Инструкция по подписанию электронного документа в программе “Контур.Крипто”

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) это инструмент для участия в торгах на электронных площадках и для электронного документооборота. Все действия, которые совершают участники закупок на электронных площадках, невозможны без электронной цифровой подписи.

С электронной подписью (ЭП) имеют право работать предприятия и физические лица. Она наделяет информацию в цифровом виде юридической силой и приравнивает к бумажным вариантам. Знание того, как подписать документ электронной подписью pdf, позволит защитить данные и обеспечит грамотную организацию работы.

Электронная подпись позволяет подтвердить авторство электронного документа.

После установки программы «Контур Крипто» подписать документ можно онлайн практически из любой точки планеты. Подробная инструкция по использованию ПО с рекомендациями по устранению ошибок поможет владельцам персональных компьютеров и ноутбуков оформлять официальные бумаги дистанционно.

В “Контур.Крипто” можно бесплатно подписать документ ЭЦП.

При отправке документов или участии в государственных тендерах требуется проставление электронной подписи и создание файла sig. ЭЦП содержит данные об авторе, подтверждает отсутствие правок в заверенном тексте. Существует несколько способов проставления подписи, для реализации которых используются разные программы. Все зависит от требований учреждения, куда подаются документы.

Электронная подпись в формате sig требуется при подписании официальных документов.

Компания Такснет не является разработчиком модуля КриптоПро PDF, поэтому не оказывает техническую поддержку и не консультирует по продукту. Если у вас возникли проблемы с программой или есть вопросы по ее работе, обратитесь в техподдержку официального производителя, компании КриптоПро .

Часто возникает необходимость подписать документы в PDF формате. Однако не все знают, как делать это правильно. У многих появляются проблемы в процессе проведения подписания. Чтобы облегчить для вас эту процедуру, мы подготовили подробную инструкцию.

Что такое файлы в формате sig

Название такого расширения произошло от signature – «подпись». Файл такого формата является заверенным официально документом. Особенностью такого объекта считается то, что он включает 2 компонента:

• исходный текст;
• подпись.

После заверки документа через специальную программу в конце появляется блок ключа, которым подписывают документ. Так получают файл формата sig. Таким образом, подобное название присваивается документу, заверенному ЦП.

Файлы в формате sig содержат исходный текст и цифровую подпись.

Как подписать документ невидимой подписью

Как подписать документ видимой подписью

Как проверить, действительна ли подпись

Чтобы подписать документ в Word или Excel электронной подписью, нужно установить плагин КриптоПро Office Signature. В нем можно создать два вида подписи: с графическим обозначением и без него.

ЭП защищает документ от изменений, подтверждает авторство и гарантирует конфиденциальность информации. Поэтому электронная торговая площадка или контрагент могут запросить файл, подтвержденный электронной подписью.

Чтобы создать документ с присоединенной ЭП, можно использовать различные программы. Для электронного письма — почтовый клиент, для документов в форматах *.doc, *.docx — Word, для pdf-файлов — Adobe Acrobat Reader DC.

Подписывать документ Word электронной подписью нужно, когда он полностью готов. После этого файл станет доступен только для чтения. Если вы внесете в него изменения, все подписи станут недействительными.

Microsoft Office Starter и web-компоненты Microsoft Office 365 не поддерживают работу с электронной подписью.

Есть два варианта, как подписать PDF-документ ЭЦП: использовать модуль «Криптопро PDF» или программу «КриптоАРМ ГОСТ». О том, как подписывать документ в КриптоАРМ, мы рассказали в этой статье. Пошаговая инструкция для работы в Криптопро PDF — далее.

Чтобы подписать документ с помощью Криптопро PDF, нужно установить на компьютер программу Adobe Acrobat Reader DC. Она бесплатная. У нее есть платные альтернативы: Adobe Acrobat Pro DC и Adobe Acrobat Standard DC. В них можно редактировать документы и конвертировать PDF в Word, PowerPoint и Excel.

Но для просмотра и подписания документов подойдет и бесплатная версия.

Электронная подпись для любых задач

В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работы

Шаг 4. Откройте в Adobe Acrobat Reader DC документ, который нужно подписать. Зайдите в раздел «Дополнительные инструменты». Выберите пункт «Сертификаты».

Шаг 5. Программа автоматически вернется в ваш документ. Выберите пункт «Поставить цифровую подпись» в меню сверху.

Шаг 6. Выберите место, где будет стоять электронная подпись. Например, рядом с местом для печати.

Шаг 7. В открывшемся окне выберите подходящий сертификат, нажмите кнопку «Ок». Сохраните подписанный документ.

На этом шаге программа может запросить пароль, которым защищена электронная подпись.

Шаг 8. Убедитесь, что документ подписан. В выбранной области должно появиться такое изображение.

Инструкция подойдет для подписания документов в Adobe Acrobat Pro DC и Adobe Acrobat Standard DC.

Для работы на государственных порталах, электронных торговых площадках, в различных информационных системах может потребоваться программа КриптоАРМ. Она позволяет шифровать и подписывать файлы, создавать отсоединенную ЭП. Каждая система предъявляет свои требования к загружаемым документам: расширению, кодировке, сертификатам получателей и прочее.

Разберем, как зашифровать и подписать файл в программе КриптоАРМ версии 5.4, на примере отчета для портала ФСРАР и ГОЗ (Минобороны).

Участники алкогольного рынка (оптовики, розничные продавцы и производители алкогольной продукции) обязаны сдавать отчетность в ФСРАР. Подробнее читайте в статье «Росалкогольрегулирование».

Отчет в формате *.xml, шифруется и подписывается прикрепленной ЭП. После этого файл с расширением *.xml.sig.zip.enc загружается на портал ФСРАР. Порядок действий зависит от версии приложения.

Организации, которые выполняют государственный оборонный заказ (ГОЗ) Минобороны, должны отчитываться об исполнении контракта. Если у компании есть военное представительство — ежемесячно, не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. Все остальные — в течение десяти дней со дня получения запроса Министерства обороны.

Отчет в формате *.xml подписывается отсоединенной электронной подписью и передается в Минобороны на флеш-накопителе.

• Сертификат ЭП, которым будете подписывать документ, установите в хранилище «Личные», а корневой — в «Доверенные корневые центры сертификации».
• Кликните правой кнопкой мыши и выберите «КриптоАРМ/Подписать».
• Пройдите первые два шага мастера, нажимая «Далее» и ничего не меняя.
• В окне «Выходной формат» выберите «BASE64-кодировка» и укажите расширение *.sign.
• Установите флаг «Отключить служебные заголовки». Нажмите «Далее».
• Установите флаги «Сохранить подпись в отдельном файле» и «Включить время создания подписи». Все остальные снимите. Нажмите «Далее».
• Выберите сертификат и нажмите «Далее», затем «Готово».
• Дождитесь сообщения об успешном выполнении операции. Появилось окно «Вставьте ключевой носитель». Что делать?
• Появилось окно «Вставьте ключевой носитель». Что делать?
• В каталоге рядом с исходным документом появится файл отсоединенной подписи. Удалите из его названия «xml». Оба файла запишите на флеш-накопитель и передайте в Министерство обороны.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Как подписать документ видимой подписью

Шаг 1. Установите плагин КриптоПро Office Signature. О том, как это сделать, рассказали выше. Вставьте токен в компьютер.

Шаг 2. Откройте документ, который нужно подписать. Зайдите во вкладку «Вставка». В разделе «Текст» выберите пункт «Строка подписи КРИПТО-ПРО».

Шаг 3. Установите настройки подписи: ФИО, должность и электронная почта подписанта.

Шаг 4. В документе появится крестик — графическое изображение подписи. Его можно переместить в любое место.

Шаг 5. Кликните на подпись правой кнопкой мыши и выберите «Подписать». В новом окне введите свою фамилию или загрузите изображение подписи.

Этот алгоритм подходит и для подписания документов в Excel.

Как подписать документ невидимой подписью

Шаг 1. Установите плагин КриптоПро Office Signature на компьютер.

Если подписываете и работаете с документами Word или Excel, установите на компьютер программу КриптоПро CSP и плагин КриптоПро Office Signature. Это нужно для того, кто подписывает, и для того, кто получает документ. Иначе созданная подпись не отобразится.

В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия «КриптоПро» — все, что нужно для работы

С помощью плагина сможете подписывать документы, созданные в Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019 года.

Шаг 2. В Microsoft Office версии 10 и новее зайдите во вкладку «Файл» и на странице «Сведения» кликните «Добавить электронную подпись».

Шаг 3. Если появилось окно с предупреждением, кликните «Да» и сохраните файл в формате Word или Excel.

Шаг 4. Вставьте носитель с ЭЦП в компьютер.

Шаг 5. В окне «Подписание» выберите подходящие параметры. Например, если вы готовили проект договора, выберите пункт «Создал данный документ». Если только согласовываете текст, выберите «Утвердил данный документ»

Поле «Цель подписания» можно оставить пустым.

Шаг 6. Кликните «Подписать», введите пин-код электронной подписи и кликните «Ок». Документ подписан.

Если вы внесете изменения в подписанный документ, подпись станет недействительной, и ее придется создать заново.

Любой документ можно подписать несколькими подписями. Для этого второй подписант должен выполнить действия, описанные выше, не меняя содержание текста.

Как подписать ЭЦП любой документ с помощью «КриптоАРМ»

• Для начала установите специальный программный модуль КриптоАрм. Можно воспользоваться тестовым периодом на 14 дней или сразу приобрести годовую лицензию на нашем сайте.
• Кликните по файлу, правой клавишей мыши и выберите КриптоАрм.
• Выбираем пункт – «Подписать».
• Нажимаем на «Выбор файла», переходим к файлу, который нужно подписать. Щелкаем по нему и жмем «Далее».
• Появляется окошко «Выходной формат». Если нет обязательных требований к типу кодировок, ничего не меняем. Кроме этого есть возможность сохранить в формате ZIP, и выбрать место для сохранения результатов подписи. Жмем «Далее».
• Выбираем формат подписи – существуют два вида, присоединенная и отсоединенная. В первом случае с присоединенной, ЭП будет встроена к подписываемому документу. Во втором случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, и подпись создаётся в отдельном файле с расширением *.sig. Когда все готово, жмем «Далее».
• Выбираем сертификат подписи, которым нужно подписать документ, и нажимаем «Далее».
• И наконец, последний этап. Мы видим итоговое окно с общей информацией. Обращаем внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования» и нажимаем сохранить профиль. Нажимаем на кнопку «Готово». Система по окончании установки покажет сообщение, об успешной установке, и что выбранный файл подписан.

Что потребуется для создания ЭЦП в файле sig

Для проставления подписи используются разные программы. Наиболее популярной считается «КриптоАРМ». Софт применяется не только для заверки, но и для шифрования. Пользователям предлагается демонстрационный период длительностью 2 недели.

У “КриптоАРМ” есть демо-версия, длительностью в 14 дней.

Какие программы нужны

Для скачивания «КриптоАРМ» нужно:

• Перейти на сайт разработчиков. Найти свежую версию софта.
• Нажать на клавишу скачивания. Дождаться загрузки инсталлятора.
• Выполнить установку по инструкциям, даваемым системой.

https://youtube.com/watch?v=lyOoIP-c5go%3Ffeature%3Doembed

Для создания объектов формата sig используются и другие программы:

• «Контур.Крипто». Приложение предназначено для подписания и кодирования документов. Софт работает с любыми выданными удостоверяющими центрами сертификатами. Можно создать усовершенствованную ЦП с пометкой времени. После заверки открепленная подпись появляется рядом с исходным объектом. Готовые документы можно отправлять по электронной почте.
• «КриптоПро Office Signature». Плагин предназначен для создания присоединенной подписи. ЭЦП может отображаться после текста или в отдельной вкладке. Строку подписи можно перемещать или ставить в нескольких местах.
• Microsoft Outlook. Чтобы подписать документ электронной подписью, нужно авторизоваться в почте, используемой при регистрации сертификата.
• «КриптоПро PDF». Приложение предназначено для заверки документов соответствующего формата. Подпись может быть видимой или скрытой. Возможна настройка правок, при внесении которых ЦП не утратит своей силы, например, добавление комментариев.

Создать электронную подпись в формате sig можно также в программе Microsoft Outlook.

Как подписывать документы с помощью файла

Инструкция будет рассмотрена на примере «КриптоАРМ». Подписанный файл через программу создают так:

• Нажимают правой клавишей мыши на название подписываемого объекта. В открывшемся списке находят вариант «КриптоАРМ».
• Выбирают пункт «Подписать». Запускается мастер постановки ЭЦП, после чего нажимают «Продолжить». Откроется перечень, в который добавляют новые объекты или удаляют ненужные.
• Выбирают конечное расширение и способ шифрования. Чаще всего менять предустановленные настройки не приходится.
• Указывают параметры подписи. На этом этапе выбирают тип ЦП: присоединенный или открепленный. Сохраняют внесенные изменения.
• Переходят к этапу подписания. Нажимают клавишу «Выбрать». Находят в списке собственный сертификат. Нажимают кнопку «Готово».

В программе “КриптоАРМ” предусмотрена функция создания электронных подписей.

После завершения процедуры запустится окно с конечным файлом. В папке присутствует и исходный объект с тем же названием.

• Откройте документ в Adobe Acrobat Reader DC.
• Перейдите на вкладку «Инструменты» и выберите «Сертификаты».
• Нажмите «Поставить цифровую подпись» и выделите область, в которой будет отображаться штамп ЭП.
• Выберите сертификат в списке и нажмите «ОК».
• В открывшемся окне, ничего не меняя, кликните «Продолжить».
• Выберите шаблон оформления штампа об электронной подписи или создайте свой. Нажмите «Подписать». При подписании впоявилась ошибка «0xc2100140 – Лицензия на КриптоПро TSP Client истекла или не была введена». Что делать?
• При подписании впоявилась ошибка «0xc2100140 – Лицензия на КриптоПро TSP Client истекла или не была введена». Что делать?
• Укажите имя файла и каталог, в который хотите сохранить подписанный документ.

Как проверить, действительна ли подпись

Шаг 1. Откройте подписанный файл, кликните на кнопку «Просмотр подписей».

Шаг 2. В открывшемся боковом поле увидите, кто подписал документ и когда. Если кликните на стрелку и выберите «Состав подписи» , увидите развернутую информацию, в том числе, действительна ли подпись.

Второй способ, как подписать документ ЭЦП в Word и Excel — использовать программу КриптоАРМ. О том, как это сделать, рассказали в статье. Чтобы подписать документ в pdf, используйте инструкцию из статьи.

• Убедитесь, что внесли все изменения и подписываете окончательную версию. Файлы, подписанные ЭП, нельзя менять, иначе подписи станут недействительными.
• Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
• Нажмите «Подписать».

Использование веб-сервисов

Проставить ЭП в файлах можно с помощью онлайн-сервисов в интернете. Многие пользователи выбирают Контур Крипто, который позволяет бесплатно проверять и генерировать оттиски онлайн, расшифровывать и зашифровывать файлы. Визировать информацию можно в любом формате, по отдельности, пакетом или архивом rar.

Доступ к сервису открывается после регистрации и автоматической установки на компьютер для выполнения преобразований.

Подписать файлы пдф удобно в таком порядке:

• загрузка подлежащего заверению документа;
• выбор доступного сертификата;
• создание ЭЦП онлайн;
• визирование с помощью соответствующей опции, автоматическое формирование папки с готовым файлом, которому присвоено расширение .sig.

https://youtube.com/watch?v=lwh7HyHMAXs%3Ffeature%3Doembed

Сервер позволяет отправлять завизированные бумаги и предоставлять адресату ссылку на сохраненную в Крипто Контур папку. Оригинал ЭД, файла, сертификата с подписью и инструкцией по ее проверке можно передать по email.

Формирование и получение заверенных файлов pdf в любой из выбранных программ происходит оперативно. Наличие дополнительных опций и допустимый объем визируемых документов зависят от выбора версии и типа программного помощника.

Виды подписи формата SIG

Документ с разрешением .sig используется для оформления официальных бумаг без личного присутствия сторон. Расширение позволяет применять 2 вида ЭП, включая открепленную и совмещенную.

Отсоединенная

В процессе создания формируется отдельный файл, хранящийся в специально отведенном месте. Особенности:

• процедура проверки включает параллельный анализ 2 документов – исходного текста и подписи;
• отсутствуют ограничения по формату;
• усовершенствованная программа содержит привязку ко времени;
• чаще всего используются расширения .p7s, .sgn и .sig;
• в подписании может участвовать одновременно несколько лиц.

Подписи формата Sig бывают отсоединенными и присоединенными.

Присоединенная

Структура создаваемого файла состоит из 2 частей:

• подписываемой бумаги;
• ЭЦП.

По размеру исходный документ меньше электронно-цифровой подписи, отображаемой в форматах .sig и .sgn. Место хранения – отдельная папка. Названия аналогичны и отличаются обозначением расширения. Для чтения и проверки используется программное обеспечение, работающее с совмещенной ЭП.

Что нужно для подписания документа в электронном виде

Инновационные технологии в развитии информационных и коммуникационных систем – побуждающий фактор для ввода в действие электронного документооборота.

Для возможности удаленного заключения сделок разработаны специальные программы. Стороны подписывают договоры онлайн без личного присутствия.

Для оформления потребуются:

• Окончательная версия документа. После завершения процедуры создания цифровой подписи редактировать его или вносить изменения невозможно.
• Сертификат ЭЦП. В рамках действующего отечественного законодательства только он придает юридическую силу дистанционным сделкам без дополнительного соглашения между сторонами.
• Специальная программа. Для создания электронной подписи (ЭП) допускается использовать особые плагины, отдельные ПО, расширения и веб-сервисы.
• Системные средства ПО. Для клиентов удостоверяющего центра СКБ «Контур» компьютерные приложения настраиваются автоматически.

При наличии перечисленных компонентов создается файл, позволяющий подписывать документы в электронном формате.

Что понадобится для подписания

• Документ в PDF формате.
• Сертификат электронной подписи. Заранее установите его на компьютер. Убедитесь, что сертификат действующий.
• Одна из программ: Acrobat Reader или Adobe Acrobat должна быть установлена на компьютер для работы с модулем КриптоПро PDF.
• Пять минут свободного времени.

Может показаться, что подписание документов в PDF формате отнимает много времени, но с помощью нашей пошаговой инструкции вы быстро разберетесь в процессе работы и сможете подписать документ PDF за несколько минут.

Где происходит подписание

Оформление официальных бумаг с использованием ЭП возможно:

• В почтовом клиенте Microsoft Outlook. Обязательное требование – совпадение данных учетной записи с адресом e-mail, указанным в сертификате удостоверяющего центра.
• В плагине «КриптоПро PDF». С помощью дополнительных настроек допускается вносить в подписываемый документ изменения, не влияющие на юридическую силу.
• В специальном программном обеспечении, позволяющем дистанционно оформлять бумаги формата Microsoft Excel и Word, «КриптоПро Office Signature». Цифровая подпись представлена графическим объектом, содержащим информацию о подписавшей стороне и произвольный рисунок.
• В сервисе для подписания документов с помощью ЭЦП «Контур.Крипто». Система работает с сертификатами, полученными в любом удостоверяющем центре. Все функции предоставляются бесплатно на устройствах с ОС Microsoft Windows.
• В приложении «КриптоАРМ». Пользователи, установившие ПО на компьютер, подписывают, шифруют и расшифровывают файлы. Допускается применять программу для просмотра подписи, создания открепленной и совмещенной ЭП.

Подписание происходит в Microsoft Outlook.

Для установки перечисленных ПО надлежит обратиться на сайт разработчиков. Лицензии распространяются сервисными центрами.

Бумаги подписываются, кодируются и дешифруются на персональных компьютерах.

Защищенность информации обеспечивается использованием закрытого ключа ЭЦП.

Что значит «SIG-файл»

В большинстве случаев файлы с разрешением .sig (сокращение термина Signatur) применяются для дистанционного подписания документов и содержат информацию об отправителе, в т.ч.:

• название компании;
• юридический адрес;
• банковские реквизиты;
• сведения о руководителе организации, включая должность, фамилию и инициалы;
• e-mail и контактные телефоны.

Sig файлы применяются для дистанционного подписания документов.

Физические лица указывают персональные данные. Допускается дополнять файл с расширением .sig приветственным сообщением.

Формат поддерживается большинством приложений, работающих с ЭЦП. Существует возможность создания и реализации нескольких подписей, дополненных произвольным графическим изображением.

Как подписать документ ЭЦП

От вида документа и используемого текстового редактора, зависит последовательность действий подписания файла. Как правило, это не представляет никаких сложностей. В случае если одни и те же документы подписываются несколькими должностными лицами, добавьте еще одну ЭП. Вот несколько способов, как своими силами подписать документ.

Для этого нужно:

• Приобрести сертификат ЭЦП в аккредитованном удостоверяющем центре;
• Установить программу КриптоПро CSP для использования электронной подписи;
• Настроить рабочее место.

Или воспользуйтесь пошаговой инструкцией программы «Мастера установки электронной подписи».

Ниже представлены варианты, как подписать документы, которые часто встречаются.

Возможные проблемы с созданием и открытием файла

Чаще всего сложности возникают из-за отсутствия специального ПО. Справиться с проблемой поможет установка софта. Иногда файл не открывается из-за повреждения его компонентов. Нужно попросить отправителя прислать документ повторно.

Системные требования

• Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019 или Microsoft 365 (подписание доступно только в версии рабочего стола, но не во всех подписках).
• КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС.
• КриптоПро Office Signature 2.0.

Какие документы подписываются ЭЦП

Бумаги с электронной подписью могут применяться в любых правоотношениях, если на это не предусмотрен прямой запрет со стороны законодательства РФ.

Электронная подпись придает документу юридическую значимость.

Проставить ЭЦП на бумаги требуется в следующих случаях:

• Сдача отчетности в ПФР, ФНС, ФСС, Росстат. Дистанционная передача деклараций экономит время и позволяет автоматически проверить отчеты на ошибки.
• Организация ЭД. Может быть налажена внутри компании и между деловыми партнерами. В статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» отмечено, что в электронном виде с ЭП можно создавать любой первичный бухгалтерский бланк.
• Государственные услуги. Граждане имеют право визировать заявления через портал госуслуг, пользоваться персональным кабинетом на сайте ФНС, оформлять кредиты.
• Обращение в арбитражный суд. Согласно АПК РФ, завизированные электронные файлы заменяют бумажные.

Запрещено составлять и использовать в электронном виде бумаги строгой отчетности, требования к которым закреплены в законе.

Бланки с изображением герба РФ должны быть отпечатаны в типографии и подписаны лично. Применение ксерокопий и электронных форм не допускается. Кадровые решения, связанные с персональной информацией, также оформляют только на бумаге.

Преимущества ЭП – быстрый обмен файлами, автоматизация их обработки, снижение издержек на подготовку и пересылку бумаг. ЭП используется при заверении файлов в формате pdf – скан-копий, презентаций, иллюстраций, таблиц, текстовой и проектной документации.

Современные программные средства позволяют поставить электронную подпись на любых документах, в том числе pdf.

Для того чтобы заверить подобную информацию, потребуются:

• подпись в электронном формате;
• финальная редакция документа, которую запрещено корректировать после визирования;
• действующий квалифицированный сертификат;
• ПО, позволяющее визировать (плагин для pdf, онлайн-сервис, КриптоАРМ).

После подбора и внедрения программного обеспечения в контекстном меню появляется активный пункт «Мастер подписания». Следуя подсказкам в нем, можно выполнить визирование.

Подписываем с помощью программного комплекса КриптоПро CSP

Первоначально следует установить на персональный компьютер Acrobat Adobe Reader, модуль КриптоПро pdf, сертификат владельца ЭП и удостоверяющего центра.

Чтобы подписать pdf-файл в программе, следует сделать следующее:

• открыть pdf-файл (допустимый размер – до 100 Мб);
• перейти во вкладку «Инструменты» и выбрать ярлык «Сертификаты»;
• нажать на опцию «Поставить цифровую подпись», выбрать область ее расположения;
• выбрать цифровое удостоверение для подписи, нажать «Продолжить»;
• выполнить предварительный просмотр и подписать;
• просмотреть сообщение системы о выполнении операции.

КриптоПро CSP используется для создания ключей шифрования и ключей электронной подписи.

Служба отслеживания и пересылки позволяет передавать подписанные данные и получать уведомления об их просмотре адресатом. Отправить файл можно из КриптоПро – в этом случае партнер получит ссылку. Ее можно открыть в любой программе, работающей с отсоединенными ЭП.

Получение документов pdf, подписанных другими пользователями с помощью Adobe Sign

«Облачный» сервис Adobe Sign заменяет процесс традиционного подписания бумаг на электронный. Инструмент «Отправить на подпись» позволяет быстро просматривать письма от партнеров, визировать их с помощью веб-браузера, мобильного устройства. Дополнительно идет отслеживание всех этапов, вплоть до информирования адресата по электронной почте о передаче файла с просьбой о его визировании.

После сбора подписей стороны получают готовый pdf-документ. При его случайной утере можно обратиться в «облачное» приложение Adobe Content Cloud, где он хранится.

Подписание с помощью цифрового удостоверения

Алгоритм визирования подразумевает последовательное выполнение следующих действий:

• в выбранном файле pdf перейти в раздел «Инструменты» и найти подпункт «Сертификаты»;
• открыть блок и выбрать «Поставить цифровую подпись»;
• в появившемся окне выбрать сертификат пользователя;
• создать удостоверение для подписи, которое следует хранить в магазине сертификатов Windows;
• проверить правильность введенной информации;
• вставить подпись, следуя подсказкам.

Adobe Sign – это решение по работе с электронными подписями.

Специальные программы

Программное обеспечение КриптоАРМ и ViPNet CryptoFile позволяет быстро подписывать и отсылать файлы pdf. Сервисы отличаются по функциональности и установке, но при этом являются простыми и понятными в использовании.

Универсальная программа разработана для шифрования и расшифровывания информации, проверки электронных ключей, работы с криптопровайдерами по алгоритмам, соответствующим требованиям ФСБ. Стартовая версия, где можно завизировать документы pdf, Word и Excel, предоставляется бесплатно.

В стандартной и базовой вариациях за дополнительную плату предусмотрены:

• возможность генерации ЭП, проверки ее корректности;
• шифрование и дешифровка файлов произвольных форматов;
• поддержка модулей усовершенствованной подписи и другие опции.

КриптоАРМ – это программа для электронной подписи и шифрования файлов и документов.

Визирование с помощью программы осуществляется последовательно:

• Ознакомиться с инструкцией.
• Выбрать файл, с которым планируется работать (размер – до 100 Мб).
• Оставить кодировку файла или поменять согласно персональным требованиям.
• Отметить подходящий сертификат.
• Сохранить профиль, если необходимо создать шаблон для подписания нескольких однотипных документов.
• Нажать «Готово» и получить уведомление о проведенной операции.

ViPNet CryptoFile

Бесплатное программное приложение позволяет подписывать архивы, ставить ЭЦП на изображениях, таблицах, партнерских соглашениях, текстовых файлах. Недостатком ViPNet является возможность добавления только одного электронного оттиска.

Работа с бумагами осуществляется по cледующему плану:

• найти нужный документ в главном списке;
• правой кнопкой мыши вызвать меню и выбрать опцию «Подписать»;
• получить на выходе файл с автоматически проставленной подписью и расширением .sig.

ViPNet CryptoFile – это программа для защиты файлов и безопасной их передачи в интернете.

Инструкция по созданию файла электронной подписи SIG

Чаще всего для дистанционного оформления бумаг пользователи интернета применяют специальные приложения. В приоритете «КриптоАРМ». Повышенный спрос объясняется простотой процедуры, доступной новичкам, несведущим в информационных технологиях.

Установка программы «КриптоАРМ»

• Активируют функцию инсталляции. Чтобы запустить установочный мастер, нужно иметь права администратора.
• Во всплывающем окне галочкой отмечают способ установки (быструю или настраиваемую). Новичкам рекомендуется использовать первый вариант.
• Система предложит ознакомиться с текстом лицензионного соглашения. Внимательно изучив условия пользования программой, подтверждают согласие отметкой соответствующего пункта. После этого нажимают кнопку «Начать».
• На завершающем этапе инсталляции во всплывающем окне появляется 3 клавиши: «Назад», «Готово» и «Отмена». Для подтверждения окончания процедуры мышкой кликают на среднюю.

Используйте быструю установку программы “КриптоАРМ”.

Пользователям, впервые устанавливающим «КриптоАРМ», предоставляется 2-недельный тестовый период бесплатного ознакомления с функционалом программы. Для дальнейшего использования потребуется лицензия.

Создание файла SIG

После инсталляции ПО на стационарный компьютер действуют в следующем порядке:

• Запускают приложение. Правой кнопкой мыши кликают на исходный документ, хранящийся в памяти устройства. Во всплывающем окне выбирают «КриптоАРМ» и нажимают в перечне функций «Подписать».
• В открывшемся мастере создания электронно-цифровой подписи кликом мыши по кнопке «Далее» активируют программу.
• После этого сервис предложит выбрать из списка файлы для работы. На этом этапе допускается добавлять и удалять документы.
• Очередной шаг – выбор выходного формата с кодировкой и расширением. Рекомендуется оставить параметры, использующиеся приложением по умолчанию.
• После нажатия кнопки «Подписано» указывают вид ЭЦП (открепленная или совмещенная).
• Следующий этап – выбор сертификата из соответствующего хранилища.
• Завершают процедуру кликом на «Готово». Запускается процесс подписания. Об окончании операции свидетельствует появление рядом с исходным документом файла с аналогичным названием в формате .sig.

Виды электронных подписей

Используются три варианта визирования:

• Усиленный неквалифицированный (НЭП). Создается посредством программ криптошифрования, основанных на закрытом ключе. Идентифицирует владельца и помогает уточнить, были ли внесены изменения в подписанный файл после визирования.
• Усиленный квалифицированный. Создается при помощи криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей. Подтверждается квалифицированным сертификатом в бумажном и электронном форматах. КЭП выдается аттестационным центром, аккредитованным в Минкомсвязи.

Простая и неквалифицированная подписи делают документ юридически сильным только на основании нормативных актов Правительства РФ или договоренностей, принятых между коллегами, партнерами. При этом должна быть обеспечена возможность проверки личности подписанта.

Файл, завизированный КЭП, равносилен бумажному варианту, собственноручно подписанному ответственным лицом. В ситуации, когда законодательство не обязывает использовать строго разработанный вид подписи, стороны могут договориться о применении удобного формата.

Как открыть файл SIG

При получении официальной бумаги, заверенной электронно-цифровой подписью, отправленной контрагентом с помощью почтового клиента или с использованием других доступных средств коммуникационной связи, потребуется инструкция для ее открытия и прочтения. Порядок действий:

• Запустить программу «КриптоАРМ».
• Нажать в главном окне на «Файл». Во всплывающем меню выбрать «Просмотр».
• В выпадающей вкладке указать название открываемого документа. Результат благополучного завершения выполняемой операции отражается на дисплее стационарного устройства. В противном случае система предложит повторить действие.
• Заключительный этап – просмотреть открывшийся файл.

Открыть файл Sig можно в программе “КриптоАРМ”.

Проверить, кто и когда подписал документ

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» вы увидите, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию, кликните подпись правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Подписи в формате sig

Этот тип ЭЦП проставляется в 2 вариантах: присоединенном и отсоединенном.

Открепленная ЦП отличается тем, что при ее проставлении сохраняются прежние размер и тип исходного документа. Появляется отдельный объект с расширением sig. Он и становится самой ЦП. В качестве примера можно взять объект типа Word.docx. После обработки рядом с ним в папке появляется Word.docx.sig. Получатель может открыть и прочитать документ без использования специального софта.

Цифровая подпись может быть использована в отсоединенном и в присоединенном варианте.

Например, при создании стандартного текстового файла его открывают с помощью Word. Однако если в исходный текст вносятся изменения, то ЦП утрачивает силу.

Отсоединенная подпись считается удобным для контрагента вариантом.

Этот вид ЭП часто используется государственными порталами и тендерными площадками. Сервисы требуют загрузки документов с расширением sig. Присоединенная ЭЦП формируется после подписания файла. Исходный формат при этом меняется на .sig. Другим становится и объем объекта, что объясняется добавлением дополнительного кода. Например, создается файл Word.docx размером 15 кб.

После постановки подписи размер увеличивается до 22 кб.

Документ можно открыть только с помощью специальной программы, например, «КриптоАРМ».

Присоединенную электронную подпись можно открыть в программе “КриптоАРМ”.

Получите сертификат абонента для шифрования сообщений

Прежде чем отправить зашифрованное сообщение, обменяйтесь с адресатом сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.

Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.

• Откройте входящее письмо с ЭП.
• Установите курсор на адрес отправителя и, нажав правую кнопку мыши, выберите «Добавить в контакты Outlook». В блоке «Показать» выберите «Сертификаты». Убедитесь, что сертификат отправителя есть в вашей адресной книге.
• Нажмите «Сохранить и закрыть». Если абонент с таким адресом уже существует, программа предложит добавить новый контакт или обновить сведения. Выберите второй вариант — в контакт добавится новый сертификат, который будет использоваться по умолчанию.

• электронная подпись;
• Adobe Acrobat Reader DC, 64-разрядная версия;
• КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС;
• КриптоПро PDF.

Какие бывают виды ЭЦП

ЭЦП – цифровой аналог собственноручной подписи, с зашифрованной информацией, с защитой от копирования и придает юридическую силу документам. В этом ее уникальность.

Обратите внимание, что у электронной подписи есть срок действия – чаще всего 1 год. После ее истечения необходимо заново получить подпись. В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ, при использовании участниками усиленных цифровых подписей в закупках, должна быть обеспечена конфиденциальность ключей ЭЦП. Электронной подписью может пользоваться не только сам владелец, но и другое лицо действующее по доверенности владельца сертификата ключа ЭЦП.

Сертификат электронной подписи может храниться, как на обычном носителе, так и на защищенном сервере в облаке УЦ без использования «флешки». Такой вид подписи называется Облачная электронная подпись или ОЭП. Облачная подпись не может быть украдена и защищает владельца от несанкционированных действий. На ее установку потребуется только смартфон и приложение My Dss. После установки приложения, облачной подписью можно подписывать документы из любой точки мира и с любого устройства. Это приложение доступно для всех пользователей мобильных платформ на базе Android и iOS.

Мобильное приложение My Dss позволяет пользователю:

• Подписывать документы в одно нажатие;
• Работать без дополнительных устройств (например, токенов, генераторов паролей и др.);
• Работать без задержек и отмены операций (например, недоставкой push-уведомлений и др.).

ЭЦП выдается в виде ключа закрытого и открытого. Закрытый ключ необходим для подписания, открытый непосредственно для проверки ЭП. А также сертификата, который подтверждает личность владельца. Проверить вашу подпись, можно на сайте АО «ЕЭТП» в специальном сервисе.

Как выглядит ваша подпись на документах? Для работы предстоит установить специальное программное обеспечение. А с помощью программы «Мастера установки электронной подписи», настройте ЭЦП и установите сертификат.

Настроить Adobe Acrobat Reader DC

• Откройте Adobe Acrobat Reader DC.
• Нажмите «Редактирование/Установки/Подписи».
• В блоке «Создание и оформление» кликните «Подробнее».
• Убедитесь, что в поле «Метод подписания по умолчанию» выбрано «КриптоПро PDF».

Настройте Outlook

• Откройте Outlook и выберите пункт меню «Файл/Параметры/Центр управления безопасностью».
• Нажмите «Параметры центра управления безопасностью».
• Перейдите на вкладку «Защита электронной почты» и нажмите «Параметры».
• В поле «Сертификат подписи» нажмите «Выбрать» и укажите ЭП, которая будет использоваться для подписания, шифрования и расшифровки сообщений. Выбрать можно только сертификат, в описании которого email совпадает с учетной записью Outlook.
• Вернитесь на вкладку «Защита электронной почты» и установите флаги: «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям» — чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически. Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма;«Отправлять подписанные сообщения открытым текстом» — чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.
• «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям» — чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически. Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма;
• «Отправлять подписанные сообщения открытым текстом» — чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.

Как открыть файл в формате sig

Для просмотра подобных объектов используют разные программы. Полноценно же открыть файл можно только в том приложении, в котором он создавался.

Плагин для Office

Надстройка «КриптоПро Office Signature» устанавливается платно. Для ознакомления с функциями предусмотрен тестовый период. После скачивания и настройки плагина офисные программы приобретают дополнительные возможности по созданию и открытию sig-файлов. Через эти же приложения можно распечатывать документы.

“КриптоПро Office Signature” – пакетный софт для просмотра и открытия файлов sig.

Filext. com

Сервис бесплатен, размер проверяемых объектов неограничен.

С filext.com работают так:

• Переходят на сайт. Переносят проверяемый объект в специальную строку. Нажимают кнопку «Открыть».
• Просматривают появившуюся на экране информацию.

Filext.com – онлайн-сервис для открытия sig-файлов.

Следовать рекомендации сервиса и менять расширение не стоит. Если это сделать, объект повредится.

Fileinfo

Это бесплатное русифицированное приложение, предназначенное для получения данных об объекте, рекомендованных для работы с ним программах. Приложение считается десктопной версией сайта filext.com. Открыть файл sig через приложение не получится. Для поиска информации нужно перенести объект в специальное поле. Через несколько секунд на экране появится список приложений для открытия загруженного документа.

С цифровыми подписями Fileinfo не работает, однако легко анализирует sig-объекты других видов.

“FileInfo” – сервис для открытия файлов sig.

Через «Росреестр»

На государственном портале предусмотрен раздел проверки конторского документооборота. Через него можно просматривать файлы с отсоединенной ЭЦП. Саму подпись инструмент не открывает, а только проверяет. Пользователь будет знать, кто является автором подписи. С сервисом проверки работают так:

• Нажимают на кнопку выбора, расположенную возле пункта «Электронный документ». Загружают нужный документ через проводник.
• Вводят капчу (символы с картинки). Нажимают клавишу «Проверить».

Портал “Росреестр” позволяет удостовериться в подлинности электронной подписи.

После обработки запроса появится значок документа со ссылкой «Показать в читаемом виде». После перехода по ней открывается новое окно. Файл можно конвертировать в формат docx и распечатать.

Сервис не позволяет открыть объект полноценно. Просматривается только текстовая часть.

Через «Госуслуги»

Инструменты этого портала предназначены для оценки подлинности документа, заверенного ЦП. Сервис работает с любыми расширениями. Однако просмотреть подпись или текстовую часть не получится. Для проверки нужно переместить объект в специальное поле. Если ЭЦП неквалифицированная, появится сообщение об ошибке.

На портале “Госуслуги” можно проверить документ, заверенный цифровой подписью.

«Криптопро CSP»

Это платный сервис для просмотра и проверки sig-файлов. Устанавливать ПО простому пользователю нецелесообразно. Оно требуется только некоторым сотрудникам госструктур. Открыть подписанный файл с помощью «КриптоПро CSP» можно только после загрузки авторского сертификата на сервер приложения.

В остальных случаях на экране появляется уведомление об ошибке.

Для открытия ЭЦП выполняют следующие действия:

• Вызывают контекстное меню объекта правой кнопкой мыши. В списке выбирают вариант Crypto.
• Активируют функцию «Проверить». Просматривают информацию о подписи.

“Криптопро CSP” – программное обеспечение для просмотра и проверки sig-файлов.

Программа предназначена для личного или коммерческого пользования. Лицензия стоит 55 тыс. руб. Помимо просмотра документа программа позволяет:

• кодировать файлы;
• проставлять ЦП;
• расшифровывать документы;
• заверять другие подписи;
• проверять ЭЦП.

https://youtube.com/watch?v=sShIh_iFTyA%3Ffeature%3Doembed

Для открытия файла с ЭП выполняют следующие действия:

• Нажимают «Продолжить». Используют клавишу «Добавить». Выбирают открываемый объект.
• Нажимают кнопку «Готово».

Основной документ открывается в том случае, если загруженный sig не является отсоединенной ЦП. Текст редактировать нельзя, можно только читать.

Через блокнот

Это самое простое, но наиболее действенное средство открытия sig-файлов. С блокнотом работают так:

• Находят программу через пусковое меню. В поисковую строку вводят название, нажимают клавишу Enter.
• Запускают приложение. Выбирают раздел «Файл», пункт «Открыть». В строке имени выбирают все форматы.

Через блокнот документы чаще всего открываются в нечитабельном виде. Особенно это касается присоединенных подписей.

Самый простой способ открыть sig-файлы – воспользоваться программой “Блокнот”.

Где используются подобные файлы

Наиболее часто они применяются «Росреестром». Кроме того, файлы sig используются при:

• участии в интернет-аукционах;
• сдаче отчетности в ЕГАИС;
• работе с государственными порталами;
• подаче заявлений в учебные заведения.

Цифровые подписи в формате sig чаще всего находят применение в “Росреестре”.

Отправьте подписанное сообщение

• Нажмите «Создать» или выберите пункт меню «Файл/Создать/Сообщение».
• Выберите получателя в поле «Кому» и введите тему сообщения. Если письмо будет содержать файлы, добавьте их в письмо — нажмите «Вложить файл».

Как подписать документ в электронном виде с помощью программы «Контур. Крипто» онлайн

Для пользователей, установивших ПО «Контур.Крипто», инструкция онлайн-оформления бумаг в цифровом формате включает следующие пункты:

• Запуск программы.
• Открытие вкладки «Создание электронной подписи». Раздел находится в главном меню.
• Указание квалифицированного сертификата, полученного в удостоверяющем центре. «Контур.Крипто» работает со всеми легальными УЦ, аккредитованными на территории Российской Федерации.
• Создание файла подписи. Программа сохраняет его в папке с подписываемым документом с аналогичным названием, но в другом формате. В большинстве случаев для ЭЦП используется расширение .sig.

Результат заносится в электронный архив. Защищенные специальным кодом данные хранятся на сервере приложения.

Как подписать документ PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

Прежде чем вставить ЭП в PDF-файл, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

• Откройте необходимый PDF-файл, который нужно подписать. Нажимаем на значок подписи на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.
• Появится инструмент «Заполнить и подписать», нажмите на него.
• Программа предложит выбрать нужную ЭП документа PDF, и даже цвет. Обычно по умолчанию используется черный цвет. После этого можно завершить процедуру подписания.

Действия при возникновении ошибки при подписании документа

Корректное выполнение операций с цифровой подписью требует предварительной подготовки. В онлайн-сервисе «Контур.Крипто» необходимо:

• настроить ПК для работы с программой;
• загрузить на компьютер сертификат ЭП, выпущенный удостоверяющим центром.

При сохранении проблемы с подписанием документа, несмотря на соблюдение перечисленных условий, разработчики советуют пользователям обратиться в техническую поддержку. Служба консультаций работает круглосуточно, помогая клиентам устранять ошибки и отвечая на вопросы, возникающие в процессе использования программы.

Проверить подпись

При открытии документа в Adobe Acrobat Reader DC все подписи проверяются автоматически. Чтобы посмотреть результат проверки, кликните левой кнопкой мыши штамп об ЭП.

Подробнее о работе с ЭП в Adobe Acrobat Reader DC читайте в инструкции разработчика.

Пошаговая инструкция для подписания документа в формате PDF

Не уверены, что хотите, чтобы все подписи формировались с помощью модуля КриптоПро PDF? Укажите параметр «Спрашивать при подписании». С ним при создании каждой новой подписи вы сможете выбрать метод исполнения электронной подписи.

Нажмите на кнопку «ОК».

Дальнейшая работа зависит от того, какая программа установлена на вашем компьютере.

Если установлена программа Adobe Reader

Нажмите на кнопку «Сохранить».

Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Reader с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.

Теперь вы можете отправить подписанный документ на согласование, контрагентам или использовать его по другому назначению.

Подпись в документе будет выглядеть так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat Reader DC версии 2020.013.20066. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Если установлена программа Adobe Acrobat

• Цифровая подпись отображается в документе в поле подписи, которое вы сами выбираете, и на панели «Подписи». Ее можно использовать многократного подписания документа PDF, например, для согласования разделов, комментирования или добавления записей.
• Сертифицирующая подпись удостоверяет документ PDF. С ней можно разрешить или запретить дальнейшее изменение документа. Для подписания документа применяется один раз, и только если в нем нет других цифровых подписей. Сертифицирующая подпись бывает видимой и невидимой.

Выберите подпись во вкладке «Сертификаты».

Нажмите на кнопку «Перетащить прямоугольник для новой подписи».

Если выбрали сертифицирующую невидимую подпись, информационного окна не будет. Переходите сразу к 10 шагу.

Если вы выбрали сертифицирующую подпись, в вашем окне будет поле «Просмотр содержимого документа, которое может повлиять на подписание». Нажмите под ним на кнопку «Просмотр», а затем на кнопку «Подписать».

Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Acrobat с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.

Каждый вид подписи в документе будет выглядеть по-разному:

Если вы выбрали цифровую подпись, в документе она будет выглядеть так:

Если вы выбрали сертифицирующую видимую подпись, она будет выглядеть следующим образом:

Если вы выбрали сертифицирующую невидимую подпись, она будет отображаться так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat версии DC. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Как подписать документ MS Office Word/ Excel 2010/ 2013/ 2016

Для создания ЭП в Word или Excel, необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature».

После загрузки и установки плагина на компьютере выполните подписание документа:

• В меню выберите вкладка «Файл» — «Сведения» — «Добавить ЭП (КРИПТО-ПРО)».
• Появится окно – выбираем нужный сертификат электронной подписи и нажимаем кнопку «Подписать»

Если в подписанные документы будут внесены изменения, все подписи потеряют свою силу. Документ сразу становится недействительным.