Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

Что нужно для электронного документооборота

Электронный документооборот — это уже известная система обмена данными. Ряд её положительных моментов:

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

До обращения в территориальный офис ПФР требуется воспользоваться услугами удостоверяющего центра. Оформите заявку на сертификат ключа подписи руководителя организации и на получение других необходимых для использования цифровой подписи документов.

Описание принципов работы плагина

КриптоПро ЭЦП Browser plug-in легко встраивается и применим в любом из современных браузеров с поддержкой сценариев JavaScript:

Поддерживаемые операционные системы:

КриптоПро ЭЦП Browser plug-in позволяет подписывать различные типы данных:

С точки зрения бизнес-функций, плагин позволяет использовать ЭП:

Например: В онлайн-банке подтверждение операции по переводу средств усовершенствованной электронной цифровой подписью обеспечит гарантию того, что счетом распорядился владелец в конкретный (подтвержденный) момент времени и сертификат ключа подписи на момент совершения транзакции был действителен.

КриптоПро ЭЦП Browser plug-in позволяет создавать и проверять как обычную электронную подпись, так и усовершенствованную электронную подпись. Поскольку плагин является частью стандарта применения усовершенствованной электронной цифровой подписи, автоматически решаются задачи:

Создание и проверка подписи происходят на стороне пользователя. При создании подписи с помощью КриптоПро ЭЦП Browser plug-in, электронная подпись может быть либо добавлена к подписываемым данным (присоединенная ЭП), либо создана отдельно (отделенная ЭП).

КриптоПро ЭЦП Browser plug-in распространяется бесплатно (лицензионное соглашение).

Почему иногда сертификат не проходит проверку подлинности на портале госуслуг?

При проверке сертификата на портале госуслуг проверяются его действительность и квалифицированность. Портал госуслуг в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2021 № 63-ФЗ и с Приказом ФСБ РФ от 27.12.2021 № 795, проверяет все поля сертификата, их наполнение и соответствие данным правилам.

Если обнаружено какое-то нарушение, например, в сертификате нет СНИЛС, то портал госуслуг укажет на то, что данный сертификат не является квалифицированным. После «мониторинга» структуры портал анализирует, выдан ли сертификат аккредитованным УЦ. Для этого используется механизм кросс-сертификатов.

Обратите внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 27.08.2021 № 996 расширило действие простой ЭП на портале госуслуг. Ранее ее использование ограничивалось выполнением лишь элементарных действий, например, просмотром личного кабинета.

Более серьезные операции требовали применения усиленной ЭП. Но, чтобы ее получить, нужно оплатить стоимость флеш-носителя, на котором она выдается в УЦ. Предполагается, что это нововведение позволит сократить расходы заявителей, связанные с выпуском физического носителя сертификата ключа ЭП.

Если резюмировать все описанное выше, можно отметить, что работа с усиленной ЭП имеет некоторый технологический порог вхождения. Для преодоления этого порога можно пользоваться готовыми программными решениями по автоматической настройке рабочего места и началу работы с усиленной ЭП, что существенно облегчает процесс.

Возможности

Что дает абонентам и ПФР электронный документооборот:

  1. учет документопотока, гарантия конфиденциальности при пересылке информации;
  2. направление отчетности с места работы страхователя в любое время;
  3. быстрая корректировка недочетов в документации, обнаруженных сотрудниками ПФР (без ограничения по количеству исправлений в рамках одного дня);
  4. отсутствие потребности в личном посещении отделений ПФР работниками бухгалтерии ИП или юрлица;
  5. открытие возможности создания оцифрованных архивов по всему документообороту совместно с ПФР.

Документооборот в пфр

По статье 8 ФЗ № 27 от 96 года «Об учете в системе обязательного пенсион. страхования», допустима реализация электронного документооборота с ПФ России. Для этого первый предоставляет о себе нужные сведения. Регламент такого представления формируется самим ПФР.

Заявление на подключение к документообороту

Заявление необходимо для фиксации желания абонента участвовать в системе электронного документооборота. Но его заполнение и отправка не гарантирует последующего обслуживания абонента в этом направлении.

Инструмент №1 — криптопровайдер

Это специальное ПО, реализующее все криптографические алгоритмы. Оно дает инструментарий для их использования: чтобы создавать ЭП, проверять ее, зашифровывать и расшифровывать информацию. Одни из самых известных криптопровайдеров — КриптоПро CSP и ViPNet CSP.

Инструмент №2 — сертификат эп и закрытый ключ к нему

Эти элементы можно получить в удостоверяющем центре (УЦ). Они хранятся на защищенном носителе, который внешне выглядит как флеш-накопитель, но на самом деле является специализированным электронным устройством, обеспечивающим безопасное хранение закрытого ключа пользователя и сертификата ЭП.

Токены на российском рынке выпускают различные производители. Флагманами считаются Рутокен (компания «Актив»), JaСarta (компания «Аладдин Р.Д.»).

Инструмент №3 — настроенное рабочее место

Основной вопрос касается установки корневых сертификатов УЦ, выдавшего сертификат ЭП. При работе с квалифицированными сертификатами ЭП настройка корневых сертификатов часто связана с дополнительной задачей — установкой кросс-сертификатов Минкомсвязи.

Следующий блок задач касается правильной настройки браузера. При работе с площадками и системами с веб-доступом необходимо настроить браузер таким образом, чтобы он позволял осуществлять все необходимые операции. Если мы попробуем начать работу с браузером, настроенным по умолчанию, то работа с ЭП будет недоступна из-за политик безопасности операционной системы.

Также часто требуется установка дополнительных надстроек или плагинов для браузера.

Как начать работать с электронной подписью

Для начала нужно разобраться, какие инструменты потребуются владельцу усиленной ЭП (будем рассматривать усиленную ЭП, основанную на российских криптоалгоритмах по ГОСТу, как наиболее актуальную с точки зрения массового использования).

Читайте также:  Как продлить (перевыпустить) ключ эцп заранее, или если срок действия закончился

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

  • подача отчетов по установленным формам;
  • оформление пенсии сотрудникам;
  • отправка писем в ПФР;
  • сверка данных с ПФР.

Важно! После заключения соглашения для начала работы со СБИС необходимо добавить сведения о документе в систему. К ним относятся дата заключения соглашения и его номер. При невыполнении данного условия система не сможет отправить документы в ПФР.

Как оформить соглашение

Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.

Как работать с эп в электронных документах

Порядок подписания будет отличаться в зависимости от типа электронного документа, с которым мы работаем. В целом можно выделить два вида документов:

1. Электронные документы специализированного формата, которые позволяют встроить ЭП внутрь самого документа (документы Microsoft Word, PDF).

Чтобы встроить ЭП внутрь файла, иногда нужны дополнительные настройки, но часто достаточно обычной версии программы. В случае с Microsoft Word многое зависит от версии продукта: в версии до 2007 года включительно ЭП в документе можно создавать без дополнительных надстроек, для более поздних версий понадобится  специальный плагин — КриптоПро Office Signature. Руководство по настройке ЭП для Microsoft Word/Excel можно найти на сайте УЦ СКБ Контур.

Для подписания PDF-файлов можно использовать программу Adobe Acrobat. При помощи данного функционала можно встраивать ЭП внутрь документа. Проверка созданной таким образом ЭП осуществляется также при помощи программ Adobe Reader и Adobe Acrobat.

2. Неформализованные электронные документы, не обладающие дополнительным инструментарием для встраивания ЭП.

Для электронного документа можно создать ЭП без встраивания в сам документ. Такая подпись будет называться отсоединенной и представлять собой отдельный электронный документ. Таким способом можно подписывать любые электронные документы, в том числе и в форматах Word и PDF.

Набор инструментов для реализации таких возможностей в целом не ограничивается каким-то одним решением. Существуют отдельные программы, которые устанавливаются на рабочее место и позволяют создавать и проверять ЭП, например, КриптоАРМ. Есть веб-решения, с помощью которых можно прямо в браузере создать ЭП, загрузив документ в форму на сайте, присоединив свой токен с закрытым ключом. На выходе вы получите отсоединенную ЭП. Такие возможности предоставляет сервис Контур.Крипто.

Каким требованиям должно соответствовать рабочее место, чтобы с него можно было работать с ЭП? С критериями можно ознакомиться по ссылке.

Как работать с эп внутри различных информационных систем

Информационные системы могут представлять собой веб-сервис или настольное приложение. Поскольку каждое настольное решение имеет свои особенности реализации и правила настройки для работы с ЭП, разбирать общие сценарии не имеет смысла. Остановимся на более унифицированных веб-решениях.

Чтобы получить возможность работать с ЭП в электронной облачной системе, нужно правильно настроить браузер. В данном случае потребуется установка плагинов, дополнительных настроек, которые помогают работать с ЭП. Например, на электронной торговой площадке «Сбербанк-АСТ» используется штатный плагин от Microsoft — Capicom. На портале госуслуг устанавливается свой плагин, работающий во всех браузерах и осуществляющий работу с ЭП.

Работа с ЭП на определенном веб-портале осуществляется при помощи интерфейса этого портала. Интерфейсы могут быть разные, но базовые сценарии сходны — это загрузка или создание документа и последующее его подписание ЭП. Веб-портал использует плагин, который совершает необходимые операции по созданию или проверке ЭП, и результат работы попадает на серверы информационной системы.

Чтобы начать работать на электронной торговой площадке, пользователю необходимо пройти аккредитацию и приложить копии требуемых документов, подписанных ЭП. В дальнейшем, участвуя в электронных торгах, все действия подтверждаются при помощи ЭП, и эта информация в юридически значимом виде сохраняется на серверах электронной торговой площадки.

Часто в процессе работы c веб-ориентированными информационными системами у пользователей возникают вопросы: почему мой сертификат не принимается системой? как проверить подлинность сертификата? Ответы на первый вопрос могут быть разными, но основных, как правило, три:

  1. Сертификат не подходит для работы в данной информационной системе.
  2. Недействительность сертификата (сертификат выпущен недоверенным УЦ, сертификат отозван, срок действия сертификата истек).
  3. Различные технические проблемы, которые могут зависеть как от площадки, так и от пользователя (например, неправильно настроено рабочее место).  

Как установить личный сертификат?

1. Откройте меню Пуск — Панель управления — КриптоПро CSP.

2. В окне программы КриптоПро CSP перейдите на вкладку Сервис и нажмите кнопку Просмотреть сертификаты в контейнере:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

3. В следующем окне нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать контейнер для просмотра (в нашем примере контейнер находится на смарт-карте JaCarta):

Читайте также:  Как найти на компьютере сертификат ключа электронной подписи (ЭЦП)

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

4. После выбора контейнера нажмите кнопку Ок, затем Далее.

* Если после нажатия на кнопку Далее Вы видите такое сообщение:

«В контейнере закрытого ключа отсутствует открытый ключ шифрования», следует установить сертификат по рекомендациям, описанным в разделе Вариант 2.

5. В окне Сертификат для просмотра нажмите кнопку Установить:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

6. Если откроется сообщение «Этот сертификат уже присутствует в хранилище сертификатов. Заменить существующий сертификат новым, с проставленной ссылкой на закрытый ключ?», нажмите Да:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

7. Дождитесь сообщения об успешной установке:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

8. Сертификат установлен. Можно закрыть все открытые окна КриптоПро.

Вариант 2. Установка через меню «Установить личный сертификат».

Для установки сертификата этим способом Вам понадобится файл сертификата (файл с расширением.cer). Он может находиться, например, на съемном носителе или на жёстком диске компьютера (если Вы делали копию сертификата или Вам присылали его по электронной почте).

В случае, если файл сертификата отсутствует, напишите письмо с описанием проблемы в техническую поддержку по адресу pu@skbecpexpert.ru.

1. Откройте меню Пуск — Панель управления — КриптоПро CSP.

2. В окне программы КриптоПро CSP перейдите на вкладку Сервис и нажмите кнопку Установить личный сертификат:
Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

3. В следующем окне нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать файл сертификата:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

4. Укажите путь к файлу сертификата и нажмите кнопку Открыть (в нашем примере файл сертификата находится на Рабочем столе):

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

5. В следующем окне нажмите кнопку Далее; в окне Сертификат для установки нажмите Далее.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

6. Поставьте галку в окне Найти контейнер автоматически (в нашем примере контейнер находится на смарт-карте JaCarta) и нажмите Далее:
Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

7. В следующем окне отметьте пункт Установить сертификат (цепочку сертификатов) в контейнер и нажмите Далее:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

8. В окне Завершение мастера установки личного сертификата нажмите Готово:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО
9. Если КриптоПро CSP запрашивает pin-код от контейнера, введите нужный код или попробуйте стандартные pin-коды носителей:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

10. Если откроется сообщение «Этот сертификат уже присутствует в хранилище сертификатов. Заменить существующий сертификат новым, с проставленной ссылкой на закрытый ключ?», нажмите Да:

Соглашение об электронном документообороте с ПФР: бланк, образец заявления, как оформить договор на подключение ЭДО

11. Сертификат установлен. Можно закрыть все открытые окна КриптоПро.

Как установить электронную подпись криптопро

Для установки электронной подписи необходим контейнер с ключевой информацией (флешка, RuToken и другие). Программа КриптоПро CSP должна быть установлена на компьютере. Запустив ПО, во вкладке Сервис необходимо нажать на кнопку «Посмотреть сертификаты в контейнере». После этого подключить накопитель с контейнером. Выбрав ключевой контейнер, необходимо будет ввести пин-код.

В информационном окне появятся данные о сертификате, если они соответствуют нужным, выберите Свойства. Перейдя во вкладку общие нужно будет нажать на кнопку «Установить сертификат» и выбрать личное хранилище. Стоит убедиться также в наличии корневого сертификата. Эти этапы составляют основные шаги по установке ЭП. Далее потребуется работа с Outlook, Microsoft Word и другими программами.

Куда направлять соглашение

Документы чаще всего отправляются по интернету или относятся в территориальное отделение ПФ лично. Выбор отделения делается с привязкой к основному месту осуществления деятельности заявителя. Обратиться в ПФ разрешается и посредством отправки письма по Почте России. Во всех случаях требуется включать в комплект бумаг заявление и соглашение.

Заявление и соглашение это два разных документа. Первый является волеизъявлением абонента на обслуживание, а соглашение это фактический договор с утверждением всех сторон обслуживания.

Общая информация

Установлено, что все предприятия, которые имеют в штате наемных сотрудников, а также работают с физическими лицами на основании гражданско-правовых договоров, обязаны предоставлять в 2020 году следующие виды отчетности:

Важно! Ранее юридические лица подавали также обязательную форму РСВ-1, в которой был отражен расчет перечисленных страховых взносов. Однако в 2020 году страховые взносы на пенсионное обеспечение администрируются налоговыми органами, в связи с чем необходимость подачи данного отчета отпала.

При этом взаимодействие с ПФР не ограничивается лишь подачей вышеуказанных форм.

Чтобы снизить нагрузку на организации и упростить порядок отчетности, Пенсионный фонд России предлагает перейти на электронную сдачу отчетности.

Для осуществления перехода необходимо подать соответствующие документы в адрес ПФР. Среди них следует выделить соглашение об электронном документообороте.  Оно представляет собой юридически значимый документ, который определяет технические условия обмена электронными документами, права и обязанности сторон, а также устанавливает ответственность за ненадлежащее исполнения этих обязанностей.

Данный документ является обязательным для подписания любым лицом, которое планирует осуществлять обмен электронными документами с Пенсионным фондом России в процессе своей хозяйственной деятельности.

Полезно также почитать:Электронные услуги ПФР

Оформление

Цель подачи заявления отражена в его названии и пояснении, расположенном под ним. Здесь абонент просит предоставить ему статус участника ЭД Пенсионного фонда РФ с помощью телекоммуникационных каналов операторской связи. Прописывать эту фразу не нужно.

Читайте также:  Как получить эцп capicom

Какие это таблицы:

  • сведения о страхователе;
  • сведения об операторе ЭДО ПФР.

При установленном программном обеспечении по ведению документооборота заявление в ПФ подается одним из двух способов.

Заявление на электронный документооборот с ПФР. Способы отправки:

  1. для отправки СЗВ-отчетности (с пометкой «М» и «СТАЖ») отсылается скан подписанного заявления в сообщении типа «письмо»;
  2. для возможности отправки СЗВ-отчетности (с пометкой «ТД») отсылка происходит через соответствующую категорию в меню программного комплекса по отправке отчетности.

При необходимости можно взять консультацию у организации, установившей программный комплекс по отправке отчетности. То есть задать вопрос о том, как совершить данные действия.

Оформление соглашения об эдо с пфр

Соглашение об электронном документообороте с ПФР заключается при подаче следующих бумаг:

Пакет направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения.

Рассмотрим нюансы заполнения бумаг по электронному документообороту подробнее.

Подача документов по цифровому документообороту

Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:

При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.

Проще всего наладить ЭДО с помощью сервисов. «Астрал.Онлайн» — это удобный сервис для организации и ведения электронного оборота документами. Для связи с различными контрагентами не требуется установки дополнительного программного обеспечения.

А для тех, кто использует программу «1С» будет удобнее подключиться к «1С-ЭДО». Сервис позволяет осуществлять обмен любыми файлами, вести архив электронной документации и подписывать документы различными квалифицированными сертификатами.

Проверка электронной подписи

Чтобы проверить ЭП в документах Microsoft Word и PDF, можно воспользоваться штатной программой, открыть в ней документ и посмотреть, корректна ЭП или нет.

Второй способ более универсальный — воспользоваться отдельным инструментарием для работы с ЭП — КриптоАРМ или Контур.Крипто. Нужно загрузить в программу электронный документ с ЭП, сертификат, при помощи которого создавалась ЭП, и осуществить проверку.

Данные утилиты в соответствии с алгоритмом проверки ЭП осуществят все необходимые действия. Во-первых, инструментарий позволяет убедиться в том, что сертификат, при помощи которого создавалась ЭП, действующий. Во-вторых, можно удостовериться в том, что сертификат выпущен УЦ, которому мы доверяем.

Соглашение об электронном документообороте с пфр

Заявителям кроме усиленной квалифицированной электронной подписи понадобиться подписать соглашение. Это соглашение подписывается с ПФ для утверждения порядка осуществления ЭД и всевозможных вопросов по этому процессу.

Электронный документооборот

Если среднесписочная численность работников вашей организации превышает 25 человек, а также численность работников у вновь созданных организаций (в том числе при реорганизации) превышает этот предел, вам необходимо сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

При желании любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с ЭЦП. Отчетность можно сдавать в электронном виде с ЭЦП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

ПФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации! Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 80 % плательщиков страховых взносов перешли на электронное взаимодействие с ПФР.

Если отчетность представлена в электронном виде с ЭЦП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.

При представлении отчетности по ТКС необходимо:

Подтверждение о представлении отчетности по ТКС

После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.

По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР.

После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭЦП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.

ОПУБЛИКОВАНО 30.12.2020 15:43

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector