Как заполнить заявку на сертификат ЭП для сотрудника или физлица в личном кабинете — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Из нашей статьи вы узнаете:

Чтобы получить электронную подпись, нужно составить заявление — это относится и к коммерческим удостоверяющим центрам, и к удостоверяющему центру ФНС России. В документы указываются основные сведения о заявителе, на основе которых и будет выпускаться подпись.

В личном кабинете можно заполнить заявки на все сертификаты, кроме ЭП-ОВ.

Создать заявку на сертификат может только сервисный центр. Когда сотрудник сообщит вам, что отправил заявку для редактирования в личный кабинет, перейдите по адресу i.kontur-ca.ru.

Заказать сертификат электронной подписи

1 января 2022 года вступили в силу изменения Федерального закона № 63-ФЗ, согласно которым руководители юридических лиц, индивидуальные предприниматели и нотариусы должны получать квалифицированные сертификаты электронной подписи (далее по тексту КЭП) в Удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных лиц (на момент написания статьи их три — ПАО «Сбербанк», Банк ВТБ, АО «Аналитический центр»). В статье расскажем, как получить квалифицированную электронную подпись от ФНС России по новым правилам в 2022 году.

Кому ФНС выдаёт электронную подпись

Выдача электронных цифровых подписей в ФНС осуществляется руководителям юридических лиц (генеральным директорам и иным лицам, имеющим право действовать от имени компании без доверенности), индивидуальным предпринимателям, нотариусам. Исключениями являются представители финансового сектора — кредитные организации, операторы платёжных систем, некредитные финансовые организации и ИП, являющиеся профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Финансовому сектору КЭП выдаёт Удостоверяющий центр Банка России. Кроме того, должностные лица госорганов и органов местного самоуправления, руководители государственных некоммерческих организаций и коммерческих организаций, подлежащих казначейскому сопровождению получают КЭП в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.

Сроки выдачи электронной подписи

Электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре выдадут за 1-3 рабочих дня. УЦ «Калуга Астрал» предоставляет клиентам возможность получить подпись за один час, для этого на получение услуги.

В УЦ ФНС электронную подпись выдадут при личном визите в налоговую инспекцию, но отправить заявление нужно заранее. Удобнее всего это делать через личный кабинет ИП и ЮЛ. Обслуживание граждан ведётся в порядке живой очереди по графику выбранного отделения ведомства. Существует способ, при котором ИП и юрлица могут получить квалифицированную электронную подпись быстрее.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

В чём особенность подписи

Бесплатная электронная подпись от ФНС для юридических лиц и ИП выдается в единственном экземпляре и используется для подписания любых электронных документов. Она подходит для всех электронных площадок и сервисов, где применяется квалифицированная электронная подпись, которая и  делает такие документы юридически значимыми, аналогом бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. То есть КЭП подходит для организации юридически значимого документооборота, участия в торгах, подписания отчётности для любых ведомств и других целей, где применяется КЭП. Она полностью защищает подписанные документы от изменения и позволяет выявить их в случае наличия изменений.

Сертификат ключа проверки электронной подписи от УЦ ФНС выдаётся на 15 месяцев. Продление электронного ключа, выданного УЦ ФНС с 2022 года тоже осуществляется бесплатно.

Как и где получить электронную подпись ФНС России

Что нужно сделать:

• Лично обратиться в налоговый орган или к доверенному лицу по месту выдачи КЭП.
• Подготовить документы и сведения .
• Купить сертифицированный носитель для записи КЭП (USB-токен) и лицензию на программное обеспечение (СКЗИ КриптоПро CSP).

Разъясним по пунктам.

Заявление

Для подачи необходимо обратиться в ИФНС или к доверенным лицам. Заявление заполняется в точке выдачи КЭП или в порядке, описанном доверенными лицами (https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/ucfns/). Также заявление на электронную подпись можно подать онлайн через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. В личном кабинете заявление формируется автоматически на основе имеющихся данных, а дальше нужно выбрать отделение ФНС. В любом случае заявитель получает КЭП лично, после прохождения идентификации и проверки предоставленных сведений в системах государственных органов .

Документы

Заявителю необходимо подготовить документы для получения ключа электронной подписи в Налоговой инспекции — Документ, удостоверяющий личность, номер СНИЛС и ИНН.

Токен

Для записи в ФНС квалифицированного сертификата электронной подписи понадобится токен, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России. Его нужно приобрести заранее.

Программное обеспечение

Для работы с КЭП ФНС необходимо установить на рабочем месте Сертифицированное ПО — программу КриптоПро CSP,  для которой необходимо приобрести лицензию — её можно приобрести и после получения КЭП. Но удобнее купить сразу токен и лицензию КриптоПро CSP в комплекте. Лицензия КриптоПро предоставляется на одно рабочее место (также имеются серверные лицензии). То есть, если предполагается, что электронная подпись будет использоваться для сдачи налоговой отчётности или других целей в нескольких офисах (или с рабочего и домашнего компьютера), то необходимо купить лицензию на ПО для каждого рабочего места.

Правила получения ЭЦП

1 января 2022 года вступили в силу изменения, касающиеся оформления электронной подписи. Индивидуальные предприниматели, руководители юридических лиц и нотариусы получают её в УЦ ФНС и её доверенных лиц, а физические лица и сотрудники юридических лиц — в аккредитованном удостоверяющем центре.

В обоих случаях нужно составить заявление, представить документы и пройти идентификацию. К получению электронной подписи нужно подготовиться — купить защищённый носитель, на который и будет установлена ЭЦП.

Документы для получения электронной цифровой подписи

Физическим лицам в аккредитованном удостоверяющем центре нужно будет представить всего один документ — паспорт. Другие документы, как ИНН и СНИЛС, нужны будут для заполнения заявления.

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям в УЦ ФНС нужно будет представить не только паспорт, но и другие документы: ИНН, СНИЛС для ИП и копию устава для ЮЛ.

Кроме того, заявитель должен будет предоставить сертифицированный носитель для электронной подписи. Выбрать и купить такой вы можете в нашем «Каталоге носителей».

Как работать с КЭП от ФНС

Электронная цифровая подпись для юридических лиц и ИП должна использоваться только его владельцем в соответствии с требованиями ФЗ-63 «Об электронной подписи». Токен (носитель с ключами ЭП) необходимо подключить к компьютеру в момент подписания документа, а после извлечь.

Крайне не рекомендуется оставлять токен в USB-входе и передавать его другим лицам. Если нужно предоставить возможность сотрудникам подписывать документы от лица компании по доверенности, то им заказать КЭП можно в коммерческом удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию по новым правилам (с 01.07.2020). СберКорус аккредитован по новым правилам и предлагает выгодные тарифы и условия выпуска КЭП для сотрудников организаций и физических лиц.

Как обойтись без поездки в ФНС, сэкономив деньги и время при получении КЭП?

ПАО Сбербанк первым в России получил статус доверенного лица УЦ ФНС России, и выдаёт квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи руководителям ЮЛ и ИП. Для тех, кто уже является или становится клиентами Сбера, получение подписи происходит с максимальным комфортом:

1. Заявку на получение подписи оформляется онлайн.

2. Если вы уже получали КЭП на руководителя в сервисе «Документооборот» в СберБизнес и срок её действия не истек — вы можете получить новую подпись онлайн или с посещением одного из отделений отделений банка для ЮЛ и ИП.

Если вы не клиент банка, для оформления заявки вам необходимо посетить одно из отделений для ЮЛ и ИП, где выдают КЭП от ФНС.

Открывая расчётный счёт в Сбере через СберКорус, вы получаете приятные бонусы:

• Бесплатную консультацию по получению КЭП.
• Финансовую выгоду — скидку 30 % на токен.
• Сервис электронного обмена документами СФЕРА Курьер — за 1 рубль на год.
• Сервис Проверки Контрагентов — бесплатный доступ на 1 месяц.

Узнать подробнее о специальных условиях получения КЭП от ФНС можно по ссылке.

Заявление на получение ЭЦП

Заявление в удостоверяющий центр «Калуга Астрал» подаётся после представления единственного документа — паспорта. Ссылку на заявление предоставит личный менеджер.

Документ должно заполнять само физическое лицо или сотрудник юридического лица, на которое и будет выпущена электронная подпись.

Инструкция для физических лиц:

Инструкция для сотрудника юридического лица:

Как заполнить заявку

Если у вас возникли сложности при входе в личный кабинет или проблемы с учётной записью — посмотрите отдельную статью.

В списке сертификатов выберите нужную заявку

Если у вас нет других сертификатов, заявка сразу откроется. Если вы не можете найти заявку в списке, проверьте, что не скрыли её раньше. Для этого нажмите «Отображать скрытые сертификаты». Если такой возможности в интерфейсе нет, значит у вас нет скрытых заявок или сертификатов. В этом случае позвоните в Сервисный центр. Возможно, заявка привязана к другому номеру телефона или сотрудник сервисного центра ещё не создал её.

Убедитесь, что всё нужное под рукой

• Для выпуска сертификата потребуется действующий сертификат Контура или  с такими же ИНН, ФИО, СНИЛС, как в новой заявке, чтобы подписать заявление в электронном виде. Это позволит быстрее выпустить сертификат.
• Если подходящего сертификата нет и вы получаете сертификат на сотрудника организации, то нужно будет подписать заявление вручную. Для этого понадобится принтер и телефон с камерой / фотоаппарат / цветной сканер.
• Документы. Оригинал или заверенная копия паспорта будущего владельца сертификата. Возможно, потребуются СНИЛС и ИНН (если не получится проверить ваши данные в госсистемах автоматически) и документы организации — список документов и случаи, в которых они нужны, написаны на шаге загрузки документов.
• Телефон с камерой, фотоаппарат или цветной сканер. Нужно будет загрузить изображения документов.

Нажмите кнопку «Приступить», когда будете готовы заполнять заявку.

Заполните данные владельца сертификата

Паспортные данные владельца можно заполнить автоматически. Для этого загрузите фотографию или скан паспорта РФ — мы распознаем данные и подставим данные в заявку.

Если вы заполняете паспортные данные вручную, то ФИО и дату рождения указывайте точно так же, как в паспорте: с буквами Ё,  дефисами, пробелами и пр. Если у вас нет паспорта РФ, подойдёт временное удостоверение личности.

Если вы иностранный гражданин, вместо паспорта РФ можете представить иностранный паспорт с нотариально заверенным переводом или вид на жительство в РФ (если нет иностранного паспорта). ФИО заполняйте русскими буквами, как в заверенном переводе. В пункте «Удостоверение личности» выберите вариант «Другой документ». Поле “Серия” можно не заполнять, если в документе оно отсутствует.

СНИЛС — номер вашего лицевого счета в системе пенсионного страхования. Если документа нет под рукой, можно посмотреть номер на госуслугах.

ИНН физлица — индивидуальный налоговый номер владельца сертификата, указан в свидетельстве о постановке на учет в ФНС.  Сначала заполните ФИО, дата рождения и реквизиты паспорта, а затем нажмите «Загрузить из базы ФНС» — мы автоматически подтянем номер. Если произошла ошибка, вы можете посмотреть номер самостоятельно на сайте ФНС.

Должность. Это необязательное поле в сертификате, но требуется для работы в некоторых системах, советуем заполнить. Если уверены, что должность не нужна, оставьте поле пустым.

Электронная почта. Укажите действующий адрес — туда будут приходить уведомления о статусе заявки и напоминания о продлении сертификата.

Проверьте данные организации и владельца

Эти данные попадут в заявление на выдачу сертификата.
Важно! Проверяйте данные внимательно, потому что если в данных будут ошибки, потребуется перевыпуск сертификата за отдельную плату (если у вас не подключена услуга “Сопровождение сертификата”).

Если название или адрес организации указаны неверно, нажмите ссылку «Обновить по данным ФНС» — мы автоматически актуализируем информацию в соответствии с данными в ЕГРЮЛ. 
Если ИНН, ОГРН или параметры сертификата указаны неверно — позвоните в ваш сервисный центр.
Если данные владельца указаны неверно, нажмите “Редактировать” и исправьте ошибки.
Если всё верно, нажмите “Подтвердить данные”.

Загрузите фотографии или сканы документов

6.1 Подпишите заявление.
— Если у вас есть сертификат доверенных УЦ с такими же ФИО, СНИЛС и ИНН, как в новой заявке, вы сможете подписать заявление электронно.

— Если подходящего сертификата нет и вы получаете сертификат для руководителей юридических лиц, ИП и физлиц, то заявление нужно будет подписать лично в сервисном центре.

В строке «Субъект персональных данных» — подпись владельца сертификата или его доверенного лица при наличии нотариальной доверенности. Печать организации не нужна.

В строке «От имени юридического лица» — должность, ФИО и подпись руководителя организации, на которую выдается сертификат. Вместо руководителя от имени ЮЛ может расписаться уполномоченное лицо по доверенности. Подпись синим цветом, не факсимиле.

6.2 Загрузите фотографии/сканы документов
Список нужных документов зависит от типа сертификата и особенностей вашей организации. Вы увидите в личном кабинете список документов, нужных именно вам. Также вы можете загрузить дополнительные документы, кликнув на ссылку “Загрузить дополнительные документы” внизу страницы. У каждого опционального документа написано, в каких случаях он требуется.
Мы автоматически запрашиваем выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП и проверяем данные СНИЛС и ИНН. Однако, если по каким-то причинам ФНС и ПФР не отвечают, будьте готовы загрузить эти документы самостоятельно.

Сделайте фотографии или цветные сканы всех документов. Технические требования к файлам:

• Качество картинки должно быть таким, чтобы текст легко можно было разобрать (примерно 200-400 dpi).
• Страницы не обрезаны, входят целиком.
• Размер до 10 МБ.
• Форматы jpg, png, gif, pdf, tif, bmp, heic.

Если вы используете не оригинал документа, а копию, она должна быть заверена по образцу:

Заверить копию может:

• руководитель или уполномоченное лицо организации/ИП, с которой заключен договор на выдачу сертификата, при наличии печати
• нотариус
• сервисный центр

На копии паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, заверительная надпись не обязательна.

Важно! Нельзя фотографировать/сканировать копию заявления. Только оригинал. Не выбрасывайте заявление — оно понадобится при получении сертификата.

Загрузите подготовленные сканы в нужные вкладки.

После загрузки всех обязательных документов станет активной кнопка “Продолжить” внизу страницы. Нажмите на неё.

Выберите сервисный центр

На этом шаге нужно выбрать адрес, куда вам будет удобно подойти с оригиналами документов после одобрения заявки.
Чаще всего какой-то сервисный центр уже выбран — он отображается на зелёной плашке. Если он вам подходит — сразу нажмите кнопку “Отправить на проверку”. Если СЦ не подходит или не выбран, найдите удобный вам адрес в списке или на карте и кликните на него — он подсветится зелёным.
В списке и на карте показываются только точки в выбранном регионе/городе. Если вы хотите посмотреть точки в других регионах — поменяйте локацию.

Если вы подписали заявление сертификатом и все данные прошли проверку в гос.системах (паспорт, СНИЛС + ИНН для сертификатов для ИП и физлиц), то вам не нужно идти в сервисный центр, поэтому шага выбора СЦ не будет, вы сразу увидите вот такое сообщение. Но если вы приобретали токен, позвоните в сервисный центр и договоритесь, когда и где его получить.

Заявка отправлена

Мы проверим заявку в течение 1–2 дней и сообщим вам результат. На странице написана пошаговая инструкция конкретно для вашего случая. Например, такая:

После одобрения заявки будущему владельцу сертификата нужно будет подойти в сервисный центр с оригиналами документов для удостоверения личности. Если сертификат выдаётся на сотрудника организации, то понадобится доверенность от руководителя.

Можно ли получить ЭЦП на Госуслугах

Квалифицированную электронную подпись нельзя получить на Госуслугах. Если сделать такой запрос, вас направят в аккредитованный удостоверяющий центр или в УЦ ФНС в зависимости от ситуации.

Заявление в УЦ ФНС

Заявление в удостоверяющий центр ФНС может быть подано разными способами: при личном визите в инспекцию, ценным письмом с описью содержимого, в личном кабинете на сайте налоговой.

Пошаговая инструкция по заполнению заявления: