Система управления документооборотом и бизнес-процессами Directum RX

Directum – интеллектуальные цифровые процессы и электронный документооборот

Свыше 100 партнеров в России и СНГ

Специалисты компании-партнера проходят обучение и аттестацию по решениям и технологиям Directum, самостоятельно оказывают широкий спектр услуг:

  • Ведут проекты разного масштаба
  • Разрабатывают решения
  • Обучают специалистов заказчика
  • Оказывают организационно-методическую поддержку при внедрении и развитии системы

§

Directum overdoc

Directum OverDoc – бесплатная программа, предназначенная для работы со структурированными электронными документами. Она не предназначена полноценно решить задачи межкорпоративного документооборота, но позволяет частично закрыть некоторые потребности. Для построения полноценного документооборота используется сервис межкорпоративного обмена юридически значимыми документами Synerdocs. Подробнее – смотрите на сайте synerdocs.ru.

Открытый формат структурированного электронного документа разработан для обмена документами в электронном виде между независимыми организациями, структурными подразделениями холдингов или отдельными сотрудниками, работающими над общими документами. Файл данного формата (с расширением ESD) включает в себя текст документа, его атрибуты и цифровые подписи. Directum OverDoc позволяет просматривать, создавать и изменять структурированные электронные документы, в т.ч.:

  • просматривать атрибуты документа (название, номер, дату);
  • просматривать и проверять достоверность цифровых подписей документа;
  • ставить электронную подпись на документ;
  • редактировать текст документа;
  • пересылать документ;
  • импортировать документ в систему Directum.

Directum OverDoc работает как самостоятельная программа, так и в интеграции с системой электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.

В системе Directum можно создавать и импортировать документы из файлов структурированных электронных документов .esd, а также экспортировать документы в этот формат. Любой документ с атрибутами и подписями может быть экспортирован из системы и передан на рассмотрение и согласование сотруднику другой организации.

Получатели с помощью Directum OverDoc могут увидеть текст документа и отредактировать его, если необходимо. При этом все подписи документа будут сняты.

Через программу Directum OverDoc пользователь сможет подписать документ, установив собственную электронную подпись. Программа также может распознавать подписи, установленные на документ в системе Directum. При открытии подписанного документа в программе Directum OverDoc пользователи смогут увидеть не только текст документа, но и его служебные атрибуты, а также список подписей с указанием их достоверности.

Если документ был подписан во внешней системе и после экспортирован в программу Directum OverDoc, то проверка достоверности такой подписи не выполнится.

Структурированный электронный документ может быть импортирован в Directum или другую систему электронного документооборота, поддерживающую формат ESD, а также отправлен по электронной почте.

Directum OverDoc позволяет не только работать с ранее созданными электронными документами, но и создавать структурированные электронные документы, редактируя их реквизиты и текст.

Читайте также:  Продление сертификата ЭЦП (электронно-цифровой подписи)

Скачать и установить Directum OverDoc (zip, 3.3 Мб)

It_generatedocument

    Для использования данного функционала в разработке применяется следующая функция

IT_GenerateDocument(Code:Строка;[OpenDoc: Логический = FALSE];[DeleteDoc: Логический = FALSE])

Code – код записи справочника IT_Maket с необходимым макетом

OpenDoc – открытие документа после генерации (по умолчанию False – не открывается)

DeleteDoc – удаление документа после генерации (по умолчанию False – не удаляется)

Функция возвращает путь сгенерированного документа, если параметр DeleteDoc установлен в TRUE возвращается пустое значение.

It_macrovariable

    IT_MacroVariable – хранит в себе информацию о макропеременных

Макропеременные бывают двух типов статические и общие. Статическая макропеременная хранит в себе конкретное значение. Например, как на картинке ниже:

Система управления документооборотом и бизнес-процессами Directum RX
Имя организации = ООО “Мобил-Авто”.

Общий тип хранит в себе алгоритм вычисления макропеременной. По кнопке “Вычисление” открывается окно редактора, в котором необходимо написать или просмотреть само вычисление. Причем значение макропеременной будет присваиваться переменной Result. По кнопке
“Посчитать”, исполняется код вычисления и результат выводится в поле “Значение”, очень удобно использовать для тестирования вычисления.

На картинках указано как создать макропеременную, хранящую в себе текущую дату.

По практике работы, проще создать один диалог, который опросит пользователя и вернет несколько значений макропеременных, для этих случаев такие макропеременные можно задать через знак ‘|’

Как вы заметили и результат вычисления тоже должен возвращаться через ‘|’

Система управления документооборотом и бизнес-процессами Directum RX
Перейдем к главному справочнику IT_Maket

It_maket

    Так выглядит окно карточки макета.

Система управления документооборотом и бизнес-процессами Directum RX
В поле “Макет” указывается документ с видом макет

Наше решение пока работает только с макетами Word и Excel.

В таблицу добавляются макропеременные созданные ранее. В колонки автоматически перетекает тип переменной, вычисление (только для чтения) и значение.

Теперь перейдем к кнопкам в ленте. По кнопкам «Внести» или «Внести и открыть» макропеременные из карточки заносятся в сам макет, для дальнейшей их расстановки. По кнопке «Открыть макет» открывается макет документа для редактирования, это удобнее чем искать
его в папках или по ID.

Для удобства тестирования существует кнопка «Сгенерировать документ» с двумя вариантами: «Сгенерировать с вычислениями», то есть генерация документа будет с вычислением всех макропеременных или «Сгенерировать с тестовыми значениями»,
в документ подставятся значения макропеременных из колонки «Значение»:

Автоматизируйте документооборот с directum rx

С помощью системы выстраивается эффективная работа организации с документами:

  • снижается риск потери документов благодаря надежному хранению данных;
  • гарантируется авторство и неизменность содержания документов за счет использования электронной подписи;
  • обеспечивается высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных;
  • упрощается контроль за исполнением задач по документам;
  • сокращается время поиска информации.
Читайте также:  Мобильная Электронная Подпись — Официальный сайт МегаФона Калужская область

Быстрый поиск документов

В Directum RX легко найти документ по его параметрам или тексту содержимого. Для этого достаточно указать в критериях поиска наименование, автора, дату создания документа или другие данные. А в списке «Недавние документы» сотрудник может быстро найти документы, которые он создавал, просматривал или редактировал в течение дня, или за последние три/семь/тридцать дней.

Для удобной навигации по списку документы можно выделять цветными метками. Например, выделите красным цветом документы, которые нужно срочно согласовать, а синим — все документы по одному проекту. Проставленные метки видны только вам. При необходимости можно запустить поиск по метке или отфильтровать список документов по нужному цвету:

В системе также можно связывать документы между собой. Например, с договором можно связать весь необходимый комплект документов: приложения, дополнительные соглашения, акты и т.д. Это позволяет в один клик найти и получить доступ ко всем необходимым материалам.

Как правило, приложения создаются для входящих, договорных, внутренних и исходящих документов. Например, приложением к исходящему письму может быть коммерческое предложение, а к договору — спецификация и план-график работ. Можно создать одно приложение к документу или добавить несколько сразу.

После загрузки у документов автоматически заполняются карточки. Приложения связываются с ведущим документом и получают такие же права доступа.

В веб-клиенте без привязки к рабочему месту:

Выносите часто используемые функции на панель действий, используйте обложки модулей для быстрого доступа к прикладным задачам.

Конфиденциальность данных

Directum RX обеспечивает надежное и безопасное хранение информации за счет разграничения прав доступа и ведения подробной истории работы с документами.

Права доступа настраиваются для отдельных сотрудников или групп. Таким образом, ограничиваются действия, которые сотрудники могут совершать с документами, а также обеспечивается защита содержания от изменений. Например, права на просмотр документа позволяют сотруднику находить документ в системе и прочесть его содержимое.

Система управления документооборотом и бизнес-процессами Directum RX
Настройка прав доступа к документу

Все действия сотрудников с документом фиксируются в истории. Это позволяет посмотреть, кто обращался к документу или вносил изменения, информацию о выдаче, изменении и изъятии прав доступа и др. Для повышения контроля и безопасности работы на закладке «История» есть возможность фильтровать и сортировать список по столбцам, а также посмотреть IP-адрес компьютера, с которого работал пользователь.

Если сотрудник по ошибке внес изменения в документ или создал лишнюю версию, то быстро связаться с ним помогут всплывающие подсказки. При наведении курсора на ФИО сотрудника отображается информация о его подразделении, должности, рабочем телефоне и руководителе.

Мониторинг работ по документам

Сотрудники могут отслеживать, какие работы ведутся по документу в данный момент. Если документ отправлен на согласование, то в его карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс и на сколько дней. Также в карточке документа отображаются основные этапы работы. Например, руководитель может посмотреть, как выполнялись поручения после рассмотрения документа.

Читайте также:  ЭЦП: что это такое?

На планшетах и смартфонах:

Создавайте документы с камеры, выносите резолюции в графическом виде, используйте предпросмотр для быстрого ознакомления.

На привычном настольном устройстве:

Настраивайте под себя дерево папок и потоки входящих, устанавливайте персональные статусы для задач.

Отправка документов в работу

Быстро отправить документ в работу можно прямо из его карточки. Список доступных действий для отправки зависит от документа.

Например, документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, отправляются задачей на согласование по регламенту. Входящие документы, по которым необходимо вынести резолюцию, отправляются на рассмотрение руководителю. А утвержденные приказы или распоряжения отправляются сотрудникам на ознакомление.

Планы по развитию

  • Создание контекстного типа макропеременных. Передавать в макропеременную объект в контексте которого будут выполнятся вычисления.  
  • Создание табличного типа макропеременных. Использование одной макропеременной для заполнения всей таблицы поколонно или построчно.
  • Вставка картинок.
  • Генерация документов без использования объектной модели Word.
  • Работать с документами других форматов (.odt,.calc и т.д.).
  • Упростить решение для возможности создания макетов пользователем, без навыков разработки.

Ссылка на разработку:
IT_Maket.zip

Редактирование и просмотр документов

Для работы с документами в веб-клиенте Directum RX рекомендуется использовать веб-агент, который автоматически открывает документы во внешнем приложении. Таким образом, не требуется вручную выгружать документы на компьютер, а после завершения редактирования импортировать их обратно в систему. Благодаря этому повышается комфорт работы и обеспечивается защита от возможной потери данных, так как все изменения сохраняются в локальной копии документа. Нажав на значок Система управления документооборотом и бизнес-процессами Directum RX

Предварительно ознакомиться с содержимым документа можно с помощью предпросмотра прямо в окне браузера. При этом документ не выгружается из системы, что позволяет снизить нагрузку и экономить ресурсы локального компьютера. Сотрудник может ознакомиться с документом, даже если на компьютере не установлена программа для чтения документов, например, в формате PDF.

Решение

    Решение состоит из двух справочников IT_Maket, IT_MacroVariable и функции
IT_GenerateDocument.

Система управления документооборотом и бизнес-процессами directum rx

Возможности системы легко освоить — интерфейс прост и не перегружен, а сценарии работы интуитивно понятны.

Встроенные подсказки помогают новым пользователям освоить доступные функции.

Документы просто создавать из настроенных шаблонов — они учитывают правила оформления компании.

Совместное редактирование и рецензирование ускоряет согласование за счет одновременной работы пользователей над одним документом.

Электронные документы

В Directum RX документ состоит из карточки и содержимого. Содержимое документа может представлять собой любую текстовую или графическую информацию, аудио или видео. В карточке представлена основная информация о документе: наименование и автор, номер и дата регистрации, исполнитель, и т.д.

Сотрудники обращаются к документу с помощью ссылок, которые могут размещаться в разных папках. Сам документ при этом находится в хранилище. Это упрощает работу и обеспечивает единство и сохранность информации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector