Примерная форма акта приема-передачи сертификата ключа проверки электронной подписи (подготовлено экспертами компании “Гарант”) | ГАРАНТ

примерная форма акта приема-передачи сертификата ключа проверки электронной подписи (подготовлено экспертами компании "гарант") | гарант

Акт приема передачи печати организации на бухгалтера

Документ создается в трех экземплярах:

1. один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
2. второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
3. третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

1. Сотрудник, у которого печать находилась на хранении. Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
2. Лицо, которому передаётся штамп. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:

1. доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;

Акт приема-передачи ключей – образец 2021

Акт приема-передачи электронной подписи

Составление рассматриваемого акта фиксирует сам факт передачи подписи. Однако важно знать, что подобная передача законодательством не предусмотрена. По этой причине лицо, осуществляющее такую передачу, действует на свой страх и риск, ведь с передачей подписи его ответственность продолжает действовать в том же объеме, что и до факта передачи.

Статья 10 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ содержит перечень обязанностей лиц, осуществляющих документооборот с использованием усиленных ЭЦП.

В их числе:

• обеспечивать конфиденциальность ключей ЭЦП и не допускать их использование другими без их согласия;
• не применять ключ ЭЦП при подозрении, что его конфиденциальность нарушена.

Из указанной нормы следует вывод, что передача ЭЦП другому лицу теоретически допускается, но с согласия владельца такой подписи. Если же ЭЦП использована или имеется риск ее использования другим лицом без такого согласия, ее конфиденциальность считается нарушенной.

Равно как не предусмотрена возможность передачи подписи, отсутствует и унифицированная форма документации, сопровождающей подобные действия. Но одно основное правило при составлении акта передачи ЭЦП соблюсти необходимо.

Как уже было указано выше, передача ЭЦП возможна с согласия ее владельца. Следовательно, составляя рассматриваемый документ, необходимо отразить данный факт в его тексте.

К примеру, условие о передаче в акте может быть составлено следующим образом: «Генеральный директор ООО «Строймонтажконструкция» Иванов И.С. передает сертификат ключа электронной подписи от имени Иванова И.С. главному бухгалтеру Карташовой М.Т. и наделяет Карташову М.Т. полномочиями по использованию ЭЦП Иванова И.С. для подписания отчетности, направляемой в контролирующие органы, и выражает согласие на такое использование».

Кроме этого в акте следует отразить:

• дату передачи;
• срок действия соответствующих полномочий;
• факт принятия ключа подписи тем лицом, которому он передан;
• подписи передающей и принимающей сторон.

Составлением указанного документа передающая сторона сможет зафиксировать факт передачи ЭЦП. Однако использовать этот акт в качестве юридического обоснования того факта, что получившее ключ ЭЦП лицо стало обладателем соответствующих полномочий по подписанию документов в случае возникновения спорной ситуации, будет затруднительно. При этом не важно:

• какому именно должностному лицу передана ЭЦП;
• какими документами оформлена передача и оформлена ли вообще;
• соглашалось ли принимающее лицо на наделение его соответствующими полномочиями или нет.

Вне зависимости от указанных обстоятельств ответственность за последующие действия и факты, связанные с подписанием документов подобной ЭЦП, будет лежать на ее владельце, т.к. иное законодательством не предусмотрено. Доказать обратное будет возможно лишь при несанкционированном использовании ключа ЭЦП. О факте подобного использования должен быть уведомлен удостоверяющий центр.

Возможно ли подписание отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью

https://www.youtube.com/watch?v=QvctwZSPX08

Закон рассматривает виды электронных подписей, права и обязанности их владельцев, а также ответственность за нарушение тех или иных правил. С одной стороны, согласно ст. 4 закона № 63-ФЗ, у участников электронного взаимодействия есть право применять электронную подпись любого вида по своему решению (в случае отсутствия требований об использовании конкретного вида ЭЦП).

С другой стороны, в ст. 10 того же закона приведены обязанности участников электронного взаимодействия, и одной из них является обеспечение конфиденциальности. Владелец ЭЦП должен следить за тем, чтобы принадлежащие ему ключи электронной подписи не использовались без его согласия.

Исходя из приведенных норм закона получается, что применение ключей уполномоченными лицами для подписания отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью не запрещено.

Где взять образец акта

Мнение эксперта Александра Степанова Консультант по подбору ЭЦП

Образца акта приема передачи электронной подписи как такового не существует, так как не существует и законодательного регулирования такого процесса. А это означает, что документ можно составить в свободной форме.

Главное, чтобы в акте приема-передачи ЭЦП имелись следующие реквизиты:

• ФИО владельца ЭЦП;
• ФИО лица, которое получает право использовать электронную подпись владельца;
• дата заключения соглашения;
• дата, до которой соглашение действует (если не указать, то до составления нового соглашения о прекращении действия акта);
• полномочия на использование ЭЦП (то есть, для каких целей подпись предоставляется);
• обязанности каждой из сторон;
• письменная подпись каждой стороны.

Кстати, многие нотариусы предоставляют своим клиентам условные образцы акта передачи электронной подписи, поэтому можно за помощью обращаться к ним. Но в большинстве случаев сами нотариусы отказываются заверять такой документ – их деятельность подразумевает полную ответственность за законность подписываемых бумаг.

Как составить акт приема-передачи печати организации?

Документ составляется несколькими лицами:

1. Сотрудник, у которого печать находилась на хранении. Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
2. работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.
3. Лицо, которому передаётся штамп. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:
   • доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
   • нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
   • работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.
4. доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
5. нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;

Для регистрации факта передачи необходимо указать в документе фамилию, имя и отчество, а также должность каждого участвующего в процессе лица.

Какие есть альтернативы

Самый простой вариант не оформлять акт приема-передачи – заказать индивидуальный ключ ЭЦП каждому сотруднику предприятия и распределить обязанности, привилегии, возможности на их использование. Современные технологии и программные платформы позволяют все это реализовать.

Подводя итоги — никаких образцов акта приема передачи электронной подписи другому лицу не существует, так как данный процесс не регулируется на законодательном уровне. В теории – никто за нарушения данного правила наказывать не будет, но правоохранительные органы мало чем смогут помочь, если стороннее лицо использует чужую ЭЦП в собственных корыстных целях, даже если это воровство денежных средств.

Обновление: 2 марта 2020 г.

При передаче электронной подписи другому лицу понадобится составление документа, подтверждающего этот факт. Им может служить акт приема-передачи ЭЦП. Рассмотрим основные нюансы подобной передачи и составления указанного документа.

Можно ли передать эцп другому лицу по доверенности?

29 апреля 2021

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Передача другому лицу ключа электронной подписи по доверенности законом не предусмотрена. Владелец электронной подписи вправе лишь согласовать ее техническое использование с согласия и под контролем владельца при условии соблюдения конфиденциальности ключа такой подписи.

Обоснование вывода: Прежде всего отметим, что подпись — обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу (ст. 160 ГК РФ, ст. 57 ТК РФ, ст. 313 НК РФ, ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2021 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Электронная подпись (далее — ЭП) является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.

2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее — Закона N 63-ФЗ). Закон N 63-ФЗ регулирует отношения в области использования ЭП при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами (ст.

1 Закона N 63-ФЗ). Под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст.

2 Закона N 63-ФЗ). В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает неквалифицированная и квалифицированная. От простой усиленную ЭП отличают обязательное наличие ключа ЭП (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи) и ключа проверки ЭП (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате — электронном документе или документе на бумажном носителе, выданном удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающем принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата ключа проверки ЭП (п.п.

2, 3, 5, 6 ст. 2, п.п. 2, 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Для неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие такой ЭП признакам неквалифицированной ЭП может быть обеспечено без использования этого документа (п. 5 ст.

5 Закона N 63-ФЗ). Тогда как одним из требований, которым должна соответствовать квалифицированная ЭП, является требование об указании ключа проверки ЭП в квалифицированном сертификате (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Как следует из п. 2 ч. 2, ч. 3 ст.

14 Закона N 63-ФЗ, сертификат ключа проверки ЭП может быть выдан и юридическому лицу. В этом случае в нем указываются наименование и место нахождения юридического лица, а также физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности.

Иначе говоря, это может быть или руководитель, или иное лицо, уполномоченное доверенностью. При этом ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено. Иначе говоря, ЭП может быть оформлена как на руководителя, так и на иное лицо, действующее на основании доверенности.

При этом в соответствии с п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ при использовании усиленных ЭП участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия.

Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей ЭП другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия. В противном случае речь идет о нарушении конфиденциальности ключа ЭП, о котором ее владелец обязан уведомить удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки ЭП, и иных участников электронного взаимодействия в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.

Он также обязан не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена (п.п. 2, 3 ст. 10 Закона N 63-ФЗ). Тем не менее норма п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной ЭП другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности (ст. 185 ГК РФ), но только указывает на техническую возможность простановки ЭП другим лицом (например, техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки ЭП.

Такой вариант толкования нормы п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ встречается и в судебной практике (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 14.12.2021 по делу N 11-14292/2021, решение Советского районного суда г.

Махачкалы Республики Дагестан от 08.09.2021 по делу N 12-636/2021). Как было сказано выше, ЭП является аналогом собственноручной подписи, ответственность за исполнение которой лежит на ее владельце. Непосредственно же передачу права использования ЭП от ее владельца иному лицу Закон N 63-ФЗ не предполагает.

Использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования (смотрите, например, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 14.03.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Павлова Наталия

Ответ прошел контроль качества

Обеспечение конфиденциальности и защиты эцп от использования посторонними

В большинстве электронных систем для работы с ЭЦП применяются два ключа. Один из них является секретным, с его помощью можно подписывать электронные бумаги. Другой — это открытый ключ. Он не даёт возможности официального визирования, но позволяет определять принадлежность и подлинность ЭЦП.

Первый код нужно хранить скрытно, а второй, наоборот передать заинтересованным лицам, которые имеют право прочесть документ (фискальные органы, ПФР, внебюджетные фонды и заинтересованные контрагенты).

Для того чтобы обеспечить хранение секретного ключа, принято использовать различные технические средства:

1. Специальные карточки (смарт-карты).
2. Дискеты, но этот вариант постепенно теряет популярность.
3. Для хранения ключа могут использоваться флешки.
4. Иногда применяется хранение секретного ключа в защищённой памяти компьютера.

Из перечисленных вариантов принято считать смарт-карту наиболее надёжной. Здесь необходимо не только физически использовать её, но и предварительно ввести буквенно-цифровой пароль.

• дата и место составления;
• наименование и регистрационные данные сторон (для физлиц — Ф.И.О. и паспортные данные);
• описание передаваемого объекта (с указанием адреса и иных идентификационных данных);
• количество передаваемых экземпляров;
• подписи.

Документ составляют письменно на листе А4 или на фирменном бланке (для организаций). Допустимо как написание от руки, так и машинописный текст. Составляют два экземпляра — по одному для каждой из сторон.

Ответственность за использование чужой эцп

Согласно Федеральному Закону 63, ответственность за использование чужой ЭЦП лежит полностью на владельце электронной подписи. Это актуально даже в том случае, если лицо, получившее право пользоваться чужой ЭЦП, будет использовать её в личных корыстных целях.

Необходимо понимать, что электронная подпись – это полный аналог собственной подписи. Передать её кому-то физически – невозможно. В юридическом аспекте – это как предоставить третьему лицу собственную руку для подписания документов. Именно поэтому законного регулирования такого процесса и не предусмотрено (и, вероятней всего, в будущем он и не появится).

Более того, в ФЗ 63 четко указано, что получатель ЭЦП обязывается соблюсти всевозможные шаги для предотвращения завладения его подписью сторонними лицами. Имеется ввиду, что он не может передавать рутокен, пароли для генерации ключей и так далее. Все это – его персональная ответственность.

Порядок получения

Для того чтобы получить ЭЦП, нужно обратиться в соответствующий аккредитованный центр. Чтобы выбрать один из них, можно посмотреть список на сайте Минкомсвязи. Такие организации существуют в большинстве крупных городов Российской Федерации.

Говоря более точно, центр передаёт заказчику не саму электронную подпись, а программное обеспечение, с помощью которого можно её создать.

Для оформления и выдачи ПО, необходим строго оговоренный пакет документов. Для физических лиц в него должны входить:

1. Заявление, в котором выражено желание получить ЭЦП.
2. Свидетельство ИНН.
3. Паспорт, который необходим для удостоверения личности гражданина.
4. Пенсионное свидетельство (СНИЛС).
5. Квитанция, которая подтверждает выполнение оплаты услуг центра.

Практически во всех специализированных организациях России предусмотрена услуга подачи документов посредством интернета.

Для юридического лица пакет документов должен быть следующим:

1. Копия свидетельства о регистрации предприятия. Её необходимо заверить у нотариуса.
2. Выписка из ЕГРЮЛ. После её выдачи срок действия составляет тридцать дней. Если он будет пропущен, справку будет необходимо взять ещё раз.
3. Копия свидетельств ИНН, её тоже необходимо заверить у нотариуса.
4. Заявление, на основании которого будет выдана ЭЦП. Бланки могут быть различными в зависимости от центра, куда происходит обращение.
5. Сертификат обычно делается для директора фирмы. При обращении за предоставлением нужно предъявить приказ о его назначении.

Если за ЭЦП обращается индивидуальный предприниматель, ему потребуются:

1. Оригинал выписки из ЕГРИП. Также необходимо оформить её копию и заверить её у нотариуса.
2. Копия свидетельства ИНН, заверенная нотариусом.
3. Заявление о выдаче. В центре, куда происходит обращение, для него может быть предусмотрен специальный бланк.
4. Нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя.

Во всех перечисленных случаях рассмотрение происходит не дольше, чем в течение пяти дней.

Порядок получения эцп и сертификата ключа ее проверки

Мы уже писали о том, что такое ЭЦП и как её получить. Ниже приводим в кратком содержании очерёдность действий для получения электронно-цифровой подписи и ключа:

1. Заключение соглашения – договора о присоединении к регламенту Удостоверяющего центра.
2. Предоставление подписанных экземпляров соглашения в Региональный центр регистрации Управления Федерального казначейства по конкретной области.
3. Написание заявления – письма о предоставлении ЭЦП.
4. Предоставление чистого носителя информации с возможностью записи на него (диск, флешка и т.п.).
5. Выдача уполномоченному лицу доверенности на получение ЭЦП.
6. Установка программного обеспечения на автоматизированном рабочем месте заявителя.
7. Предоставление доступа к порталу Системы удаленного финансового документооборота и подтверждение этого письмом в Региональный центр регистрации.
8. Создание электронного ключа. Для чего есть два варианта:
   • заявителем или его уполномоченным лицом на его рабочем месте;
   • заявителем под контролем оператора на компьютере Федерального казначейства.

Правило первое

Универсальные правила оформления документа по передаче права подписи действительны только при подписании кадровой документации и налоговой отчетности, а также для внутрихозяйственной деятельности. Приказ должен иметь письменную форму и заверен нотариусом в случаях, если:

• в роли доверителя выступает ИП;
• документ предназначен для заключения сделок, требующих нотариального заверения;
• документ предназначен для заключения сделок с недвижимостью.

В остальных случаях для признания юридической силы документа можно ограничиться печатью и подписью руководителя.

Образец приказа на право подписи главного бухгалтера

Процедура передачи

Важно понимать, что ключи нельзя передавать просто так. Для этого нужны основания. Таким основанием служит договор, который оформляет передачу собственности от старого владельца новому.

На предприятии также без приказа акт приёма-передачи ключей от помещения не составляется. Нужна причина. Уход на другую должность, уход в отпуск, в декрет, на пенсию, увольнение и т.п.

При передаче ключей от новой квартиры это также должно быть указано в договоре. В таком случае они обычно передаются с документами на квартиру. При передаче проданной квартиры, в договоре указывают, что ключи будут переданы такого-то числа. Это обычно делается, чтобы у старого владельца было время съехать с квартиры.

При передаче ценностей очень важно детально описать все параметры, чтобы впоследствии не возникло проблем с недостачей каких-либо вещей, и не оказался виновным человек, вступивший в должность недавно и только принявший ключи.

В случае, когда передаются ключей к помещениям, где хранится товар, в момент передачи эти помещения нужно опечатать.

Структура акта установки средства криптографической защиты

Акт выдается подрядчиками – внешней стороной, привлеченной для установки и настройки работы программного обеспечения по использованию электронной цифровой подписи. В качестве установщиков можно пригласить представителей устанавливающего центра, предоставившего соответствующую программу.

Как любой официальный документ, данный акт содержит стандартные элементы и данные, которые вносятся туда в каждом конкретном случае.

1. Стандартные реквизиты («шапка») акта:
   • название документа – пишется посередине вверху листа: «Акт об установке средства электронной подписи»;
   • номер акта;
   • место составления акта (город);
   • дата, месяц и год установки.



2. Информация, необходимая для внесения в акт:
   • наименование устанавливающего центра;
   • ФИО специалиста, производящего установку;
   • название программного обеспечения (одна из программ электронной подписи);
   • серийный номер автоматизированного рабочего места (АРМ);
   • место установки (адрес рабочего места, офиса);
   • фамилия ответственного лица – представителя пользователя;
   • номер экземпляра средства ЭЦП;
   • номер карточки учета лицензии Устанавливающего центра;
   • дата ее выдачи.



3. В акт включается также стандартный текст об условиях использования ЭЦП, об удостоверении его рабочего состояния, об обязательствах пользователя автоматизированного рабочего места.



4. Документ скрепляется подписями уполномоченных лиц – программиста, совершившего установку, и системного администратора – представителя предприятия. Он выводится на бумажный носитель, о чем делается отметка в тексте.

Структура документа

Единой правильной формы для документа законодательством не предусмотрено.

В акте должны быть указаны все лица, которым разрешен доступ к электронной цифровой подписи, а заверить его должен человек, защищающий интересы компании на переговорах, участвующий в подписании договоров, соглашений и т.д. Доверенность на ЭЦП от директора должна содержать подробный список действий представителя или представителей организации (если передача осуществляется 2 и более лицам), а также личную собственноручную подпись руководителя компании.

Еще важно прописать право доверенного лица решать промежуточные вопросы, которые могут возникнуть при подписании документов, соглашений и т.п. Помимо реквизитов организации, доверителя и доверенного лица можно указать полные контактные данные сторон

Помимо реквизитов организации, доверителя и доверенного лица можно указать полные контактные данные сторон.