Организационно-правовые документы и локальные акты – Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

В каком случае можно передавать эп другому лицу

Ни в одном нормативном акте не сказано, что ЭП можно передавать сторонним лицам. Связан этот негласный запрет с тем, что электронная подпись служит идентификации лица. По сути, передачу ЭП можно сравнить с тем, что владельцу «живой» подписи отрезают руку и этой рукой ставят роспись.

Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль электронными документами, подписанными электронной подписью (п. 1 ст. 252 НК РФ)?Посмотреть ответ

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Какая эп нужна сотруднику

Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) — аналог собственноручной подписи на бумаге, с помощью которого можно подписывать электронные документы. 

Чтобы подписывать документы организации, работнику нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такую ЭП используют, чтобы сдавать отчетность, вести электронный документооборот с контрагентами, участвовать в торгах, работать с госпорталами. КЭП определяет личность автора, проверяет целостность файла и наделяет его юридической силой без дополнительных соглашений. КЭП, а точнее ее сертификат, выдают аккредитованные Минцифрой России удостоверяющие центры (УЦ).

Какие изменения ждут в 2021 году?

Есть ещё один момент, на который организации обязательно нужно обратить внимание, если она затеяла внедрение квалифицированной ЭП, — до 31 декабря 2021 года необходимо перейти на использование схемы создания электронной подписи по стандарту «ГОСТ Р 34.10-2021.

Из этого следует, что при внедрении ЭП по новому ГОСТу важно учесть возможности инфраструктуры — есть большая вероятность, что понадобится обновление ОС или СЭД, например, — и выбрать надежного криптопровайдера. Тем, кто уже использует ЭП, возможно предстоит замена криптопровайдера и обновление инфраструктуры.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) может использоваться во всех перечисленных выше случаях с учетом ограничений, номенклатуры документа, который подписывается данным сертификатом.

В этом случае обмен документами происходит на площадке оператора электронного документооборота (ЭДО), и все действия по использованию КЭП регламентируются оператором. Плохая новость — за каждый пересылаемый через оператора документ придется платить (как правило, применяется оплата за объем).


Целесообразно заранее проанализировать, с кем организация будет обмениваться документами, и каким оператором ЭДО пользуется большинство партнеров, чтобы максимизировать эффект от перехода на электронный документооборот.

Бюджет на проект по внедрению УКЭП увеличивается ещё и за счет количества сотрудников, которым необходим сертификат. Средняя стоимость сертификата может варьироваться от 3 до 5 тысяч рублей в год. И скорее всего, всем сотрудникам организации такая подпись не требуется.

Для ознакомления с документом или подтверждения факта согласования достаточно простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной. Квалифицированный сертификат, как правило, нужен только тем сотрудникам, которые уполномочены подписывать документы, отправляемые за пределы организации: первое лицо организации, главный бухгалтер, директора департаментов и т.п.

Для более надеждой защиты в подпись можно встроить информацию о том, когда документ был подписан (так называемый штамп времени). Время подписи получается от специальных центров штампов времени, которые считаются точными и надёжными источниками времени.

Такая электронная подпись называется улучшенной. Большинство современных СКЗИ поддерживают работу с улучшенными квалифицированной и неквалифицированной подписью, а аккредитованные удостоверяющие центры, выпускающие сертификаты, зачастую предоставляют услуги по предоставлению штампов времени своим клиентам.

Главным образом, такая подпись необходима для:

  • Генерального директора

  • Главного юриста

  • Главного бухгалтера

  • Других сотрудников, уполномоченных подписывать документы от имени компании


Необходимая инфраструктура:

  • СЭД с поддержкой интеграции с СКЗИ

  • СКЗИ

Бюджет:

  • От 1000 рублей ежегодно на получение квалифицированных сертификатов * количество сотрудников.

  • От 2700 рублей на для клиентских компонент СКЗИ * количество сотрудников.

  • От 5 рублей * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам.

Можно ли передать квалифицированную подпись?

Необходимость в передаче подписи возникает довольно часто. Иногда руководитель делегирует обязанность по изменению документов своему подчиненному. В статье 2 ФЗ №63 указано, что электронная подпись служит идентификации ее владельца. Если ЭП передается постороннему лицу, смысл ее просто утрачивается, так как лицо, использующее подпись, невозможно идентифицировать.

Читайте также:  Растаможить под печать брокера

В статье 10 ФЗ №63 прописано, что владелец обязан обеспечить конфиденциальность ЭП. При передаче происходит утрата конфиденциальности. Это утечка сведений. Если доступ к подписи получило другое лицо, ее владелец должен направить соответствующее уведомление в удостоверяющий центр.

Неквалифицированная электронная подпись

Безопасность (а это одно из главных призваний электронных подписей в целом) в случае с простой ЭП обеспечивается средствами аутентификации СЭД. Администратор имеет доступ к журналам событий системы и может скорректировать информацию о действиях пользователей.

Для более мощной защиты можно использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись. Такие подписи являются результатом криптографического преобразования информации и реализуются с помощью средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Подделать такие подписи можно, только получив доступ к секретным ключам, выдаваемым каждому пользователю лично. Также усиленные подписи позволяют определить, вносились ли изменения в документ после его подписания. Таким образом, усиленные ЭП решают сразу две задачи: идентификация сотрудника, подписавшего документ, и обеспечение целостности подписанного документа.

Отличаются они тем, что неквалифицированная подпись не требует закупки сертификатов у аккредитованного Минкомсвязью РФ удостоверяющего центра (УЦ). Такую подпись можно изготовить внутри компании, развернув в своей ИТ-инфраструктуре удостоверяющий центр, который можно не аккредитовывать.

В качестве средств УЦ для создания неквалифицированной электронной подписи может использоваться инфраструктура Microsoft. Выданные таким способом сертификаты будут действительны не только внутри организации, они могут использоваться и для внешнего документооборота при условии заключения соглашения с контрагентом, партнером об использовании ЭП.

Закон устанавливает, что «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Неквалифицированная электронная подпись подойдет для:

  • внутреннего документооборота при условии принятия соответствующих регламентов, НПА

  • внешнего документооборота при подписании соглашения об использовании ЭП


Кому из сотрудников будет полезна:

  • руководителям среднего и высшего звена

  • специалистам, участвующим в процессах согласования документов (юристы, финансисты, бухгалтеры и т.п.)

Необходимая инфраструктура:

  • СЭД с поддержкой интеграции с СКЗИ

  • Удостоверяющий центр

  • СКЗИ

Бюджет:

  • Внедрение СЭД (если в организации СЭД не внедрена)

  • Доработка СЭД (если в организации СЭД внедрена)

  • Поддержка и администрирование СЭД

  • Разработка нормативных документов по использованию ЭП

  • Разворачивание внутреннего УЦ

  • От 1 000 рублей Х количество сотрудников для клиентских компонент СКЗИ.

  • Внедрение СКЗИ от 2 700 рублей (зависит от количества сертификатов). Если используются средства, встроенные в Windows, то СКЗИ необязательны.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.


При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Организационно-правовые документы и локальные акты – национальный исследовательский университет «высшая школа экономики»

Найдено в файлах:

… Высшая школа экономики Общие положения Под электронным сертификат ом слушателя, успешно освоившего онлайн … Сертификата информаци я о должности лица, подписывающего Сертификат, его подпись, инициалы и фамили я ссылк а на версию Сертификата … выдачи С ертификата должност ь лица, подписывающего Сертификат, его подпись, инициалы и фамили я информация о трудоемкости курса указывается … корпоративном сайте портале НИУ ВШЭ , Слушатель информируется по электронной почте . Сертификат выдается С лушателю на …

§

Найдено в файлах:

… ученой степени обязательный экземпляр диссертации в электронной форме, заверенный квалифицированной электроннойподписью НИУ ВШЭ, должен быть доставлен с … бумажном носителе или в электронной форме при условии использования электроннойподписи в течение десяти лет … имени, отчества последнее при наличии , подписи и адреса электронной почты физического лица, подавшего это … места нахождения, почтового адреса, адреса электронной почты, подписи руководителя заместителя руководителя , оттиска печати …

§

Найдено в файлах:

… к подготовки, оформления, согласования, подписания, регистрации , рассылки , прикрепления электронных копий подлинников и оперативного хранения приказов Национального исследовательского … право подписи приказа уполномоченное лицо 1.7.4. р егистратор работник НИУ ВШЭ , осуществляющий регистрацию приказ а и прикрепление электронной копии … с приказом и самостоятельно определяет способ ознакомления корпоративная электронная почта, получение подписи на копии приказа и т.п. . В тексте приказа …

Читайте также:  Сбербанк аст как привязать новый сертификат. Как продлить ЭЦП на торговых площадках? Порядок обновления ЭЦП - Права

§

Найдено в файлах:

… , фамилию, имя и отчество студента, контакты руководителя электронная почта , личную подпись, и передано в учебный офис ОП. Изменение, корректировка … магистерской диссертации представляется студентом на кафедру в бумажной и электронной версии с аннотацией, с отзывом руководителя, справкой или регистрационным … Мельников, А.С. Организация информационного бизнеса в открытом информационном обществе Электронный ресурс / А.С.Мельников, А.Б.Мандель // Технологии информационного общества Интернет …

§

Найдено в файлах:

… на бумажный носитель, сшивается и заверяется подписью главного бухгалтера. Движение денежных документов оформлять … ручным способом в прошитой, пронумерованной и заверенной подписью главного бухгалтера книге. Кассовая книга с отметкой … выводить на бумажный носитель, сшивать и заверять подписью главного бухгалтера. 4.2. Установить срок выдачи … , периодических изданий, издательских и полиграфических услуг, электронных изданий, непосредственно связанных с оказанием соответствующей государственной …

§

Найдено в файлах:

… о приеме, подаваемое поступающим, должно предусматривать заверение личной подписью поступающего следующих фактов 2.21.1. ознакомление поступающего с информацией … направляются в приемную комиссию НИУ ВШЭ в электронной форме посредством электронной информационной системы НИУ ВШЭ электронные адреса приема документов указаны в приложениях … , заявление и факты, фиксируемые в нем , заверяются личной подписью поступающего , либо подписью доверенного лица, если поступающим предоставлено доверенному …

§

Найдено в файлах:

… при себе и на рабочем месте средства связи, электронно вычислительную технику, фото, аудио и видеоаппаратуру, … Отстранение участника оформляется актом за подписями не менее двух организаторов и личной подписью участника, свидетельствующей о том, … проведения состязания, номер аудитории и поставить личную подпись, указать на первом листе бланка ответов наименование … оформляются рельефно точечным шрифтом Брайля или в виде электронного документа, доступного с помощью компьютера со специализированным …

§

Найдено в файлах:

… , хранения, копирования, размножения и использования документов и электронных носителей, содержащих секрет производства ноу хау , создает … Положением порядка учета, обращения и хранения документов и электронных носителей, содержащих секреты производства ноу хау . … не является основанием для прекращения настоящего обязательства. _ подпись Работника Приложение  9 к Положению о секретах производства ноу … юридическую силу, по одному для каждой Стороны. Подписи и реквизиты Сторон MERGEFORMAT27 От 16. …

§

Найдено в файлах:

… и подлинников документов, указанных в Регламент е . Электронные образы учредительных документов НИУ ВШЭ, созданные с помощью средств … заявки, оформленной в виде служебной записки за подписью руководителя структурного подразделения НИУ ВШЭ   Пермь , согласованной … НИУ ВШЭ   Пермь , и запущенной по системе электронного документооборота в адрес начальника юридического отдела . Служебная … имя, отчество, должность, телефон и образец подписи работника, ответственного за получение и возврат подлинника …

§

Найдено в файлах:

… доступа , обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения, создания электронных копий , а также подтверждаю, что мной получено … за предоставлением материальной помощи, прилагаются. Число, подпись Приложение 2 к Регламенту предоставления материальной помощи работникам … доступа , обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения, создания электронных копий. Согласие может быть отозвано путем мотивированного … лица, обращающегося за материальной помощью. Число, подпись right 120650 от 03.09.2021 6. …

§

Найдено в файлах:

… 19.10.2021 6.18.1 01/191021 9 право подписи приказов, счетов, актов, справок, писем, запросов, … данных НИУ ВШЭ в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, с п равом ведения … скреплять, заверять, подавать направлять, в том числе посредством электронных сервисов, любые заявки, заявления, письма, требования, уведомления … действия, связанные с выполнением данного поручения подтверждение своей подписью соответствия копий учредительных и иных документов устава и …

§

§

Найдено в файлах:

… В оенн ый учебный центр отдельными помещениями, средствами электронно вычислительной техники, связи, оргтехникой, литературой, справочными и информационными … е му полномочий в установленном в НИУ ВШЭ порядке , предоставляется право подписи служе б ных документов, издания приказов, касающихся вопросов … утверждение в установленном в НИУ ВШЭ порядке 6.5. 8 . разрабатывает и представляет на подпись ректору НИУ ВШЭ проекты приказов по обеспечению деятельности …

§

Найдено в файлах:

… портала IQ . hse . ru средства массовой информации электронного научно информационного журнала Демоскоп Викли Demoscope Weekly … порталу за исключением приема, перевода и увольнения право подписи справок, писем, запросов, графиков, отчетов, ответов на … обеспечения государственных муниципальных нужд соглашений между участниками электронного взаимодействия а кцептование счетов, осуществление при е м а и сдач и товаров …

Читайте также:  Глава 4. Порядок хранения и уничтожения электронных документов, подписанных ЭЦП | ГАРАНТ

§

Найдено в файлах:

… проректора Гохберга Леонида Марковича , следующие полномочия право подписи заявлений , приказов о представлении, продлении, переносе отпуска, отзыве … изданий, оказанием услуг почтовы х отправлени й и курьерской доставки, электронных площадок, по повышению квалификации работников ИСИЭЗ , цена …

§

Найдено в файлах:

… работы по развитию процессов управления документами , системы электронного документооборота и информационной системы управления организационной структур ой … координируемых структурных подразделений заместителей проректора И.А. Мартусевич право подписи приказов, справок, писем, запросов, графиков, отчетов, ответов …

Ответственность за применение чужой подписи

Ни в УК, ни в КоАП не содержатся нормы относительно ответственности за применение сторонней ЭП. Но это вовсе не свидетельствует о том, что такие действия полностью безнаказанны.

Рассмотрим ответственность на примере. Лицо взяло подпись своего руководителя, вошло в электронную систему и получило от своих действий финансовую выгоду. Например, сотрудник заключил соглашение, благодаря которому он извлек прибыль. В рассматриваемой ситуации руководитель может обвинить лицо в мошенничестве.

Ответственность за подобные действия накладывается на основании статьи 159 УК РФ. Эта статья предполагает наказание за хищение чужой собственности или получение прав на чужое имущество посредством обмана или злоупотребления доверием. Незаконное использование подписи попадает под действие этого нормативного акта. Однако подобные дела имеют свои сложности. В частности, руководителю нужно доказать, что сотрудник получил ЭП незаконно.

Рассмотрим другой пример. Руководитель передал право на использование подписи на основании доверенности своему сотруднику. Подчиненный, используя ЭП, исполнил незаконные действия. В этом случае руководителю необходимо подтвердить, что подпись использовал не он.

Постановка целей

Зачастую внутри организации отсутствует четкая формулировка цели внедрения ЭП, поэтому на первом этапе важно правильно определить, для чего и для кого она нужна, и заранее проанализировать затраты на реализацию проекта. Существует несколько типов ЭП – простая, усиленная квалифицированная и неквалифицированная.

Чаще всего под ЭП понимается именно усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП), которая включает в себя полный «боекомплект» – она требует приобретения сертификата у аккредитованного Минкомсвязью России удостоверяющего центра, установки средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и ежегодную плату за перевыпуск сертификатов.

В законе прописано, что участники имеют право «использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Чтобы понять, какая ЭП нужна компании, необходимо сперва проанализировать объем внутреннего и внешнего электронного документооборота компании (как существующего на данный момент, так и планируемого после завершения проекта по внедрению ЭП).

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2021, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.


Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Рекомендации руководителю

На практике руководитель может передать своему сотруднику подпись любого вида. Каких-либо сложностей эта процедура не вызывает. Однако подобное мероприятие все равно является незаконным. Передавать ЭП не рекомендуется. Связаны эти ограничения с тем, что, если сотрудник выполнит какие-либо неправильные действия, отвечать за это будет руководитель.

Что делать, если руководитель часто делегирует функции по работе с документами своим подчиненным? Имеет смысл оформить отдельную электронную подпись для сотрудника. Сделать это достаточно просто. В этом случае сотрудник будет самостоятельно нести ответственность за свои действия. То есть руководитель избегает рисков.

К СВЕДЕНИЮ! В законе не дано однозначного запрета на передачу подписи. По сути, решением этого вопроса занимается сам владелец ЭП. Единственное косвенное ограничение – это само определение и назначение подписи. Она нужна для идентификации определенного человека.

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.

2021 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector