- Использование сервиса «работа в россии»
- Как развивается кадровый эдо
- Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму 28 октября 2021 – дельта информ в самаре
- Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму
- Перевод кадровых процессов на эдо
- Таблица по рискам перевода кадровых документов на эдо
- Упрощение сдачи отчета сзв-тд
- Электронные подписи и обмен документами
Использование сервиса «работа в россии»
Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».
Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России»
Получить через час
В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие.
От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте. Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.
Как развивается кадровый эдо
В 2021 году был принятФедеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).
В 2021 году в Трудовом кодексе появилисьст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.
В 2021 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.
Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2021-2021 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов.
В 2021 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».
В 2021 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки (Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ). В связи с этим появилсязаконопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.
Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство.
Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму 28 октября 2021 – дельта информ в самаре
Уже с десяток лет Минтруд России обещает отменить бумажные трудовые книжки и перевести кадровые документы в электронный формат. И, судя по последним инициативам, через пару лет это все-таки свершится. Но уже сейчас работодатели могут некоторые документы перевести “в цифру”. Давайте разберемся, какие документы можно перевести в электронную форму и что для этого нужно?
Бумажные и электронные документы в трудовых отношениях
В наш век господства “цифры” над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до такой консервативной области, как кадровое делопроизводство. Компьютерные системы ведения кадрового учета, дистанционные работники, отношения с которыми оформляются в электронном виде, применение электронной цифровой подписи в кадровых документах и даже грядущая замена святая святых – бумажных трудовых книжек на электронные – все это не может не вызывать у специалистов массу вопросов о порядке, сроках и рисках применения новых технологий в работе.
Примечание. См. статьи “Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте” на с. 50 журнала N 8, 2021 и “Как суды относятся к электронным заявлениям работников” на с. 42 журнала N 7, 2021.
Минтруд России продолжает эксперимент по переводу кадровых документов из бумажной формы в электронную. Подробнее о законопроекте мы писали в прошлом номере. Работодателям – участникам эксперимента предложат самостоятельно определить, какие документы целесообразно перевести полностью в электронный формат.
Данная идея в целом правильная. Хотя нельзя не отметить и потенциальные сложности: финансовые затраты при переходе на электронный оборот, ригидность системы, недоверие работников к электронным документам (зачастую вполне оправданное, так как из электронных систем, расположенных у работодателя, практически нереально сделать заверенные нотариусом копии для возможного разбирательства в суде). И безусловно, сложность ознакомления работника с документом. Это на данный момент главное препятствие при переводе большей части документов в электронный формат. Логично, что те же личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, в которую предоставлен доступ работникам. Гораздо проще выложить график отпусков для ознакомления на сервер, чем обходить весь коллектив и получать подписи. Однако законодатель требует от нас доказанного ознакомления работника с документом. То есть подписи работника.
Этот вопрос мог бы быть снят оформлением электронной цифровой подписи для каждого работника при приеме на работу (либо приема работника с уже оформленной подписью). Применение электронной подписи (ЭП) регламентировано Федеральным законом от 06.04.2021 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон N 63-ФЗ).
Фрагмент документа. Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”
Статья 6 “Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью”
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
А п. 3 ст. 4 Закона N 63-ФЗ подчеркивает недопустимость признания электронной подписи и подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что она создана не собственноручно.
Любопытно, что в ТК РФ слово “бумажный” упоминается только в отношении документов именно дистанционных работников. Ранее возможность существования документов в ином, отличном от бумажного, виде даже не предполагалась законодателем. Теперь же, допуская существование документов в ином формате, законодатель обязывает работодателя составлять трудовой договор не только в электронном виде, подписанном электронными подписями, но и в бумажном, направляя его работнику по почте. То же правило касается приказа об увольнении. Таким образом, формально подписание трудового договора, приказов и прочих документов не запрещено и с остальными работниками в виде электронных документов с использованием ЭП. По аналогии с дистанционными работниками корректно было бы также все-таки составлять трудовой договор и приказ об увольнении в бумажном виде, кроме того, само собой разумеется, невозможно пока вести трудовые книжки в электронной форме.
Однако, несмотря на формальное отсутствие запрета, мало кто из работодателей решится на подобный эксперимент самостоятельно.
Многих останавливает и финансовая сторона вопроса. Безусловно, нельзя обязать работников за свой счет оформить и поддерживать работоспособность электронной подписи. Соответственно, работодателям придется оплатить обеспечение персоналу технической возможности подписывать документы с ее использованием.
Что перевести можно
Что же мы можем на данный момент перевести в электронный формат, не нарушая трудового законодательства и без дополнительных финансовых затрат? На самом деле список не так уж и велик.
1. Документы с дистанционными работниками. Специфика взаимоотношений с ними такова, что законодатель вынужден был разработать правила электронного обмена документами (гл. 49.1 ТК РФ). Причем законность обмену документами придает использование усиленной квалифицированной электронной подписи (как со стороны работодателя, так и работника). Поскольку ЭП является аналогом собственноручной подписи, ее использование допустимо как при подписании трудового договора, так и при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя, направлении работником заявлений, служебных записок, иных документов.
Примечание. Кому можно установить дистанционный труд, какие изменения внести в трудовой договор (с примерами формулировок), а также пошаговую инструкцию для установления дистанционной работы читайте в статье “Переводим работников на дистанционный труд” на с. 11 журнала N 3, 2021.
Отдельно не оговаривается, но использование электронной подписи возможно и при ознакомлении с записями в трудовой книжке, которое фиксируется в личной карточке. А значит, можно перевести в электронный формат и ведение личных карточек, приказов о премировании, отпусках и т.п. Правда, здесь не забываем о том, что работник должен использовать свою электронную подпись для подтверждения ознакомления с соответствующими документами и записями.
Единственными документами, ведение которых для дистанционных работников должно быть в бумажном виде, являются:
– сам трудовой договор, бумажная копия которого направляется работодателем работнику;
– и приказ об увольнении.
Мнение. Алевтина Калитовская, старший юрисконсульт ООО “Профиль”
Когда еще дистанционному работнику и работодателю может понадобиться обмен бумажными документами, помимо трудового договора и приказа об увольнении?
Это следующие случаи:
– оплата больничного, предоставление пособий, связанных с материнством (если был выдан не электронный больничный лист, а бумажный). Работнику придется направить работодателю подлинники документов, предусмотренных законодательством, по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ);
– просьба работника выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Работодатель обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ).
К тому же работодатель может потребовать от кандидата на работу направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, обязательных для предъявления при поступлении на работу (перечисленных в ст. 65 ТК РФ), на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Трудовую книжку дистанционным работникам по отдельному соглашению сторон можно не вести (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Если же работник хочет оформить запись в трудовой книжке, ему предстоит лично принести ее работодателю (либо направить по почте). Очевидно, что после введения электронной трудовой книжки и данная проблема будет снята (если только работник сам не захочет, чтобы в бумажной версии стояла соответствующая запись).
Условие о применении электронной подписи можно согласовать в трудовом договоре (Пример 1).
Пример 1. Фрагмент раздела “Общие положения” трудового договора с дистанционным работником (об обмене электронными документами).
2. Общие положения
<…>
2.8. Взаимодействие и обмен документами между Работником и Работодателем осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Каждая из Сторон обязуется своевременно оформить получение соответствующей электронной подписи и обеспечить ее работоспособность в течение всего срока действия Договора. В случае отсутствия у Работника электронной подписи он обязуется лично приезжать в место расположения Работодателя для передачи и/или получения документов, оформляемых в бумажном виде. Присутствие у Работодателя Работник должен обеспечить в течение 2 (двух) рабочих дней с даты получения соответствующего извещения от Работодателя.
2.9. Стороны договорились не вносить записи о работе у Работодателя в трудовую книжку Работника.
<…>
Мнение. Алевтина Калитовская, старший юрисконсульт ООО “Профиль”
Здесь есть один момент, на который хотелось бы обратить внимание. В отличие от проводимого Минтрудом России эксперимента, трудовое законодательство не устанавливает обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи сотрудника. Поэтому этот вопрос решается по соглашению сторон. Если работодатель заинтересован в работнике, он сам предложит оплатить все издержки сотрудника на получение электронной подписи. Либо возможна ситуация, когда работодатель имеет аккредитованный удостоверяющий центр, поскольку работает в основном с дистанционными работниками, и потому оформляет им подписи также за свой счет. В иных случаях работнику придется раскошелиться и самостоятельно оплатить расходы на получение электронной квалифицированной подписи (именно такая ситуация приведена в Примере 1).
2. Расчетные листки. Второй документ, который мы можем официально без дополнительного заверения электронной подписью направлять работникам (причем абсолютно всем, не только дистанционным) в электронном виде, – это расчетный листок. Напомним, что согласно ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника:
– о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;
– размерах иных сумм, начисленных работнику (денежных компенсаций за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.);
– размерах и основаниях произведенных удержаний;
– общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Примечание. Подробнее о расчетном листке см. на с. 54.
Форму расчетного листка утверждает работодатель (с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов).
Примечание. Подробно рассмотрено, кто представляет интересы работников, чем отличается порядок учета мнения от получения согласия и уведомления профсоюза и в каких случаях это необходимо, в статье “Учет мнения представителя работников” на с. 11 журнала N 8, 2021.
Поскольку сейчас подавляющее большинство работодателей перевело работников на получение заработной платы в безналичной форме (на карточку в банке), то старая система выдачи расчетного листка в кассе одновременно с заработной платой ушла в прошлое. Соответственно, выделять ответственного сотрудника, который будет тратить время на распечатку листков, их подготовку для работников (разрезать бумагу), обход и выдачу лично в руки два раза в месяц – неразумная расточительность трудового ресурса. В связи с этим у работодателей справедливо возник вопрос: нельзя ли организовать рассылку расчетных листков на электронную почту работников? Минтруд России ответил на этот вопрос в письме от 21.02.2021 N 14-1/ООГ-1560. Как отметили чиновники, ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника. Поэтому все зависит от работодателя и того, как он установит этот порядок во внутренних документах. А значит, он может прописать в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовом договоре с работником, что извещать о составных частях зарплаты будет посредством направления расчетного листка по электронной почте.
Предлагаем включить соответствующий пункт в трудовой договор (или дополнительное соглашение к договору) в той части, где определяется, куда будет перечисляться заработная плата работника. Адрес электронной почты следует также внести в договор либо получить от работника в виде заявления, чтобы впоследствии не возникало недоразумений (Пример 2).
Пример 2. Дополнительное соглашение к трудовому договору о направлении расчетного листка по электронной почте.
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ N 12-19 к трудовому договору от 18.05.2021 N 15-88 | ||
г. Москва | 06.05.2021 | |
Акционерное общество “Технологистик” (АО “Технологистик”), именуемое в дальнейшем “Работодатель”, дополнительное соглашение к трудовому договору от 18.05.2021 N 15-88 (далее – Трудовой договор) 1. Дополнить раздел 6 Трудового договора пунктом 6.2.1 следующего содержания: “6.2.1. О составных частях заработной платы Работодатель извещает Работника путем направления расчетного листка один раз в месяц при выплате окончательного расчета по заработной плате посредством электронной почты на электронный адрес Работника не позднее срока, установленного в правилах внутреннего трудового распорядка для выплаты заработной платы. Электронный адрес Работника для направления ему [email protected] расчетного листка: —————————————. Работодатель считается выполнившим требование о вручении Работнику расчетного листка после отправки соответствующего документа по электронной почте на указанный в настоящем пункте адрес. В случае если по каким-либо причинам Работник не получил расчетный листок, он имеет право обратиться к главному бухгалтеру Общества с заявлением о выдаче ему расчетного листка за соответствующий период в бумажной форме”. 2. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу 20.05.2021 и является неотъемлемой частью Трудового договора. 3. Остальные условия Трудового договора, не затронутые настоящим дополнительным соглашением, остаются без изменений. Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, другой у Работника. | ||
Работодатель Генеральный директор ———– Р.Б. Паротиков | Работник ———– П.С. Васильчиков | |
Печать ООО “Технологистик” | ||
Второй экземпляр настоящего дополнительного соглашения на руки получил 06.05.2021 Васильчиков П.С. Васильчиков |
3. Документы, не требующие доказанного ознакомления с ними работника. Эта группа документов также относится ко всем работникам, не только дистанционным. В электронном виде могут создаваться и храниться, например:
– записки-расчеты о предоставлении отпуска;
– штатное расписание/штатная расстановка;
– табели учета рабочего времени.
Их достаточно подписать электронной подписью ответственного лица – кадровика, главбуха, табельщика, специалиста по заработной плате.
При необходимости (например, для представления проверяющим органам или в суд в случае наличия трудового спора) все эти документы можно распечатать и заверить подписью ответственного сотрудника.
4. Документы, ведение которых не является обязанностью работодателя. Сюда относятся вспомогательные документы, которые ведутся больше для удобства работодателя, а не потому, что так предписал закон, в частности:
– журнал учета трудовых договоров;
– журнал учета должностных инструкций и инструкций по профессии;
– кадровое заполнение предприятия;
– книга регистрации приказов по кадрам и т.п.
Что вести в электронном виде нельзя
Бесспорно, что практически все кадровые документы могут составляться в электронном виде (и составляются, за отдельными исключениями). Но те, с которыми должен быть ознакомлен работник, следует распечатать и предоставить ему на подпись. Если у работника имеется электронная подпись, допустимо часть документов, где это технически возможно, подписывать с ее использованием (например, некоторые приказы). Но сделать это невозможно, если в документе упоминаются несколько лиц, часть из которых не имеет электронной подписи.
Примечание. О том, как суды воспринимают отправленные по электронной почте сообщения об открытом больничном листе, поручения директора, запросы документов, связанных с работой, согласие на отправку трудовой книжки по почте, читайте в статье “Суды об электронной переписке в трудовых отношениях” на с. 61 журнала N 9, 2021.
Кроме того, имеются документы, которые изначально составляются в бумажном виде, и ознакомить работника с оригиналами этих документов в электронном формате невозможно. Например, предписания проверяющих органов, распоряжения вышестоящих организаций, книги учета, журналы инструктажей, если они составлены в бумажном виде.
Не подлежат в настоящее время составлению в электронном виде:
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <1>;
– трудовые книжки;
– трудовые договоры (даже составленные с использованием электронной подписи должны быть продублированы в бумажном виде);
– дополнительные соглашения к трудовым договорам (по аналогии с самими трудовыми договорами);
– приказы об увольнении.
В любом случае по возможности работникам кадровых служб стоит начать поэтапный перевод документации в электронный формат в тех ситуациях, где это допустимо, постепенно подготавливая работников к тому, что рано или поздно большая часть документации перейдет в цифровой формат. Способствуют этому как законодательные инициативы Минтруда России, так и реалии современности.
<1> Утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (приложение N 3).
Н. Сенаторова
Начальник
отдела юридического
и кадрового сопровождения
ЗАО “КИА Системы”
28 Октября 2021
Теги: Трудовое право
Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму
Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:
- договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
- графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
- отдельное соглашение к трудовому договору;
- соглашение об изменении условий трудового договора;
- локальный нормативный акт;
- заявление;
- согласие;
- отказ;
- уведомление;
- извещение;
- объяснение.
Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора
Составить бесплатно
Перевод кадровых процессов на эдо
Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:
- Прием на работу и ознакомление с локальной документацией
Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г.
- Отпуска и графики отпусков
По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.
Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.
- Переводы и изменение условий труда
Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г.
Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.
Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г. № 14-2/ООГ-1773.
Таблица по рискам перевода кадровых документов на эдо
Риски перевода в ЭДО | Документ | Какая ЭЦП | Требования к оформлению документа |
Низкий | трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему | КЭП | электронный, ст. 312.2 ТК |
заявление о приеме на работу | любая | нет требований | |
приказ о предоставлении отпуска | нет требований | ||
заявление о предоставлении отпуска по графику | нет требований | ||
авансовый отчет по командировке | письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749 | ||
Средний | правила внутреннего трудового распорядка | НЭП или КЭП | под подпись, ст. 68, 189 ТК |
график отпусков | под подпись, ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК | ||
уведомление работника о начале отпуска | под подпись, ч. 3 ст. 123 ТК | ||
приказ о направлении работника в командировку | любая | письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749 | |
согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет) | письменный, ст. 259 ТК | ||
приказ о переводе | письменный, Постановление от 16.04.2003 г. № 225 | ||
Высокий | трудовой договор, приложения и соглашения к нему | КЭП | письменный, ст. 57, 67 ТК |
приказ о приеме на работу | под подпись, ст. 68 ТК | ||
личная карточка | под подпись, п. 12 и 41 Постановления от 16.04.2003 г. № 225 | ||
заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением | письменный, ст. 127 ТК | ||
заявление о переводе | письменный, ст. 72.1 ТК | ||
допсоглашение на перевод | письменный, ст. 72 и 72.2 ТК | ||
заявления об увольнении по собственной инициативе | письменный, ст. 80 ТК | ||
приказ о прекращении трудового договора | под подпись, ст. 84.1 ТК |
Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!
Упрощение сдачи отчета сзв-тд
С 17 февраля 2020 года кадровые специалисты передают в ПФР сведения по сотрудникам по новому виду персонифицированной отчетности — СЗВ-ТД. В этом отчете указываются любые кадровые изменения организации.
Кадровые специалисты должны передавать информацию в ПФР в следующих случаях:
при приеме на работу или увольнении работника не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
при переводе на другую постоянную работу и подаче работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлялись указанные действия.
при других кадровых изменениях сохраняется предыдущий порядок сдачи отчетов СЗВ-ТД.
Для отправки СЗВ-ТД кадровый специалист должен сформировать отчет в 1С или в системе сдачи отчетности, где это предусмотрено. Далее кадровому специалисту нужно их обязательно подписать для подтверждения данных квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если у него нет своей подписи, ему придется попросить бухгалтера или руководителя организации подписать документы.
В крупных компаниях кадровые специалисты отправляют отчет СЗВ-ТД практически ежедневно, потому что у них регулярно происходят кадровые изменения. Получается, если у кадрового работника нет своей (КЭП), ему придется каждый день просить коллег об услуге.
Это неудобно. Лучше оформить свою собственную кадровую ЭП и отправлять отчетность самостоятельно.
Электронные подписи и обмен документами
Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).
Таблица
Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)
Сервис, который использует организация | Какая подпись используется при создании и изменении: | Как предоставить документ работнику (соискателю) | |
договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы | прочих кадровых документов | ||
«Работа в России» | Усиленная квалифицированная ЭП работодателя; простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России») | Усиленная квалифицированная ЭП работодателя; вид ЭП работника определяется в локальном нормативном акте | Через личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе |
Собственная система | Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП | Способ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах |
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час