Как продлить электронную подпись, если истекает срок действия сертификата

Когда срок действия электронной подписи заканчивается, владелец может продлить ее самостоятельно. При этом администратор корпоративного УЦ должен подтвердить подлинность документов в заявке.

#Полезное

#ИП и ТОО

С целью упрощения получения государственных услуг, а также для минимизации личного посещения гражданами (в т.ч. представителями юридических лиц) ЦОНов, на портале Egov была реализована возможность получения ЭЦП удаленно, в онлайн-режиме. Такая возможность есть не только у физических, но и у юридических лиц. О том, как юрлицу получить ЭЦП без посещения ЦОНа, узнайте в нашей инструкции.

Что понадобится юридическому лицу для получения ЭЦП онлайн.

Для получения ключа ЭЦП для юридического лица в онлайн-режиме, без посещения ЦОНа, ответственному лицу понадобится:

• компьютер или ноутбук с веб-камерой;
• на компьютере должно быть установлено ПО NCALayer;
• мобильный телефон (для получения SMS –сообщений с кодом). Номер должен быть зарегистрирован в базе мобильных граждан;
• реквизиты организации.

Проверить наличие регистрации в базе мобильных граждан можно на портале Egov в разделе «Сервисы», «Проверка наличия регистрации в мобильной базе граждан». Для проверки потребуется ввести ИИН владельца номера телефона. Ответ система дает немедленно.

Если ИИН в Базе мобильных граждан не зарегистрирован, необходимо пройти регистрацию. Для этого следует на портале egov.kz:

• нажать на “Виртуальный ассистент Kenes” (в правом нижнем углу экрана)
• выбрать язык общения (казахский, русский);
• нажать на иконку видеокамеры в нижней панели ассистента Kenes и на кнопку “Видеозвонок”;
• в открывшееся окно видеосвязи показать удостоверение личности, продиктовать ИИН, номер телефона и код из SMS.
• после прохождения регистрации следует обновить вход на портал Egov.

Видеозвонки для регистрации в базе мобильных граждан принимаются в будние дни с 09.00 до 20.00 часов, в субботу и воскресенье с 09.00 до 14.00 часов.

Как получить ЭЦП онлайн?

1. Для получения ЭЦП на юридическое лицо, необходимо на портале egov.kz: зайти на главную страницу и в разделе «Сервисы» выбрать «Получить ЭЦП удаленно»;

2. В открывшемся окне выбрать «Заказать услугу онлайн»;

3. Разрешить порталу использование веб-камеры компьютера с помощью кнопки «Разрешить» в верхней левой части монитора. Если камера настроена успешно, выйдет соответствующее уведомление;

4. В открывшемся окне «Получение электронной цифровой подписи удаленно» указать тип получателя услуги: поставить отметку «юридическое лицо»;

5. Выбрать тип лица, отправляющего запрос:

• первый руководитель;
• сотрудник с правом подписи;
• сотрудник с правом подписи финансовых документов;
• сотрудник отдела кадров;
• сотрудник организации;
• участник ИС Казначейство-Клиент.

6. Заполнить БИН организации, если запрос подает не первый руководитель, то потребуется также ввести ИИН лица, затем нажать «Отправить запрос»;

8. В открывшемся окне удаленной идентификации необходимо будет подтвердить личность лица, получающего ЭЦП для юридического лица (пройти фото и видеоидентификацию согласно инструкции);

9. После проверки будет произведен переход на сайт НУЦ, где необходимо ознакомиться с пользовательским соглашением и подтвердить согласие с его условиями;

10. Затем в открывшейся форме заполнить:

• электронную почту заявителя;
• тип хранилища ключей ЭЦП (выбрать «Персональный компьютер»);
• выбрать на компьютере папку для сохранения ключей;
• нажать последовательно «Открыть», «Подать заявку», «Обновить».

11. Придумать пароль для хранилища ключей;

12. Нажать «Загрузить сертификаты».

В результате на компьютере в указанной папке появятся 2 ключа выпущенной ЭЦП.

Если у юридического лица ЭЦП имеется, но истекает срок ее действия, перевыпустить новую можно в личном кабинете на сайте НУЦ.

Как продлить ЭЦП

Редактор: Елена Галичевская

Продлить электронную подпись, а точнее перевыпустить, можно онлайн или лично. Онлайн удобнее и проще, но воспользоваться этим способом можно только при определенных условиях

Леонид Яковлев

Когда заканчивается срок действия подписи, владельцу нужно его продлить. Технически это будет перевыпуск старой подписи. Рассказываем, как это сделать.

Электронная цифровая подпись — ЭЦП — аналог собственноручной подписи на бумаге. Юридически верно ее называть «КЭП» — «квалифицированная электронная подпись». В статье мы будем использовать термин «КЭП».

Компании и ИП используют электронную подпись, чтобы обмениваться документами с партнерами, сдавать отчетность через интернет, участвовать в электронных торгах, подать иск в суд.

Мак­си­маль­ный срок действия электронной подписи — 15 ме­ся­цев. Такой срок у КЭП, выданных налоговой инспекцией или ее доверенным лицом руководителю ООО или ИП.

В остальных случаях КЭП действуют обычно год. На такой максимальный срок выдают подписи сотрудникам компаний, ИП с доверенностью и обычным гражданам в аккредитованных удостоверяющих центрах — АУЦ.

Если срок действия КЭП еще не истек, подпись можно перевыпустить и сэкономить время. Если же срок действия подписи уже закончился, придется оформлять новую КЭП.

Когда закончится срок действия электронной подписи, она перестанет работать. Ею больше нельзя будет подписывать документы. Перевыпустить удаленно подпись не получится, придется оформлять новую. Например, если подпись нужна руководителю или ИП, придется лично приехать в точку выпуска КЭП минимум один раз.

Есть и небольшой плюс: новый токен покупать не придется, если он исправен. Новую подпись можно будет записать на старый.

Чтобы успеть продлить КЭП, за пару недель до истечения ее срока проверьте:

• Работает ли токен, на который записана электронная подпись. Для этого нужно вставить его в компьютер и убедиться, что на нем горит индикатор. Если токен с действующей подписью сломан, продлить ее не получится. Нужно покупать новый и оформлять новую КЭП.
• Корректно ли работает программное обеспечение для КЭП, нет ли ошибок. Если есть проблемы, возможно, нужно переустановить программу для работы с подписью.
• Верно ли указаны ваши данные в сертификате подписи: ФИО, адрес, название компании. Если за время владения подписью данные изменились, придется выпускать новый сертификат КЭП, продлить старый не получится.

Важно проверить эти моменты заранее, чтобы точно успеть продлить КЭП или получить новую подпись. Иначе есть риск, что может приостановиться документооборот компании.

Продлевают подпись на тот же срок, на который она была выпущена, — на 15 месяцев или 1 год. По факту продлить — значит записать новый сертификат на старый или новый токен.

Дистанционно продлить подпись можно:

Необязательно обращаться туда, где получали КЭП. Если получили в налоговой или в любом другом доверенном лице налоговой, перевыпустить можно и в Тинькофф. Потому что подпись, выпущенная доверенным лицом, по факту выпущена налоговой.

И наоборот, если в Тинькофф выпустили подпись, как у доверенного лица налоговой, перевыпустить ее можно в налоговой или другом доверенном лице, где есть такой функционал.

При личном обращении подпись можно также продлить там, где ее получали. А еще если лично прийти в доверенное лицо налоговой, там можно продлить подпись, выпущенную в налоговой.

Расскажем дальше подробно про каждый вариант.

За две недели до истечения срока подписи придет уведомление в личный кабинет компании или ИП. Продление подписи в налоговой бесплатно. Главное — успеть это сделать до истечения срока действия КЭП.

Продлить дистанционно. Обычно это занимает несколько минут. Вот что нужно сделать:

• Вставить в компьютер токен с электронной подписью, которую нужно продлить.
• Выбрать сервис «Перевыпустить сертификат электронной подписи», сформировать заявление, проверить в нем данные.

Новый сертификат электронной подписи будет записан на тот же носитель. Подпись будет действовать полный срок — 15 месяцев.

Подпись действует до 15 июня 2023 года, ИП продлевает ее 9 июня 2023 года. Старая подпись перестанет действовать сразу же, а новая будет действовать 15 месяцев начиная с 9 июня — до 9 сентября 2024 года.

Продлить лично в налоговой. Для этого директору компании или ИП нужно прийти в налоговую и заполнить заявление на перевыпуск. С собой взять паспорт, СНИЛС и токен с электронной подписью. Специалист в налоговой оформит документы и запишет сертификат КЭП на токен. Обычно это занимает несколько минут.

Продлить КЭП руководитель компании или ИП может онлайн в личном кабинете Тинькофф. Мы подготовили пошаговую инструкцию.

В личном кабинете Тинькофф внизу страницы нужно выбрать раздел «Да, хочу перевыпустить» и нажать кнопку «К выпуску»

Шаг 2. Проверить данные в появившемся окне и внести изменения, если это необходимо. Если данные ИП или компании изменились, это нужно подтвердить документами. Все изменения к тому моменту должны быть обновлены в ЕГРИП или ЕГРЮЛ, иначе во время проверки будет ошибка, ведь данные не совпадают.

Если все данные указаны верно, нужно нажать «Отправить данные», если нет — исправить данные, только потом можно отправлять

Шаг 3. Следовать инструкциям на экране: выбрать токен, где будет храниться подпись, и сгенерировать запрос на выпуск сертификата. Как правило, для хранения сертификатов используют Рутокен или Рутокен Лайт.

Нужно выбрать токен, на который будет записан закрытый ключ сертификата

После этого появится датчик случайных чисел.

Нужно следовать инструкции на экране — в окне датчика случайных чисел следует нажимать клавиши или двигать курсором мыши в окне датчика

Шаг 4. Ознакомиться с документами и подписать действующей КЭП заявления на выпуск нового сертификата, на отзыв старого и заявление о подтверждении владения ключом. Напомним, токен с сертификатом должен быть в компьютере.

Нужно нажать кнопку «Подписать» и отправить запрос на выпуск сертификата

Когда подпишете заявления, через 5 дней текущая подпись будет отозвана и ее нельзя будет использовать. Значит, если после этого шага вам пришлось выйти из личного кабинета, в течение 5 дней сюда нужно вернуться и завершить процесс. Иначе придется лично идти в точку выдачи Тинькофф, налоговую или в филиал партнера Тинькофф и получать новую подпись.

Шаг 5. В открывшемся окне выбрать подпись, которую нужно продлить.

Если подписей несколько, в окне будет список — выберите нужную

Шаг 6. Пройти повторную аутентификацию — ввести код из СМС, который придет на телефон.

Подтвердить личность нужно с помощью кода из СМС

Шаг 7. Подписать бланк ознакомления с сертификатом.

Нужно подтвердить выпуск сертификата — это требование закона

Сертификат будет готов через пару минут. Его нужно записать на тот токен, на который был сгенерирован запрос из шага 3. Для этого токен должен быть подключен к компьютеру. Теперь электронной подписью можно пользоваться: подписывать документы, обмениваться ими с партнерами, участвовать в тендерах и сдавать отчетность.

После получения новой подписи текущая перестает действовать. Скорее всего, подпись перестанет работать через 5 дней с момента подписания заявлений. Но может истечь и раньше, если до конца действия оставалось меньше 5 дней

По закону «Об электронной подписи» срок дей­ствия подписи, выданной АУЦ, должен быть ука­зан в самом сер­ти­фи­ка­те КЭП.

Сертификат подписи на сайте госуслуг

Аккредитованный удостоверяющий центр, в котором вы получали первичную подпись, должен прислать уведомление. Обычно его присылают за месяц до окончания срока действия КЭП. В разных УЦ порядок продления может различаться, поэтому опишем только общий алгоритм.

Продлить дистанционно. Для этого нужно:

• Заполнить заявление на продление.
• Проверить данные владельца ЭЦП.
• Следовать инструкциям в кабинете УЦ.

Продлить лично через удостоверяющий центр. Для этого нужно подойти в УЦ с токеном и документами. Обычно достаточно одного паспорта, но список документов лучше заранее уточнить в удостоверяющем центре.

• Руководитель компании и ИП получают подпись в налоговой службе или у ее доверенного лица, а сотрудники с доверенностью или просто люди могут обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.
• Налоговая инспекция или ее партнер выдаст подпись на 15 месяцев, а АУЦ — обычно на год.
• Важно отслеживать срок действия электронной подписи: если она перестанет действовать, продлить ее будет нельзя. Придется идти в точку выдачи и получать подпись заново: подавать заявление и пакет документов.
• Дистанционно продлить подпись можно в налоговой, ее доверенном лице — например, Тинькофф Банке — или аккредитованном удостоверяющем центре.

Как самостоятельно перевыпустить электронную подпись

Удобнее и проще продлить действующий сертификат электронной подписи онлайн. Рассмотрим эту процедуру подробнее на примере сервиса продления ЭЦП в Удостоверяющем центре СберКорус.

Зарегистрируйтесь на сайте УЦ

Авторизуйтесь по номеру телефона, придет смс-код.

Перейдите в раздел «Заявки»

Откройте заявку и введите информацию. Сервис подсветит красным поля, которые необходимо заполнить.

Некоторые данные система внесла автоматически из государственных баз данных. Внимательно проверьте все поля и нажмите кнопку «Сохранить».

Перейдите в блок «Основные документы»

Загрузите копии 2 и 3 страниц паспорта, введите данные и номер СНИЛС. Копии документов нужно подписать действующей электронной подписью. Загружать скан заявления не нужно.

Пройдите проверку документов

Все происходит автоматически и занимает не дольше минуты.

Подпишите документы заявки

Заявление сервис сформирует автоматически. Из списка выберите текущую подпись.

После проверки УЦ вышлет уведомление в смс и на почту.

Повторно авторизуйтесь в системе

И перейдите в раздел заявок.

Следуйте инструкции по настройке нового сертификата

Выберите рутокен, создайте приватный ключ подписи, дождитесь проверки от УЦ. Ознакомьтесь с печатной формой сертификата и подтвердите действие. Выберите способ подписания.

Выберите из списка текущую подпись.

Система произведет настройки автоматически.

Когда система оповестит, что электронная подпись выпущена успешно, можно начинать работу.

Процедура удаленного перевыпуска действующего сертификата понятная и простая. С ее помощью вы сэкономите время на поездке в офис и пройдете все шаги в удобное для вас время.

Условия дистанционного продления ЭЦП для физических лиц

Чтобы перевыпустить ЭЦП онлайн, физическому лицу нужно соблюсти ряд моментов:

Есть действующий сертификат

Заявление на перевыпуск электронной подписи подписывается действующей ЭЦП, полученной в любом Удостоверяющем центре, аккредитованном в Минцифры РФ

Сертификат выпущен на физическое лицо

Онлайн продлить электронную цифровую подпись может только фихическое лицо

Персональные данные не изменились

Если персональные данные не менялись в течение года — физическое лицо может перевыпустить личную электронную подпись дистанционно

Нужно продлить электронную подпись?

Инструкция по выпуску ключей (сертификатов) электронно-цифровой подписи НУЦ РК юридического лица на сотрудника организации.

Если Вы предпочитаете в качестве инструкции просмотр видео, то перейдите в конец страницы, чтобы его просмотреть.

ШАГ 1. Подготовка системыПодача заявки. (Если Вы впервые выпускаете ключи или срок сертификатов уже истек)

Проверяем запущена ли утилита NCA LAyer.

Проверьте, запущена ли у Вас утилита NCA Layer. Значок этой утилиты отображается в области уведомлений системы (возле значка переключения языков).

Значок выглядит так:

Если область уведомлений свернута то так:

Если значок отсутствует, запускаем утилиту NCA Layer с рабочего стола.

ШАГ 2. Подача заявки. (Если Вы впервые выпускаете ключи или срок сертификатов уже истек)

Заходим на сайт  Нажимаем на «Получить ключи ЭЦП». Далее выбираем «Ключи ЭЦП для юридических лиц» —  «Сотрудник организации» (либо нужное, в зависимости от Вашей должности). И жмем «Подать заявку»

Далее пишем проверочный код, указанный справа и БИН Вашей организации во второй строке.  Далее нажимаем «Проверить БИН». Выйдут данные организации и будет предложено ввести ИИН сотрудника. Вводим ИИН, жмем «Проверить ИИН».

Заполняем email, указываем населенный пункт посредством нажатия на значок лупы.

Указываем место сохранения ключей, также посредством нажатия лупы.

Нажимаем «Подать заявку»

В новом окне скачиваем, распечатываем заявку. На заявке необходимо поставить печать компании. Вам также необходима доверенность на получение сертификата ЭЦП. Кроме этого, руководитель организации должен подтвердить Вашу заявку в личном кабинете с помощью ключа Первого руководителя.

ШАГ 3. Подтверждение Первым руководителем.

Имея ключ первого руководителя, необходимо подтвердить Вашу заявку, либо это должен сделать непосредственно сам руководитель.

Производим вход в личный кабинет, ключом ЭЦП руководителя организации.

Указываем путь к хранилищу ключей «Персональный компьютер» и указываем ключ вида «AUTH_RSA»

Красной строкой будет выделено, сообщение, что в организации есть заявки, требующие рассмотрения. Нажимаем на данную ссылку и далее жмем «Редактировать».

После нажатия на кнопку «Редактировать», выбираем хранилище ключей для подписи. Это ключ вида GOST_NCA. Вводим пароль, жмем «Подписать».

На новой странице скролим в самый низ и выбираем статус заявки на «Заявка подтверждена первым руководителем организации». Ставим галочку подтверждения и жмем кнопку «Подтвердить».

ШАГ 4. Получение ключей ЭЦП.

С заявкой и доверенностью на ключ ЭЦП отправляемся в ближайший ЦОН, где оператор ЦОНа  ее нам подтверждает.

Нажимаем «Статус поданной заявки». В новом окне вводим номер заявки и нажимаем «Искать«.

номер заявки указан в самой заявке, которую Вы распечатали ранее.

Если Все хорошо, загрузится страница с данными Вашего сертификата НУЦ, идем в конец страницы, придумываем пароль и жмем «Загрузить сертификаты»

Пароль для сертификатов, «123456» УЖЕ не подойдет. Должно быть 8 символов, хотя бы одна заглавная буква и хотя бы одна цифра». ПАРОЛЬ НЕ ТЕРЯТЬ!!!

Загрузка сертификатов ЭЦП

Ваши ключи установятся к то место, которое было указано в строке «Путь к хранилищу ключей».

Также можете ознакомиться с видеоверсией данной статьи

Владелец проверяет лист ознакомления и устанавливает сертификат

Когда администратор КУЦ подтвердит продление подписи, в ленте уведомлений вы увидите сообщение «Электронная подпись готова».

• Нажмите «Загрузить».
• Убедитесь, что все данные указаны верно.
• Вставьте в компьютер носитель с ЭП.
• Нажмите «Все верно, с памяткой ознакомлен».

Новая ЭП готова. Подписывать документы можно как новой, так и старой подписью (до окончания ее срока действия).

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Срок действия электронной подписи

Согласно 14 ст. 63-ФЗ «Об электронной подписи», срок действия сертификата электронной подписи указывается в самом сертификате. Обычно он действует от 3 до 12 месяцев. Чтобы в реестре электронных подписей
была актуальная информация, владельцу действующего сертификата, срок которого истекает, нужно его продлить и подтвердить информацию. Удостоверяющий центр, который выпустил сертификат, пришлет уведомление об истечении за месяц
до наступления срока. Строгих сроков на перевыпуск или продление нет, но лучше сделать это не позднее, чем за 20 дней до окончания действия сертификата.

Когда срок сертификата истечет, владелец подписи не сможет подписывать документы. Программное обеспечение не будет формировать подпись. Если подписать документ все-таки получится, он не будет иметь юридическую силу. Просрочку выявит
программное обеспечение получателя документа.

Чтобы избежать остановки документооборота,

сразу начинайте подготовку к продлению сертификата, как только пришло уведомление от удостоверяющего центра.

Как продлить электронную подпись, если истекает срок действия сертификата

У сертификата электронной подписи есть срок, обычно это не более 12 месяцев. Чтобы избежать перебоев в работе, сертификат нужно вовремя продлевать. Юридическим и физическим лицам это можно сделать в удостоверяющем центре лично
или дистанционно с помощью действующего сертификата. В статье рассмотрим подробно, как продлить срок электронной подписи.

Администратор КУЦ подтверждает документы и выпускает ЭП

Когда эксперт УЦ проверит заявку, администратор КУЦ получит уведомление.

• В ленте уведомлений нажмите «Проверить». Если сообщение уже закрыто, в разделе «Сотрудники/Подписи» перейдите на вкладку «Заявки». Откройте блок «На продление/Подтверждение» и кликните заявку.
• Уточните, действительно ли этому сотруднику нужна новая подпись. Возможно, владелец уже не выполняет тех задач, для которых она выпускалась.
• Проверьте сведения в заявке и приложенные документы. Убедитесь, что они актуальны и совпадают. Если все верно, нажмите «Выпустить сертификат». Что делать, если нет кнопки «Выпустить сертификат»
• Что делать, если нет кнопки «Выпустить сертификат»
• Дождитесь, когда статус в заявке поменяется на «Подпись готова. Требуется активация владельцем» и закройте ее.

Если в компании всего один администратор КУЦ и его нет на работе (отпуск, больничный, командировка), владелец ЭП может обратиться к менеджеру и продлить ЭП по обычной схеме.

Подготовка к продлению сертификата электронной подписи

Срок действия ключей электронной подписи

Корректность работы ПО электронной подписи

нет ли ошибок

Данные, которые содержит сертификат подписи

ФИО владельца, адрес, название компании и др.

Если хотя бы один из пунктов не соблюдается,

продлить сертификат не получится.

Если есть трудности с ПО,

их нужно устранить до продления сертификата. Произведите все настройки и только потом приступайте к продлению.

Если изменились данные,

нужно выпускать новый сертификат.

Если вы потеряли или повредили токен,

незамедлительно сообщите о случившемся в УЦ. В этом случае продление также невозможно.

Владелец ЭП создает заявку

• Вставьте носитель с действующей ЭП в компьютер.
• В ленте событий нажмите «Продлить». Если уведомление уже закрыто или до окончания действия ЭП осталось больше 35 дней, на своей странице откройте вкладку «Подписи», нажмите «+» и кликните «Продлить имеющуюся». Выберите вашу подпись.
• Убедитесь, что верно заполнены сведения о владельце ЭП и компании.
• Укажите свои паспортные данные, .
• Загрузите сканы документов, необходимых для выпуска ЭП.
• Нажмите «Получить подпись».
• Убедитесь, что «Заявление на изготовление сертификата ключа проверки электронной подписи» заполнено верно, и нажмите «Подписать». Подпись руководителя или другого ответственного лица не требуется.
• Вставьте защищенный носитель, на который хотите записать новую ЭП, и нажмите «ОK».
• Выполните генерацию ЭП, следуя инструкции.

Заявка на продление сформирована и передана на проверку сотруднику УЦ.

Продление электронной подписи в офисе удостоверяющего центра

ИНН (для физлиц)

Также необходимо иметь при себе заполненное и распечатанное заявление на выпуск электронной подписи. Не забудьте оригиналы документов, чтобы не приходить в офис повторно.

Удаленное продление электронной подписи

Перевыпустите электронную подпись онлайн! Очень быстро, без дополнительных затрат и необходимости посещения Удостоверяющего центра.