Оформление ЭЦП и нотариальные действия
Преимущество электронных документов прежде всего заключается в скорости их передачи и удобстве хранения. К нотариальному заверению электронных документов обращаются, чтобы:
- Быстро передать документы в другой город. Можно нотариально удостоверить электронный документ и отправить его по электронной почте адресату.
- Защитить документы от рисков, связанных с хранением и использованием документов на бумаге. Электронный документ, который находится в «облачном» хранилище, сложнее испортить или потерять. При этом он будет иметь такую же юридическую силу, что и бумажный.
- Уменьшить объем архива. Вместо нескольких полок с папками для электронных документов достаточно флешки или места в «облаке».
Законодательством предусмотрено выполнение разных действий, факт которых может быть заверен электронной подписью. К ним относятся:
- обмен документами между физическими и юридическими лицами, включая подачу документов в различные государственные реестры;
- получение доказательной базы – ознакомление с информацией на сайтах, по электронной почте, sms-переписке, на компьютерах, планшетах, мобильных телефонах;
- работа с реестром залогового имущества – подача соответствующего заявления, подготовка выписки;
- удостоверение копий бумажных и электронных документов, предоставленных на альтернативных носителях;
- подача документов для регистрации предприятий – юридических и физических лиц-предпринимателей;
- подача заявлений для регистрации права собственности на недвижимость;
- получение данных из Государственного реестра юридических и физических лиц-предпринимателей для удостоверения соответствующих бумажных копий документов;
- получение данных из реестра недвижимости для осуществления сделок купли-продажи, мены, дарения, завещания;
- сбор информации из реестров для подготовки документов при вступлении в наследство.
https://www.youtube.com/watch?v=ytabout
К документам, предоставляемым в целях нотариального удостоверения в электронном виде, предъявляется ряд требований:
- нотариус формирует цифровой документ формата XML, который является оригиналом, заверяет его своей ЭЦП;
- электронная копия оригинала, предоставленного на электронно-цифровом носителе, должна быть оформлена в PDF-формате, сканирование выполняется с такими параметрами: разрешение 200 точек, серые оттенки, цветовая глубина 8 бит/пиксель.
Эти правила необходимо соблюдать, особенно при предоставлении документации в государственные органы, судебные инстанции.
Заверению подлинности подлежат практически все оригиналы электронных документов. Их можно самостоятельно приносить в офис или отправлять электронной почтой. Процедура выглядит следующим образом:
- сформировать оригинал документа в электронном виде (формат XML);
- предоставить его для проверки в нотариальную контору;
- поставить собственную цифровую подпись;
- после этого нотариус удостоверяет аутентичность документа своей электронной подписью.
Когда требуется перевести в электронный вид бумажный документ с последующим заверением, нотариус самостоятельно обязан произвести его сканирование в требуемом формате и с необходимыми параметрами.
Только после этого ставить на нем ЭЦП. Такому действию подлежат все документы, кроме тех, которые удостоверяют личность (паспорт, водительские права).
В каких случаях нужна нотариальная доверенность в электронной форме
Закон запрещает переводить в электронный вид только те документы, которые удостоверяют личность, например:
- паспорт,
- водительское удостоверение и т.д.
Все остальные документы можно заверять, например:
- свидетельство о рождении,
- лицензии,
- страховые документы,
- доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.
Такой электронный документ разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи, с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных.
Действительность любой нотариальной доверенности, выданной в России с начала 2017 года, можно проверить в официальном Реестре доверенностей.
Получить квалифицированную электронную подпись для нотариальной доверенности
Оформление ЭЦП– современная тенденция документооборота. Ним может воспользоваться юридическое и физическое лицо. Электронная цифровая подпись нотариуса призвана удостоверить подлинность сформированного документа, являясь фактически аналогом обычной подписи. Такую возможность нотариат получил по закону, принятому в 2014 году.
Нотариусы с ЭЦП теперь могут заверять оригиналы документов, созданные в электронном виде, подтверждать подлинность копий электронных документов. Существует целый перечень позволенных нотариальных действий, которые можно производить с помощью электронной подписи.
https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright
Сегодня существуют три вида ЭЦП: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Последняя применяется при оформлении нотариальных удостоверений. Нотариус с ЭЦП в Москве обеспечит правильность оформления всех бумаг – вы можете быть уверены, что документ будет принят всеми государственными органами и инстанциями. Фактически, такая подпись приравнивается к собственноручно поставленной, а также печати.
Как проходит процедура удостоверения
https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise
Согласно 44.2 ст. Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:
- Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
- Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
- К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
- Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он тоже должен подписать документ своей квалифицированной электронной подписью.
- Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.
