Как подписать документ ЭЦП pdf и doc

Что надо знать для применения электронной подписи

Самый обычный вопрос, который задаётся человеком, впервые столкнувшимся с необходимостью использования электронной подписи, звучит примерно так: «А зачем мне вообщеэлектронная подпись? И нужна ли?»

Электронная подпись может использоваться в нескольких ипостасях. Закон «Об электронной подписи» определяет условия применения электронной подписи как ответственной подписи в документе, аналога собственноручной подписи и печати. Подобным образом электронная подпись используется в системах электронного документооборота различного назначения (организационно-распорядительного, кадрового, законотворческого, торгово-промышленного и прочего).

Однако область применения электронной подписи не ограничивается приведенными областями. Сама по себе, электронная подпись  – великолепный механизм обеспечения целостности и подтверждения авторства и актуальности любых данных, представленных в электронном виде.

Электронная подпись поможет проверить целостность электронного письма (e-Mail) и убедиться в надёжности отправителя. Однозначно определит автора статьи, опубликованной в Интернете, и укажет дату публикации. Позволит написать собственное мнение о прочитанном документе в Microsoft Word и прикрепить его в виде «стикера» к файлу, не «испортив» сам файл своими пометками, при этом надёжно привязав такой «стикер» к текущему содержимому документа (при изменении текста документа «стикер» сразу обнаружит, что документ изменялся). Оставит «визитную карточку» о действиях, совершённых в электронном мире, подтвердит полномочия и т.п.

И когда человек утвердительно отвечает на вопрос, нужна ли ему электронная подпись, встаёт следующий вопрос – «Что нужно сделать, чтобы всё это начало работать у меня?». На этот вопрос одной фразой ответить не возможно – нужно выполнить ряд условий, как технических, так и организационных.

Сначала об электронной подписи самой по себе – что она собой представляет, какие бывают электронные подписи, что нужно для её создания и проверки.

ЭЦП — что это такое простыми словами

Всем известно, что любой документ подписывает лицо, у которого есть такие полномочия. Делается это для того, чтобы придать документу юридическую силу. Благодаря современным технологиям, весь документооборот переходит в электронный вид. Причем это оказалось чрезвычайно удобным!

Что же такое ЭЦП простым языком?

Хранят ее обычно на флеш-накопителе.

Преимущества:

1. Упрощает и ускоряет процесс обмена данными (когда ведется сотрудничество с зарубежными компаниями);
2. Сокращение расходов, связанных с документооборотом;
3. Повышение уровня безопасности для информации, носящей коммерческий характер.

Для чего нужна электронная подпись?

Электронная подпись – мощное средство контроля подлинности информации в электронном виде, обеспечения целостности электронных данных, подтверждения их авторства и актуальности. Электронная подпись –  это информационный объект, создаваемый для подписываемых данных, позволяющий удостовериться в целостности и аутентичности этих данных.

Распространенное мнение об электронной подписи – «это что-то криптографическое» – верно лишь отчасти. Электронная подпись – это формализованная структура, электронный документ, состоящий из набора обязательных и не обязательных реквизитов – атрибутов электронной подписи. В состав обязательных атрибутов как раз и входит криптографическая часть, обеспечивающая надёжную идентификацию подписываемых данных и гарантирует надёжность источника информации о подписавшем.

Электронная подпись может применяться в разных областях:

• Электронная подпись может быть использована как ответственная подпись на электронном документе – то есть в качестве аналога собственноручной подписи и/или печати на бумажном документе. В частности, в этой ипостаси электронная подпись  используется в системах электронного документооборота разного назначения.

• Точно также электронная подпись широко используется для подписи программ или отдельных модулей, чтобы пользователь компьютера, загружая эти программы из Интернета, и используя их в работе, мог быть убежден в надежности и корректности их работы и надежности источника получения этих программ.

• Электронная подпись – это очень надежный инструмент, который позволяет, как установить авторство, так и подтвердить целостность любых данных в электронном виде. Например, полученное вами от, казалось бы, знакомого человека, письмо без электронной подписиможет оказаться на самом деле поддельным или содержать искаженную после его отправления информацию. Использование электронной подписи такую возможность исключает. При проверке электронной подписи будет установлено, что документ был изменен после его подписания.

• При ведении деловой переписки канцеляриями или секретарями разных компаний электронная подпись  может служить в качестве «конверта» – на одном конце письмо запечатывают с помощью электронной подписи, а на финише получатель «вскрывает» конверт, предварительно убедившись в полной неприкосновенности и подлинности данных.

• С помощью электронной подписи можно согласовывать электронные варианты документов (например, договоров) как между различными службами внутри одной организации, так и между разными организациями. В таком случае текст договора будет защищен от несогласованных изменений, а каждая ответственная инстанция должна будет согласовать документ с помощью собственной электронной подписи, подтвердив тем самым свое отношение к нему. Такая подпись безошибочно расскажет не только о том, кто подписал документ, но и укажет дату и время подписи. Если же сотрудник решит отказаться от ответственности за визирование документа или отправку информации в письме, скрепленном его электронной подписью, то электронная подпись легко его уличит. Например, часто договор требуется согласовать с юридическим отделом, бухгалтерией и другими подразделениями компании, и лишь после этого его подпишут руководители обеих сторон. Такое согласование и визирование всеми ответственными службами можно проводить уже сейчас в электронном виде, применяя электронную подпись. 

Термины, связанные с ЭЦП

Предлагаемый глоссарий не ставит перед собой цель максимально полно и точно осветить терминологию, касающуюся криптографии и электронной цифровой подписи. Глоссарий поможет Вам не запутаться в терминах, которые часто встречаются при использовании «КАРМА»

Еще одна цель глоссария – раскрыть основной смысл понятий, не углубляясь в специфические подробности, ведь знание основных принципов позволяет не запоминать множество деталей. Возможно, для специалистов в области криптографической защиты информации этот глоссарий покажется недостаточно подробным, но ведь специалистам такой глоссарий и не нужен.

С этим понятием тесно связаны два других: ключ и сертификат электронной подписи. Сертификат подтверждает, что ЭП принадлежит конкретному лицу. Он бывает усиленным и обычным. Усиленный сертификат выдается либо удостоверяющим центром, либо ФСБ.

Ключ – это символы, находящиеся в последовательности. Обычно они используются парой. Первый – это сама подпись, другой подтверждает, что она подлинная. Для подписи каждого вновь создаваемого документа, формируется новый ключ.

Разновидности электронной подписи

Существуют различные виды электронной подписи.

Электронные подписи могут быть присоединены к подписываемым данным, отсоединены от них или находиться внутри данных. Наиболее часто применяют электронные подписи к данным, хранящимся в файлах, а сама подпись относится ко всему содержимому файла.

• Присоединенная электронная подпись 

В случае создания присоединенной подписи создается новый файл электронной подписи, в который помещаются данные подписываемого файла. Этот процесс аналогичен помещению документа в конверт и его опечатыванию. Перед извлечением документа следует убедиться в сохранности печати (для электронной подписи в ее правильности).

К достоинствам присоединенной подписи следует отнести простоту дальнейшего манипулирования с подписанными данными, т.к. все они вместе с подписями содержатся в одном файле. Этот файл можно копировать, пересылать и т.п. К недостаткам следует отнести то, что без использования средств СКЗИ уже нельзя прочесть и использовать содержимое файла, точно так же, как нельзя извлечь содержимое конверта, не расклеив его.

• Отсоединенная электронная подпись 

При создании отсоединенной подписи файл подписи создается отдельно от подписываемого файла, а сам подписываемый файл никак не изменяется. Достоинством отсоединенной подписи является то, что подписанный файл можно читать, не прибегая к СКЗИ. Только для проверки подписи нужно будет использовать и файл с электронной подписью, и подписанный ей файл.

Недостаток отсоединенной подписи – необходимость хранения подписанной информации в виде нескольких файлов (подписанного файла и одного или нескольких файлов с подписями). Последнее обстоятельство существенно осложняет применение подписи, так как при любых манипуляциях с подписанными данными требуется копировать и передавать несколько независимых файлов.

• Электронная подпись внутри данных

Применение электронной подписи этого вида существенно зависит от приложения, которое их использует, например электронная подпись внутри документа Microsoft Word или Acrobat Reader. Вне приложения, создавшего электронную подпись, без знания структуры его данных проверить подлинность частей данных, подписанных электронной подписью затруднительно.

«КАРМА» обеспечивает возможность создания и работы с присоединенной и отсоединенной подписями.

Немного истории

Первые ЭП стали использоваться в России в 1994 году. А закон о регулировании их применения был принят в 2002. Он был крайне расплывчатым и неоднозначно толковал терминологию. Вопрос получения подписи также в нем практически не освещался.

Начиная с 2011 года на электронный документооборот перешли государственные структуры. А все должностные лица получили ЭЦП.

В 2012 году этот процесс приобрел глобальные масштабы и благодаря этому, мы сейчас можем стать обладателями универсальных современных подписей.

Соподпись

Часто возникают ситуации, когда требуется документально зафиксировать своё согласие с чьим-либо мнением, разделить ответственность за подписанное содержимое («я согласен, только если он согласен»), заверить чью-то подпись для повышения доверия к содержимому (подтвердить квалификацию подписавшего) и т.д.

Для решения таких задач «КАРМА» предлагает механизм заверения электронной подписи – соподпись. С технической точки зрения, соподпись представляет собой электронную подпись, которой подписана другая электронная подпись, причём соподпись будет верна только в том случае, если верна электронная подпись, которую подписали.

Как получить электронную цифровую подпись

Рассмотрим ситуацию, при которой лицо оценило все плюсы этого инструмента и принято решение получить ЭЦП. А значит, возник вопрос: что нужно для этого сделать? Поговорим об этом более детально.

Чтобы получить электронную цифровую подпись, нужно пройти несколько важных ступеней:

• Определиться с видом подписи;
• Выбрать удостоверяющий центр;
• Заполнить заявку;
• Оплатить выставленный счет;
• Собрать необходимый пакет документации;
• Получить ЭЦП.

Теперь каждый шаг обсудим подробно.

Шаг 1. Выберите вид подписи, который максимально вам подходит.

За последний период времени увеличилось количество тех, кто хочет получить усиленную электронную подпись. Это объясняется тем, что она может подтвердить не только личность отправившего документ, но и является защищенной по максимуму. По мнению ряда экспертов, простые ЭЦП в скором времени прекратят свое существование полностью.

Представим в виде таблицы, в каких сферах применяются различные виды подписей.

Шаг 2.Выбираем удостоверяющий центр.

Если ЭЦП нужно получить, чтобы сдавать отчеты, выбирайте квалифицированную, если же просто вести документооборот, то простую.

Уточним, что УЦ является юрлицом, цель работы которого – формирование и выдача ЭЦП.

Кроме этого, УЦ осуществляет следующую деятельность:

• Подтверждает, что подпись достоверна;
• При необходимости блокирует ЭЦП;
• Является посредником, если вдруг возникает конфликтная ситуация;
• Оказывает техническую поддержку;
• Предоставляет необходимое ПО клиентам.

В РФ около 100 УЦ. Лучше выбрать тот, который подходит по вашему месторасположению и возможностям. Предварительно можно уточнить, есть ли таковые в вашем городе. Сделать это просто: достаточно просмотреть информацию на официальном сайте.

Шаг 3. Оформляем заявку.

Для этого либо посещаем офис центра, либо заполняем ее в режиме онлайн. Удаленный способ позволяет избежать личного посещения УЦ, то есть сэкономить некоторое количество времени.

Как только отправка заявки будет завершена, с клиентом связывается специалист УЦ, чтобы уточнить указанные в ней данные. Ему можно задать вопросы и получить консультацию.

Шаг 4. Оплачиваем.

Оплатить услугу придется заранее. Как только заявка будет принята, все детали согласованы, клиенту выставляется счет. Стоимость может варьироваться, так как она зависит от региона, где проживает клиент, от самой компании и от того, какую ЭЦП вы хотите получить.

Причем разброс цен довольно большой – от 1500 до 8000 рублей.

Электронная бандероль. Шифрование и электронная подпись

Ещё одна возможность, которую предлагает «КАРМА» – шифрование данных. Шифрование – очень эффективный способ сохранить информацию доступной только заранее определённому кругу людей, включая автора защищаемых данных . Причём сделать это можно лично, и не важно, где после этого будет храниться или пересылаться скрытая информация – шифрование обеспечит одинаковое ограничение доступа к информации в любой системе.

При выполнении шифрования файла достаточно указать системе «КАРМА» имена сертификатов людей, допущенных к защищаемой информации и можно быть уверенным, что только они смогут прочитать информацию, содержащуюся в файле. Для всех остальных людей и программ файл с зашифрованными данными будет представлять бессмысленный набор символов.

Для того чтобы зашифрованная информация была доступна только ее автору, достаточно не указывать дополнительные сертификаты людей, допущенных к расшифровыванию данных. И тогда, только он сможет расшифровать зашифрованные им до этого данные.

Зашифрованный файл можно пересылать по электронной почте и хранить в любом месте не опасаясь того, что информация может быть подсмотрена посторонними. Современные криптографические средства гарантируют высочайшую степень защиты данных от несанкционированного доступа.

«КАРМА» делает работу с зашифрованными файлами простой, наглядной и удобной. Операции шифрования и расшифрования становятся доступными обычному компьютерному пользователю.

Для пересылки бумажных документов по почте, давно и успешно применяется бандероль – непрозрачный плотный конверт с адресом отправителя и получателя, в который вложено отправление. Конверт выполняет при этом две функции – сохраняет содержимое в неприкосновенном виде и содержит необходимую адресную информацию.

При работе с электронными документами, пересылаемыми по электронной почте, существует возможность пользоваться электронным аналогом привычной бандероли.

«КАРМА» позволяет одновременно зашифровать и подписать пересылаемые данные. В результате этой операции будет сформирован файл, в котором, как в конверте, будет спрятана Ваша информация, защищённая с помощью шифрования, а электронная подпись обеспечит как целостность «бандероли», так и снабдит «бандероль» информацией об отправителе.

Этот файл-бандероль можно отправить по электронной почте или на машинном носителе получателю. При этом абсолютно исключается случайная или намеренная фальсификации отправляемых данных и их просмотр.

Даже в том случае, если бандероль по ошибке попадёт не в те руки – прочитать информацию сможет лишь ее законный получатель. Извлечь же электронные документы из такой бандероли при помощи «КАРМА» не составляет труда для получателя.

Электронная подпись для физических лиц

Для физлиц есть 2 типа подписей: квалифицированная и неквалифицированная. Процедура получения, если сравнивать с юрлицами, гораздо проще.

Частные лица обычно используют ЭП, чтобы подписывать некоторые бумаги.

Сейчас для ее применения разработаны такие системы, как:

• Единый портал государственных услуг;
• Сеть ЕСИА, для получения различных сведений.

Для ЕСИА достаточно простого типа ЭП, а вот для портала госуслуг используется квалифицированная.

Чтобы получить ЭЦП, гражданин также обращается в УЦ, со всеми документами и заявлением. Также при себе нужно иметь флеш-накопитель, на который запишут закрытую часть ключа, известную только владельцу.

Процедура выглядит так:

• Обратиться в УЦ за сертификатом и чтобы получить ключ ЭЦП;
• Подобрать пароль;
• Заполнение бланков для получения ключей;
• Подача всех документов;
• Получение сертификата на ключи.

Алгоритм получения практически не отличается от получения подписи физлицом. Точно так же выбирается УЦ, собираются все нужные документы, оплачивается выставленный счет. Единственное, не нужно забывать, что выписка из ЕГРЮЛ должна быть получена вовремя, так как процесс ее подготовки занимает около 5 дней.

ЭЦП обладает равной юридической силой с обычной подписью в бумажном варианте документа, в том случае если она наносилась без нарушений. Если же были выявлены отклонения, документ силы не имеет. Государство регулирует процесс использования ЭЦП Федеральным законодательством.

Использование веб-сервисов

Перед тем как практически начать применять электронную подпись в своей работе, надо создать файлы сертификата и закрытого ключа. Сертификат будет использоваться для проверки подлинности данных подписанных электронной подписью любым человеком, использующим эти данные. А закрытый ключ нужен человеку для формирования электронной подписи подписываемых им данных.

Однако, доверять полученному таким образом сертификатам могут только люди, работающие на этом компьютере. Для того чтобы создать и в дальнейшем использовать сертификат, которому будут доверять все, кто будет проверять подлинность электронной подписи, нужна определенная организация, которая обеспечит нормативную, организационную и правовую основу использования выпущенных ею сертификатов. Такой организацией является Удостоверяющий Центр.

1. Договор с Удостоверяющим центром.

Конечно, организация, установив соответствующее программное обеспечение, может организовать собственный Удостоверяющий центр, но при этом следует иметь ввиду, что электронная подпись, наносимые работниками организации, не смогут иметь юридическое значение за пределами этой организации.

Поэтому точно так же, как и при обращении к нотариусам, следует пользоваться услугами внешних аттестованных удостоверяющих центров. Подписав договор с Удостоверяющим Центром организация может получать от него сертификаты для своих работников, которые будут пользоваться электронную подпись.

2. Создание закрытого ключа и получение сертификата.

В процессе создания сертификата каждому из таких работников будет сгенерирован закрытый ключ. Процедура создания ключей может выполняться по-разному. Ключи могут создаваться в Удостоверяющем центре и передаваться пользователям вместе с сертификатом. Ключи могут создаваться и на рабочем месте пользователя в организации, а открытая часть ключа пересылаться в Удостоверяющий центр для последующего изготовления сертификата.

И ключ, и сертификат хранятся в файлах. Для того, чтобы никто, кроме владельца подписи, не мог воспользоваться закрытым ключом, его обычно записывают на съемный носитель ключа. Его также как банковскую карточку для дополнительной защиты снабжают PIN кодом. И точно также как при операциях с картой, перед тем как воспользоваться ключом для создания электронной подписи надо ввести правильное значение PIN кода.

Именно надежное сохранение пользователем своего закрытого ключа гарантирует невозможность подделки злоумышленником документа и электронной подписи от имени заверяющего документ подписанта.

Сертификат содержит всю необходимую информацию для проверки электронной подписи. Данные сертификата открыты и публичны. Поэтому обычно сертификаты хранятся в хранилище операционной системы (в каждом компьютере, в общем сетевом хранилище, в базе данных и т.п.). Конечно, все сертификаты всегда хранятся и в Удостоверяющем центре, точно так же, как и нотариус хранит всю необходимую информацию о человеке, выполнившем у него нотариальное действие.

Получение работником организации закрытого ключа, обеспечение его сохранности и действия с ним обычно регламентируется приказом по организации с утверждением инструктивных материалов. В них регламентируется порядок выпуска сертификатов, применение ключей для подписания документов, получение, замену, сдачу закрытого ключа работниками, и действия выполняемые при компрометации ключа. Последние аналогичны действиям выполняемым при потере банковской карты.

3. Установка криптопровайдера.

Создание электронной подписи представляет собой сложную математическую процедуру и ее выполняют специальные программы – криптопровайдеры. В современных операционных системах криптопровайдеры уже включены в их состав.

Однако в ряде случае законодательство требует применение сертифицированных государственными органами криптопровайдеров. В этом случае их придется покупать и устанавливать на всех машинах, на которых будут подписываться или проверяться электронная подпись. Создание же ключей и получение сертификатов будет возможно только после установки соответствующих криптопровайдеров, так как они будут использоваться в процессе создания ключей и дальнейших процессов формирования и проверки электронной цифровой подписи.

4. Установка системы «КАРМА»

Выполнив действия 1-3 уже можно применять электронную подпись, но при этом надо иметь соответствующие программы, которые умеют работать с электронной подисью. Например, можно использовать MS Office и создавать подписи внутри офисных документов.

Для того чтобы получить в свое распоряжение все возможности электронной подписи, использовать любые виды подписей и заставить их эффективно работать следует купить и установить систему «КАРМА» на каждый компьютер на котором будет подписываться или проверяться электронная подпись. 

Хеш-функция: зачем нужна

Она обладает повышенной чувствительностью к разного рода искажениям документа, если изменится хотя бы один знак в первоначальном документе, исказится большая часть знаков хеш-значения.

Хеш-функция устроена так, что по ее значению исходный документ восстановить невозможно, также нельзя найти 2 разных электронных документа, у которых одно и то же хеш-значение.

Для формирования ЭЦП отправитель вычисляет хеш-функцию документа и шифрует ее при помощи секретного ключа.

Говоря простыми словами, она предназначена для упрощения обмена данными между пользователями. Это ключевой инструмент по защите данных.

Подписываемый файл проходит процедуру хеширования. А получатель сможет удостовериться в подлинности документа.

Как выбрать криптопровайдера?

Мы рекомендуем пользоваться услугами нашего партнера компании «Сигнал-КОМ», которая снабжает криптопровайдерами, реализованными на основе сертифицированного СКЗИ «Крипто-КОМ 3.2», и предоставляет услуги Удостоверяющего Центра. Однако есть случаи, когда требуются другие криптопровайдеры и удостоверяющие центры.

При самостоятельном выборе УЦ и криптопровайдера следует учитывать, что не каждый удостоверяющий центр обслуживает всех возможных криптопровайдеров. Т.е. если партнерам, организующим электронный документооборот нужен конкретный криптопровайдер, следует выбирать удостоверяющий центр именно под него. Впрочем, большинство удостоверяющих центров работают со всеми наиболее популярными криптопровайдерами. Наиболее распространенные в России криптопровайдеры – это Microsoft Enchanced Provider и Microsoft Base Provider, «КриптоПРО» и Signal-COM.

Срок действия ЭЦП

ЭЦП действительна в течение 12 месяцев, с того дня, когда она была получена. Как только этот срок заканчивается, ее продлевают либо получают другую.

Подведем итоги. Использование ЭЦП наибольшую выгоду приносит крупным компаниям и предприятиям. Благодаря ей удешевляется документооборот, открываются широкие горизонты для бизнеса.

Простым гражданам обладать ею также выгодно. Не нужно стоять в очередях, заказывать гос. услуги можно не выходя из дома. ЭЦП – современный, удобный и выгодный инструмент.