Как подписать документ с помощью ЭЦП

Преимущества безбумажного документооборота

Как подписать документ с помощью ЭЦП

участвовать в международном документообороте;

Как подписать документ с помощью ЭЦП

сократить время на поиск, отправку и заверение документов вплоть до нескольких секунд

Как подписать документ с помощью ЭЦП

упростить процедуру участия в тендерах, аукционах и на других виртуальных торговых площадках

Как подписать документ с помощью ЭЦП

сделать документооборот более прозрачным (для себя) и конфиденциальным (для других)

Помимо прочего, ЭЦП и электронный документооборот обеспечивают повышенную достоверность документации, делают совершенные сделки более безопасными.

Коротко об ЭЦП

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Простая электронная подпись. Наличие такой ЭЦП на файле может говорить только о том, что файл был отправлен именно вами.

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Усиленная неквалифицированная. Такая подпись подтверждает, что документ был неизменным с момента заверения.

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Усиленная квалифицированная. Приравнивает электронный документ к бумажному. Дает ему полную юридическую силу.

Как подписать документ Word с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

КриптоПро Office Signature — платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -{amp}gt; меню Ставка -{amp}gt; в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

Строка подписи Microsoft Office

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Читайте также:  Какие действия нужно проделать на ЭТП после продления сертификата? Сбербанк аст как привязать новый сертификат Сбербанк аст установить новый сертификат пользователя.

Чтение присоединенной и отсоединенной подписи

Нельзя сказать, что ЭЦП бывают отсоединенных и присоединенных видов. Последнее больше относится к формату. С помощью одного сертификата можно сделать как отсоединенную, так и присоединенную подпись.

Открепленная подпись действует наоборот. Она создается отдельным файлом. Чтобы проверить ее достоверность, нужны одновременно два файла: текстовый документ, который мы подписали, и открепленная подпись.

Еще одно важное отличие отсоединенной и присоединенной подписи исходит от того, что отсоединенная подпись не изменяет подписываемый документ. Это означает, что он будет доступен к чтению без специальных программ.

Для чтения документа, который заверен присоединенной печатью, нужны специальные программы для работы с ЭЦП. Они должны проверить подпись и «извлечь» файл перед чтением.

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Программа

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Плагины КриптоПРО

Как подписать документ с помощью ЭЦП

КриптоАРМ

Присоединенная/отсоединенная подписиДопустимый формат файлаДопустимый размер файла
ДаPDF, Exel, WordНет ограничений
ДаВсеНет ограничений

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

По функционалу и доступности для подписи электронных документов лучше всего использовать программу КриптоАРМ. Бесплатна только базовая версия – КриптоАРМ СТАРТ.

Обращайтесь за лицензией на использование полноценной версии КриптоАРМ СТАНДАРТ ПЛЮС к нам! Наши специалисты подберут вам необходимый сертификат электронной подписи, лицензию КриптоПро и ответят на все возникающие вопросы.

Поставить отделенную подпись с помощью программы КриптоАРМ может даже человек, который буквально только что получил свой первый сертификат.

При создании присоединенной подписи создается новый файл, в который помещается подписываемый документ и подпись к нему. Этот процесс можно сравнить с запечатанным конвертом  с документом внутри. с подписанными данными. Этот файл можно копировать, пересылать по почте и т.п.

Нужно учесть, что без специальных криптографических программ невозможно прочитать содержимое подписанного файла. Точно так же, как нельзя извлечь содержимое конверта, не вскрыв его.

Если вы получаете такой  документ вне информационных систем, в которых уже есть механизмы проверки, нужно использовать программу, которая умеет проверять подпись и «извлекать» подписанный файл, чтобы его можно было прочитать. В программу нужно будет загрузить единый файл, который содержит и документ, и подпись.

Получить электронную подпись

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Отсоединенная подпись формируется в отдельном  от подписываемого документа файле. Файл подписи называется так же, как  подписанный документ и имеет расширение.sig или.sgn). Хранить и пересылать нужно оба эти файла, переименовывать их нельзя.

Читайте также:  Инструкция по работе с электронной подписью

При этом сам подписываемый файл достается доступным для чтения без криптографических программ. Они нужны, только чтобы проверить действительность подписи. Чтобы проверить подпись, нужно загрузить в программу и подписанный файл, и  файл с электронной подписью.

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

Как подписать документ с помощью ЭЦП

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Программное обеспечение «Карма» — продукт криптографического обеспечения, разработанный российскими программистами, который может использоваться в различных системах любого уровня:

  • для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО);
  • для работы в системе 1С;
  • для сообщений, отправляемых по электронной почте;
  • для управленческого документооборота;
  • для подписания файлов, открываемых проводником Windows, и т. д.

Особенностью системы является возможность добавления в документ графического изображения подписи и печати (факсимиле). При использовании данной функции бумажная копия практически не отличается от подлинника.

Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Внимание: Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Читайте также:  Приказ росреестра эцп

Как подписываются документы?

Как подписать документ с помощью ЭЦП

С помощью ЭЦП можно подписать какой-угодно файл. Это может быть текст, изображение, pdf или даже видео. Ограничений практически нет. Главное – наличие личного сертификата. Без него ваша ЭП не будет иметь юридической силы.

Как подписать документ с помощью ЭЦП

Обратите внимание! Личный сертификат ЭЦП выдается в удостоверяющем центре. Центр удостоверяет вашу личность, выдает сертификат и управляет его жизненным циклом – приостанавливает, возобновляет и т. д.

Личный сертификат устанавливается на персональный компьютер с помощью сторонней программы. Позже можно создать открепленную ЭП с помощью программы КриптоАРМ, плагинов КриптоПро или Веб.Сервисов.

Итоги

Чтобы придать документу юридическую значимость, необходима электронная цифровая подпись — как ее сделать самому бесплатно, вы теперь знаете. Способ получения ЭЦП зависит от вида подписи, абонента и нужд, для которых она оформляется.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Еще раз пройдемся по информации выше, выделив основные тезисы, которые стоит запомнить:

  • отделенная печать отличается от присоединенной тем, что буквально хранится в отдельном
    файле;
  • документ, который заверен присоединенной печатью, нельзя открыть без сторонних
    программ;
  • заверить документ можно с помощью плагинов КриптоПРО, КриптоАРМ или бесплатных
    Веб-сервисов;
  • электронный документооборот – это удобно, эффективно и просто.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector