Добавление пользователей и распределение ролей
После регистрации сертификата ЭЦП завести в сервис всех сотрудников организации через меню «Моя Компания», а так же там можно добавить уже известных контрагентов, которые работают в электронном документообороте.
В ЭДО есть три роли пользователей: Администратор, Оператор и Подписант. Вы можете сделать так, чтобы часть сотрудников могла только создавать необходимые документы, а подписывать их и отправлять контрагентам доверить только уполномоченным лицам. Например, главному бухгалтеру или коммерческому директору.
Администратор заполняет и редактирует реквизиты Компании на Портале, распределяет роли и формирует приглашения между сотрудниками и контрагентами, управляет сертификатами электронной подписи в компании, а также тарифами и набором услуг.
Оператор формирует и подписывает извещения и уведомления о получении документов.
Подписант подписывает документы для отправки или отклоняет их. Так же подписант может удалять ошибочно подписанные документы.
Администратор может пригласить пользователя.
Или найти его среди уже добавленных в систему ЭДО.
Контакты
В меню Контакты собираются все ваши контрагенты, сотрудники и просто контакты людей, которые работают в системе ЭДО и с которыми вы обмениваетесь документами.
Мобильная электронная подпись
Да, МЭП — это усиленная квалифицированная электронная подпись. Документы, подписанные «МЭП», признаются электронными документами, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Проблемы использования эцп
Мошенничество при работе с ЭЦП связано в основном с кражей или физическим использованием сертификата другими лицами. Это чаще всего происходит из-за неправильного хранения токена с сертификатом и пароля от него. Также злоумышленники часто используют внедрение вирусов на ПК пользователей ЭДО, например, подменяют на экране текст документа, который пользователь хочет подписать.
Однако, все эти факторы зависят от защищенности интерфейса, в котором пользователь работает, и от того, соблюдает ли сам пользователь элементарные меры безопасности при работе с ЭЦП.
Создание документов
Рассмотрим процесс создание обмена документов, ради которого, собственно, вы и заводите себе систему ЭДО. Есть два варианта отправки документов контрагенту: либо загружать их, либо самому создать в интерфейсе. Система сама подскажет вам, если вы что-то сделаете неправильно.
Попробуем создать счёт-фактуру, товарную накладную или акт в интерфейсе. Из меню «Загрузить» можно так же прикрепить договор и любой другой сопроводительный документ для отправки его контрагенту.
Если в системе ещё нет вашего контрагента, то вы можете его добавить из соответствующего меню.
После подготовки документа он выглядит так. Если всё правильно, то можно отправлять через оператора ЭДО. Для запуска процесса подписания компании необходимо подключить услугу спецоператора ЭДО.
Кроме того можно посмотреть и распечатать бумажную версию документа, а также видна вся его история. Полезная опция для руководителя.
Если вы в организации работаете с системой 1С, то можно использовать специальный модуль автоматизации процесса обработки формализованных документов (ТОРГ-12, актов выполненных работ и счетов-фактур), полученных или выставленных в электронном виде.
Итог:
Мы постарались сделать систему «Электронный документооборот» ПАО «МегаФон» максимально простой и понятной для пользователей. Вам будет достаточно лишь осуществить первоначальную настройку и начать с ней работать. Конечно, все ваши контрагенты также должны подключиться к ЭДО.
К плюсам использования ЭДО можно отнести:
- отказ от бумажных носителей и связанную с этим экономию времени и средств на расходные материалы и содержание оргтехники;
- безопасный способ обмена и хранения информацией, а так же организацию многоуровневого доступа любого из сотрудников компании;
- оперативный способ поиска нужных данных, что особенно важно для организаций, работающих с большими объемами документации.
В системе «
Электронный документооборот
» можно быстро и бесплатно получить отчётные документы по услугам связи.
- Не нужно ежемесячно ездить в офис «МегаФона».
- Не требуется взаимодействие с почтой.
- Не нужно тратить деньги на курьерскую доставку.
Что же тормозит развитие электронного документооборота в организации:
- устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа
- закрытие документов задним числом
- необходимость обучить персонал электронной работе.
- неготовность других контрагентов
Операторы ЭДО стараются подтолкнуть компании, предлагая удобный инструмент поиска контрагентов, уже готовых обмениваться документами электронным способом. МегаФон не отстаёт и у нас продолжается работа над улучшением сервиса и упрощением интерфейса. Уже сегодня процесс отправки документа достаточно прост, но мы не останавливаемся на достигнутом и продолжаем свои исследования, стремясь сделать свой продукт максимально простым и удобным.
