Образец приказа об использовании ЭЦП по 44-ФЗ в 2020 и 2021 году

Что включать в приказ по эцп

Суть распорядительного акта — наделить конкретных сотрудников полномочиями на подписание документов ЭЦП. Документ так и называется: «О наделении правом подписи». В этом же указе назначают ответственных за работу с АРМ и за информационную безопасность.

Приказ составляют в свободной форме. Некоторые ТОФК и удостоверяющие центры предоставляют клиентам бланки, которые необходимо заполнить для получения ключа ЭП в их отделе. Обязательно отразите следующую информацию:

1. Полное наименование заявителя. Пропишите краткое название, если оно есть в уставных бумагах.
2. Реквизиты распоряжения: номер, дата и место выпуска.
3. Название акта и правовую основу. В преамбуле всегда ссылайтесь на нормативы, в соответствии с которыми потребовалось наделить сотрудников правами на подписание. К примеру, ЭЦП для ЕИС делают по нормам федеральных законов №44 и №63.
4. Перечень работников, которым передают полномочия. Укажите их фамилии, имена и отчества полностью. Пропишите их текущие должности и новые полномочия.
5. Для распорядительного акта на передачу прав подписания при замещении основного работника внесите сведения как минимум о двух сотрудниках, которые заменят его при отсутствии.

Введение должности управляющего в штатное расписание.

Итак, работодатель может ввести должность контрактного управляющего в штатное расписание. Причем это не обязательно должна быть целая ставка – можно установить и 0,5, и 0,3 ставки, и др.

Обратите внимание:

Закон № 44-ФЗ не содержит положений о том, что в штатное расписание заказчика, выступающего работодателем, необходимо вводить такие должности, как работник контрактной службы, контрактный управляющий. Должностное лицо, на которое возложены обязанности контрактного управляющего, является соответствующим субъектом независимо от на­именования указанной в штатном расписании должности (Письмо Минэкономразвития РФ от 18.02.2021 № ОГ-Д28-2128).

Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа работодателя.

Кроме этого, работодателю целесообразно утвердить должностную инструкцию контрактного управляющего, в которой определить его функции и полномочия. В инструкции, в частности, рекомендуется указать:

• наименование должности;

• информацию о том, что контрактный управляющий по 44 фз отвечает за осуществление всех (или нескольких) закупок заказчика;

• требования к образованию (иные квалификационные требования – при их наличии);

• требования к знанию законодательства;

• полномочия по осуществлению закупок;

• права и обязанности;

• ответственность.

Для установления функций и полномочий можно обратиться к ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ, Типовому положению и профстандартам «Эксперт в сфере закупок» и «Специалист в сфере закупок».

Если в организации есть работник, получивший соответствующее образование в сфере закупок, но занимающий другую должность, который не возражает перейти полностью на должность контрактного управляющего, его можно перевести. Перевод осуществляется путем заключения дополнительного соглашения, издания приказа о постоянном переводе и внесения записи о переводе в трудовую книжку.

Действия с эцп строго по приказу

Мы уже говорили о том, что электронных подписей в организации должно быть несколько. Материал можно посмотреть по ссылке. Так вот, если контрактный управляющий Иванов сам своей ЭЦП подписывает документ в ЕИС, то как бы всё в порядке.

Причем подписание ЭЦП возможно только после собственноручного подписания документа на бумажном носителе. Да, сложно всё, но наличие бумажного варианта с собственноручной подписью руководителя убережет вас от наказания при проверке. Ведь не каждый работник может быть настолько уверен в своём руководителе, чтобы подписывать документы его ЭЦП и не бояться возможных последствий.

Контрактная служба.

В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 05.04.2021 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ) заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает 100 млн руб., создают контрактные службы.

Чтобы определить, должен ли работодатель создать контрактную службу, нужно определить среднегодовой объем закупок. Он должен включать весь утвержденный на год объем финансового обеспечения для осуществления закупок в соответствии с Законом № 44-ФЗ. В данный объем включаются также средства для оплаты контрактов, заключенных до начала указанного финансового года и подлежащих оплате в этом году (п. 16 ч. 1 ст. 3 Закона № 44-ФЗ).

Общие требования к контрактной службе определены Законом № 44-ФЗ и Типовым положением (регламентом) о контрактной службе, утвержденным Приказом Минэкономразвития РФ от 29.10.2021 № 631. В соответствии с этим Типовым положением контрактная служба создается одним из следующих способов:

• создание отдельного структурного подразделения;

• утверждение работодателем постоянного состава работников, выполняющих функции контрактной службы, без образования отдельного структурного подразделения.

Численность контрактной службы не может составлять менее двух человек.

Если контрактная служба создается как отдельное структурное подразделение, ее возглавляет руководитель структурного подразделения, назначаемый на должность приказом руководителя либо уполномоченного лица, исполняющего его обязанности. Контрактную службу без образования отдельного подразделения возглавляет руководитель или один из его заместителей.

Руководитель контрактной службы определяет должностные обязанности и персональную ответственность работников этой службы (п. 10 Типового положения).

Как формируется отдельное структурное подразделение – Законом № 44-ФЗ и Типовым положением не установлено, но можно предположить, что оно создается из новых либо из своих, но полностью освобожденных от прежних обязанностей работников. В любом случае это должны быть сотрудники работодателя, а не сторонние лица, оказывающие услуги.

Служба без образования структурного подразделения создается из работников организации.

К сведению:

Работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).

Контрактная служба создается на основании Положения о контрактной службе, разработанного на основании Типового положения и приказа руководителя.

В приказе отражается:

• информация о лице, которое назначается руководителем;

• список сотрудников, входящих в состав службы без выделенного подразделения;

• срок подготовки руководителем документов, определяющих должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников контрактной службы.

Приказ утверждается не позднее начала финансового года, в котором совокупный годовой объем закупок превысит 100 млн руб., либо не позднее даты принятия решения об утверждении дополнительных объемов финансирования.

С приказом рекомендуется ознакомить задействованных лиц за два месяца до запланированной даты создания контрактной службы.

Контрактный управляющий.

В организациях, где совокупный годовой объем закупок менее 100 млн руб. (а таких большинство), назначается контрактный управляющий по 44 фз– должностное лицо, ответственное за осуществление одной или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта.

Контрактным управляющим может быть только должностное лицо заказчика (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ) с высшим или дополнительным профессиональным образованием в сфере закупок (ч. 6 ст. 38).

Можно выделить несколько вариантов назначения на должность контрактный управляющия.

Куда обратиться

Итак, где же взять для работы эту ЭЦП? Для заказчиков путь один. В УФК. Там вам бесплатно выдадут электронную цифровую подпись отвечающую последним требованиям законодательства. Вам останется установить сертификат на рабочий компьютер и привязать его ко всем электронным площадкам.

Назначение на должность управляющего.

Если должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена или предусмотрена, но вакантна, управляющего нужно назначить из числа работников. Назначение осуществляется приказом работодателя. Образец см. ниже.

Государственное автономное учреждение «Горводоканал»

(ГАУ «Горводоканал»)

ПРИКАЗ

о назначении контрактного управляющего

г. Самара

10.01.2020 № 2-К

В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 05.04.2021 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить главного бухгалтера ГАУ «Горводоканал» Иванову И. Е. на должность контрактного управляющего, ответственного за закупки товаров, работ, услуг для обеспечения нужд ГАУ «Горводоканал», включая контроль исполнения контрактов.

2. Возложить на Иванову И. Е. функции и полномочия, предусмотренные должностной инструкцией контрактного управляющего, утвержденной приказом руководителя ГАУ «Горводоканал» от 12.12.2021 № 55.

3. Специалисту отдела кадров подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Ивановой И. Е. до 14 января 2020 г.

4. В соглашении установить следующее:

   • контрактный управляющий действует на основании настоящего приказа и должностной инструкции с 14 января 2020 г. бессрочно;

   • контрактный управляющий несет персональную ответственность в пределах возложенных на него полномочий.

5. Секретарю Борисовой С. К. довести настоящий приказ до сведения Ивановой И. Е. под подпись.

6. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Машкову С. С.

Руководитель Дмитриев В. В. Дмитриев

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Машкова, С. С. Машкова

10.01.2020

Главный бухгалтер Иванова, И. Е. Иванова

13.01.2020

Заказчик вправе возложить на контрактного управляющего полномочия по проведению одной или нескольких закупок (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ). Поэтому управляющих может быть несколько. Соответственно в приказе нужно отметить, за сколько закупок конкретный управляющий отвечает.

Затем с работником следует заключить дополнительное соглашение. При этом, если должность контрактного управляющего преду­смотрена штатным расписанием, оформляется совмещение должностей в порядке ст. 60.2 ТК РФ. Соглашением устанавливаются срок совмещения, объем дополнительной работы и размер доплаты за совмещение. Доплата может быть любая исходя из объема дополнительной работы.

Вменяя работнику дополнительные обязанности в случае, когда должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена, необходимо учитывать, что согласно ч. 1 ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы) является одним из условий трудового договора.

Поэтому для расширения должностных обязанностей работника и включения в них обязанностей контрактного управляющего с ним также необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о расширении должностных обязанностей. Изменения следует внести и в должностную инструкцию работника по его должности, подробно прописав все дополнительные обязанности – обязанности контрактного управляющего. За исполнение этих обязанностей работнику может быть установлена доплата.

* * *

Подводя итог, отметим еще раз, что если в организации должна быть образована контрактная служба – она может быть или в виде отдельного структурного подразделения, когда все его должности вводятся в штатное расписание, или в виде службы без образования структурного подразделения, когда обязанности специалистов по закупкам возлагаются на имеющихся работников организации.

Что касается контрактного управляющего, для него также может быть введена отдельная должность в штатное расписание. Иначе обязанности управляющего возлагаются на одного или нескольких работников организации.

Если должность, предусмотренная штатным расписанием, свободна, обязанности контрактного управляющего исполняются другим работником в порядке совмещения должностей. Если не предусмотрена – на работника с его согласия возлагаются дополнительные функции контрактного управляющего.

При этом следует иметь в виду, что если изменение (расширение) трудовой функции осуществляется бессрочно, то от совмещения должностей работник может отказаться, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня в силу ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ.

Не еисом единым

Документов подписываемых в ЕИС ЭЦП руководителя крайне мало. Если исключить План закупок и План-график закупок, то таких сведений практически нет. Ну не будете же вы подписывать ЭЦП руководителя сведения о заключенном контракте, в самом деле? Хотя не удивлюсь, что и такое у кого-то встречается.

Для документов и сведений, подписываемых в ЕИС, вполне достаточно ЭЦП исполнителя – контрактного управляющего или сотрудника контрактной службы, иногда специалиста финансовой службы.

Подписание и утверждение документов ЭЦП руководителя больше применимо к системе Электронный бюджет. Когда Предложения на закупку, КБК на закупку и изменения в Бюджетную смету и План закупок требуют согласования руководителя.

Нормативная база:

В следующей статье нашего цикла «44-ФЗ простыми словами» мы познакомимся с целями осуществления закупок и поговорим про нацрежим в закупках.

Образцы приказов по работе с электронной подписью

Примерный образец приказа о назначении ответственного за ЭЦП для бюджетной (и любой другой) организации:

М.П.

Еще один образец приказа на получение ЭЦП — в территориальном отделении Федерального казначейства:

Принципы

Ну а что же там с принципами контрактной системы?

Законом устанавливается шесть следующих принципов:

1. Открытости и прозрачности – вся информация о закупках публикуется в ЕИС и все желающие могут посмотреть практически любую закупку в свободном доступе. Всплывают же иногда в СМИ закупки на приобретение дорогостоящих автомобилей или организацию праздников за счет государства. Всё это благодаря этому принципу.
2. Обеспечения конкуренции – контрактная система создает равные условия для обеспечения конкуренции между участниками закупок. Все кто хотят участвовать – участвуют. Любые действия, противоречащие нормам Закона о контрактной системе, запрещены для всех участников процесса закупок. Внимательно прочитали – условия равные для всех. Сильно законодатели прописали! У всех получается соблюдать?!
3. Профессионализма заказчика – представители заказчика, которые занимаются закупками, должны быть профессионально подготовлены и постоянно повышать свою профессиональную квалификацию. Не реже, чем один раз в три года специалист должен быть обучен! А здесь выполняете?
4. Стимулирование инноваций – заказчики должны приобретать инновационную и высокотехнологичную продукцию. Всё самое лучшее на благо государства и народа!
5. Единства контрактной системы – принципы и подходы контрактной системы едины, позволяют качественно планировать и осуществлять закупки, проводить их мониторинг и аудит. Слышите – ЕДИНЫ!!! Никакого двоякого толкования Закона и его подзаконных актов нет. Слышите – НЕТ! Но мы-то с вами знаем, как это обстоит на самом деле.
6. Ответственность за результативность и эффективность осуществления закупок – должностные лица заказчика должны планировать закупки в соответствии с целями деятельности своих организаций. Закупки должны проводиться ради результата, а не закупки во имя закупок. Знаете анекдот из армии: “Нам не надо, чтоб вы работали качественно, надо чтоб вы задолбались.” Так вот 44-ФЗ не для этого. Закон нацелен на результат. Ну, по крайней мере, так в статье 12 Закона написано.

Удачных вам закупок, коллеги!

Статья пятая. электронная

В пятой статье Закона пишут, что “допускается обмен электронными документами….между участниками контрактной системы в сфере закупок”. Имеется в виду – подача заявок, запросы на разъяснение документации о закупке, подписание контракта.

Кстати, забегая вперед – Законом запрещается общение между Заказчиком и потенциальным Поставщиком/Подрядчиком/Исполнителем при проведении электронной процедуры закупок (ст.46 ФЗ №44-ФЗ). Соблюдаете, коллеги?

Очень часто слышу от Поставщиков: “А вот у вас аукцион на поставку чего-то там выставлен, а скажите – почему то-то и то-то?” Отвечаю звонящему: “По нормам 44-ФЗ мы не имеем права с вами общаться. Если вам что-то не понятно в документации, пишите запрос.

И да, в 9 случаев из 10 никто никакие запросы не пишет. Проверено. Потому что звонят так чаще всего дилетанты, которые по итогу не смогут запрос подать или не захотят с этими запросами возиться. Участник закупки, который себя зарекомендовал на рынке, с успешным опытом продаж государству своих ТРУ так звонить не будет.