Как оформить доверенность на получение и использование ЭЦП

Содержание

Доверенность на получение ЭЦП
Образец доверенности на получение ЭЦП
Доверенность на использование электронной подписи
Образец доверенности на использование ЭЦП
Ответственность за использование ЭЦП без доверенности
Выпуск доверенностей
Хранение доверенностей
Отправка и использование доверенностей
Отзыв доверенности
Содержание МЧД
Доверенность на получение электронной цифровой подписи
Электронная доверенность: что это и как оформить
Что такое ЭД
Где пригодится цифровая доверенность
Кто может оформить ЭД
Как оформить полномочия
Использование ЭЦП в электронном документообороте
Доверенность на получение сертификата электронной подписи (образец)
Итоги
Основные признаки доверенности
Нужно ли заверять документ нотариально?
Разновидности доверенностей
Разновидности документов по типу предоставляемых полномочий
Содержание документа
На подачу каких бумаг требуется составлять доверенность
Кого назначить представителем
Особенности документа
Правила составления доверенности
На что обратить внимание при оформлении документа
Можно ли отозвать документ
Что такое электронная доверенность
Кто ее может оформить
Где разрешено использовать электронную доверенность
Как оформить доверенность
Доверенность на получение ЭП
Оформление правомочий на использование ЭП
Ответственность за неправомерное использование ЭП

Доверенность на получение ЭЦП

Большая часть компаний в России уже совершили переход на электронный документооборот (ЭДО). С 2022 года закон позволяет вести кадровые документы только в цифровом формате (ФЗ № 377 от 22.11.2021). Но чтобы заключенный договор обладал законной силой наравне с бумажным вариантом с «живой» подписью и печатью, его необходимо заверить электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Правила ее использования регламентирует ФЗ № 63 от 06.04.2011.

Получать квалифицированные ЭП от имени организации разрешено только гендиректору лично. С 2022 года — только в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС.

Законодательство предусматривает, можно ли получить электронную подпись по доверенности, — нет, с июля 2020 г. такой порядок не допускается, поскольку необходимо удостоверить личность владельца сертификата (ч. 1 ст. 18 ФЗ № 63). Если необходимо получить ЭЦП впервые, то директору придется самостоятельно приехать в ФНС и предъявить удостоверяющие личность документы: паспорт, СНИЛС, защищенный носитель и документы на него.

Если сертификаты выдали в аккредитованных УЦ, то они действительны до отмеченной в них даты. Если их получили в неаккредитованных центрах, то необходимо получать их заново.

Есть ситуация, когда требуется доверенность на получение электронной цифровой подписи, — если в сертификате необходимо указать информацию о сотруднике компании, который не является ее главой.

Образец доверенности на получение ЭЦП

Строгой формы для такого документа нет. Сформировать его допустимо в произвольной форме, желательно на официальном бланке фирмы. В текст обязательно включить:

сведения об организации, владеющей ЭП (ее наименование, основные реквизиты, местоположение, контакты);
сведения о физическом лице, получающем ЭП (Ф.И.О., данные паспорта, адрес проживания, образец подписи);
перечень полномочий представителя;
дату действия документа;
дату выдачи, подпись представителя.

Вот как выглядит такой образец:

С 2022 года порядок приобретения ЭЦП изменился. Теперь для этого нельзя выбрать любой удостоверяющий центр. Их разделили по категориям получателей. Руководителям компаний, ИП, нотариусам квалифицированные ЭП выдают УЦ Федеральной налоговой службы. Физлицам и сотрудникам, выступающим от имени юрлица по уполномочивающему документу, — коммерческие центры. Представителям финансовых, кредитных компаний — УЦ Банка России.

Еще одна категория — госслужащие, занимающие руководящие должности на федеральном, региональном и местном уровнях, и руководители частных компаний, пользующиеся средствами из госбюджета. Им выдают ЭЦП центры Федерального казначейства (подп. «а» п. 5 Приказа Федерального казначейства РФ № 21н от 15.06.2021, ч. 3 ст. 17.2 и ст. 17.4 ФЗ № 63). Таким лицам понадобится доверенность на получение сертификата электронной подписи в Казначействе, в которой следует прописать необходимые полномочия.

Вот образец такого документа для Казначейства:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

ИНН 1234567898 КПП 123456789

123456, г. Москва, 3-й бюджетный проезд, д. 1

тел. 8 (495) 123 45 67

ДОВЕРЕННОСТЬ № 77

г. Москва 25 Мая 2022 г.

Настоящей доверенностью Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» (далее — Заявитель) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, уполномочивает заместителя директора Сидорова Сидора Сидоровича, паспорт серии 1234 № 123456 выдан ОУФМС по г. Москве 15.12.2015,

совершать следующие действия в Удостоверяющем центре Федерального казначейства по г. Москве:

Владение сертификатом.
Подписание документов с использованием сертификата от имени Заявителя.
Предоставление в УЦ ФК комплекта документов для получения сертификата и изменения его статуса.
Ознакомление с содержанием получаемого сертификата.
Получение руководства по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств электронной подписи.

Настоящая доверенность выдана по «31» декабря 2022 г. Без права передоверия.

Собственноручную подпись Сидорова С.С. Сидоров удостоверяю.

Директор Иванов Иванов И.И.

Доверенность на использование электронной подписи

В крупных организациях оформлять использование ЭЦП целесообразно на различных сотрудников, например:

заместителей руководителя и коммерческих директоров — для финансово-экономических сделок компании;
главных бухгалтеров и экономистов — для сдачи статистической и бухотчетности;
менеджеров — для заключения контрактов.

С 2023 г. порядок использования ЭЦП изменится. По закону, подписывать документы от имени юрлица вправе только глава компании. Остальным сотрудникам придется получать собственную ЭП как физлица в аккредитованных коммерческих УЦ.

Чтобы подтвердить полномочия для заверения налоговой и бухгалтерской отчетности, придется отправить в ФНС доверенность на передачу электронной подписи от конкретной компании. В 2022 ее допускается оформить на бумаге или в цифровом виде, а с 1 января 2023 года — только в цифровом. Ее еще называют машиночитаемой (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 ФЗ № 63).

Чтобы передать полномочия на использование ЭЦП ответственным сотрудникам, директор оформляет, например, электронную доверенность СБИС, Тензор, Росказна и иных специальных онлайн-сервисов.

Если в компании несколько бухгалтеров, то целесообразно оформить ЭЦП и уполномочивающий документ на каждого из них. Для этого сотруднику требуется только получить ее как физлицу и зарегистрировать, к примеру, доверенность на электронную подпись для бухгалтера для СБИС в Федеральной налоговой службе.

Образец доверенности на использование ЭЦП

Ответственность за использование ЭЦП без доверенности

Ни в одном нормативном акте нет нормы, предполагающей передачу ЭЦП сторонним лицам. Напротив, закон обязывает ее владельца обеспечить конфиденциальность (ст. 10 ФЗ № 63). Но нет и нормы, предусматривающей ответственность за применение чужой ЭП.

За саму ее передачу другому лицу не накажут. Наказание последует за неправомерные действия с помощью нее. К примеру, если злоумышленник совершил мошеннические действия и получил незаконные деньги, то ему грозит наказание по ст. 159 УК РФ — за хищение чужого имущества. Но директору, передавшему подчиненному возможность использовать ЭЦП, еще предстоит доказать, что в тот момент незаконные действия совершал не он. Если это сделать не удастся, то накажут владельца ЭЦП.

Об авторе статьи

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе (уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

Машиночитаемые или электронные доверенности появились на фоне изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы компании новым типом электронной подписи — ЭП физлица (в ней нет данных организации). Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией. Поэтому скан-копия доверенности не равна машиночитаемой доверенности.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.

До 1 сентября 2023 года МЧД сотрудники могут работать по любой из двух схем:

по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
по-новому — использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица).

Весной 2023 года использовать МЧД можно только на некоторых площадках. Например, в налоговой и страховой отчетности — ФНС и СФР (ранее ФСС и ПФР) уже разрешают организациям отчитываться по электронным доверенностям. Или в ЭДО, если оба контрагента готовы обмениваться электронными доверенностями.

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании. Но откладывать переход на МЧД до последнего момента очень рискованно. Поскольку на адаптацию понадобится месяц или больше: обеспечить сотрудников электронными подписями физлиц, обучить оформлению и отправке доверенностей.

Чтобы сотрудники привыкли к собственным электронным подписям, оформите им подписи юрлица. Они работают без МЧД и почти также значимы, как подпись директора. В дополнение Контур выдаст подпись по новым правилам — подпись физлица.

Рекомендуем протестировать МЧД и перевести сотрудников на собственные подписи уже сейчас. Это позволит не застопорить работу организации осенью 2023 года: продолжать сдавать отчетность, подписывать акты и договоры и тд.

Порядок работы с МЧД еще дорабатывается. В этом разделе расскажем, о том, что уже известно. О том, что находится в стадии разработки — в следующем разделе.

Уже понятно, по каким принципам работают доверенности. Их устанавливает постановление Правительства РФ от 21.02.2022 №223.

Выпуск доверенностей

Директор или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого директор подписывает МЧД своей электронной подписью руководителя (личная ЭП физлица не подойдет).

Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

Пример заполнения машиночитаемой доверенности в сервисе Контура. Указываются сроки действия доверенности, данные сотрудника и компании.

Хранение доверенностей

МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.

Подходят информационные системы:

операторов ЭДО, в том числе Контура;
федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
Головного удостоверяющего центра;
система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации или сервис Контура;
системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).

Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.

Отправка и использование доверенностей

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

срок действия доверенности;
полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Отзыв доверенности

Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.

Содержание МЧД

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:

информация о МЧД — название и номер, срок действия;
данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
данные представителя и полномочия, которые он получает;
возможность передоверия;
электронная подпись, которой подписана МЧД.

Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер.

Поэтому у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.

Пока МЧД есть не во всех системах, сотрудники и уполномоченные лица могут использовать ЭП юрлица. Такая подпись подойдет для отчетности, ЭДО, тендеров и госзакупок.

Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора полномочий. Классификатор — это перечень наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем можно будет найти по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором — через Госуслуги.

Пока классификатор полномочий находится в разработке. Как именно он будет выглядеть, можно оценить на примере недавно созданного классификатора ФНС.

Мы ожидаем, что в течение 2023 года также появятся нормативные правовые акты, которые прояснят: порядок передоверия МЧД, схему взаимодействия с нотариатом при передоверии и порядок передачи данных о выпущенных доверенностях в Головной удостоверяющий центр. Пока что неясно, как выстраивать эти процессы.

Кроме того необходимо, чтобы десятки информационных систем утвердили свои регламенты по работе с МЧД. Тогда можно будет применять электронную доверенность массово, а не только в ФНС, ФСС и электронном документообороте.

В разных системах у сотрудника могут быть разные машиночитаемые доверенности. И процесс работы с ними может несколько отличаться. Это связано с тем, что каждая система самостоятельно определяет формат и порядок работы с МЧД.

Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.

Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Фонде социального страхования (ФСС). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в ФСС. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.

Также планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, системы алкогольной отчетности ЕГАИС РАР, системы маркировки Честный ЗНАК и портала Росстата. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

Другие государственные информационные системы пока не объявляли о планах по запуску МЧД. Однако по закону должны поддержать работу с электронными доверенностями к 2023 году.

А пока сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Создать доверенность можно несколькими способами:

— в сервисах, например, в Контур.Доверенности,

— на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС.

Реестр ФНС является распределенным — это блокчейн-платформа (данные хранятся сразу у нескольких участников реестра и будут доступны, даже если один из узлов сети перестанет работать). Хранение МЧД в распределенном реестре позволяет отправлять не документ электронной доверенности, а только ее реквизиты — по ним контрагент-получатель проверит всю необходимую информацию.

Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность. МЧД из него можно использовать для электронного документооборота (в Диадоке или собственной системе организации).

В сервисе уже можно создавать, подписывать, передавать и проверять МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно правовых актов по МЧД. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и ФСС. А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.

Контур.Доверенность позволяет собрать все МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия МЧД. Если директор не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.

Скриншот из сервиса Контур.Доверенность. Видны все МЧД компании, кому они выданы и когда заканчиваются.

Сервис уже можно использовать для обмена документами с контрагентами (B2B-отношения), например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.

Первые машиночитаемые доверенности начали использовать с января 2022 года. Именно тогда изменились правила работы с электронной подписью — изменился тип электронной подписи, которую должны будут использовать сотрудники (нововведения 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники подписывали документы компании двумя способами:

использовали электронную подпись юрлица — в ней указывались и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника и срок этих полномочий;
использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании.

По новым правилам, сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

Чтобы сотрудник подписывал документы от лица компании, ему достаточно получить электронную подпись юрлица. До конца 2022 года она работает без МЧД и действует почти также, как подпись руководителя.

Доверенность на получение электронной цифровой подписи

Необходимость в предоставлении доверенности при получении электронной подписи (ЭП) указана в ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для получения сертификата ключа проверки электронной подписи в УЦ ООО «Такском», необходимо предоставить:

доверенность пользователя удостоверяющего центра, за исключением случаев, когда обращается лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени юридического лица (руководитель организации);
доверенность на получение ключей электронной подписи и сертификата
ключа проверки электронной подписи, кроме случаев, если в УЦ обращается лично владелец сертификата (то есть лицо, на чье имя выдан сертификат ключа проверки электронной подписи).

Доверенность должна содержать следующие обязательные реквизиты:

указание наименования документа – «Доверенность»;
место и дату совершения доверенности;
полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
должность руководителя юридического лица или уполномоченного сотрудника;
фамилия, имя, отчество руководителя юридического лица или уполномоченного лица и основание его полномочий;
фамилия, имя и отчество человека на которого оформляется доверенность;
удостоверение подписи поверенного, если доверенность выдается для получения ЭП;
срок действия доверенности;
подпись лица, внесенного в сертификат ЭП.

Доверенность необходимо заверить подписью руководителя и печатью организации.

Если документы подписало уполномоченное лицо, действующее на основании доверенности (передоверие) или иного документа, подтверждающего его полномочия, необходимо предоставить заверенную копию данного документа.
В том случае, если индивидуальный предприниматель действует без печати, копии подтверждающих документов и доверенность полномочного представителя необходимо заверить нотариально.
Проект доверенности мы отправляем вам при получении сертификата. Комплект документов, включающий доверенность, приходит на ваш абонентский ящик или электронный адрес контактного лица, вместе с памяткой с описанием дальнейших действий.

Электронная доверенность: что это и как оформить

С развитием электронного документооборота (ЭДО) электронная доверенность (ЭД) получила широкое распространение среди деловой документации и организаций, оказывающих услуги гражданам и юрлицам. При ее оформлении необходимо соблюдать требования законодательства.

Что такое ЭД

Закон не дает четкого определения, что такое доверенность в электронной форме, ГК РФ регламентирует общие положения (гл. 10 ГК РФ).

Поскольку ЭДО предполагает цифровое заверение документации, для подписи виртуальной бумаги применяют цифровую подпись (ЭЦП). Скан-копия бумажного варианта не является надлежащим документом без ЭЦП доверителя.

Правовое регулирование цифровой подписи осуществляет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63.

Таким образом ЭД — это документ, который открывают с помощью компьютера (телефона, планшета и пр.), подписанный цифровой подписью лица, выдавшего бумагу. Сертификат ЭЦП подписанта доступен к проверке на актуальность.

Вот как выглядит электронная доверенность:

электронная доверенность на получение товара

Некоторые организации формируют полномочия на своих сервисах, например Почта России. В таком случае бумага имеет иной формат, который отображается в личном кабинете пользователя.

Где пригодится цифровая доверенность

В обычной жизни электронная доверенность, подписанная ЭЦП, понадобится в случаях, когда представитель осуществляет за доверителя:

подписание договора;
получение почтовых отправлений;
получение справок в госорганах и организациях;
получение товаров;
подачу бумаг для получения государственных услуг и пр.

Преимущество такого документа — его формат, для которого не требуется получать бумажный оригинал. ЭД легко передать представителю посредством пересылки на цифровой почтовый ящик, тогда как бумажный вариант передать в другой город затруднительно.

Кто может оформить ЭД

Перед оформлением необходимо уточнить в ведомстве или организации, возможно ли совершение доверенности в электронном виде для получения услуг, поскольку не все организации перешли на ЭДО. При положительном ответе приступайте к оформлению.

Оформить бумагу вправе физические и юридические лица, ИП.

Её оформляют самостоятельно или при обращении к нотариусу. Нотариальный вариант потребуется для совершения действий с государственными реестрами (регистрация недвижимости).

Как оформить полномочия

Для оформления полномочий необходимо составить текстовый файл и подписать его ЭЦП. В файл включите информацию:

ФИО или наименование доверителя;
паспортные данные доверителя, ИНН и ОГРН — для организаций;
ФИО представителя;
паспортные данные представителя;
перечень действий, которые представитель вправе совершать;
срок действия документа (если не указать — действует один год);
дату выдачи (если не указать — бумага недействительна);
место выдачи.

Вот как подписать доверенность электронной подписью:

Откройте документ в редакторе Word.
Вставьте в порт ключ с ЭЦП.
На панели программы выберите «Файл» — «Сведения» — «Добавить ЭЦП».
В открывшемся окне кликните «Подписать» и сохраните.

Готовый файл не требуется распечатывать. Ответ на вопрос, можно ли отправить доверенность по электронной почте, положителен, поскольку документ действителен в цифровом формате.

Такой вариант используют для заключения сделок, обращения в госорганы, сдачи отчетности и пр.

Если необходимо нотариальное заверение — доверитель обращается к любому нотариусу. Нотариус составляет бумагу, которую подписывает ЭЦП совместно с доверителем. Готовый файл записывают на флэш-носитель или отправляют на электронную почту.

Некоторые организации, например почтовые службы, формируют полномочия на собственных сервисах. Для этого не требуется самостоятельно составлять документ.

Алгоритм, как оформить электронную доверенность на почте России:

Зарегистрируйтесь на сайте Почты России.
Оформите ЭЦП на сайте почты или через Госуслуги.
Оформите цифровые полномочия в личном кабинете, указав ФИО и номер телефона представителя.
Подтвердите полномочия кодом из СМС.

Аналогичный порядок применяют СДЭК, Боксберри, Сберлогистика и пр.

Для юридических лиц доступно оформление на Госуслугах. Вот как получить электронную доверенность в Госуслугах:

электронная доверенность в машиночитаемом виде

Об авторе статьи

Челозерцева Александра

Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности “юриспруденция”. Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Вместе с эти материалом часто ищут:

Результаты инвентаризации нужно оформить документально. Члены комиссии заполняют инвентаризационные описи или акты и выдают свое заключение. Если выявили отклонения, опись не подойдет: понадобится сличительная ведомость.

21 сентября 2022

С развитием удаленного документооборота граждане и организации получили возможность совершать сделки и выполнять действия с использованием ЭП. Для некоторых действий разрешена электронная доверенность взамен бумажной. Рассказываем, как ее оформить и где применить.

16 мая 2022

8 июня 2022

Порядок проведения инвентаризации определяется учетной политикой организации, при составлении которой необходимо предусмотреть ряд нюансов. Что нужно обязательно учесть, проводя инвентаризацию?

27 октября 2022

Доверенность на получение ЭЦП для юридических лиц составляется в произвольном порядке. С 2021 года не всегда можно получить ЭЦП по доверенности. О том, что следует отобразить в доверенности и как выглядит ее образец, читайте далее в статье.

Использование ЭЦП в электронном документообороте

Электронный документооборот (ЭДО) пришел на смену бумажных носителей информации и находит всё большее применение. Для наделения электронных документов юридической силой их необходимо заверять электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

ЭЦП — это сведения о подписанте, присоединяемые к подписываемой информации. Документ, скрепленный ЭЦП, равнозначен бумажному, завизированному подписью (и печатью).

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную (она подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную).

Простая подпись — это подпись, содержащая последовательность символов и паролей.

Неквалифицированная подпись генерируется при помощи криптографического преобразователя информации и позволяет определить подписанта, а также выявить, изменялся ли документ после подписания или нет.

Квалифицированная подпись обладает всеми свойствами неквалифицированной, но в обязательном порядке выдается вместе с сертификатом ключа проверки ЭЦП.

Подробнее об ЭЦП узнайте в статье «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».

Квалифицированная подпись соответствует подписи владельца ЭЦП и печати предприятия, простая и неквалифицированная — только визе подписанта.

Получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре (УЦ), в территориальном отделе Федерального казначейства (для участия в госторгах), в личном кабинете налогоплательщика (для физлиц), на портале госуслуг.

ВНИМАНИЕ! С 2022 года квалифицированные ЭЦП от имени компании можно оформить бесплатно, но только в ФНС и нескольких доверенных центрах. На новый порядок можно было перейти досрочно с 01.07.2021. Параллельно до конца 2021 года действовал прежний порядок выдачи подписей юрлицам в коммерческих удостоверяющих центрах (но только в тех, которые прошли аккредитацию в 2021 году). ЭЦП, полученные в аккредитованных центрах, действительны до окончания их срока действия. Квалифицированные сертификаты удостоверяющих центров, не прошедших аккредитацию в 2021 году, были действительны до 31.12.2021 (если аккредитация или срок действия сертификата не кончились раньше). С 1 июля 2021 года такие удостоверяющие центры не могут выдавать сертификаты ключа проверки.

Подробнее о новшествах, действующих с июля 2021 года и в течение 2022 года, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Алгоритм получения ЭЦП для работы на сайте госуслуг узнайте в материале «Как получить электронную подпись для портала госуслуг?».

С 01.07.2021 получить ЭЦП для юрлица может только директор или ИП лично придя в УЦ или в УЦ ФНС с паспортом. По доверенности такую подпись никому не выдадут.

Обычные работники смогут подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации. Личные подписи физлица смогут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.

То есть подпись сотрудника будет сопровождаться машиночитаемой доверенностью. Это значит, что при каждом подписании документа работник должен прикладывать отдельный файл доверенности, и только после этого легитимно совершать действия по подписанию. Каждая машиночитаемая доверенность при этом заверяется сертификатом электронной подписи юридического лица – то есть, по сути, директором компании. Получается, что сотрудник сможет использовать в работе личную электронную подпись, а мандатом на право действовать от имени организации станет машиночитаемая доверенность. Аналогичным образом – с помощью машиночитаемой доверенности – смогут подписывать отчетность организаций бухгалтеры-аутсорсеры. Для этого у них также должны быть своя ЭЦП.

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ необходимо предоставить пакет бумаг, включающий:

Копию паспорта, ИНН, СНИЛС лица — владельца ЭЦП.
Заявление на получение ЭЦП.
ИНН организации.
Выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
Документ, подтверждающий полномочия владельца ЭЦП подписывать документы (доверенность/приказ о праве подписи и т. п.).

Получить сертификат проверки может владелец ЭЦП лично или его представитель, уполномоченный совершать юридически значимые действия доверенностью.

Доверенность на получение сертификата электронной подписи (образец)

Доверенность потребуется только в случае, если в сертификат вносятся сведения о представителе юридического лица, не являющемся его руководителем.

Доверенность должна содержать информацию о:

Компании-владельце ЭЦП: название, адрес, ИНН, телефон.
Физлице-получателе ЭЦП: паспортные данные, адрес проживания, образец подписи.
Полномочиях доверенного лица.
Сроках действия доверенности.
Дате выдачи, подписи (печати при наличии) доверителя.

Итоги

Для получения сертификата ключа проверки ЭЦП в УЦ нужно предоставить полный пакет документов, включающий доверенность на электронную подпись – образец ее, представленный в нашей статье, вы можете использовать для заполнения собственной документации.

Доверенность представляет собой документ, на основании которого третье лицо получает полномочия на представление интересов. То есть, третье лицо сможет действовать от лица человека, давшего доверенность. Документ может оформляться как на одного человека, так и на группу лиц. Определение данного вида бумаги содержится в статье 185 ГК.

Основные признаки доверенности

Доверенность отличается этими признаками:

Письменная форма. Часто бумагу необходимо заверять у нотариуса. Потребность в заверении зависит от статуса доверителя.
Односторонняя сделка. Это сделка одностороннего типа, по итогам которой доверитель получает ряд полномочий.
Срочность. Это документ срочного типа. То есть, у него есть срок действия (статья 186 ГК). Если в бумаге не стоит срока, она утрачивает свою юридическую силу через 1 год с даты создания. Если в документе не стоит дата оформления, он признается ничтожным.
Два участника. В сделке участвует 2 лица: доверитель (лицо, передающее полномочия) и доверенное лицо (человек, получающий полномочия).

Если документ не имеет перечисленных признаков (к примеру, соглашение не заключено в письменной форме), он не будет иметь юридической силы.

Нужно ли заверять документ нотариально?

В статье 185.1 ГК указаны случаи, когда доверенность нужно заверять у нотариуса:

Полномочия будут использованы в сделках, предполагающих нотариальную форму. К примеру, продавец недвижимости передает полномочия на продажу жилья третьему лицу. В этом случае доверенность необходимо заверять.
На основании документа передаются полномочия на подачу заявлений на госрегистрацию прав/сделок.
Документ передает права, которые регистрируются в госреестрах.

Существуют доверенности, которые приравнены к нотариальным. Соответственно, такие документы не нужно заверять у нотариуса. Виды подобных бумаг содержатся в части 2 статьи 185.1 ГК. В частности, заверять ничего не нужно, если документ выдается фирмой:

где работает доверитель;
где он учится;
где он находится на лечении.

Если доверенность выдается от имени ЮЛ, заверять ее у нотариуса не нужно. Достаточно подписи руководителя или лиц, которые имеют право на проставление подписи согласно Уставу компании.

Разновидности доверенностей

Основные разновидности документов, передающих полномочия:

Разовые. Предоставляются с целью совершения третьим лицом конкретного действия. К примеру, на основании доверенности представитель может только поставить подпись на договоре купли-продажи. Больше никак документ использован быть не может.
Специальные. На основании такой доверенности представитель может выполнять однотипные операции на протяжении оговоренного срока действия документа.
Генеральная. На основании такой доверенности представитель может выполнять все нужные действия, относящиеся к распоряжению собственностью доверителя. То есть, на основании этого документа представитель получает расширенный перечень прав.

Генеральная доверенность – это особый тип документа. Оформляться она может только на человека, на которого доверитель может полностью положиться. Нужно всегда учитывать риск того, что представитель может обмануть доверие. На основании генеральной доверенности человек получает исключительные полномочия. Следовательно, высок риск злоупотребления.

Разновидности документов по типу предоставляемых полномочий

На основании доверенности могут предоставляться общие или исключительные полномочия. Рассмотрим общие полномочия в рамках делопроизводства (статья 35 ГПК, статья 41 АПК, статья 45 КАС):

Ознакомление с материалами дела.
Выполнение выписок и снятие копий.
Предоставление доказательств.
Участие в изучении представленных доказательств.
Заявление ходатайств.

Исключительные полномочия в рамках судопроизводства (статья 54 ГПК):

Подписание иска и его подача в суд.
Направление спора в третейский суд.
Направление встречного иска.
Изменение объема требований по иску.
Оформление мирового соглашения.
Обжалование постановлений.

Под общими полномочиями понимаются полномочия, которые не нужно отдельно закреплять в доверенности. Если же это исключительные полномочия, перечень их нужно дословно указывать. Если они не будут указаны, представитель не сможет ими воспользоваться.

Содержание документа

Содержание доверенности зависит от ее вида. Но, как правило, в документе присутствуют эти реквизиты:

Дата выдачи документа. С этого времени отсчитывается срок действия документа.
Данные о доверителе. ФИО, дата рождения, паспортные данные.
Данные о представителе. ФИО и паспортные данные.
Полномочия, которыми наделяется представитель.
Образец подписи представителя.
Срок действия документа.
Подпись доверителя.

Иногда в документе указывается возможность передоверия. Предполагает передачу полномочий от одного представителя другому.

Как правило, доверенность на подачу документов необходима тогда, когда доверитель в силу различных обстоятельств не имеет возможности лично принести бумаги в какое-либо учреждение. Наиболее часто доверенность нужна при подаче документов в органы государственного учета и контроля: налоговые службы, внебюджетные фонды, судебные инстанции и т.д., а также в коммерческие структуры, например, банковские кредитные учреждения.

<!–drawVitrine (“vitrine_5”,0);–>

На подачу каких бумаг требуется составлять доверенность

Список документов, подачи которых может касаться доверенность, практически ничем не ограничен. Это могут быть:

различного рода свидетельства;
аттестаты;
справки;
выписки;
личные бумаги и т.д.

Следует отметить, что выписать доверенность может как физическое лицо (гражданин РФ), так и юридическое (в лице руководителя компании или уполномоченного действовать от его имени сотрудника).

Кого назначить представителем

В роли представителя доверитель имеет право выбрать любого гражданина РФ, являющегося дееспособным и достигшего возраста 18 лет или другое правоспособное юридическое лицо.

Предприятия чаще всего доверяют подачу документов своим работникам: бухгалтерам, секретарям, юрисконсультам, кадровикам, руководителям структурных подразделений, в зависимости от того, на подачу каких именно бумаг и в какое учреждение выписывается доверенность.

Особенности документа

Любую доверенность можно оформить как на одно доверенное лицо, так и на нескольких. При этом сам документ может быть одноразовым, бессрочным или действовать ограниченный период времени. Также доверенность может включать в себя возможность подачи документов только в какую-то определенную организацию или же она может быть составлена без указания конкретного адресата. Самыми широкими полномочиями наделяют генеральные доверенности.

Бывает, что в доверенность вносится пункт о возможности ее передоверия. Однако руководители компаний не так часто прибегают к таким документам, поскольку это значительно расширяет диапазон возможностей представителя – любому директору проще и безопаснее написать одинаковые доверенности на разных людей, которых он знает лично.

Кроме того, если право передоверия доверенному лицу все же дается, то первоначальная доверенность должна быть в обязательном порядке заверена в нотариальной конторе, а представитель, перед тем как воспользоваться этой возможностью, обязан уведомить о своих планах доверителя.

Если уведомления не будет, то вся ответственность за действия нового представителя упадет на основное доверенное лицо.

К составлению доверенности следует относиться тщательно и продуманно, т.к. при незнании или игнорировании некоторых правил, она может быть признана недействительной.

Правила составления доверенности

Унифицированного единого бланка доверенности на подачу документов не существует, так что руководители предприятий и организаций могут писать ее в произвольном виде или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, чтобы доверенность по своему составу отвечала определенным требованиям делопроизводства, а по содержанию – включала в себя некоторые обязательные сведения.

В «шапке» документа нужно обязательно указать его название, место и дату составления.

Затем в основную часть вносим:

информацию о доверителе: наименование организации, ее ИНН, КПП, прочие данные из регистрационных бумаг фирмы;
аналогичным образом вписываются сведения о доверенном лице: если это сотрудник организации или любой гражданин РФ – следует указать его ФИО и паспортные данные, если это организация – ее название и данные их учредительных документов;
дать информацию о том учреждении, для предъявления в которое она выдана, и то, каких именно бумаг она касается (с указанием их точных наименований, оформленных в виде списка или даже отдельного прилагаемого в доверенности документа);
детально описать те функции, права и действия, которыми доверитель наделяет доверенное лицо;
определить период действия доверенности (если этот пункт не будет указан, то ее действительность автоматически будет равняться одному году);
указать выдана доверенность с правом передоверия или нет.

Доверенность на подачу документов

На что обратить внимание при оформлении документа

Как к тексту доверенности, так и к ее оформлению никаких особых критериев не предъявляется. Это означает, что ее допустимо писать на фирменном бланке или на обыкновенном листе любого удобного формата (лучше А4). Также доверитель имеет возможность выбрать: писать ли документ от руки или печатать на компьютере – в деле определения законности доверенности это роли не играет.

Важно лишь то, чтобы она имела две подписи: доверенного лица и доверителя, причем второй удостоверяет своим автографом подпись первого.

Заверять бланк доверенности печатью необходимо только в тех случаях, когда использование штемпельных изделий для визирования документации закреплено в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы.

Если на предприятии нет печати (а с 2016 года ее наличие перестало быть требованием со стороны закона), вместе с доверенностью имеет смысл передавать адресату соответствующую выписку из устава.

Доверенность формируется в одном экземпляре, а сведения о ее выдаче следует внести в специальный журнал учета документации.

Можно ли отозвать документ

Бывают ситуации, когда доверенность становится неактуальной в период своего действия. Произойти это может по разным причинам: например, представитель организации–доверителя уволился с работы или просто потерял статус надежного человека, отпала необходимость в прописанных в доверенности действиях и т.д. В таком случае следует проинформировать учреждение, в которое выписывался документ о его недействительности, а также по возможности постараться получить документ обратно на руки.

Что такое электронная доверенность

В документообороте электронная доверенность с 2022 года получила широкое распространение. Она представляет собой скан-образ бумаги, подписанной цифровой подписью. Её не требуется распечатывать, для предъявления достаточно открыть или отправить полученный документ контрагенту. К отсканированной версии нет необходимости дублировать бумажный носитель.

Кто ее может оформить

В 2023 году оформить электронные доверенности вправе:

граждане, в том числе ИП;
юридические лица;
нотариус.

Нотариальное удостоверение требуется как гражданам, так и организациям для работы представителя с государственными реестрами, для совершения сделок в нотариальной форме, для операций с недвижимостью, при регистрации организации и пр. В иных случаях соблюдение нотариальной формы необязательно.

Во всех случаях необходима ЭЦП для электронной доверенности в 2023 году, поскольку без цифровой подписи бумага не имеет юридической силы, а к скан-образу потребуется приложить бумажный оригинал.

Где разрешено использовать электронную доверенность

Цифровые полномочия применяют для:

заключения сделок;
сдачи отчетности в контролирующие органы;
электронные доверенности по 63-ФЗ выдают для использования представителем ЭЦП;
регистрации недвижимости;
регистрации организаций;
получения справок;
направления запросов;
участия в судебных заседаниях;
совершения иных действий от имени доверителя.

Цифровой формат удобен при нахождении доверителя в другом регионе, когда ждать бумажный оригинал нет времени. Изготовление цифрового образа занимает минимум времени.

При сдаче отчетности по цифровым каналам контролирующих органов применяют и скан-образ полномочий, если отчетность сдает представитель от имени гражданина или организации.

При заключении сделок с использованием цифровой подписи, договор вправе подписать представитель на основании скан-образа полномочий от доверителя. Если договор подписывает представитель, то электронные доверенности для электронной подписи в 2023 году применяют так (ст. 17.2 ФЗ № 63):

представитель подписывает документ собственной подписью;
к подписанному представителем документу прикладывают полномочия от доверителя, подписанные его подписью.

Как оформить доверенность

Для совершения действий и заключения сделок, не требующих нотариального оформления, достаточно изготовить документ в любом машиночитаемом формате и подписать его ЭЦП. Наиболее распространен формат PDF.

Электронная доверенность

Если требуется нотариальное оформление полномочий, no необходимо обратиться к нотариусу. Он изготовит документ по правилам ст. 44.2 Основ законодательства о нотариате. Для этого доверитель подписывает документ ЭЦП в присутствии нотариуса, а затем нотариус ставит свою ЭЦП. Готовую бумагу записывают на флэш-носитель или направляют на указанную доверителем почту.

Об авторе статьи

Челозерцева Александра

Юрист по корпоративным вопросам.

Вместе с эти материалом часто ищут:

Часто руководителю приходится передавать полномочия на подписывание документов другим должностным лицам, в том числе и в электронном виде. Для этого понадобится доверенность на ключ электронной подписи. Рассказываем, когда понадобится этот документ и как его правильно оформить.

18 мая 2022

Законодатель регламентирует количество планируемых мероприятий контроля, а вот внеплановая таможенная проверка никаких ограничительных рамок по периодичности не имеет и может проводиться с любой частотой.

30 сентября 2022

21 сентября 2022

2 июня 2022

Доверенность на право подписи электронной подписью — это документ, подтверждающий полномочия сотрудника подписывать ЭП документацию организации.

Доверенность на получение ЭП

Вопросы использования ЭП регламентирует Федеральный закон № 63 от 06.04.2011.

Она выдается удостоверяющим центром в виде цифрового накопителя руководителю организации. Нередки случаи, когда руководитель не лично обращается в удостоверяющий центр, а через представителя организации.

Для изготовления ЭП необходимо предоставить пакет документации на руководителя компании:

паспорт;
СНИЛС;
приказ о вступлении в должность;
протокол о назначении на должность;
устав.

Учредительные документы предоставляют в оригиналах или заверенных печатью организации копиях.

Если с удостоверяющим центром взаимодействует представитель, а не лично директор, требуется доверенность на получение ключа электронной подписи на этого представителя. При наличии письменных полномочий руководителю не требуется личное присутствие в удостоверяющем центре и собственноручное подписание договоров и актов приема-передачи. Это позволит оперативно изготовить сертификат.

Такой документ не дает правомочия на применение представителем ЭП или на изготовление ключа на имя представителя, право ограничивается предоставлением документов изготовителю и получением готового ключа.

Для использования ЭП сотрудником или изготовления ее на имя сотрудника организации требуется доверенность на подписание документов ЭП, заверенная директором и печатью организации.

Помимо основных положений (дата и место выдачи, срок действия, Ф.И.О. сторон), в документе необходимо указать:

право передачи документов и подписи заявления в удостоверяющем центре;
право подписи договора и актов на изготовление ЭЦП;
право получения носителя и сертификата проверки;
возможность передоверия.

Подготовить доверенность на получение сертификата электронной подписи или ключа допустимо в свободной форме, единый образец не установлен. Рекомендуем использовать фирменный бланк организации.

Вот образец доверенности на получение ЭЦП на примере ООО «Clubtk.ru»:

Оформление правомочий на использование ЭП

Нередки случаи, когда целесообразно изготовление ключа на сотрудников компании:

для участия в торгах;
для сдачи бухотчетности;
на подписание договоров менеджерами и пр.

Бывают случаи, когда сотрудники применяют сертификат директора, но такое применение не является безопасным. Рекомендуем изготовить ЭП на сотрудника.

Для изготовления ЭП на сотрудника требуется доверенность на техническое использование электронной подписи организации. В таком случае в удостоверяющий центр обращается лично сотрудник с предоставлением документов:

паспорт;
СНИЛС;
приказ о наделении правом подписания документации.

Вот что необходимо включить в доверенность:

право обращения в удостоверяющий центр, подписи договора и актов;
перечень документов, разрешенных для подписания;
право на получение ключа и сертификата.

Закон не запрещает выдавать электронные доверенности для электронной подписи в удостоверяющий центр, если у него имеется возможность принимать такие документы.

С 01.01.2022 изменится порядок использования ключа организации представителем — физическим лицом. С 01.01.2022 к документации, подписанной представителем, потребуется приложить письменные полномочия представителя. Полномочия требуется заверить квалифицированной ЭП организации. Допустимо предусмотреть иной порядок соглашением между юрлицами или ИП (п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Пример доверенности на использование ЭЦП: