ЭЦП для онлайн-кассы: что это такое, как выбрать, где получить и сколько стоит

Преимущества заблаговременного перехода на онлайн-кассы

Несмотря на то, что у бизнесменов есть еще время, в течение которого разрешено использовать привычные кассовые аппараты, им придется подчиниться Федеральному закону от 03 июля 2016 года №290-ФЗ, который внес существенные новшества в Федеральный закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ, регулирующий применение контрольно-кассовой техники.

Почему этим вопросом лучше озаботиться заранее? Предприниматели, решившие модернизировать кассовый учет заблаговременно, получают следующие преимущества по сравнению со своими менее расторопными коллегами:

• «добровольный» период нововведений позволяет получить временную фору для подготовки, внедрения и налаживания новых систем и операций;
• в вопросе приобретения нужных моделей аппаратов еще нет ажиотажа;
• если срок службы очередных ЭКЛЗ подходит к концу, нет смысла покупать новые ленты, ведь их вскоре уже нельзя будет применять.

Зачем нужна ЭЦП индивидуальному предпринимателю

Электронная цифровая подпись (сокращенно ЭЦП) применяется при подписании документации онлайн. Имеет силу подписи на бумажном носителе. Представляет группу зашифрованных символов. Графически отображается как рисунок или группа цифро-буквенного кода.

Квалифицированная ЭЦП для ИП для онлайн-кассы гарантирует защиту информации о самой сделке. В процессе прохождения регистрации подпись кодируется по принципу криптографии. Ее невозможно взломать или раскодировать извне.

Квалифицированная подпись имеет высокую степень защиты и, как следствие, доверия. Без нее невозможно заключать внешние договоры и отправлять отчеты в ОФД. Она необходима при ведении онлайн-торгов, участии в аукционах госзакупок.

Ее применение позволяет подтвердить принадлежность кассы конкретному предприятию. Электронная подпись ИП для кассы признается налоговой службой, судами и официальными инстанциями в случае необходимости установить определенные факты.

Ключ квалифицированной электронной подписи входит в каждый документ, сформированный кассой. Это обеспечивает защиту документа и содержащихся в нем данных. Ключ накладывается поверх содержимого, благодаря чему изменения без раскодирования невозможны. Любые операции по внесению правок возможны только из личного кабинета пользователя.

Как зарегистрировать кассовый аппарат удаленно при помощи ЭПЦ?

После того как фирма зарегистрировала КЭП – она может воспользоваться ею для регистрации своей онлайн-кассы в налоговых органах. Этот процесс происходит удаленно, через официальный сайт Федеральной налоговой службы.

Прежде чем перейти к общей модернизации кассового учета, предпринимателю нужно решить вопрос о том, приобретать ли новые модели кассовых аппаратов или вложить средства в модернизацию уже имеющихся.

Для решения этой проблемы необходимо рассмотреть имеющиеся модели на предмет их возможной модернизации. Для этого необходимо проверить, входят ли данные модели в реестр оборудования, которое можно модернизировать, а также уточнить, до какого года будет правомерным их использование. На основании полученных данных можно принять решение о целесообразности модернизации.

Если руководство решило заменить контрольно-кассовую технику, то необходимо осознанно выбрать модели, которые будут максимально удобными и отвечать требованиям конкретной организации. Важные факторы, которые могут повлиять на выбор:

• «проходимость» – параметр аппарата, на который оказывает влияние количество производимых операций (например, в кассовом аппарате супермаркета нужна высокая проходимость, а для фирмы, реализующей услуги, этот параметр не имеет значения);
• максимальное количество выбиваемых чеков в день – у каждой модели есть своя рекомендованная норма, фактор связан с особенностями деятельности организации;
• скорость печати чеков – зависит от необходимого темпа обслуживания клиентов;
• возможность автоотреза чека – важна при высокой проходимости и скорости печати, практически не имеет значения при низкой нагрузке аппарата;
• порт подключения кассового аппарата – у некоторых моделей разъем порта подходит не ко всем компьютерам, лучше выбирать кассы, оснащенные USB-портом и шнуром;
• мобильность или стационарность – иногда передвижные модели очень практичны, когда нужно, например, самому поехать к важному заказчику для заключения сделки, при этом удобнее иметь в офисе еще и стационарную модель на случай прихода еще одного клиента;
• наличие модели у поставщика – при прочих равных условиях лучше выбрать более доступную модель, доставки которой не придется долго ожидать.

Порядок получения ЭЦП ИП для онлайн кассы

Как сделать электронную подпись для онлайн кассы и отправки электронных деклараций? Сейчас для этого потребуется:

1. На сайте Минкомсвязи выбрать ближайший удостоверяющий центр, поддерживающий выдачу квалифицированных электронных подписей. На сайте указаны все действующие аккредитованные организации с сортировкой по регионам.
2. Отправить запрос в выбранный удостоверяющий центр на регистрацию ЭЦП.
3. Отправить (или лично предоставить) пакет документов. Это необходимо для верификации личности, для которого подпись и будет изготовлена. Обязательно следует указать цель использования сертификата.
4. Дождаться изготовления подписи, забрать её в ближайшем пункте выдачи (их адреса следует уточнять в удостоверяющем центре).

Услуга изготовления электронной подписи для регистрации онлайн кассы платная, обойдется примерно в 1,5 – 3 тысячи рублей, в зависимости от региона. Также многие удостоверяющие центры предлагают сразу же оформить и онлайн-кассы, соглашение с ОФД, изготовление USB-токена с закрытым ключом ЭЦП. Использовать эти услуги необходимо по своему усмотрению.

Изготовление электронной подписи для онлайн касс занимает примерно 2 – 4 дня. Срок действия выданного ключа – 12 месяцев, по истечению данного периода потребуется повторно выпустить ЭЦП.

До регистрации кассы онлайн с ЭЦП рекомендуется определиться с оператором фискальных данных, с которым будет сотрудничать предприниматель. В принципе, можно обойтись и без него, обратившись напрямую в ФНС, но это будет менее удобно, а ещё повлечет покупку специального оборудования, представляющего собой шлюз для связи с сервером налоговой (именно туда и будут отправляться все данные по финансовым операциям с применением кассы).

Далее потребуется:

• подать заявление в ОФД по форме провайдера (можно и в онлайн-режиме);
• предоставить пакет документов для регистрации ККТ (в электронном виде тоже допускается);
• указать адрес организации, где будет использоваться онлайн-касса;
• указать номер и марку фискального накопителя (если он используется, при работе через ОФД эту информацию провайдер самостоятельно предоставит в ФНС).

Если заявление подается в электронном виде, то его обязательно заверяют усиленной квалифицированной подписью.

Если заявление отправляют напрямую в ФНС, то в нем также указывают ИНН и наименование провайдера фискальных данных (если касса не будет использоваться в автономном режиме).

Важно заметить, что заявление на регистрацию онлайн-кассы подписывается только руководителем организации или самим ИП. Использовать для этой цели ЭЦП, к примеру, главного бухгалтера или юриста компании нельзя – такое заявление не примут к рассмотрению.

Сразу после рассмотрения заявки онлайн-касса добавляется в реестр, сведения о ней можно получить в выписке из ЕГРЮЛ (или ЕГРИП). Убедиться в успешном добавлении и регистрации кассы можно запросив бесплатно электронную выписку на сайте ФНС (для этого даже не потребуется авторизация на сайте).

А вот из документов для подачи заявления понадобятся:

• паспорт;
• ИНН;
• СНИЛС;
• выписка из реестра ФНС;
• справка о регистрации юрлица или ИП.

В некоторых случаях могут запрашиваться документы об открытии расчетного счета, копии лицензий на ведение деятельности (для тех видов, которые обязательно сертифицируются). Рассмотрение заявки занимает до 3 рабочих дней.

Процедура регистрации кассовой техники нового образца регламентирована в статье 4.2. вышеупомянутого Федерального закона. Процедура «обкатана» со стороны ФНС и операторов фискальных данных. Закон разрешает выбрать для этого один из удобных предпринимателю способов.

1. Заполнить заявление на регистрацию ККТ в бумажном варианте, подать документ в любой налоговый орган, а регистрационную карточку получить по месту регистрации фирмы (в «своей» территориальной налоговой).
2. Подать заявление в электронной форме через личный кабинет ККТ на официальном сайте ФНС Российской Федерации. Для этого предпринимателям необходима усовершенствованная электронная подпись – КЭП, без которой никакие электронные документы не принимаются к рассмотрению. Эту КЭП так или иначе нужно будет оформить.

Любой способ регистрации из двух рекомендованных содержит несколько общих первых шагов, которые и нужно реализовать, прежде чем окончательно сделать выбор в пользу бумажного или электронного заявления.

Использование онлайн-касс предполагает определенную схему работы: передачу сведений оператору фискальных данных (ОФД), а от него – Федеральную налоговую службу (ФНС). Как подтвердить достоверность передаваемых фирмой сведений? Для этой цели предусмотрено применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

ЭЦП для онлайн-кассы – это аналог рукописной подписи, который имеет вид криптографического кода, несущего уникальную информацию о ее владельце. Ее главная функция – защита сведений, передаваемых ОФД от подделок.

В рамках работы онлайн-кассы фирма использует ЭЦП в двух случаях:

• при подаче заявки на регистрацию кассового аппарата в налоговых органах, которую теперь можно осуществить через интернет;
• для подтверждения подлинности сведений, регулярно пересылаемых фирмой в ОФД.

Она может также использоваться при заключении договора на обслуживание между фирмой и оператором фискальных данных.

Перед началом использования электронной подписи у ее владельца должны иметься три ее составляющих:

• закрытый ключ, который известен только самому владельцу;
• специальная шифровальная программа «КриптоПро», которая устанавливается на компьютер и запускается при использовании КЭП;
• сертификат, который подтверждает принадлежность подписи ее владельцу и включает открытый ключ для ОФД.

Рис 2. Подписание электронной подписью отчета о постановке на учет онлайн-кассы на сайте ФНС России

Рис 3. Процесс регистрации на сайте ОФД

Выбирая реквизит для онлайн-кассы, следует помнить, что универсальной ЭП, подходящей для любых правоотношений, не существует.

Поэтому следует учесть, что собственнику онлайн-кассы придется взаимодействовать со следующими сторонами:

• контрагенты (продавцы, поставщики и т. д.);
• оператор фискальных данных (ОФД);
• федеральная налоговая служба (ФНС России).

Законодательство допускает применять для взаимодействия с контрагентами ЭЦП, предназначенную для налоговой отчётности.

Если у магазина уже есть электронная подпись для передачи налоговой отчетности в ФНС, то она также подойдет и для кассового аппарата. Такую электронную подпись можно использовать для онлайн-кассы и сдачи отчетности в ФНС одновременно.

На этом этапе происходит регистрация фискального накопителя в соответствии с данными, которые пользователь указал в заявлении. Для проведения фискализации необходимо регистрационный номер ККТ, который присваивается ФНС. О том, как его получить, расскажет инспектор при приеме документов.

Заказать оформление ЭЦП для ККТ в удостоверяющем центре «Калуга Астрал»

Аккредитованный ФНС удостоверяющий центр «Калуга Астрал» предлагает помощь в оформлении КЭП. Мы предоставляем полный спектр услуг по решению вопросов по выпуску, регистрации вашей подписи и получению ЭЦП на физическом носителе.

Заявку можно заполнить онлайн, что упрощает процедуру обмена данными. Наши специалисты сократят время ожидания, проведя процедуру без ошибок. Мы имеем большую партнерскую сеть по всей стране.

Заказав услуги специалистов, вы экономите средства и время. Гарантированный результат позволит быстро оформить необходимые бумаги и продолжить деятельность вашего бизнеса. Мы оказываем консультирование по применению КЭП и дальнейшим с ней операциям. При необходимости помогаем установить требуемые ключи на ваш аппарат.

Заполнить заявку можно на нашем сайте. Справки предоставляются по указанным телефонам.

Регистрация модернизированного аппарата ККТ

Чтобы зарегистрировать не новую, а модернизированную модель ККТ, нужно действовать по любой из приведенных схем – «бумажной» или «электронной». Но перед началом процедуры нужно выполнить еще один предварительный этап – снять этот аппарат с учета, на котором он состоял ранее (это необходимо осуществить строго до конца 2017 года).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Предъявление самих кассовых аппаратов при регистрации и/или снятии с учета не требуется.