Обзор средств электронной подписи
Электронные документы в рамках российского законодательства имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном носителе. Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании, например, реестр оказанных услуг, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. У неё есть два криптоключа: закрытым подписывается документ, который хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности.
https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru
Подписание — это процесс формирования файла электронной подписи для конкретного документа от лица пользователя.
Прежде всего, перед созданием документа необходимо подготовить рабочее место и установить специальное программное обеспечение, которое включает в себя:
- пакет программ КриптоПро (CryptoPRO) необходимо убедиться, что вы установили и используете последнюю версию КриптоПРО;
- плагин КриптоПро Browser Plug-in.
После установки программного обеспечения на компьютер необходимо сформировать сам документ. Как только информация сгруппирована и полностью внесена в новый документ, необходимо добавить к ней строку подписи и непосредственно саму ЭП.
Для подписи электронного документа потребуется:
- Окончательная версия документа, не требующая доработки. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
- Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи.
- Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.
Подписанный файл получает расширение .sig. Также ЭП может быть отдельным файлом, это зависит от исходного формата документа. Если вы подписывали документ PDF, Word или Excel с помощью специальных программ, то отличить их невозможно.
Какая подпись нужна бюджетникам
Электронная подпись подтверждает каждое действие владельца и придает документу юридическую значимость. Деятельность бюджетного учреждения невозможна без электронной цифровой подписи. Ее используют и руководители, и главные бухгалтера, и администраторы определенной области функционирования организации. Всеи им приходится разбираться, как подписать документ электронной подписью.
Выдачу и использование ЭЦП регулирует ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В нем сказано, что существуют:
- Простая ЭП. Необходима для визирования регистров внутреннего и внешнего электронного документооборота. Простой подписью заверяют письма, бланки, спецификации, счета. Основа ее защиты — пароли и кодировка.
- Усиленная неквалифицированная. Она обладает более серьезными механизмами защиты. В основе такой подписи заложена криптографическая обработка данных, она фиксирует пользователей и все вносимые изменения.
- Усиленная квалифицированная.Она наиболее совершенна в плане информационной защиты. Методологию шифрования сертифицирует ФСБ. Все данные, передаваемые по каналами связи и подписанные УК ЭЦП, зашифрованы на высшем уровне. Выдать усиленную ЭЦП могут только те удостоверяющие центры, которые получили специальную аккредитацию.
Именно усиленная квалифицированная ЭЦП должна использоваться в бюджетных учреждениях. Получить ее можно только в территориальных отделениях Федерального казначейства — ТОФК.
Как подписать документ в электронном документообороте ЭДО
В электронном документообороте на документ подпись не ставится, она для него формируется в онлайн формате. Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи. Рассмотрим пример подписи электронного документа в сервисе электронного документооборота Контур.Диадок.
Если на рабочем компьютере или в реестре — он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Диадока, система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи.
Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Отсоединенная подпись формируется в отдельном файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит документ и саму подпись.
Диадок проверяет оба типа подписи на входящих документах, но для тех документов, которые подписываются в нем, он формирует отсоединенную подпись.
Диадок работает с квалифицированной электронной подписью. То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре ЗАО «Расчётный центр «Практик». С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.
Если в процессе вышеописанных действий у вас возникли трудности и вопросы, как подписать документ электронной подписью для размещения его на площадке, вы всегда можете обратиться к специалистам ЗАО «Расчётный центр «Практик» по телефону: 7 (495) 411-72-72. Они подскажут в любом сложном вопросе и помогут решить проблему с электронной подписью документов.
Как получить ЭП
Бюджетники получают подпись через ТОФК. Сейчас запрос можно сформировать при помощи официального ресурса Федерального казначейства. Главное условие — на рабочем компьютере должны быть установлены программные продукты СКЗИ «КриптоПро CSP 4.0» и ПО «КриптоПро ЭЦП Browser Plug-In» версии 2.0.
Алгоритм действий таков:
- Переходим на Портал Казначейства.
- Выбираем действие «Сформировать комплект документов» в разделе «Первичное обращение за сертификатом».
- Формируем сам запрос. Для этого нужно внести: субъект РФ, ИНН и ОГРН. Чтобы документы приняли при первичном обращении, все сведения должны соответствовать ЕГРЮЛ.
- Нажимаем «Далее» и запрашиваем тип сертификата.
- Теперь нужно внести сведения о том, где будет применяться ЭП. Отмечаем нужные системы, вводим персональные данные ответственного лица.
- Заполняем остальные блоки, необходимые для оформления сертификата. Понадобится скан паспорта ответственного лица.
- Когда вся информация внесена, нажимаем на кнопку Сформировать заявление.
- В заявлении понадобится заполнить все пустые поля.
- Теперь выбираем действие «Подать запрос». Сразу же сохраняем ссылку на запрос и его номер. Это понадобится для доступа к карточке запроса.
Когда сертификат готов, его нужно установить на рабочий компьютер совместно с корневым сертификатом удостоверяющего центра.
Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint
Чаще всего в формате Word требуется подписывать следующие документы:
- трудовой или хозяйственный договор,
- иск в арбитраж,
- заявление в вуз и т.д.
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» позволяет создать простую электронную подпись как видимую в отдельной строке, так и невидимую.
https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru
Строка подписи напоминает обычное место для подписи в печатном документе, но работает иначе. Добавляя строку подписи в файл, автор может указать сведения о предполагаемом подписывающем лице и предоставить для него инструкции.
Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему, он видит уведомление о том, что необходима его подпись, и рекомендации:
- ввести подпись;
- выбрать изображение подписи от руки;
- ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.
Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.
Для создания строки подписи в документе Word или Excel:
- Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.
- В группе «Текст» на вкладке «Вставка» раскройте список «Строка подписи» и выберите пункт «Строка подписи Microsoft Office».
- В открывшемся окне «Настройка подписи» введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.
- Установите один или оба указанных ниже флажка: разрешение подписывающему указать цель добавления подписи и показывать рядом с подписью ее дату.
- При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.
- Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.
- Выберите в меню команду «Подписать».
- введите свое имя в поле рядом со значком «X», чтобы добавить печатную версию подписи;
- нажмите кнопку «Выбрать рисунок», чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне «Выбор графической подписи» найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку «Выбрать».
Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений «Подписи». Чтобы завершить процесс подписания, нажмите кнопку «Просмотр подписей».
Невидимая цифровая подпись удостоверяет подлинность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.
В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка «Подписи». Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе «Сведения», который отображается в меню вкладки «Файл».
Добавление в документ невидимой подписи:
- Откройте вкладку «Файл».
- Выберите пункт «Сведения».
- Нажмите кнопку «Защита документа», «Защита книги» или «Защита презентации».
- Нажмите кнопку «Добавить цифровую подпись».
- Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку «ОК».
- В диалоговом окне «Подпись» в поле «Цель подписания документа» укажите цель подписания документа.
- Щелкните элемент «Подпись».
После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка «Подписи», а сам файл станет доступен только для чтения.
Как подписать файлы в PDF-формате
Инструкции, как подписать электронной подписью документ PDF, Word или другой, мало отличаются.
Шаг 1. Выбираем документ в редакторе и переходим в меню «Инструменты». Пользователю нужен раздел «Сертификаты».
Шаг 2. В контекстном меню открывшегося блока «Сертификаты» выбираем действие «Поставить цифровую подпись».
Шаг 3. Появится всплывающее окно для выбора сертификата. Выбираем сертификат конкретного пользователя и нажимаем кнопку «ОК».
Шаг 4. Переходим к настройке цифрового удостоверения.
Пользователь может создать удостоверение для своей подписи.
Созданное удостоверение нужно сохранить в магазине сертификатов Windows.
Шаг 5. Для создания удостоверения вводим все требуемые данные о пользователе.
Теперь проверяем всю введенную информацию и удостоверение. Вот и вся инструкция, как подписать эцп документ PDF. Главное — внимательно следовать алгоритму и заполнять все требуемые сведения.
Шаг 1. Открываем нужный документ в текстовом редакторе Word. В меню файла находим блок «Сведения» и действие «Добавить электронную подпись».
Шаг 2. Во всплывающем окне определяем «Тип подтверждения», выбираем нужный сертификат и при необходимости отмечаем цель подписания файла.
https://www.youtube.com/watch?v=upload
Шаг 3. Если все программные средства криптографической защиты (СКЗИ) установлены правильно, то подписание осуществится без каких-либо технических проблем.
Как подписать отчетность
Шаг 1. Выбираем отчет, нажимаем на него правой кнопкой мыши и в меню находим программу «КриптоАРМ».
Шаг 2. Запускается Мастер создания ЭП. Нажимаем «Далее».
Шаг 3. Выбираем нужный файл.
Шаг 4. Во вкладке «Выходной формат» определяемся с форматом подписи.
Шаг 5. Устанавливаем параметры ЭП.
Шаг 6. Выбираем сертификат ЭП.
Шаг 7. Завершаем подписание отчетного документа нажатием на кнопку Готово.
Подписанный документ дублирует название исходного, но содержит расширение SIG. Если на рабочем столе появился такой значок, значит операция прошла успешно, и можно направлять подписанный отчет.
Как подать заявку по электронной почте
В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают заявки перед отправкой на торги. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Именно она осуществляет ключевые функции защиты документов: гарантирует соответствие первоисточнику; делает невозможным стороннее вмешательство и внесение изменений в документы;
Данная сфера применения ЭП характеризуется тем, что все документы подписываются в онлайн формате на тендерных площадках и не требуют подготовительной работы на рабочем месте.
Подать заявку на участие в электронном аукционе могут только те поставщики, которые имеют аккредитацию на электронной площадке и электронную подпись. Участник направляет заявку оператору электронной площадки, оператор проверяет электронную подпись, в случае положительного результата присваивает заявке номер и направляет конкурсанту пронумерованный электронный документ, подтверждая тем самым получение заявки. Если оператор электронной площадки обнаружил несоответствие в подписи, то заявка возвращается на доработку.
https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru
Остро стоит вопрос о возможности направить заказчику заявку по e-mail, которая указана в извещении. Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.
Например, Верховный Суд 28.03.2016 по делу № 304-КГ16-1289 определил, что ссылку заказчиком в извещении о запросе котировок на электронный адрес без формулировки о том, что предложения подаются участниками через ЕИС, следует квалифицировать как допускающую подачу заявки на участие в запросе котировок на e-mail заказчика.
Ежегодно заказчики составляют реестры поставщиков, которые в чрезвычайной ситуации (например, природные и техногенные катаклизмы) смогут быстро и без предварительной оплаты (с отсрочкой платежа) поставить жизненно важную продукцию.
Только поставщики из такого реестра могут подавать предложения на соответствующие запросы котировок.
https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru
Для закупочной процедуры заказчик также публикует в ЕИС извещение, на основании которого участники подготавливают свои предложения. Далее закупка проводится в обычном порядке.
