1. Основной. Включает в себя возможность получения документов от контрагентов, обмена документами с ПАО «Сбербанк» и получения документов с кодами маркировки. Данный тариф подключается бесплатно.
  2. Дополнительный. Помимо вышеописанных функций, пользователи также смогут отправлять документы контрагентам и сдавать отчетность в государственные органы. Стоимость тарифа — 295 руб. в месяц.

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

  • проверка контрагентов;
  • составление актов сверок;
  • финансовый анализ;
  • получение выписок;
  • доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

  • отслеживать документооборот;
  • создавать внутренние распорядительные документы;
  • вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
  • выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место.

Читайте также:  Доверенность на получение ЭЦП | Современный предприниматель

С системой «ДЕЛО» работают как крупные предприятия, так и малый бизнес. Основные преимущества:

  • возможность отслеживать перемещение документов;
  • удобство создания проектов документации;
  • стабильная работа системы.

Стоимость системы «ДЕЛО» на одно рабочее место зависит от общего количества подключений — от 11 000 до 13 400 руб. Если организация работает с СУБД Microsoft SQL Server, цена снижается — от 7200 до 9500 руб.

Как выбрать систему?

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

  1. Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
  2. Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
  3. Документооборот непрозрачен для руководства.
  4. Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

  • возможности;
  • надежность;
  • функциональность;
  • количество контрагентов;
  • роуминг;
  • опыт работы;
  • качество обслуживания;
  • стоимость продукта.

Как отправить приглашение

1. На вкладке «Контрагенты» нажмите на «Поиск и приглашение». В строке поиска введите название или ИНН организации. Наведите курсор на нужную организацию и нажмите кнопку «Отправить приглашение».

2. Вы можете проверить сразу всех своих контрагентов, загрузив xls-файл со списком ИНН. Таблицу можно выгрузить из 1С или подготовить вручную. В сервисе есть подсказки, следуйте им.

3. На открывшейся странице с результатами проверки организации будут сгруппированы по признаку работы в сервисе: работают в Диадоке, есть доступ, не подключены. Приглашения можно отправить сразу всем организациям, нажав на кнопку «Пригласить все», либо выбрать нужные. После того как организации примут приглашения, они появятся в разделе «Ваши контрагенты».

Как пригласить контрагента к эдо

В Диадоке обмен документами возможен только после того, как обе стороны добавили друг друга в список контрагентов. Для этого нужно обменяться приглашениями.

Как принять приглашение

1. Перейдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Если есть новые запросы от контрагентов, то напротив него будет какое-то число.

2. Наведите курсор на строку с нужной организацией и нажмите на кнопку «Принять приглашение». Организация будет добавлена в список ваших контрагентов.

3. Если вы не планируете обмениваться документами с этой организацией, нажмите на кнопку «Отказать». Контрагенту будет отправлен отказ в запросе, организация попадет в список «Заблокированные». Чтобы убрать контрагента из этого списка, ему нужно будет отправить новое приглашение.

Как составить соглашение об эдо между юрлицами

Когда контрагенты хотят детально описать условия взаимодействия через ЭДО, они готовят дополнительное соглашение. Подписать его можно в электронном виде через Диадок.

Как правило, организации прописывают порядок работы с электронными документами, указывают в соглашении обязательства сторон, типы передаваемых документов, правила использования электронной подписи и исключительные случаи, когда документы будут дублировать на бумаге.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

  1. УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
  2. Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
  3. Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

  • договора
  • счета-фактуры
  • акты
  • первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями.

Обмен через оператора эдо

Организации отправляют и принимают документы в системе электронного документооборота оператора ЭДО. Достаточно подключиться к готовому сервису и присоединиться к регламенту оператора. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, так как за обмен документами отвечает оператор, который:

  • получает все необходимые лицензии для работы в правовом поле,
  • создает технологические возможности и соблюдает другие условия для законного обмена счетами-фактурами в электронном виде,
  • поддерживает форматы, утвержденные налоговой для формализованных документов,
  • уведомляет ФНС о присоединении новых участников к ЭДО,
  • гарантирует безопасность передачи данных и защищает от перехвата документов,
  • фиксирует действия с документами со стороны всех участников сделки. Если возникнет спор, данные от оператора могут стать доказательством в суде,
  • хранит документы столько лет, сколько положено по законодательству.

Кроме того, оператор поддерживает клиентов в процессе запуска ЭДО, подключения контрагентов и работы в сервисе.

После того как организация выбрала оператора ЭДО, нужно направить ему заявление об участии в электронном документообороте. В Диадоке такое заявление сформируется автоматически. Когда новый пользователь попробует впервые отправить формализованный документ, система предложит подтвердить отправку заявления.

Затем на основе заявления оператор готовит информационное сообщение и передает его в ФНС. Это нужно, чтобы оповестить налоговый орган о том, что компания обменивается с контрагентами документами в электронном виде. В будущем по требованию ФНС можно будет представить электронные документы.

Организации – операторы электронного документооборота | фнс россии | 77 город москва

115093, г.Москва, Подольское шоссе, д.8, корп.5, офис 444

Покупаем электронную подпись

Теоретически для обмена информацией между компаниями подойдет и неквалифицированная подпись. Но ее использование связано с рядом неудобств. Во-первых, с каждым контрагентом придется отдельно согласовывать возможность ее применения. Во-вторых, если возникнут проблемы и вопрос придется решать в суде, то юридическая значимость таких документов будет сомнительна.

Поэтому лучше сразу ориентироваться на максимальный вариант, т.е. получить усиленную квалифицированную ЭП. Для этого достаточно обратиться в любой аккредитованный УЦ из списка, размещенного на
портале Минсвязи.

Правила использования электронной подписи

 Законодательством установлено 2 вида электронной подписи:

1. Простая: документ, подписанный таким способом, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ст.6 ФЗ от 06.04.2021 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»);

2. Усиленная:

            (а) неквалифицированная — аналогично простой ЭП;

Читайте также:  Электронная подпись для участия в закупках / Блог компании РОСЭЛТОРГ / Хабр

            (б) квалифицированная — документ, подписанный данной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При подписании документа ЭП не требуется дополнительно проставлять печать (ч.3 ст.6 Закона об ЭП).

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов) (ч.4 ст.6 Закона об ЭП). 

Особенности использования простой ЭП (ст.9 Закона об ЭП):

 1) простая ЭП содержится в самом электронном документе, либо

2) ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

NB! Чтобы договориться с контрагентом о применении простой электронной подписи в ходе обмена документами, нужно заключить об этом письменное соглашение, в котором предусмотреть правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП; и обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Особенности использования квалифицированной ЭП (ст.11 Закона об ЭП):

Чтобы оформить квалифицированную ЭП, необходимо:

1.Обратиться в аккредитованный Минцифры России удостоверяющий центр ООО «ЭТП ГПБ Консалтинг»;

2. Отправить заявку на получение сертификата.

3. Предоставить документы и оплатить счёт.

4. Забрать электронную подпись в одной из точек обслуживания.

Квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен.

NB! Квалифицированная подпись всегда сопровождается отдельным файлом к подписанному электронному документу. Проверить подлинность такой подписи можно бесплатно на портале Госуслуги по ссылке. Регистрация на портале для этого не требуется.

Итак, получив положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной ЭП, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждение отсутствия изменений, внесенных в этот документ после его подписания, получатель документа может быть полностью уверен в подлинности подписи и в юридической значимости документа.

Безусловно, электронный документ, содержащий скан-образ подписи, не позволит получателю документа устранить сомнения в подлинности данной подписи.

Правила перехода на эдо с контрагентами

Договориться с контрагентом о переходе на ЭДО вы можете устно или зафиксировать ваше решение в виде договора либо дополнительного соглашения. Также согласием на обмен электронными документами считается действие контрагента, отражающее его волю установить правовые отношения. То есть фактически компании переходят на ЭДО друг с другом, когда обмениваются приглашениями и принимают их в сервисе.

Для работы в Диадоке достаточно зарегистрироваться в сервисе и подписать лицензионный договор. Так как для подписания используется КЭП, выполнять какие-то другие условия не нужно. Электронный документ, подписанный КЭП, признается юридически значимым на уровне федерального закона, п. 1 ст. 6 63-ФЗ.

С иностранными контрагентами тоже можно наладить электронный документооборот. Легитимность документов при международном ЭДО обеспечивается законом «Об электронной подписи» (ст. 7 63-ФЗ) и трехсторонним соглашением между российской компанией, ее иностранным контрагентом и оператором СКБ Контур о признании используемой электронной подписи.

Представители российской компании подписывают документы КЭП, а их зарубежные партнеры — усиленной неквалифицированной электронной подписью. В итоге документы признаются юридически значимыми, вы сможете передать их в налоговую, таможенную службу или банк.

Прямой обмен документами

Контрагенты обмениваются документами через электронную почту или специальное решение. В этом случае оператора ЭДО привлекать не нужно. Организациям потребуется самостоятельно:

  • настроить формирование электронных документов по установленным форматам ФНС России,
  • договориться с контрагентами о прямом обмене электронными документами,
  • заключить договор (дополнительное соглашение) о применении ЭДО с каждым бизнес-партнером,
  • организовать техническую возможность для обмена документами,
  • обеспечить безопасность обмена.

Главное ограничение при прямом обмене документами — передавать так счета-фактуры нельзя. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ, обязательно применять квалифицированную электронную подпись и передавать счета-фактуры в электронном виде только через оператора ЭДО.

С чего начать переход на эдо с контрагентами

Переход на новый формат взаимодействия с контрагентами начинается внутри организации. На подготовительном этапе вы можете внести изменения в учетную политику, ст. 8 402-ФЗ. Вы сами определяете, чем дополнить учетную политику. Рекомендуем обратить внимание на такие пункты:

  • способ обмена электронными документами (прямой или с привлечением оператора),
  • список документов, с которыми будете работать в электронном виде,
  • вид электронной подписи,
  • должности сотрудников с правом подписания электронной подписью,
  • порядок хранения и представления в ФНС по запросу.

Когда вы прописали в учетной политике возможность использования электронных документов и регламент работы с ЭДО, выполните следующие шаги.

Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами

Существует два способа перехода на ЭДО с контрагентами — напрямую или через оператора электронного документооборота. Рассмотрим каждый из них.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Критерий/система«Контур Диадок»СБИСELMASynerdocs«Сбербанк»
Минимальная стоимость подключения1000 руб. в год500 руб. в годстоимость платформы 45000 руб.20503540
Возможность дистанционной сдачи отчетностиестьестьестьестьесть
Бесплатная версияестьестьестьестьесть
Интеграция с 1Сестьестьестьестьесть

Заключение договоров с помощью эп

 С учетом условий использования ЭП, для заключения новых договоров в электронной форме участникам электронного документооборота требуется:

1. Для квалифицированной ЭП: предварительный обмен квалифицированными сертификатами, либо выпуск ЭП;

2. Для простой ЭП: предварительное заключение соглашения между контрагентами, например, об организации электронного документооборота.

Очевидно, что ЭП должна принадлежать лицу, которое подписывает договор. Если договор подписывается с физическим лицом, должна быть использована ЭП физического лица.

Для подписания документов лучше использовать квалифицированную ЭП. Данный вид ЭП исключает риски, связанные с доказыванием подписания договора конкретным лицом. 

Для обсуждения этой статьи и оперативного получения информации по теме закупок
присоединяйтесь к нам в соц. сетях
FacebookVKYoutube
Оцените статью
ЭЦП Эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector