Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?

Преимущества усиленной электронной цифровой подписи

Как мы уже выяснили, основными электронно-цифровыми подписями для предпринимателя являются квалифицированная ЭП и подпись для торгов. Получить их можно только в аккредитованном центре. Для каждом случае потребуется свой пакет документов для получения ЭЦП для ИП. Следует учесть и то, что удостоверяющий центр может запросить дополнительные данные.

Для получения квалифицированной ЭП потребуются:

заявление в удостоверяющий центр;

оригинал паспорта или заверенная нотариусом копия;

оригиналы ИНН, ОГРН, СНИЛС.

Для подписи для торгов необходимы:

заявление в УЦ;

оригинал паспорта или заверенная копия;

оригинал ИНН;

выписка из ЕГРИП.

В случае если электронную подпись получает уполномоченный представитель, то он должен представить доверенность. Документ может быть заверен нотариусом либо печатью ИП, при ее наличии. Срок получения подписи с момента предоставления необходимой документации 1-2 дня. В отдельных случаях, можно пройти ускоренную процедуру и стать владельцем ЦП за несколько часов.

По своей сути подпись электронного типа представляет собой аналог подписи определенного субъекта на бумажном носителе. Такой инструмент используется в предпринимательстве, при работе с документацией и во многих других сферах. ЭП может быть простого и усиленного типа.

Усиленная (неквалифицированная) ЭП, которая является гарантом осуществления подписи определенным субъектом, а также нахождения официальной бумаги в неизменном виде со времени ее подписания.

Такую ЭП нужно ставить при оформлении бумаг, для которых печать не является обязательной. При формировании усиленной неквалифицированной электронной подписи используются различные криптографические устройства.

Усиленная (квалифицированная) ЭП формируется с помощью криптографических устройств, засвидетельствованных специальными органами (за это несет ответственность Федеральная служба безопасности).

В качестве гаранта подлинности выступает особый сертификат, выдаваемый удостоверяющим центром, имеющим аккредитацию. Если документ в электронном виде удостоверен усиленной подписью в ее квалифицированной разновидности, то он обладает такой же юридической силой, что и документ, оформленный на бумаге, на котором имеется рукописная подпись.

Квалифицированная подпись сохраняет свое действие до тех пор, пока суд не постановит иное.

Какими же достоинствами обладает такая усиленная подпись? К основным из них относятся:

• документ, подписанный усиленной подписью, обладает тем же юридическим статусом, что и документ, заверенный печатью компании;
• подачу документов, имеющих такую подпись, можно производить круглосуточно и без выходных;
• при осуществлении предпринимательской деятельности эта подпись позволяет снижать как временные, так и финансовые затраты;
• усиленная подпись изготавливается специалистами максимально быстро (примерно за полчаса);
• с усиленной ЭП безбумажный оборот документов осуществляется с высоким уровнем эффективности и безопасности.

Это возможно потому, что только ее владелец знаком с кодом доступа, необходимым для генерации ЭП. Это обстоятельство в значительной мере упрощает многие обстоятельства, если между сторонами документооборота возникнет конфликтная ситуация.

В федеральном законе, регулирующем функционирование ЭП, появилось полезное нововведение: в настоящее время усиленной подписью можно подписывать не один документ, а несколько документов в электронном виде, если они связаны между собой.

Нормативно-правовой акт, регламентирующий применение электронно-цифровой визы всеми организационно-правовыми формами и субъектами, — ФЗ №63, в нём содержатся основополагающие положения, классификация, требования и нормы к применению электронной подписи в РФ.

Так, законодательно ратифицированы всего 2 вида онлайн-подписи — простая и усиленная. А вот усиленный формат визы делится ещё на 2 подвида, которые отличаются статусом и сферой их использования:

• усиленную неквалифицированную (УНЭП);
• квалифицированную (её ещё называют УКЭП).

Разберёмся в отличиях всех трёх дистанционных подписей.

Под электронной цифровой подписью понимаются компьютерные данные, которые тем или иным образом удостоверяют принадлежность (авторство), а в ряде случаев и целостность файла, к которому в установленном порядке прикрепляются. Например, если соответствующим файлом является бухгалтерский документ, то электронная подпись может удостоверять факт:

• подписания данного документа бухгалтером или иным уполномоченным человеком;
• отсутствия изменений в документе после его подписания.

Обе возможности во многих случаях делают подписание документов с помощью ЭЦП более предпочтительным, чем традиционное заверение — ручкой и печатью. Главное — чтобы ЭЦП фактически выполняла указанные функции.

Законом № 63-ФЗ определено 3 типа электронных подписей:

• простая,
• усиленная,
• усиленная квалифицированная.

Простая ЭЦП выполняет только одну из указанных выше функций — удостоверяет факт подписания документа конкретным человеком. При этом ее устойчивость к дешифровке, как правило, не слишком высока. Примером простой ЭЦП является пароль к электронной почте человека, с которой он отправляет свои сообщения, «по-простому» удостоверяя факт их принадлежности себе.

В свою очередь, усиленная ЭЦП шифруется гораздо глубже, чем пароль к e-mail — в принципе 512-битное шифрование характеризует как раз усиленную подпись. Узнать ее, как пароль к e-mail, крайне затруднительно, поскольку она представляет собой последовательность компьютерных данных: во-первых, хорошо зашифрованных, во-вторых — не предназначенных для представления в текстовом виде, понятном для человека.

Квалифицированность ЭЦП — гарантия ее максимальной устойчивости к дешифрованию с точки зрения того или иного государственного стандарта. В случае с российскими ЭЦП их квалифицированность — это соответствие требованиям ГОСТ Р 34.10-2012. Только те электронные подписи, которые удовлетворяют требованиям данного стандарта, могут быть признаны квалифицированными.

Вовсе не обязательно при этом, что обычная усиленная подпись будет слабее защищена от взлома, чем квалифицированная. Вполне возможно, что те стандарты шифрования, что реализуются в неквалифицированной ЭЦП, разработанной, к примеру, частным научно-исследовательским центром, будут еще более строгими, чем по ГОСТ Р 34.10-2012.

Применение усиленной квалифицированной ЭЦП может быть предписано отдельными нормативными актами. Например, для отправки отчетности в госструктуры российские фирмы обязательно должны задействовать КЭП. В свою очередь, те виды КЭП, что адаптированы для работы с конкретными документами, например с формами налоговой отчетности, не подойдут для организации обмена документами между предприятиями.

Простой электронной подписью может воспользоваться любой желающий человек — например, через свой e-mail или номер мобильного. Для того чтобы задействовать усиленную, потребуется использовать один из обязательных ее компонентов — сертификат. Рассмотрим его особенности подробнее.

Проверка файла усиленной электронной подписи («оттиска») возможна только с применением специального сертификата — документа, посредством которого удостоверяется принадлежность ключа проверки ЭЦП конкретному лицу. То есть факта подписания электронного документа конкретным человеком.

Сертификаты на ЭЦП обычно выдаются на определенный срок — как правило, на 12 месяцев. После их нужно получать снова или подтверждать свое право на применение сертификата. В некоторых случаях доступ пользователя к соответствующему документу может быть приостановлен — например, при подозрении на нарушение правил работы с ЭЦП с его стороны.

Если вдруг человек перестает владеть сертификатом ЭЦП или же срок действия сертификата истекает, то электронные подписи данного лица признаются недействительными до тех пор, пока соответствующий документ вновь не станет активным.

На практике соответствующие сертификаты чаще всего представлены документами, являющимися частью программных комплексов для организации документооборота. Рассмотрим, каким образом осуществляется получение электронной подписи для юридических лиц.

Прежде всего стоит отметить, что закон № 63-ФЗ принципиально не запрещает оформлять ЭЦП непосредственно на юрлицо как самостоятельный субъект правоотношений. В этом смысле электронно-цифровая подпись для юридического лица может быть аналогом печати организации. Но на практике соответствующий механизм, когда ЭЦП оформляется только на юрлицо, пока что не выработан в России.

Усиленная подпись изготавливается удостоверяющим центром и передается директору фирмы на носителе, посредством которого может быть реализован установленный механизм шифрования подписи — например, это может быть ключ eToken. Одновременно с носителем ЭП руководитель получает комплект ПО, необходимый для организации обмена данными с теми хозяйствующими субъектами, которым предполагается направлять документы, заверенные электронной подписью.

Как называется электронная подпись по законодательству

В соответствии с п. 1 ст. 2 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (данный НПА регламентирует, как используется ЭПЦ и где можно получить электронную цифровую подпись) рассматриваемый вид подписи именуется «электронной подписью». Но неофициально также получили распространение термины «электронно-цифровая подпись», «цифровая подпись».

В целях обеспечения формальных требований к документам при взаимодействии с государственными органами желательно, таким образом, использовать понятие «электронная подпись». В рамках коммуникаций внутри фирмы, с частными лицами — можно применять любой удобный термин.

Каков порядок получения электронной цифровой подписи директором фирмы

Как оформить электронную подпись для юридических лиц через интернет?

Прежде всего отметим, что взаимодействие между удостоверяющими центрами и их клиентами может осуществляться как в офлайн-формате — когда заказчик ЭЦП приходит в офис УЦ, так и онлайн. При этом начало взаимодействия между УЦ и клиентом может начинаться онлайн: многие удостоверяющие центры предлагают в целях ускорения процедуры выпуска электронных подписей представлять основные сведения о заказчиках через интернет.

После — инициируют подготовку к изготовлению ЭЦП и фактически выпускают ее, удостоверившись в подлинности документов, принесенных уже в офис заказчиком в назначенное время. При необходимости специалисты УЦ дают разъяснения по возникшим вопросам. Например, объясняют, где получить электронную подпись для юридического лица для организации дальнейшей работы с ЭЦП и УЦ.

Таким образом, полностью в электронном виде взаимодействия между УЦ и заказчиками ЭЦП не происходит — так или иначе нужны оригиналы правоустанавливающих документов. Но как сделать ЭЦП юридическому лицу при минимуме формальностей, современные удостоверяющие центры знают хорошо, и для этого как раз таки могут быть задействованы онлайновые каналы.

• выписку из ЕГРЮЛ на свою фирму;
• копию своего паспорта;
• копию своего СНИЛС;
• копию приказа о своем назначении на должность руководителя.

Указанные документы передаются в УЦ вместе с заявлением на регистрацию электронной подписи, а если потребуется — иными документами по требованию удостоверяющего центра.

Человек может получить как простую, так и усиленную цифровую подпись, но понятно, что для получения разных ЭЦП нужно приложить разное количество усилий.

Получение и использование простой онлайн-визы проходит удалённо, проще всего это сделать, создав упрощённую учётную запись на портале ЕПГУ (госуслуги). Такая ЭЦП даётся каждому, кто оформляет на ресурсе личный кабинет пользователя. Алгоритм действий здесь выглядит так:

1. Заходим на страницу регистрации ЛК и вносим в регистрационную форму ЛК свои данные: Ф. И. О., мобильник и электронку.

   

2. Ресурс проверяет внесённую информацию (несколько минут) и автоматически создаёт упрощённую ЭП.
3. На указанный номер или электронный адрес заявителя приходит код доступа к кабинету.
4. Заводим выданный пароль и завершаем разработку своего профиля.
5. Для этого нужно внести сведения по главным документам гражданина:
   • Номер, серию, дату выдачи и прочие реквизы паспорта РФ.
   • Цифры СНИЛС.
   • Данные ИНН.
6. Указанные сведения также исследуются ресурсом. Подождать результат придётся примерно 10—12 минут.
7. Если все данные внесены корректно, на указанный адрес обратной связи приходит сообщение, что регистрация ЛК пройдена. А это значит, что простая ЭЦП оформлена на госуслугах.

Если человеку нужна неквалифицированная онлайн-виза, на основе простой ЭП создаётся так называемая подтверждённая учётная запись, которая, собственно, и является УНЭП для физического лица. Отметим, что пройти регистрацию УНЭП можно и без формирования простой визы, но этот вариант предпочтительнее и проще.

Для получения бесплатной неквалицированной визы необходимо:

1. Лично подойти в ближайший специализированный центр (их список выложен на портале ЕПГУ по гиперссылке), можно это сделать также и через МФЦ «Мои документы». Сложнее и дольше (но это возможно) оформлять неквалифицированную ЭЦП через заявку с портала на выдачу УНЭП через почтовое отделение связи.

   

2. В аккредитованном учреждении нужно будет предъявить российский паспорт (или документ, который его заменяет) и СНИЛС. Процедура идентификации, как правило проходит за 5 минут (если в центре нет очереди).
3. После освидетельствования в системе человеку выдаётся код-пароль, который необходимо будет ввести, открывая свой ЛК.
4. Результат — регистрация полноценной электронной визы для физ. лица пройдена. Можно пользоваться и порталом, и другими онлайн-ресурсами.

Небольшая рекомендация: после получения подтверждённой учётной записи внесите в ЛК данные по всей основной личной документации:

• ИНН и номер свидетельства о рождении;
• медполис по ОМС;
• сведения об автомобиле (если есть, конечно) и данные водительского удостоверения;
• номер военного билета и загранпаспорта.

Это поможет в дальнейшем при оформлении любого запроса в инстанции (эти сведения будут автоматически вставать в нужные формы). А также настроит процесс получения разного рода уведомлений. К примеру, мне заблаговременно с портала госуслуг пришло уведомление, что заканчивается срок водительского удостоверения (честно, никогда не помнила, в какой месяц и в каком году мне нужно его заменить).

Если человеку всё-таки нужна усиленная квалифицированная виза, придётся потратить чуть больше времени и оплатить её.

Алгоритм регистрации УКЭП заключается в следующих этапах:

1. Выбираем удостоверяющий центр (УЦ), эта организация должна быть аккредитована в Минкомсвязи РФ. Актуальный реестр этих учреждений доступен на портале ведомства в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

   

2. Не поленитесь хотя бы поверхностно проверить статус УЦ, насколько долго он работает, не стоит ли он в стоп-листе к закрытию, ведь если УЦ будет лишён лицензии, УКЭП будет заблокирована. Правда, стоит отметить, что за последние несколько лет было закрыто менее десятка таких центров.
3. Выбираем вид ЭЦП, который необходим, в зависимости от того, чем предстоит пользоваться (торги, кредитование или др.), и мониторим стоимость пакета услуг, которые предоставляет УЦ для онлайн-визы. Можно сначала удалённо, затем с помощью телефонного разговора с оператором. Есть УЦ, которые к своему пакету дают бесплатно возможность обучения и прочие преференции.
4. Отправляем заявку на регистрацию УКЭП. Здесь существует 2 способа:
   • Через сайт оператора, выдающего онлайн-визу.
   • Через портал госуслуг.

     

5. Заказав УКЭП, получаем электронный счёт. Самый оптимальный способ оплаты — сделать это онлайн на сайте оператора. Деньги сразу поступят на счёт УЦ, что сократит время получения УКЭП.
6. Приходим в удостоверяющий центр для получения ЭЦП, сертификата и ключа доступа. Сделать это можно только при личном обращении в УЦ.

Чтобы получить визу, нужно взять с собой пакет документов, сюда, как правило, включаются:

• заявление на выдачу УКЭП по форме центра;
• 2 листа копии паспорта (разворот с фото и пропиской), а получая УКЭП нужно предъявить подлинник для идентификации;
• ксерокопия СНИЛС, оригинал взять с собой для сличения;
• копия свидетельства ИНН (может понадобиться, но не везде).

Как только регистрация будет пройдена (как правило, на проверку данных и формирование визы уходит от 30 минут до 1 дня), человек получит на руки:

• флеш-накопитель (USB), в котором зашиты все сведения и ключ ЭЦП;
• ПО, которое нужно будет установить на том IP-адресе (компьютере), с которого в основном нужно будет совершать все действия с УКЭП;
• лицензию (СКЗИ КриптоПро), которая подтверждает действие ЭЦП и сертификат к ней.

Чтобы загрузить ЭЦП на свой компьютер, нужно просто вставить флешку и установить на ПК выданное программное обеспечение. Если же при установке будут возникать вопросы, операторы центра обязаны помочь пользователю.

Чтобы включить онлайн-визу, нужно авторизоваться на сайте ЕГПУ, для чего достаточно зайти на портал в раздел «Вход с помощью электронных средств» и следовать подсказкам. Так же проходит постановка на учёт визы и на сайте налоговиков, в Росреестре и других ведомствах (всё делается через вкладки, указывающие на электронные сервисы).

Остаётся только работать с носителем, а при необходимости через 12 месяцев продлевать действие своего девайса.

Действующий ли сертификат был сформирован удостоверяющим центром можно в удалённом режиме на портале гослуслуг, где разработан сервис, предназначенный для проверки подлинности ЭЦП и её сертификата. Нужно просто:

1. Зайти на страницу проверки действия сертификатов к ЭЦН (можно сделать это по гиперссылке).

   

2. Загрузить в определённое окно файл со сканом своего Сертификата ЭЦП.
3. И кликнуть на кнопку проверки.
4. Онлайн-сервис в течение нескольких секунд определит работоспособность и подлинность УКЭП.

Начать свою статью я решил именно с описания последовательности шагов, которые вам необходимо выполнить, чтобы получить ЭЦП.

1. Выбрать какая электронная подпись (ЭП) вам нужна.
2. Выбрать Удостоверяющий центр (УЦ).
3. Заполнить и отправить заявку в УЦ.
4. Получить счет на оплату и оплатить его.
5. Предоставить в УЦ все необходимые документы (сканы).
6. Приехать в УЦ с оригиналами документов для получения ЭП.

Давайте теперь с вами подробно разберем каждый шаг.

— заявление на выдачу ЭП;

— паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);

— свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).

Если документы подает или получает электронную подпись не сам владелец ЭП, а его уполномоченный представитель, то необходимо предоставить заверенную нотариусом доверенность на этого представителя.

Если же владелец ЭП передает все функции по ее получению своему уполномоченному представителю, то в список необходимой документации также входит удостоверение личности (паспорт гражданина РФ) этого уполномоченного представителя.

Как регулируется по ГОСТ электронная подпись («оттиск» ЭЦП и его шифрование)

Применение электронных подписей строго регламентируется законодательством РФ. Дополнять закон № 63-ФЗ, разъясняющий сущность ЭЦП, а также раскрывающий то, как получить электронно-цифровую подпись, могут различные ГОСТы.

Так, например, проверка ЭЦП на подлинность осуществляется на основе ГОСТ Р 34.10-2012. Важнейшее требование к электронной подписи по соответствующему ГОСТ — устойчивость ее «оттиска», то есть последовательности компьютерных данных, что прикреплены к файлу. Фактически — устойчивость к попыткам одного человека несанкционированно подписаться за другого.

Надежное шифрование ЭЦП — главное условие выполнения соответствующей подписью обеих указанных выше функций: удостоверения факта подписания документа конкретным человеком, а также отсутствия изменений в документе после его подписания.

Самым устойчивым к дешифровке типом ЭЦП является квалифицированная подпись. Изучим ее особенности, а также то, где можно сделать электронную подпись соответствующего типа.

Оформление электронной подписи — где сделать и как получить ЭЦП

Для получения квалифицированной электронной подписи нужно:

• написать заявление в удостоверяющий центр,
• предоставить оригинал паспорта, свидетельство ИНН или их заверенные копию,
• назвать номер СНИЛС, ИНН, ОГРН ИП,
• и в ряде случаев оформить доверенность.

Если электронную подпись получает не сам индивидуальный предприниматель, а его уполномоченный представитель, то необходимо предоставить заверенную нотариусом доверенность на этого представителя.

Получить электронную подпись для ИП

Применяя ЭЦП, нужно следовать одному простому правилу — не допускать несанкционированного её использования. В этом случае любой из видов онлайн-визы работает только на своего пользователя.

Самые распространённые вопросы по хранению и использованию электронных подписей:

1. Можно ли подделать электронную визу? Практически невозможно. Средства криптографии сегодня не дают возможности злоумышленникам в какие-либо приемлемые сроки вычислить её код. Это гарантируют производители онлайн-подписи. Главное здесь — правильно хранить ключ доступа к онлайн-визе. Что касается УКЭП разработчики при её оформлении вместе с комплектом ЭЦП дают развёрнутые рекомендации по её хранению. Соблюдайте их и вы убережёте себя от использования вашей личной визы.
2. Когда я подпишу какой-либо документ, кто-то сможет его изменить, оставив мою подпись? Нет. Все корректировки в электронном документе автоматически будут подчёркнуты красной линией и, соответственно, очевидны даже с поверхностного взгляда. Причём в этом документе будет стоять, что ЭЦП некорректна.
3. Могу ли я отказаться от своей электронной подписи, если она уже стоит на документе? Нет. УКЭП обладает рядом атрибутов, которые моментально дают возможность освидетельствовать её. А симбиоз шифра и номера сертификата, присвоенного ЭЦП удостоверяющим центром, составят доказательную базу, что электронная бумага была подписана определённым человеком и в определённый день и час. И этот факт будет принят любой инстанцией.

Электронно-цифровая подпись уже довольно широко применяется физическими лицами, и это очень удобно. А те, кто ещё не оформил её, тратят намного больше времени для решения вопросов с ведомствами и госструктурами, а также лишают себя льгот и информационных преференций. Совсем необязательно покупать усиленную онлайн-визу, в большинстве случаев человеку достаточно подтверждённой записи на портале госуслуг и неквалифицированной подписи.

Предлагаем вам не простое оформление электронной подписи и сертификатов, а взаимовыгодное сотрудничество.

Читайте также:  Электронная подпись (ЭЦП) ИП в налоговую: значение, порядок получения, преимущества использования, срок изготовления и действия, стоимость

Мы экономим ваше время

Прием заявления онлайн, срочное изготовление ЭЦП, доставка подписи курьером.

Профессиональная помощь

Настройка электронной подписи, программного обеспечения, обучение работе на торговых площадках.

Гарантия безопасности

Электронные идентификаторы обеспечат защиту ключевых данных, целостность и конфиденциальность передаваемой информации.

Комплексное обслуживание

Все виды электронных подписей для предпринимателей, электронные сертификаты, программное обеспечение, техническая поддержка.

Доступные тарифы

Выбирайте нужное, не переплачивайте за то,
чем не будете пользоваться.

В нашем аккредитованном удостоверяющем центре работают квалифицированные специалисты с большим опытом работы с электронным документооборотом. Они помогут в решении любых задач: от подбора ЭЦП до разрешения технических неполадок. Работая с нами, риск упущенной выгоды исключен!

Для консультации и заказа электронной подписи для ИП звоните нашим специалистам!

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа): «юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

• название вида документа (за исключением писем);
• номер документа;
• название организации или имя автора документа;
• дата документа;
• место разработки, издания, принятия или подписания;
• подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Программные комплексы, посредством которых задействуются сертификаты ЭЦП, а также осуществляется непосредственно подписание документов с помощью ЭЦП, распространяются специализированными удостоверяющими центрами. Они могут иметь или же не иметь аккредитации. С точки зрения технологичности решения, предлагаемые первыми, могут не уступать вторым — и наоборот. Однако только аккредитованные центры вправе оформлять подписи КЭП.

Где получить ключ электронной подписи Ключ, как и сертификат, включается в состав программного продукта, который поставляется удостоверяющим центром заказчику. Практически исключено пользование ЭЦП без указанных компонентов, поэтому они так или иначе оказываются в распоряжении пользователя.

Каким может быть порядок получения ЭЦП главным бухгалтером предприятия? В данном случае лучше задействовать первый вариант — когда для сотрудника оформляется отдельная подпись. Это связано как раз с тем, что многие документы в фирме должен подписывать именно главный бухгалтер.

Главный бухгалтер фирмы, если будет принято решение о наделении его соответствующими полномочиями и оформлении для него отдельной ЭЦП, должен будет предъявить в удостоверяющий центр те же документы, что и директор — но только вместо приказа, который предъявляется директором, ему необходимо показать локальный распорядительный документ о наделении бухгалтера необходимыми полномочиями на использование ЭЦП.

Каковы особенности получения электронной подписи сотрудниками филиала организации?

Фактически речь идет о задействовании схемы, аналогичной той, что характеризует оформление ЭЦП директором и главным бухгалтером. Все, что нужно в данном случае сделать представителю фирмы для получения ЭЦП, — предъявить в УЦ документы, удостоверяющие личность и полномочия.

Для того чтобы получить усиленную электронную подпись, заявитель должен обратиться в ближайший аккредитованный удостоверяющий центр.

Аккредитацию таких центров производит Министерство коммуникации и связи, которое таким образом определяет, можно ли доверять тому или иному удостоверяющему центру.

Сертификат удостоверяющей организации по праву можно считать свидетельством безопасности для обеих сторон, участвующих в обмене документами.

Удостоверяющий центр, претендующий на аккредитацию, должен иметь минимальную сумму активов, равную, по крайней мере, полутора миллионам рублей.

В штате компании должно работать не менее двух сотрудников, непосредственно осуществляющих оформление и выдачу удостоверяющих документов на ключи проверки ЭП.

Стоит отметить, что услуга получения усиленной электронной подписи является платной. Как правило, ее стоимость составляет от 1 до 6 тысяч рублей. Для получения такой подписи заявителю необходимо лично присутствовать в удостоверяющем центре.

При себе следует иметь паспорт. Если электронная подпись необходима юридическому лицу, оно должно предоставить учредительные документы. В некоторых случаях может понадобиться и доверенность, являющаяся свидетельством права заявителя осуществлять правомерные действия от имени другого лица.

Сертификат и ключ подписи записываются на специальный электронный носитель (например, на электронную карту).

Клиенты могут подавать заявки в отделение МФЦ или в налоговую инспекцию. Само оформление не отличается от работы с аккредитованным УЦ. Клиенту требуется подготовить пакет бумаг и, согласно внутренней политике выбранной организации, предоставить их лично или переслать заверенные копии.

Сертификат и ключи передаются клиенту на электронной карте или flash-носителе.

Где взять электронную подпись КЭП

Где получить ЭЦПквалифицированного типа? Для того чтобы оформить данную подпись, необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию Минкомсвязи. Перечень соответствующих УЦ доступен на сайте ведомства. Используя его, можно узнать, где получить ЭЦП юридическому лицу ближе всего.

Для оформления ЭЦП необходимо передать в удостоверяющий центр — обычный или аккредитованный — комплект документов, состав которого определяется юридическим статусом обращающегося лица. Рассмотрим то, каким соответствующий комплект должен быть, если ЭЦП оформляется организацией.

Обмен электронными документами с ЭП

Процесс подписания документа простой ЭЦП не требует особых знаний. Для этого следует ввести пароль и подтвердить его.

Подписание квалифицированной подписью имеет свои особенности. Перед подписанием документа необходимо установить софт «КриптоПро» или иной криптографический преобразователь информации и сам сертификат проверки ключа ЭЦП.

Алгоритм установки пошагово рассмотрен в материале «Как установить сертификат ЭЦП на компьютер?».

Далее следует завизировать необходимый документ. Алгоритмы визирования разнятся в зависимости от вида файла, типа редактора или программного обеспечения. Например, для отправки отчетности в ФНС или в фонды файл загружается в специальную программу, далее выбирается соответствующий сертификат и нажимается кнопка «Подписать файл».

Межкорпоративный документооборот – обмен электронными документами между компаниями (B2B). Уже сейчас организации и компании могут наладить обмен юридически значимыми электронными документами (ЮЗЭД). Такой обмен имеет существенные преимущества перед бумажной формой:

• Быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем срок доставки бумажных документов.
• Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме по стоимости меньше передачи документов в бумажной форме.
• И это еще не все! Из данных преимуществ следуют реальные экономические выгоды:
• Быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, т.е. позволяет больше заработать за тот же самый период времени.
• Сокращение издержек на подготовку и передачу документов экономит денежные средства, которые можно направить на решение других задач.
• Быстрый обмен электронными документами и гарантия их доставки позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету, что также позволяет оставлять денежные средства в обороте.
• Электронная форма документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость обработки документов в целом.
• Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов:

• письма (требующие юридической значимости);
• договоры;
• счета;
• товарные накладные;
• товарно-транспортные накладные;
• акты выполненных работ и оказания услуг;
• акты сверки взаиморасчетов;
• счета-фактуры.

Электронные счета-фактуры. Мы рождены, чтоб сказку сделать былью…

Чем поможет финансисту электронный счет-фактура

Чтобы наладить межкорпоративный документооборот юридически сильными (или юридически значимыми) электронными документами необходимо решить задачи:

1. Подписание ЭП и отправка электронных документов контрагентам.
2. Приём и проверка подписи на электронных документах от контрагентов.
3. Создание, хранение (в том числе архивное), поиск и обработка подписанных электронных документов.
4. Обеспечение юридической значимости документов в процессе архивного хранения.

Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов электронного документооборота. При выборе сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

• наличие необходимых лицензий у оператора сервиса обмена;
• возможности интеграции сервиса обмена с вашими корпоративными информационными системами;
• предлагаемые варианты тарификации передачи электронных документов.

Для решения двух других задач идеально подходят системы электронного документооборота, т.к. там уже есть необходимый функционал проверенный временем, например, система DIRECTUM. В случае, если документы изначально создаются и обрабатываются в учётной системе, то системы электронного документооборота могут быть интегрированы с ними для приёма-передачи необходимых данных.

При отсутствии СЭД вышеуказанные задачи могут быть отчасти решены либо решениями от оператора сервиса обмена и интегрироваться с бухгалтерскими программами или ERP-системами с выполнением дополнительных условий. Следует обратить внимание на следующие факторы:

• используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее – КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота;
• возможности интеграции КИС и сервиса обмена;
• стоимость проекта подключения ваших КИС к сервису обмена;
• комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.

Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычную электронную почту), которые приступают к внешнему электронному взаимодействию. При самостоятельной организации межкорпоративного электронного документооборота придется столкнуться с рядом трудностей.

Для подписания документов электронной подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придется заключить отдельное соглашение о начале электронного взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена.

После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, возникнет вопрос хранения электронных документов. И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена, также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2011 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е.

Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Решать вам, какой способ для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами.

Итак, вас пригласили к обмену электронными документами

Основы межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами

Электронная подпись для Apple iOS (iPad, iPhone)

Вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами. Часть 1. (Ренат Габдуллин, Иван Агапов)

Типовые вопросы и ответы о юридически значимом обмене документами. Часть 2 (Алексей Корепанов)

Практика обеспечения юридической значимости электронного документооборота (Артем Изычев)

Какой ЭЦП подписать? (Елена Истомина)

Электронно-цифровая подпись в СЭД: что нужно знать? (Сергей Силин)

Особенности защиты электронного документооборота (Александр Самодуров)

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а, например, бухгалтерские документы, необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа. Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

• локальное хранение (документы хранятся на локальных серверах вашей компании, например, в СЭД);
• хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

На сегодняшний день суд принимает в электронном виде заявления, ходатайства и отзывы. Подать исковое заявление можно через единую систему «Мой арбитр», на официальном сайте арбитражного суда, где будет рассматриваться дело, или на сайте Высшего Арбитражного Суда РФ. При этом отправлять какие-либо документы на рассмотрение в суд могут только те лица, которые зарегистрированы в системе «Электронный страж», где у каждого пользователя свой личный кабинет.

Важно соблюдать технические требования к отправляемым документам: черно-белое изображение, формат .PDF, не менее 200 точек на дюйм, наличие графической подписи ответственного лица, печати и других реквизитов. Один документ – один файл, в названии которого отражено содержание и количество страниц.

В электронном виде не принимаются такие документы, как заявление об обеспечении иска, об обеспечении имущественных интересов, ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов.

Для формирования нового идентификатора клиенту необходимо предоставить следующий пакет бумаг (в распечатанном или цифровом формате):

• удостоверение личности;
• страховое свидетельство (СНИЛС);
• индивидуальный налоговый номер (ИНН).

Если заявка подается от лица индивидуального предпринимателя, в список включается номер его регистрационной записи в качестве ИП. Если оформлением занимается представитель юридического лица, ему необходимо документально подтвердить свои полномочия и предъявить уставные документы.

Клиент может передать регистрационные бумаги как вместе с заявлением, так и предоставить их после оплаты счета.

Удостоверяющий центр выступает в роли информационного посредника между Минкомсвязи и субъектами бизнеса. В его задачи входит выпуск сертификатов проверки ключей, а также – программных и технических средств для их генерирования.

Где используется

Наиболее распространенная сфера применения усиленной электронной подписи – это обращение субъекта в органы государственной или местной власти в целях предоставления ему услуг государства и муниципалитета.

Так, данный гарант незаменим в случае отправления бумаг, которые подтверждают важные факты юридического значения, если на их основании будет оказываться та или иная услуга.

Такая подпись может применяться в случае, если заявитель дает согласие на обработку данных персонального характера. Усиленная квалифицированная ЭП используется при требовании предоставить оригиналы или же копии документов, заверенные у нотариуса.

Кроме того, усиленная ЭП используется для участия в торгах на электронных площадках, при сдаче отчетности в органы государственной власти, а также в трудовых отношениях удаленного характера (обмен документацией в электронной форме между работником и его руководителем должен осуществляться с использованием электронной подписи усиленного типа).

Пример использования простой цифровой подписи для юридического лица — организация обмена различными документами с применением внутрикорпоративной почты. Данный вид коммуникаций, в принципе, может быть осуществлен и при взаимодействии фирмы с партнерскими организациями — но при условии заключения с ними отдельного соглашения, регламентирующего порядок обмена файлами и заверения их с помощью простой ЭЦП.

В случае если у партнеров есть желание повысить защищенность деловой переписки — имеет смысл получить цифровую подпись, которая является усиленной. Выше мы отметили, что и неквалифицированный ее вариант может обеспечивать самую высокую устойчивость ЭЦП к дешифрованию, поэтому менеджерам фирмы, возможно, соответствующие программно-аппаратные решения будет полезно рассмотреть в приоритетном порядке.

Где заказать электронную подпись целесообразнее — в аккредитованном или обычном УЦ, будет зависеть от того, какие конкретно документы предполагается заверять посредством ЭПЦ. Если основные адресаты отправляемых файлов — государственные органы, то, вероятно, имеет смысл обратиться именно к аккредитованным структурам.

Сколько стоит электронная подпись?

— вид и область применения ЭП;

— политика ценообразования УЦ;

— регион выдачи ЭП.

— оформление и выпуск сертификата ключа ЭП;

— предоставление прав на работу со специализированным ПО;

— выдача  программных средств, необходимых для работы с ЭП;

— передача ключа защиты носителя электронной подписи;

— техническое сопровождение.

Диапазон цен на выпуск электронной подписи для участия в электронных торгах колеблется в пределах 5-7 тыс. рублей.

Кто занимается выдачей электронных подписей на предприятии

Каким образом на предприятии можно организовать снабжение сотрудников, если это требуется, собственными электронными подписями?

Прежде всего отметим, что сотрудник предприятия, в компетенции которого — работа с электронными подписями, обязан обеспечивать конфиденциальность соответствующих программных инструментов и не разрешать без своего согласия использовать ЭЦП кому-либо (п. 1 ст. 10 закона № 63-ФЗ). Данная формулировка, очевидно, свидетельствует о том, что человек, управомоченный применять ЭЦП, имеет возможность делегировать пользование электронной подписью иным лицам. Также можно отметить, что законом № 63-ФЗ не установлено ограничений по количеству электронных подписей, оформляемых на одно юридическое лицо.

Таким образом, организовать снабжение сотрудников предприятия ЭЦП можно:

• посредством издания локальных нормативов, по которым ЭЦП, оформленная, к примеру, на генерального директора, будет передаваться в случаях, когда это нужно и допускается, замещающему доверенному лицу;
• посредством оформления ЭЦП для юридического лица на каждого сотрудника фирмы, который нуждается в применении соответствующей подписи.

Следует иметь в виду, что законом могут быть предусмотрены случаи, при которых реализация первого варианта будет противозаконной. Например — если речь идет о передаче права пользования ЭЦП главного бухгалтера в целях подписания первичных документов. Дело в том, что в соответствии с п. 3 ст. 7 и п. 2 ст.

В первом случае выдавать ЭЦП будет, вероятнее всего, сам директор или те лица, которым он делегирует данные полномочия. Во втором — выдавать ЭЦП будет уже удостоверяющий центр при условии, что обращающееся лицо сможет подтвердить свои правомочия в части последующего применения электронной подписи.

Срок изготовления электронной подписи

Срок изготовления ЭП полностью зависит от вас самих, т.е. от того как быстро будет подготовлен и передан в УЦ необходимый пакет документов и произведена оплата данной услуги. Кто-то может получить ЭЦП за 1 час, а у кого-то на это может уйти от нескольких дней до одной недели. Но средний срок выдачи ЭЦП у большинства УЦ составляет 2-3 рабочих дня. Срок изготовления выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП в ИФНС составляет 5 рабочих дней. Поэтому заранее позаботьтесь о её получении.

Имейте в виду, что срок действия ЭЦП составляет ровно 1 год. Т.е. каждый год ЭЦП необходимо перевыпускать.  Продлить ЭЦП можно в том же УЦ, в котором вы её получали, или обратиться за выпуском в другой УЦ.

Как получить ЭЦП для ИП бесплатно

Получение ЭЦП для юридических лиц практически всегда осуществляется на платной основе. Это связано хотя бы с тем, что носитель ключа ЭЦП, например eToken, является технологичным продуктом, который имеет определенную себестоимость. При этом тарификация услуг УЦ может зависеть:

• от предназначения ЭЦП (например, электронные подписи для отчетности обычно дешевле тех, что предназначены для торгов);
• от количества сертификатов, оформляемых УЦ (по мере его увеличения каждый сертификат может обходиться дешевле);
• от технологичности программно-аппаратной инфраструктуры работы с ЭЦП, внедряемой на предприятии.

При длительных и доверительных отношениях между УЦ и заказчиком получать электронные цифровые подписи вполне возможно со скидками или на особых условиях.

В век информационных технологий на смену бумажным документам приходят электронные носители информации. Для придания им юридической значимости их также необходимо заверять подписью и печатью. В связи с чем у многих пользователей возникает вопрос, как сделать электронную печать и подпись самому. Чтобы ответить на него, необходимо выяснить, что же такое электронно-цифровая подпись (ЭЦП)?

ЭЦП — информация о подписанте, присоединенная к другой информации (подписываемому документу).

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную. Усиленная, в свою очередь, делится на квалифицированную и неквалифицированную.

Пин-код ЭЦП

— для eToken это пароль– 1234567890;

— для ruToken и ruTokenЭЦП это: пользователь  – 12345678; администратор – 87654321.

После получения данного ключевого носителя и установки драйверов на свой компьютер вы можете эти пин-коды изменить.

На этом моя статья подошла к концу. Надеюсь, мне удалось ответить на все ваши вопросы. Если нет, то задавайте их ниже в комментариях. Ставьте лайки и делитесь информацией со своими друзьями и коллегами.

P.S.: Если вам нужна электронная подпись по отличной цене от проверенного Удостоверяющего центра, то оставляйте свою заявку здесь.

Итоги

Использование конкретных типов ЭЦП предприятием — простой, усиленной или же усиленной квалифицированной — зависит от адресности документов, оборот которых осуществляет фирма. Для использования усиленных ЭЦП понадобятся: ключ, сертификат и специальное ПО, поставляемые удостоверяющими центрами.

Чтобы придать документу юридическую значимость, необходима электронная цифровая подпись – как ее сделать самому бесплатно, вы теперь знаете. Способ получения ЭЦП зависит от вида подписи, абонента и нужд, для которых она оформляется.