ЭЦП и факсимиле: можно использовать их для бухгалтерских документов? —

Что потребуется для подписания электронного документа?

Получить электронную подпись

Для документов формата pdf

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Получить электронную подпись

Для документов формата word и excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

3. С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Получить электронную подпись

Доверенная третья сторона

К началу страницы

Доверенная третья сторона (ДТС) – юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами.

Функции и обязанности ДТС, а также требования к средствам ДТС, определены Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ.

Юридические лица, претендующие на выполнение функций ДТС обязаны пройти процедуру аккредитации в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ в порядке, установленном Минцифры России.

К основным функциям ДТС также относится деятельность по признанию электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, которые соответствуют признакам усиленной электронной подписи.

Как получить электронную подпись бухгалтеру, и какие для этого нужны документы?

Бухгалтеру или главному бухгалтеру достаточно подтвердить, что он наделен полномочиями и иметь, подтверждающий документ (доверенность) от генерального директора. Выдают электронную подпись аккредитованные Минкомсвязи РФ удостоверяющие центры. Для получения ЭЦП главному бухгалтеру необходимы следующие документы:

Для формирования пакета документов вы можете воспользоваться нашим сервисом. Заказывая электронную подпись у нас, срок изготовления займет 1 день. Проверить вашу подпись, можно на сайте АО «ЕЭТП» в специальном сервисе.

Какие документы нужны для получения электронной подписи?

Каким видом электронной подписи можно подписывать «первичку»

Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ввел три типа электронной подписи (ЭП): простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Нам нужно установить, какой ЭП необходимо подписывать первичные документы.

На данный момент нет нормативного документа, который бы устанавливал, каким видом подписи необходимо подписывать электронную бухгалтерскую первичку. (Заметим, что с электронными счетами-фактурами в этом вопросе существует полная ясность: согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ он должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП).

Однако специалисты ФНС России считают, что первичные документы, подписанные неквалифицированной ЭП (НЭП) имеют силу при наличии соглашения сторон (письмо ФНС России от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).

Квалифицированная эп

Давайте посмотрим, на чем основываются выводы специалистов Минфина и ФНС.

Читаем пункт 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Таким образом, на уровне федерального закона КЭП признается равнозначной собственноручной подписи, не требующей соглашения сторон. И любой электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую силу.

Неквалифицированная эп

Теперь рассмотрим вопрос о значимости первичных документов, подписанных неквалифицированной подписью. Читаем пункт 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ: «Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи».

На наш взгляд, из данной нормы следует вывод: чтобы установить равнозначность неквалифицированной ЭП собственноручной подписи достаточно соглашения сторон, в котором соблюдены правила использования и проверки ЭП.

Порядок использования ЭП установлен пунктом 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ:1) подпись получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;4) создается с использованием средств электронной подписи.

Все эти условия описаны, в частности, в Регламенте системы «Диадок». Поэтому чтобы выполнить требования Закона 63-ФЗ, достаточно присоединиться к регламенту, подписав соответствующее заявление.

Отмена унифицированных печатных форм

Важным изменением, касающимся первичной документации, является отмена обязательных унифицированных печатных форм документов. Также в новом законе отсутствуют указания, как составлять и где использовать тот или иной первичный документ. Теперь организации вправе использовать любые существующие или свои внутренние формы документов и выставлять эти документы по своему усмотрению, если это не противоречит иным нормативным правовым актам.

Однако при работе с электронными первичными документами целесообразнее будет пользоваться XML-форматами, которые рекомендует ФНС России. Только документы в таких форматах можно будет представить в налоговый орган по ТКС без каких-либо дополнительных действий.

В настоящий момент XML-форматы утверждены для ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ (услуг) (и «Запрошенные в ходе проверки ТОРГ-12 и акт приемки работ скоро можно будет переслать в ИФНС в электронном виде»). Документы, составленные в иных форматах, нужно будет сканировать и направлять в налоговую с заполнением дополнительной информации (см. «Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС»).

Подпись для документов, запрошенных ифнс

При этом формализованные первичные документы, составленные по утвержденному ФНС формату (пока формат утвержден только для ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ и услуг), необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью. Эту же подпись обязательно использовать и при передаче в инспекцию отсканированных бумажных документов, которые пересылаются как приложение к описи (утверждена приказом ФНС России от 29.06.

2021 № ММВ-7-6/465@). Подробнее о пересылке документов в инспекцию см. «Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС» и «Запрошенные в ходе проверки ТОРГ-12 и акт приемки работ скоро можно будет переслать в ИФНС в электронном виде».

В завершение разговора об электронной подписи на первичных документах и счетах-фактурах, скажем несколько слов о ситуации, связанной с принятием нового закона об электронной подписи (федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; подробнее см.

««Старый» закон об ЭЦП будет действовать еще год»). Сейчас большинство пользователей систем для отправки отчетности (например, «Контур-Экстерн») и систем электронного документооборота (например, «Диадок») пока используют  электронную цифровую подпись (ЭЦП), выданную на основании федерального закона от 10.01.

02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП можно подписывать электронную бухгалтерскую первичку. Ведь, во-первых, согласно закону №1-ФЗ электронные документы, подписанные ЭЦП, признаются равнозначными бумажным документам при наличии соглашения сторон.

В случае с «Диадоком» таким соглашением является Регламент, к которому присоединяются пользователи. Во-вторых, согласно статье 19 закона № 63-ФЗ сертификат ЭЦП приравнивается сертификату КЭП. Можно считать, что ЭЦП и есть КЭП, а значит, любой документ, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу.

Представление документов контролирующим органам

Новый закон о бухучете уравнял бумажный и электронный первичные документы. Согласно пункту 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Отметим, что прежний закон о бухучете обязывал организации по требованию любого контролирующего органа или другого участника хозяйственной операции составить бумажную копию за свой счет. А теперь бумажные копии будут необходимы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

Это означает следующее. Если организация составляла и получала первичные документы в электронном виде, и никакими нормативными актами не предусмотрено представления этих документов исключительно в бумажном виде, то госорган не может потребовать продублировать электронные документы на бумаге.

Правда, на данный момент о возможности представления первичных документов в электронном виде упоминается только в контексте налогового контроля (ст. 93 НК РФ). Да и техническая возможность по приему электронных документов реализована только налоговыми органами.

Сравнение программ для создания электронной подписи

Получить электронную подпись

Факсимильная подпись (факсимиле)

Действующее законодательство допускает использование факсимиле в деятельности хозяйствующих субъектов в случаях, установленных законом и/или предусмотренных соглашением сторон.

В таком случае, по нашему мнению, в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) также может быть использовано факсимиле.

Аналогичной позиции придерживаются и суды. В Постановлении Второго ААС от 30.11.2021 N 02АП-9319/2021 был сделан вывод о том, что если товарная накладная содержит факсимиле подписи о получении покупателем товара, скрепленное печатью общества, то это подтверждает полномочия названного лица на получение товара от имени общества и свидетельствует о получении товара организацией.

Суд также указал, что отсутствие в письменном договоре ссылки на возможность применения факсимиле или заключение между сторонами соответствующего соглашения в письменной форме не может являться формальным основанием для признания договора поставки незаключенным, не имеющим юридической силы.

В Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 01.03.2021 по делу N А82-3735/2021 указывается, что условия подписанного между сторонами договора и действующее законодательство не запрещают подписывать документы с помощью факсимиле.

Аналогичный вывод был сделан в Постановлении ФАС Центрального округа от 06.03.2021 по делу N А09-1662/2021, в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, без замечаний. Суд установил, что практика использования ответчиком факсимиле при оформлении документов, в том числе накладных и актов выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ, оказание услуг к нему.

Вместе с тем в постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2021 по делу N А72-10043/2009 суд пришел к противоположному выводу, установив, что представленные в подтверждение факта выполнения работ и передачи их результата акт и накладная содержат в себе факсимильный оттиск подписи неуполномоченного лица.

При этом отмечено, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделки, в том числе при оформлении распорядительных писем, факсимильного воспроизведения подписи директора ответчика. Не содержит подобного условия и заключенный сторонами договор.

Таким образом, полагаем, что порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно установить в локальном акте организации. Также необходимо предусмотреть возможность использования факсимиле непосредственно в условиях договора при осуществлении взаимодействия с контрагентами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

– Энциклопедия решений. Факсимильная подпись на счетах-фактурах.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТГалимарданова Юлия

Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

11 октября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.