Составляем акт приема-передачи ЭЦП другому лицу

Чтобы временно передать НЭП или КЭП, например на период командировки либо больничного, доверьте ее использование уполномоченному сотруднику.

Доверить можно только электронную подпись юридического лица и ИП.

Выпустите сотрудникам собственную подпись, если документы/отчеты от имени организации всегда будет подписывать не руководитель, а уполномоченное лицо — например, бухгалтер или кадровик.

Оформите доверие подписи в личном кабинете СБИС или в мобильном приложении.

• Создайте доверие:
• В окне «Доверие на подписи» нажмите «+» и выберите ответственное лицо, которому передаете право использовать ЭП для подписания документов и отчетов.
• Укажите время действия полномочий: нажмите «Бессрочно», выберите «Период» и введите даты.
• «Подписывать без участия владельца» — документы будут подписаны дистанционно, если включен компьютер и носитель с ЭП к нему подключен, пользователь авторизован в личном кабинете и СБИС Плагине.
• «Отправлять запрос владельцу ЭП для подписания» — документы, отправленные сотрудником, поступят владельцу ЭП для согласования подписания.
• Как происходит подписание?
• Настроено подписание с запросом владельцу. Почему документы отправились автоматически?
• Отметьте документы, которые разрешено подписывать.
• Нажмите «Сохранить».

Доверие ЭП настроено. Если у сотрудника несколько подписей для разных целей, включите выбор ЭП при подписании.

С юридической точки зрения более правильный способ передачи полномочий — делегировать право подписи документов.

Лицензия, права и роли

Доверие ЭП будет работать и в личном кабинете, и в мобильном приложении. Также доступно отложенное подписание — всю работу с документами и отчетами ведут уполномоченные сотрудники, а владелец ЭП только контролирует отправку.

• Откройте раздел «Настройки/Электронная подпись».
• Создайте доверие: у вас одна ЭП на организацию — откройте подпись и нажмите «Доверить»;несколько подписей — нажмите «Доверить», а затем .
• у вас одна ЭП на организацию — откройте подпись и нажмите «Доверить»;
• несколько подписей — нажмите «Доверить», а затем .
• Выберите сотрудника, которому передаете право использовать МЭП.
• Укажите время действия полномочий: нажмите «Бессрочно», выберите «Настроить период» и введите даты.
• В строке «Владелец подтверждает подписание» передвиньте переключатель вправо — при работе с МЭП подписание документов или отчетов всегда будет согласовываться владельцем ЭП.
• Передвиньте переключатель вправо у документов, которые разрешено подписывать.
• Нажмите «Доверить».

Доверие подписи оформлено.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

В ситуациях, когда руководителя нет на рабочем месте, подписывать документы и отчеты могут доверенные сотрудники. Для этого руководитель должен заранее передать им полномочия. Сделать это можно одним из способов:

У каждого способа есть свои плюсы и минусы.

Чтобы передать часть полномочий по подписанию документов и отчетов другому должностному лицу, оформите доверенность в СБИС.

Уполномоченным представителем может быть сотрудник как вашей организации, так и любой другой компании, зарегистрированной в кабинете.

• В каких ситуациях нужна доверенность?
• Как проверить, у кого есть право подписи документов в вашей компании?
• Как запретить сотрудникам с ЭП подписывать документы без доверенности?

• В разделе «Настройки/Наши Компании» откройте карточку организации.
• В разделе «Кто подписывает» нажмите и выберите «Оформить».
• Укажите: кто и кому передает право подписи документов или отчетов; срок полномочий;номер доверенности;направления сдачи и документы, которые разрешено подписывать.
• кто и кому передает право подписи документов или отчетов;
• срок полномочий;
• номер доверенности;
• направления сдачи и документы, которые разрешено подписывать.
• Нажмите «Сохранить».

Доверенность оформлена. Предоставьте бумажный экземпляр в налоговую инспекцию.

• Как распечатать доверенность?
• Как посмотреть, какие доверенности действуют в компании?
• Как ограничить список сотрудников, которые будут подтверждать получение документов?
• Что видят участники документооборота при доверии права подписи?

• Откройте меню «Контрагенты/Налогоплательщики».
• На вкладке «Ответственные лица» нажмите «Оформить доверенность на передачу отчетности в госорганы по каналам связи».
• Выберите вариант доверенности: «Внутри организации» — доверенность на другого сотрудника организации, например бухгалтера;«Между организациями» — когда отчетность налогоплательщика отправляет другая организация или ИП;«Информационное сообщение о представительстве» — для крупных организаций со сложной схемой доверенностей между головным офисом и филиалами.
• «Внутри организации» — доверенность на другого сотрудника организации, например бухгалтера;
• «Между организациями» — когда отчетность налогоплательщика отправляет другая организация или ИП;
• «Информационное сообщение о представительстве» — для крупных организаций со сложной схемой доверенностей между головным офисом и филиалами.
• Укажите: дату и номер доверенности;кто и кому передает право подписи документов или отчетов;полномочия;направления сдачи;ФИО нотариуса, если доверенность заверена в нотариальной конторе;срок действия доверенности.
• дату и номер доверенности;
• кто и кому передает право подписи документов или отчетов;
• полномочия;
• направления сдачи;
• ФИО нотариуса, если доверенность заверена в нотариальной конторе;
• срок действия доверенности.
• Нажмите «Сохранить».

• Перейдите на вкладку «Кто подписывает», в блоке «Доверенности на право подписи» нажмите «+».
• Укажите: срок действия и номер доверенности;кто и кому передает право подписи документов или отчетов;направления сдачи;полномочия;ФИО нотариуса, если доверенность заверена в нотариальной конторе.
• срок действия и номер доверенности;
• кто и кому передает право подписи документов или отчетов;
• направления сдачи;
• полномочия;
• ФИО нотариуса, если доверенность заверена в нотариальной конторе.
• Нажмите «Сохранить».

• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Передача эцп бухгалтеру

Передача эцп бухгалтеру

Подборка наиболее важных документов по запросу Передача эцп бухгалтеру (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2022 N 07АП-4568/2018(28) по делу N А45-11086/2018Требование: Об отмене определения об отказе во взыскании убытков с бывшего руководителя должника.Решение: Определение оставлено без изменения.Доводы подателя апелляционной жалобы о непредставлении ответчиком надлежа-щих доказательств того, что он не знал и не мог знать о совершенных платежах, передача ЭЦП ответчика бухгалтеру невозможна в силу действия Федерального закона “Об электронной подписи” от 06.04.2011 N 63-ФЗ, не опровержении ответчиком его причастности к осуществлению платежей в пользу оплаты кредитных обязательств за Бриндикова М.А., когда такие действия носят явно не предпринимательский (рисковый) характер деятельности общества, подлежат отклонению, как противоречащие установленным вступившим в законную силу судебным актам обстоятельствам аффилированности Бридникова М.А., ОАО “Сибэлектротерм”, ООО “УСИ”, ООО “СМК”, личной заинтересованности Утиралова О.А., что не свидетельствует о даче согласия Жабина А.В. на осуществление недействительных платежей, при этом исполнение обязательств, а также распределение денежных потоков контролировалось ООО “УСИ” в лице Утиралова О.А.

Приказ Минфина России от 08.06.2016 N 79н”Об установлении форм отчетности о товарах, помещенных под таможенную процедуру свободной таможенной зоны на территории свободного порта Владивосток, и товарах, изготовленных (полученных) с использованием товаров, помещенных под таможенную процедуру свободной таможенной зоны на территории свободного порта Владивосток, порядка заполнения этих форм и порядка и сроков представления в таможенный орган отчетности о таких товарах”(Зарегистрировано в Минюсте России 23.06.2016 N 42623)7. Отчетность, указанная в пункте 1 настоящего порядка, представляется в уполномоченный таможенный орган с использованием информационной системы таможенных органов в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя), главного бухгалтера либо лица, ими уполномоченного.

• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Как передать право электронной подписи

Как передать право электронной подписи

Подборка наиболее важных документов по запросу Как передать право электронной подписи (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Федеральный закон от 13.07.2015 N 218-ФЗ(ред. от 14.04.2023)”О государственной регистрации недвижимости”(с изм. и доп., вступ. в силу с 19.04.2023)1.5. Заявление о государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в форме документов на бумажном носителе, а также в форме электронного документа, подписанного усиленными квалифицированными электронными подписями заявителей в соответствии с законодательством Российской Федерации, или в форме электронных образов документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса, могут передаваться в орган регистрации прав от заявителей, указанных в частях 1 – 3 статьи 15 настоящего Федерального закона (за исключением случая, если заявителем выступает кадастровый инженер), через нотариуса в порядке, установленном Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года N 4462-1.

Руководитель предприятия вправе предоставить сотрудникам право подписи документов, в том числе электронно. Для этого потребуется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Рассказываем, как сделать ЭЦП по доверенности на сотрудника от организации.

Можно ли оформить ЭЦП по доверенности

Чтобы получить электронную цифровую подпись для организации на имя директора, руководителю необходимо лично обратиться в ФНС.

Ранее выдачей сертификатов занимались удостоверяющие центры, с 2022 года это полномочие передали налоговой. Удостоверяющие центры по-прежнему оформляют подписи, но только на физлиц — сотрудников компании.

Если ключ оформляется на работника организации в удостоверяющем центре, то ключ допустимо получить как работнику лично, так и представителю. Для оформления сотруднику потребуется письменное полномочие от организации, подтверждающее право на подписание бумаг.

Как составить полномочия на оформление ЭЦП

Для оформления сертификата необходимо обратиться в удостоверяющий центр (УЦ). Для этого оставляют заявку на сайте, по телефону или составляют письмо от имени руководителя.

В УЦ оформляют доверенность для ЭЦП Казначейства на сотрудника для сдачи отчетов, для участия в торгах, для сдачи отчетности в ФНС и пр.

УЦ примет заявку и предоставит список бумаг для изготовления сертификата. Если ключ выпускают на сотрудника организации, то УЦ направит запрос: прошу оформить доверенность на право подписи документов ЭЦП сотрудником предприятия. Это требуется для подтверждения легитимности выпуска ключа.

Полномочия составляют в свободном формате или по образцу УЦ. Нотариальное заверение не требуется, достаточно подписи руководителя и печати предприятия.

При составлении документа соблюдайте требования ГК РФ:

• укажите дату и место составления;
• впишите наименование организации и ФИО представителя, его паспортные данные;
• перечислите права представителя;
• укажите срок действия (если не указать — действует один год);
• подпишите у руководителя и поставьте печать организации.

Вот образец доверенности на электронную подпись документов для УЦ:

Как составить доверенность на получение ЭЦП

После того как ключ выпущен, его необходимо получить в удостоверяющем центре или у курьера. В отличие от ФНС, в УЦ допустимо получение носителя с сертификатом представителем сотрудника или организации.

Для получения ключа потребуются письменные полномочия. Их допустимо указать в общем документе на оформление и получение сертификата или отдельно:

«10» февраля 2023 г.

Смирнову Валентину Федоровну (дата рождения — 05.01.1985, место рождения — г. Горький, паспорт РФ серии 4545 № 123456, выдан отделом УФМС по Нижегородской области в Нижегородском районе г. Нижнего Новгорода 28.02.2012, адрес регистрации по месту жительства: г. Идеальный, ул. Щербакова, д. 11/10, корп. 3, кв. 17)

представлять интересы ООО «Идеальная организация» в удостоверяющем центре ООО «Андромеда» (ОГРН 11111111111111) по вопросам получения ЭЦП ООО «Идеальная организация» на имя Смирновой В.Ф., в том числе:

• подписывать и подавать заявление и необходимые документы;
• подписать договор на оказание услуг удостоверяющим центром;
• получить ключ ЭЦП, ключ проверки на носителе ключа — Рутокен, JaCarta, eToken и иные;
• получить сертификат ключа проверки;
• подписывать расписки о получении (акты приемки) сертификата ключа проверки, носителя ключа и иные необходимые документы.

Полномочия выданы на срок по 31.12.2023 включительно без права передоверия другим лицам.

Генеральный директор Идеальный /И.И. Идеальный/

Как составить документ на использование ЭЦП

Если сертификат выпущен и получен подписантом, то он вправе пользоваться ключом без ограничений.

Сертификат принадлежит тому лицу, на чье имя он выпущен. Передача носителя другим лицам прямо не запрещена, но и не предусмотрена законом. На практике один сертификат использует несколько сотрудников для подписи бумаг от имени руководителя. Так происходит при подаче заявок на участие в торгах, при подписании большого объема документов.

Чтобы обезопасить себя от противоправных действий, рекомендуем оформить письменные полномочия на лиц, использующих сертификат.

Вот образец доверенности на право использования ЭЦП в организации сотрудниками:

Еще по теме:

Об авторе этой статьи

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности “юриспруденция”. Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Другие публикации автора

Собственник электронной подписи несет ответственность за использование ее третьими лицами. Чтобы обезопасить себя и зафиксировать пользование, составляют акт приема-передачи электронной подписи, в котором указывают ФИО получателя и дату составления. Рассказываем, как оформить такой акт.

Передача ЭЦП другому лицу и закон

Порядок работы с ЭП регламентирует ФЗ № 63 «Об ЭП» от 06.04.2011. Закон закрепляет, что ЭП служит для идентификации ее собственника. Сертификат позволяет достоверно установить, кто подписал документ. При оформлении в сертификат вносят паспортные данные подписанта.

Поскольку электронная подпись персонализирована, предполагается, что использовать ключ вправе его собственник, чьи паспортные данные внесли в сертификат. Статья 10 ФЗ № 63 от 06.04.2011 обязывает подписанта обеспечить конфиденциальность ЭП.

Закон не содержит прямого запрета на его использование иным гражданином, санкция за передачу электронной подписи не предусмотрена. Указанная ст. 10 ФЗ № 63 требует конфиденциальности и одновременно закрепляет, что владелец обязан не допускать случаев использования ключа посторонними без его согласия. Таким образом, при согласии владельца подпись вправе использовать третье лицо.

Порядок передачи носителя ЭЦП

Закон не закрепляет порядок вручения носителя от владельца другому человеку. На практике составляют акт приема-передачи ключей Рутокен, закрепляя в нем ФИО того, кому вручили носитель, и дату начала пользования.

Наиболее распространены случаи перемещения ключей внутри организации:

• от директора бухгалтеру для сдачи отчетов;
• специалистам по закупкам между работниками подразделения;
• от директора заместителю на период отсутствия и пр.

Если между сторонами достигнуто соглашение о передаче на использование ключа ЭЦП, то такую передачу фиксируют документально.

Документальная фиксация позволит владельцу ЭП обезопасить себя от несанкционированного и несогласованного подписания документации, а при возникновении спорных ситуаций доказать, что ключом распоряжался другой человек. Это не освободит владельца ключа от ответственности в случае нарушения подписантом законодательства. Исключение — если ЭЦП воспользовались без согласия владельца.

Как оформить акт

Единая форма акта према-передачи ЭЦП для юридического лица или для физических лиц законом не утверждена. Документ составляют в свободной форме. При оформлении используют чистый лист формата А4.

Составляя акт о передаче средств электронной подписи документов, в бланк вносят сведения:

• ФИО и паспортные данные передающего и принимающего лица;
• при использовании внутри организации указывают ее наименование и должности сотрудников;
• формат ЭЦП: флэш-накопитель, электронный файл и пр.;
• цель использования ЭП третьим лицом;
• дату передачи;
• допустимо зафиксировать дату, до наступления которой необходимо вернуть носитель владельцу.

Готовый акт приема-передачи электронной подписи директора главному бухгалтеру или другому сотруднику, сотрудников между собой подписывают стороны, участвующие в передаче ключа. Не допускается подписание документа директором вместо сотрудников. Требуется личная подпись передающей и принимающей стороны.

Вот шаблон документа:

«_____» _______________ 2023 г.

__________________________________________(ФИО), паспорт: серия: ______ № ______________, выдан «___»_________ ____ г. _______________________, код подразделения: ___-___, зарегистрированн__ по адресу: ______________________________, являющ___ владельцем ЭП, и ________________________, паспорт: серия: ______ № ______________, выдан «___»_________ ____ г. ___________, код подразделения: ___-___, зарегистрированн__ по адресу: ___________________________, пришли к соглашению о нижеследующем:

• ____________________________________ (ФИО владельца ЭП) передает право использования принадлежащей ему (ей) ЭП ________________________________ (ФИО лица, которому передается право использования ЭП).
• Право использования ЭП передается на срок с «___»_________ ____ г. по «___»_________ ____ г.
• _______________________________ (ФИО лица, которому передается право использования ЭП) может использовать ЭП только в следующих целях:
  __________________________________________________;__________________________________________________.
• __________________________________________________;
• __________________________________________________.

А это образец акта приема-передачи Рутокена для электронной подписи внутри организации:

Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.

ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как электронная цифровая подпись. На сегодняшний день используется более ёмкое название ЭП, которое расшифровывается как электронная подпись.

В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.

Какую подпись получает ИП или руководитель организации

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга предоставляется бесплатно.

Токен — это ключевой носитель в виде флешки или смарт-карты. На него записывают ЭЦП. Для получения подписи в налоговой подходят не все модели. Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий ключевой носитель рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.

Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.

На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.

Простая ЭЦП для уполномоченного работника

Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.

Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.

С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или ИП. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит, скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.

Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.

Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника

Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.

В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.

Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Важно! Каждый сотрудник для использования ЭЦП физического лица от имени организации должен иметь машиночитаемую доверенность с 1 сентября 2023 года.

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, так как с 1 сентября 2023 года работать с КЭП работника юрлица или ИП будет запрещено. Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31.08.23.

Где ещё можно использовать личную электронную подпись

Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.

Простая электронная подпись физического лица

С простой электронной подписью можно взаимодействовать, например, с сайтами развлекательного контента, интернет-магазинов, служб доставки или услуг связи. Хранится такая ЭЦП в информационной системе, в которой она используется. ПЭП позволяет подтверждать действия пользователя на веб-ресурсах: авторизовываться, списывать бонусы или оплачивать покупки в магазине и т.п.

Неквалифицированная электронная подпись физлица

Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. НЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию. Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям

Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.

Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Использование КЭП руководителя

В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях.

Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.

Передача ЭП другому лицу

Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.

Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.
Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

• подтверждено, что его использует не владелец подписи;
• ключ проверки подписи совпадает с ключом ранее выданного сертификата.

Что делать при увольнении работника

В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.

Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Кроме того, до 31 августа 2023 года разрешено применять подпись сотрудника юрлица и индивидуального предпринимателя. В этом случае использование МЧД для сдачи отчётности и ЭДО с контрагентами не предусматривается.

Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника

Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.

Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.

Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.