Как поставить электронную подпись: процедура от и до

Как подписать файл с помощью ЭЦП

Чтобы визировать электронные документы, преобразованные в файлы форматов .doc/.docx и .pdf, потребуется корневой сертификат удостоверяющего центра, СКПЭП и специализированное программное обеспечение, установленное на рабочую машину – CSP КриптоПро версии 4.0 и выше.

Примечание. В связи с переходом на применение алгоритмических схем генерации и верификации ЭП по новому ГОСТ Р 34.10-2012, работа с криптопровайдером версий 3.х, поддерживающим старые стандарты, далее не целесообразна. Подробнее об этом мы уже писали здесь.

Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

1. ViPNet CryptoFile;
2. КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile

— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

Как подписать документ формата ПДФ электронной цифровой подписью.

В одной из наших статей мы уже подробно описывали специфику профессиональной деятельности УЦ. В ней мы также публиковали рейтинг центров сертификации. С пользовательскими отзывами о качестве работы самых популярных уполномоченных организаций вы можете ознакомиться, прочитав эту публикацию. В текущем разделе мы сделали акцент на основных правилах выбора УЦ и процедуре получения электронной подписи.

К кому обратиться за IT-продуктом и какие опции комплексного обслуживания включать в договор?

При выборе центра сертификации учитывайте следующие моменты:

• дату основания учреждения – долгое присутствие организации на рынке высоких технологий и информационной безопасности говорит о чистоте и надежности ее реноме;
• частоту клиентских обращений и пользовательские отзывы;
• опции комплексного сопровождения – например, перевыпуск ЦП, установку и настройку программных приложений, отладку веб-обозревателя, инсталляцию сертификатов, в том числе корневого (принадлежащего УЦ), в хранилище ОС, установленной на рабочем ПК, наличие технической поддержки, защиту от руткитов (компьютерных вирусов);
• количество точек выдачи средств ЦП – чем их больше, тем выше вероятность, что вы найдете пункт, расположенный недалеко от вашего дома или офиса;
• опцию экспресс-выпуска (время выдачи ЭЦП составляет от 15 – 20 мин.) в качестве дополнительной услуги ;
• репутацию учреждения: честность центра сертификации не подвергается сомнению – достаточно одного судебного процесса или скандала в СМИ, связанного с утечкой персональных данных, чтобы УЦ раз и навсегда был дискредитирован в глазах заявителей.

Списки аккредитованных УЦ опубликованы здесь или здесь.

Бланк заявки на изготовление и выдачу цифровой подписи получают в офисе УЦ или скачивают с веб-портала учреждения. Если при заполнении документа у вас возникли вопросы, обратитесь за разъяснениями к оператору центра сертификации или в чат саппорта. Не забудьте отметить галкой пункт о согласии с обработкой персональных данных в соответствии с требованиями 152-ФЗ.

Теперь поговорим о перечне необходимой к представлению документации.

Таблица №1 – бумаги, которые могут потребоваться для получения ЦП

Примечание. Руководство УЦ вправе расширять перечень бумаг, необходимых к представлению для получения продуктов и услуг.

Стоимость комплекта – IT-продукта и комплексной услуги по его изготовлению и сопровождению – формируется под влиянием ряда факторов, к которым относятся место нахождения центра сертификации и регионы базирования принадлежащих ему точек обслуживания клиентов, политика ценообразования и другие.

Основные параметры, влияющие на стоимость аппаратно-программных средств ЭП:

• скорость изготовления СКПЭП;
• предоставление заявителю лицензии на использование специализированного ПО для работы с инструментом;
• количество опций, включенных в сервисное сопровождение продукта (например, доступ к расширенному перечню ЭТП, с которыми сможет взаимодействовать заявитель);
• техническая поддержка клиента;
• спецификации защищенного USB-накопителя для записи программных средств генерации и верификации ЦП.

В среднем приобретение этого IT-продукта обойдется в 5 – 7 тыс. р. Чтобы точно узнать, сколько стоит та или иная разновидность электронной подписи, следует обратиться к менеджеру выбранного вами УЦ.

Если вам не требуется усиленная квалифицированная электронная подпись, вы вполне можете освоить способы создания ПЭП и сгенерировать ее своими силами.

Рассмотрим подробнее, как грамотно воспользоваться возможностями интерфейсов почтовых серверов.

Для программ, работающих с файлами формата PDF, также разработано специальное программное обеспечение. Называется оно «Крипто-ПРО PDF» и представляет собой модуль, который взаимодействует с программами Adobe Reader и Adobe Acrobat. После его установки, вы можете подписать ЭЦП PDF файл в любой из выше перечисленных программ. Делается это так же легко, как и в Word Microsoft Office.

Если в процессе вышеописанных действий у вас возникли трудности и вопросы, как подписать документ электронной подписью для размещения его на площадке, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам. Они подскажут в любом сложном вопросе и помогут решить проблему с электронной подписью документов.

Разберем конкретнее каждый шаг получения ЭЦП.

Одним из признанных типов обмена носителями является работа в online-режиме. Это удобный способ, если вам приходится много работать удаленно. Или отсутствует доступ к рабочим ПК.

ВНИМАНИЕ: если, пройдя путь, вы не нашли последний пункт, на вашем ПК отсутствуют КриптоПро Office Signature и/или Crypto Pro.

Если все ПО установлено, подсказка открывшегося окна предложит указать документ для подписи. После выбора нужно кликнуть на «Подписать». В конце должна обновиться информация о добавлении подписи к документу. После этого ваш носитель получает юридическую силу.

Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и может в дальнейшем использоваться для передачи в соответствующие органы или организации.

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП, необходимо ПО КриптоПро КриптоПро PDF, а так же adobe acrobat standard или adobe acrobat pro.

Как подписать документ ЭЦП в Word MS Office

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

КриптоПро Office Signature — платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -{amp}gt; меню Ставка -{amp}gt; в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Для последних версий Microsoft Word нажимаем “Файл” и в открывшемся окне наводим курсор на вкладку “Сведения” и выбираем пункт “Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)”. Если вы не видите данный параметр, то у вас не установлено программное обеспечение Crypto Pro и КриптоПро Office Signature, либо одно из них.

Далее, у вас появится окно, где будет предложено указать цель. Этот пункт не обязателен, но можете его заполнить по желанию. Затем выбираете нужную ЭЦП и кликаете по кнопке “Подписать”.  

После проделанных манипуляций во вкладке “Сведения” появляется обновленная информация об этом файле, отмечается что он уже заверен ЭЦП и является окончательным для редактирования.

Очень важным моментом в заполнении является то, что после того, как поставлена электронная подпись, в файл нельзя вносить какие-либо изменения. При исправлении данных после этих действий — документ с ЭЦП становится недействительным.

Совет: если у вас все-таки возникла необходимость внести правки, сначала удалите подпись и только потом изменяйте файл. После окончания работы снова поставьте ее.

Строка подписи напоминает типичный заполнитель подписи, который может выводиться в печатном документе. Однако она работает иначе. При вставке строки подписи в файл Office автор может указать сведения о предполагаемом подписавшего и инструкции для подписывающего. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому абоненту, этот пользователь видит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписавший может:

• ввести подпись;

• выбрать изображение подписи от руки;

• ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Важно: документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.

Невидимая цифровая подпись (например, видимая строка цифровой подписи) удостоверяет подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи. Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.

К началу страницы

Выбираем удостоверяющий центр

Вопрос, как создать электронную подпись, входит в компетенцию удостоверяющих учреждений. В случае получения НЭП обратиться можно в любой территориально подходящий центр. Однако при получении КЭП выдачу производят только аккредитованные учреждения. Министерство связи и коммуникаций РФ, как федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования ЭЦП, осуществляет аккредитацию удостоверяющих центров (ст. 16 63-ФЗ).

Электронная подпись для ИП так же, как и для физлиц и юрлиц, изготавливается в среднем в течение 2 дней. Купить ЭЦП можно в диапазоне от 3000 до 8000 рублей в зависимости от вида, а за дополнительную плату предусмотрено ускоренное изготовление в течение нескольких часов.

Строки подписи в документах Word и Excel

К началу страницы

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Внимание: Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Готовим документы

Помните, что удостоверяющий центр может попросить и другие документы для полной идентификации владельца ключа. Например, в случае необходимости, при получении ЭЦП для ИП предоставляется доверенность.

Устанавливаем ЭЦП

Идентификатор ЭЦП выдается в виде eToken или RuToken. Итак, вам удалось получить ЭЦП, остается установить ее на свой компьютер. Для работы понадобятся определенные характеристики и настройки компьютера и специальное программное обеспечение:

• операционная система Windows 7 или выше;
• Internet Explorer от v.7 или иной браузер;
• средство криптографической защиты информации CryptoPro CSP 3.6 или выше.