Как поставить электронную подпись в word: пошаговая инструкция

Что такое электронная подпись

ЭП – реквизит документа в электронной форме, позволяющий подтвердить личность подписанта, и зафиксировать предоставленные ним данные.

Такая подпись невидима и не переносится «физически». Визуализация ее не предусмотрена, даже при открытии документа. Зафиксирован будет только факт подписания. Подпись воссоздается с помощью уникальной последовательности символов, и называется еще «цифровой».

Федеральным законом №63 «Об электронной подписи» от 06.04.2022 года, в последней редакции, используется понятие «электронная подпись», и сокращенное обозначение «ЭП».

Тогда как в поисковике интернета лучше вводить устаревшую аббревиатуру «ЭЦП», что значит «электронная цифровая подпись», и поможет найти разыскиваемую информацию с большей вероятностью.

Что нужно для подписи word-документа эп

Так как документ word – самый удобный с точки зрения предоставления информации, проверки и внесения правок, он чаще всего используется в электронном документообороте. Чтобы поставить электронную подпись на таком документе, понадобятся программные средства.

2.          Подписание документа, содержащего цифровуюподпись

Если документ уже содержит электронную подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2022/2022/2022 или Excel 2022/2022/2022 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

1.          Добавление строкиподписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО).

2.          Добавление электронной подписи в строкуподписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется поместить электронную подпись, или выберите Подписать в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по элементу подписи. Появится диалоговое окно Подписание.

3.          Просмотр свойств электроннойподписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Виды эп

В России действуют 3 вида электронной подписи:

Как подписать документ ms office word/ excel 2022, 2022, 2022, 2022 с электронной цифровой подписью (эцп)

Крипто контур

Востребованный бесплатный веб-сервис. Не требует установки на ПК никаких дополнительных программ и плагинов.

Алгоритм ЭП документа онлайн:

Система сформирует и сбережет открепленную подпись. Пакет данных может быть отправлен адресату в виде ссылки.

Криптоарм

Программа для подписания файлов электронной подписью. Активизирует встроенные в ОС Windows средства криптозащиты. Доступна в бесплатной стартовой версии, и лицензионных версиях «Стандарт Плюс», «Терминал», «СКЗИ КриптоАРМ 5».

Визируем документ следующим образом:

Система сообщит об успешном подписании документа.

Есть второй способ. «Мастер подписания файлов» также открывается через контекстное меню в проводнике (нажатием правой кнопки мышки на файле в папке). Выбираем опцию «КриптоАРМ», и «Подписать». Заполняем запрашиваемые данные. Выбираем сертификат. Нажимаем «Готово».

Криптопро office signature

Универсальный программный комплекс обмена электронными документами. Наиболее популярный плагин, который не требует установки отдельного софта. Он расширяет возможности MS Office. Актуален для всех версий текстового процессора, кроме 2003.

Подпишем ЭП документ с расширением .doc пошагово, на примере Microsoft Office 2022:

• проверяем последнюю редакцию созданного документа, ведь после подписи внести изменения будет невозможно;
• в меню «Файл» переходим в раздел «Сведения»;

• выбираем кнопку «Добавить ЭП»;
• выбираем сертификат ключа проверки ЭП в окошке «Безопасность»;
• добавляем ЭП нажатием на «ОК»;
• нажимаем «Подписать»;
• завершаем нажатием «ОК».

Во вкладке «Сведения» появится информация о том, что файл завизирован.

А внизу вордовской страницы отобразится значок подписи. При нажатии на картинку откроется вкладка «Подписи», со статусом ЭП.

Подписание документа ЭП в других версиях Microsoft Office и других расширениях, в т.ч. .pdf, интуитивно похоже. Разнятся названия кнопок, по-другому выглядят значки.

Криптопровайдер

На ПК должен быть установлен криптопровайдер. Это независимый модуль, позволяющий осуществлять в операционной системе криптографические операции.

В электронном документообороте такая программа обеспечивает идентификацию автора и юридическую значимость подписи.

С ее помощью электронная подпись на документе проверяется соответствию ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.10-2022.

Лицензия

Чтобы приобрести лицензию, свяжитесь с менеджером.

Отправьте подписанное сообщение

1. Нажмите «Создать» или выберите пункт меню «Файл/Создать/Сообщение».
2. Выберите получателя в поле «Кому» и введите тему сообщения. Если письмо будет содержать файлы, добавьте их в письмо — нажмите «Вложить файл».
3. Когда сообщение будет готово к отправке, нажмите «Отправить».

Плагин

Функции ЭП реализовываются в разных версиях MS Office, начиная с 2003. Выбор криптографических утилит огромен.

Подписание документов в microsoft word 2003

Для того чтобы добавить электронную цифровую подпись в документ Microsoft Word 2003, сделайте следующее:

1. В меню «Сервис» выберите пункт «Параметры», а затем в открывшемся окне выберите вкладку «Безопасность».

   

2. На вкладке «Безопасность» нажмите кнопку «Цифровые подписи».
3. В окне «Цифровая подпись» нажмите кнопку «Добавить».

   

4. В окне «Выбор сертификата» выберите нужный сертификат, а затем нажмите кнопку «OK». При желании, нажав кнопку «Просмотр сертификата», можно просмотреть свойства выбранного сертификата.

   

5. После выбора сертификата подписи в окне «Цифровая подпись» появится соответствующая информация. Нажмите кнопку «ОК», а затем кнопку «ОК» в окне «Параметры».
6. Закройте файл без сохранения.

Внимание! Не используйте для документов, подписанных ЭЦП, функции меню «Отправить» / «Сообщение …»! Эти функции вызывают повторное сохранение документа во временной папке, и все подписи в документе становятся недействительными.

В Microsoft Word 2003 файл, содержащий цифровую подпись, можно открывать, можно вносить в него изменения, но любое сохранение файла любым пользователем, включая автора файла и носителя цифровой подписи, ведет к потере цифровой подписи.

Если необходимо внести изменения и сохранить их в файл, то следует каждый раз после сохранения заново добавлять цифровую подпись.

Для проверки наличия в документы цифровой подписи:

• выполните команду «Сервис»/«Параметры»;
• во вкладке «Безопасность» окна «Параметры» нажмите кнопку «Цифровые подписи»;
• убедитесь в наличии подписи в окне «Цифровая подпись».

Подписание документов в microsoft word 2007

Для того чтобы добавить электронную цифровую подпись в документ Microsoft Word 2007, сделайте следующее:

1. Создайте и отредактируйте необходимый документ. Сохраните готовый документ на диске компьютера.

   Замечание: Документ должен быть полностью готов и сохранён до момента подписания. Если после добавления ЭЦП документ будет исправлен или ещё раз сохранён, то все подписи в нём станут недействительны!

   Внимание! Никогда не используйте для документов, подписанных ЭЦП, функцию меню «Отправить» / «Электронная почта»! Эта функция вызывает повторное сохранение документа во временной папке и все подписи в документе становятся недействительными.

2. Нажмите кнопку в верхнем левом углу окна MS Word, выберите пункт главного меню «Подготовить» и подпункт «Добавить цифровую подпись».

   

3. Откроется диалоговое окно «Подписание». Если требуется обозначить цель подписания документа, введите информацию в соответствующее поле.

   

4. Если требуется поменять сертификат, которым будет подписан документ, нажмите кнопку «Изменить». В открывшемся окне «Выбор сертификата» выберите нужный вам сертификат и нажмите кнопку «ОК».

   

5. Для продолжения нажмите кнопку «Подписать». Если на компьютере установлен один сертификат и его ключевой носитель вставлен, то произойдёт запрос pin-кода и к документу будет добавлена подпись.
6. Если открылось окно «КриптоПро CSP — Вставьте ключевой носитель», то значит, ключевой носитель не обнаружен и его необходимо подключить к компьютеру.

   

7. О наличии в документе электронной цифровой подписи (или нескольких подписей) говорит значок в статусной строке документа внизу окна. Для просмотра подписей необходимо дважды щелкнуть мышкой по этому значку либо выбрать пункт главного меню «Подготовить» / «Просмотр цифровых подписей».

   

8. Документы, содержащие ЭЦП, по умолчанию блокируются, чтобы не допустить внесения изменений. Для внесения изменений в документ необходимо удалить из него цифровые подписи.
9. Убедившись в том, что электронная цифровая подпись добавлена в документ, закройте документ без сохранения.

Подписываем документ ворд эцп без программ

В Word 2003 и 2007 можно сгенерировать и наложить ЭП, без использования специальных программ и плагинов.

Пошагово в приложении 2003 это делается следующим образом:

1. Проверяем последнюю редакцию созданного документа;
2. В меню «Файл» выбираем раздел «Параметры»;
3. На странице «Безопасность» нажимаем клавишу «ЦП»;
4. В открывшемся списке загруженных сертификатов выбираем нужный и нажимаем «ОК»;
5. Вводим пароль, подтверждаем «ОК»;
6. Видим значок идентификатора в нижней части страницы.

В сборке 2007 первым шагом будет выбор команды «Подготовить», и «Добавить ЦП». Для версий 2022-2022 установка специального плагина обязательна.

Россия активно «оцифровывает» деятельность физических и юридических лиц. Что особенно важно в условиях пандемии.

Обмен документами word, с проставленными электронными цифровыми подписями, помогает любым процессам стать быстрее и безопаснее. Ведь для бизнеса гораздо эффективнее думать про суть соглашения, чем про удостоверяющую его подпись. А пенсионеру использование ЭП поможет остаться дома, и уберечь здоровье.

Получите сертификат абонента для шифрования сообщений

Прежде чем отправить зашифрованное сообщение, обменяйтесь с адресатом сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.

Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.

1. Откройте входящее письмо с ЭП.
2. Установите курсор на адрес отправителя и, нажав правую кнопку мыши, выберите «Добавить в контакты Outlook». В блоке «Показать» выберите «Сертификаты». Убедитесь, что сертификат отправителя есть в вашей адресной книге.
3. Нажмите «Сохранить и закрыть». Если абонент с таким адресом уже существует, программа предложит добавить новый контакт или обновить сведения. Выберите второй вариант — в контакт добавится новый сертификат, который будет использоваться по умолчанию.

Пошаговая инструкция подписи документов word при помощи различных по

Подписи к электронным документам могут прикрепляться – присоединяться к пакету данных, или быть в отдельной форме, открепленными. Последняя генерируется в ином документе, с расширением .sig.

Документ word можно подписать тремя способами:

• в приложении, с помощью специального плагина или без него;
• в КриптоАрм или другом дополнительном ПО;
• с помощью веб-сервиса (Крипто.Контур, др.)

Допустим, на вашем ПК криптопровайдер уже установлен. И ключ ЭП сгенерирован. Сертификаты, полученные в УЦ сохранены на ПК. Приступим к подписанию.

Рисунок 10. строка состояния microsoft word 2007/2022/2022

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка

Подписи, в которой указан статус подписи.

Рисунок 11. статус подписи

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи. Появится детальное сообщение о составе подписи.

Рисунок 12. состав подписи

Если открыть документ для редактирования, все подписи удаляются, об этом выводится предупреждение.

При открытии измененного документа, содержащего недействительную ЭП, появится сообщение.

Рисунок 13. документ с недействительной подписью

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния. В результате справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи. Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мыши и выбором пункта Состав подписи в выпадающем меню.

Рисунок 16. строка электронной подписи (крипто-про)

Появится диалоговое окно Настройка подписи (см. Рисунок 17).

Рисунок 17. настройка подписи

В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты не обязательно.

·                                        в поле Предложенный подписывающий вводится ФИОподписывающего;

·                                        в поле Должность предложенного подписывающего – название должности подписывающего;

·                                        в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего – адрес электронной почтыподписывающего;

·                                        в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставитьподпись;

Рисунок 18. строка подписи

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, например, если документ подписывается разными людьми. Добавление второй и следующих видимых подписей должно происходить до того, как будет добавлена первая электронная подпись, так как в этот момент содержимое документа становится защищенным от редактирования.

Рисунок 20. подтверждение подписи

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись – в разделе Требуемые подписи.

Рисунок 22. документ с несколькими подписями

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Рисунок 23. список подписей на документе

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа, либо выберите действие Подписать в контекстном меню элемента, либо в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.

Рисунок 24. добавление подписи

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать.

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи.

Рисунок 26. меню свойств подписи

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне.

Рисунок 27. просмотр состава подписи

Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмитекнопку

Просмотр.

Рисунок 28. сведения о сертификате

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно.

Рисунок 29. сохранение подписанного документа

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.

Рисунок 30. сообщение при попытке редактирования документа

Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут удалены.

Рисунок 31. документ с подписями, удалёнными в результате редактирования

Документ можно подписать повторно, для этого на вкладке Подписи щелкните по требуемой подписи и выберите команду Подписать… Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать…

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.

Рисунок 9. сведения о подписанном документе

В строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет электронную подпись.

Системные требования

1. Microsoft Office 2007/2022/2022/2022/2022 или Microsoft 365 (подписание доступно только в версии рабочего стола, но не во всех подписках).
2. КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС.
3. КриптоПро Office Signature 2.0.

Составляющие электронной подписи

ЭП состоит из 3 элементов:

• сертифицированное ФСБ техническое средство, с помощью которого осуществляется подпись (криптопровайдер, токен, «электронное облако»);
• пара ключей:

• сертификат проверки ЭЦП удостоверяющим центром. Подтверждает принадлежность ключей определенному человеку.

Благодаря этим составляющим, идентифицируется автор документа, гарантируется сохранность информации и отсутствие правок, файл может увидеть только адресат, которому он предназначается.

Суть эцп

Электронная подпись обеспечивает удаленное взаимодействие сторон в т.ч. юридических и физических лиц, государства, контролирующих органов, учебных, финансовых, медицинских, других учреждений.

Путем предоставления данных об инициалах, идентификационном номере налогоплательщика, дате рождения, электронном адресе и др. Для полной идентификации конкретного лица и информации, им предоставляемой.

Требования к программному обеспечению

Для работы с электронными цифровыми подписями в документах Microsoft Word 2003/2007 необходимо установить на компьютер программное обеспечение КриптоПро CSP.

Рекомендуемая версия КриптоПро CSP — 3.6 R2 (не ранее 13 августа 2022 г.).