Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям — Бухонлайн

Использование сервиса «работа в россии»

Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».

Электронная подпись
Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России»

Получить через час

В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие.

От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте. Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.

Как развивается кадровый эдо

В 2021 году был принятФедеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).

В 2021 году в Трудовом кодексе появилисьст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.

В 2021 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.

Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2021-2021 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов. 

В 2021 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».

В 2021 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки (Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ). В связи с этим появилсязаконопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.

Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство.

Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму 28 октября 2021 — дельта информ в самаре

КАКИЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПЕРЕВЕСТИ В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ

Уже с десяток лет Минтруд России обещает отменить бумажные трудовые книжки и перевести кадровые документы в электронный формат. И, судя по последним инициативам, через пару лет это все-таки свершится. Но уже сейчас работодатели могут некоторые документы перевести «в цифру». Давайте разберемся, какие документы можно перевести в электронную форму и что для этого нужно?

Бумажные и электронные документы в трудовых отношениях

В наш век господства «цифры» над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до такой консервативной области, как кадровое делопроизводство. Компьютерные системы ведения кадрового учета, дистанционные работники, отношения с которыми оформляются в электронном виде, применение электронной цифровой подписи в кадровых документах и даже грядущая замена святая святых — бумажных трудовых книжек на электронные — все это не может не вызывать у специалистов массу вопросов о порядке, сроках и рисках применения новых технологий в работе.

Примечание. См. статьи «Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте» на с. 50 журнала N 8, 2021 и «Как суды относятся к электронным заявлениям работников» на с. 42 журнала N 7, 2021.

Минтруд России продолжает эксперимент по переводу кадровых документов из бумажной формы в электронную. Подробнее о законопроекте мы писали в прошлом номере. Работодателям — участникам эксперимента предложат самостоятельно определить, какие документы целесообразно перевести полностью в электронный формат.

Данная идея в целом правильная. Хотя нельзя не отметить и потенциальные сложности: финансовые затраты при переходе на электронный оборот, ригидность системы, недоверие работников к электронным документам (зачастую вполне оправданное, так как из электронных систем, расположенных у работодателя, практически нереально сделать заверенные нотариусом копии для возможного разбирательства в суде). И безусловно, сложность ознакомления работника с документом. Это на данный момент главное препятствие при переводе большей части документов в электронный формат. Логично, что те же личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, в которую предоставлен доступ работникам. Гораздо проще выложить график отпусков для ознакомления на сервер, чем обходить весь коллектив и получать подписи. Однако законодатель требует от нас доказанного ознакомления работника с документом. То есть подписи работника.

Этот вопрос мог бы быть снят оформлением электронной цифровой подписи для каждого работника при приеме на работу (либо приема работника с уже оформленной подписью). Применение электронной подписи (ЭП) регламентировано Федеральным законом от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Фрагмент документа. Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 6 «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью»

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

А п. 3 ст. 4 Закона N 63-ФЗ подчеркивает недопустимость признания электронной подписи и подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что она создана не собственноручно.

Любопытно, что в ТК РФ слово «бумажный» упоминается только в отношении документов именно дистанционных работников. Ранее возможность существования документов в ином, отличном от бумажного, виде даже не предполагалась законодателем. Теперь же, допуская существование документов в ином формате, законодатель обязывает работодателя составлять трудовой договор не только в электронном виде, подписанном электронными подписями, но и в бумажном, направляя его работнику по почте. То же правило касается приказа об увольнении. Таким образом, формально подписание трудового договора, приказов и прочих документов не запрещено и с остальными работниками в виде электронных документов с использованием ЭП. По аналогии с дистанционными работниками корректно было бы также все-таки составлять трудовой договор и приказ об увольнении в бумажном виде, кроме того, само собой разумеется, невозможно пока вести трудовые книжки в электронной форме.

Читайте также:  Словарь терминов — Контур.Крипто

Однако, несмотря на формальное отсутствие запрета, мало кто из работодателей решится на подобный эксперимент самостоятельно.

Многих останавливает и финансовая сторона вопроса. Безусловно, нельзя обязать работников за свой счет оформить и поддерживать работоспособность электронной подписи. Соответственно, работодателям придется оплатить обеспечение персоналу технической возможности подписывать документы с ее использованием.

Что перевести можно

Что же мы можем на данный момент перевести в электронный формат, не нарушая трудового законодательства и без дополнительных финансовых затрат? На самом деле список не так уж и велик.

1. Документы с дистанционными работниками. Специфика взаимоотношений с ними такова, что законодатель вынужден был разработать правила электронного обмена документами (гл. 49.1 ТК РФ). Причем законность обмену документами придает использование усиленной квалифицированной электронной подписи (как со стороны работодателя, так и работника). Поскольку ЭП является аналогом собственноручной подписи, ее использование допустимо как при подписании трудового договора, так и при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя, направлении работником заявлений, служебных записок, иных документов.

Примечание. Кому можно установить дистанционный труд, какие изменения внести в трудовой договор (с примерами формулировок), а также пошаговую инструкцию для установления дистанционной работы читайте в статье «Переводим работников на дистанционный труд» на с. 11 журнала N 3, 2021.

Отдельно не оговаривается, но использование электронной подписи возможно и при ознакомлении с записями в трудовой книжке, которое фиксируется в личной карточке. А значит, можно перевести в электронный формат и ведение личных карточек, приказов о премировании, отпусках и т.п. Правда, здесь не забываем о том, что работник должен использовать свою электронную подпись для подтверждения ознакомления с соответствующими документами и записями.

Единственными документами, ведение которых для дистанционных работников должно быть в бумажном виде, являются:

— сам трудовой договор, бумажная копия которого направляется работодателем работнику;

— и приказ об увольнении.

Мнение. Алевтина Калитовская, старший юрисконсульт ООО «Профиль»

Когда еще дистанционному работнику и работодателю может понадобиться обмен бумажными документами, помимо трудового договора и приказа об увольнении?

Это следующие случаи:

— оплата больничного, предоставление пособий, связанных с материнством (если был выдан не электронный больничный лист, а бумажный). Работнику придется направить работодателю подлинники документов, предусмотренных законодательством, по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ);

— просьба работника выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Работодатель обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ).

К тому же работодатель может потребовать от кандидата на работу направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, обязательных для предъявления при поступлении на работу (перечисленных в ст. 65 ТК РФ), на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Трудовую книжку дистанционным работникам по отдельному соглашению сторон можно не вести (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Если же работник хочет оформить запись в трудовой книжке, ему предстоит лично принести ее работодателю (либо направить по почте). Очевидно, что после введения электронной трудовой книжки и данная проблема будет снята (если только работник сам не захочет, чтобы в бумажной версии стояла соответствующая запись).

Условие о применении электронной подписи можно согласовать в трудовом договоре (Пример 1).

Пример 1. Фрагмент раздела «Общие положения» трудового договора с дистанционным работником (об обмене электронными документами).

2. Общие положения

<…>

2.8. Взаимодействие и обмен документами между Работником и Работодателем осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Каждая из Сторон обязуется своевременно оформить получение соответствующей электронной подписи и обеспечить ее работоспособность в течение всего срока действия Договора. В случае отсутствия у Работника электронной подписи он обязуется лично приезжать в место расположения Работодателя для передачи и/или получения документов, оформляемых в бумажном виде. Присутствие у Работодателя Работник должен обеспечить в течение 2 (двух) рабочих дней с даты получения соответствующего извещения от Работодателя.

2.9. Стороны договорились не вносить записи о работе у Работодателя в трудовую книжку Работника.

<…>

Мнение. Алевтина Калитовская, старший юрисконсульт ООО «Профиль»

Здесь есть один момент, на который хотелось бы обратить внимание. В отличие от проводимого Минтрудом России эксперимента, трудовое законодательство не устанавливает обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи сотрудника. Поэтому этот вопрос решается по соглашению сторон. Если работодатель заинтересован в работнике, он сам предложит оплатить все издержки сотрудника на получение электронной подписи. Либо возможна ситуация, когда работодатель имеет аккредитованный удостоверяющий центр, поскольку работает в основном с дистанционными работниками, и потому оформляет им подписи также за свой счет. В иных случаях работнику придется раскошелиться и самостоятельно оплатить расходы на получение электронной квалифицированной подписи (именно такая ситуация приведена в Примере 1).

2. Расчетные листки. Второй документ, который мы можем официально без дополнительного заверения электронной подписью направлять работникам (причем абсолютно всем, не только дистанционным) в электронном виде, — это расчетный листок. Напомним, что согласно ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника:

— о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;

— размерах иных сумм, начисленных работнику (денежных компенсаций за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.);

— размерах и основаниях произведенных удержаний;

— общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Примечание. Подробнее о расчетном листке см. на с. 54.

Форму расчетного листка утверждает работодатель (с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов).

Примечание. Подробно рассмотрено, кто представляет интересы работников, чем отличается порядок учета мнения от получения согласия и уведомления профсоюза и в каких случаях это необходимо, в статье «Учет мнения представителя работников» на с. 11 журнала N 8, 2021.

Читайте также:  Заключение кредитного договора с цифровой подписью Акты, образцы, формы, договоры Консультант Плюс

Поскольку сейчас подавляющее большинство работодателей перевело работников на получение заработной платы в безналичной форме (на карточку в банке), то старая система выдачи расчетного листка в кассе одновременно с заработной платой ушла в прошлое. Соответственно, выделять ответственного сотрудника, который будет тратить время на распечатку листков, их подготовку для работников (разрезать бумагу), обход и выдачу лично в руки два раза в месяц — неразумная расточительность трудового ресурса. В связи с этим у работодателей справедливо возник вопрос: нельзя ли организовать рассылку расчетных листков на электронную почту работников? Минтруд России ответил на этот вопрос в письме от 21.02.2021 N 14-1/ООГ-1560. Как отметили чиновники, ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника. Поэтому все зависит от работодателя и того, как он установит этот порядок во внутренних документах. А значит, он может прописать в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовом договоре с работником, что извещать о составных частях зарплаты будет посредством направления расчетного листка по электронной почте.

Предлагаем включить соответствующий пункт в трудовой договор (или дополнительное соглашение к договору) в той части, где определяется, куда будет перечисляться заработная плата работника. Адрес электронной почты следует также внести в договор либо получить от работника в виде заявления, чтобы впоследствии не возникало недоразумений (Пример 2).

Пример 2. Дополнительное соглашение к трудовому договору о направлении расчетного листка по электронной почте.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ N 12-19

к трудовому договору от 18.05.2021 N 15-88
г. Москва06.05.2021

Акционерное общество «Технологистик» (АО «Технологистик»), именуемое в дальнейшем «Работодатель»,

в лице генерального директора Паротикова Роберта Братиславовича, действующего на основании устава,

и Васильчиков Петр Сергеевич, именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящее

дополнительное соглашение к трудовому договору от 18.05.2021 N 15-88 (далее — Трудовой договор)

о нижеследующем:

1. Дополнить раздел 6 Трудового договора пунктом 6.2.1 следующего содержания:

«6.2.1. О составных частях заработной платы Работодатель извещает Работника

путем направления расчетного листка один раз в месяц при выплате окончательного

расчета по заработной плате посредством электронной почты на электронный адрес

Работника не позднее срока, установленного в правилах внутреннего трудового

распорядка для выплаты заработной платы. Электронный адрес Работника для

направления ему vasilko@mail.ru расчетного листка: —————————————.

Работодатель считается выполнившим требование о вручении Работнику расчетного

листка после отправки соответствующего документа по электронной почте на указанный

в настоящем пункте адрес. В случае если по каким-либо причинам Работник не получил

расчетный листок, он имеет право обратиться к главному бухгалтеру Общества с заявлением

о выдаче ему расчетного листка за соответствующий период в бумажной форме».

2. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу 20.05.2021 и является неотъемлемой

частью Трудового договора. 3. Остальные условия Трудового договора, не затронутые настоящим

дополнительным соглашением, остаются без изменений. Настоящее дополнительное соглашение

составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один

из которых хранится у  Работодателя, другой у Работника.

Работодатель

Генеральный директор

———— Р.Б. Паротиков
Работник

———— П.С. Васильчиков

Печать ООО

«Технологистик»

Второй экземпляр настоящего дополнительного соглашения

на руки получил 06.05.2021 Васильчиков П.С. Васильчиков

3. Документы, не требующие доказанного ознакомления с ними работника. Эта группа документов также относится ко всем работникам, не только дистанционным. В электронном виде могут создаваться и храниться, например:

записки-расчеты о предоставлении отпуска;

штатное расписание/штатная расстановка;

— табели учета рабочего времени.

Их достаточно подписать электронной подписью ответственного лица — кадровика, главбуха, табельщика, специалиста по заработной плате.

При необходимости (например, для представления проверяющим органам или в суд в случае наличия трудового спора) все эти документы можно распечатать и заверить подписью ответственного сотрудника.

4. Документы, ведение которых не является обязанностью работодателя. Сюда относятся вспомогательные документы, которые ведутся больше для удобства работодателя, а не потому, что так предписал закон, в частности:

— журнал учета трудовых договоров;

— журнал учета должностных инструкций и инструкций по профессии;

— кадровое заполнение предприятия;

— книга регистрации приказов по кадрам и т.п.

Что вести в электронном виде нельзя

Бесспорно, что практически все кадровые документы могут составляться в электронном виде (и составляются, за отдельными исключениями). Но те, с которыми должен быть ознакомлен работник, следует распечатать и предоставить ему на подпись. Если у работника имеется электронная подпись, допустимо часть документов, где это технически возможно, подписывать с ее использованием (например, некоторые приказы). Но сделать это невозможно, если в документе упоминаются несколько лиц, часть из которых не имеет электронной подписи.

Примечание. О том, как суды воспринимают отправленные по электронной почте сообщения об открытом больничном листе, поручения директора, запросы документов, связанных с работой, согласие на отправку трудовой книжки по почте, читайте в статье «Суды об электронной переписке в трудовых отношениях» на с. 61 журнала N 9, 2021.

Кроме того, имеются документы, которые изначально составляются в бумажном виде, и ознакомить работника с оригиналами этих документов в электронном формате невозможно. Например, предписания проверяющих органов, распоряжения вышестоящих организаций, книги учета, журналы инструктажей, если они составлены в бумажном виде.

Не подлежат в настоящее время составлению в электронном виде:

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <1>;

— трудовые книжки;

— трудовые договоры (даже составленные с использованием электронной подписи должны быть продублированы в бумажном виде);

— дополнительные соглашения к трудовым договорам (по аналогии с самими трудовыми договорами);

— приказы об увольнении.

В любом случае по возможности работникам кадровых служб стоит начать поэтапный перевод документации в электронный формат в тех ситуациях, где это допустимо, постепенно подготавливая работников к тому, что рано или поздно большая часть документации перейдет в цифровой формат. Способствуют этому как законодательные инициативы Минтруда России, так и реалии современности.

<1> Утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (приложение N 3).

Н. Сенаторова

Начальник

отдела юридического

и кадрового сопровождения

ЗАО «КИА Системы»

28 Октября 2021

Теги: Трудовое право

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

  • договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
  • графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
  • отдельное соглашение к трудовому договору;
  • соглашение об изменении условий трудового договора;
  • локальный нормативный акт;
  • заявление;
  • согласие;
  • отказ;
  • уведомление;
  • извещение;
  • объяснение.
Читайте также:  ЭЦП для Росреестра - Моя подпись

Норматив
Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

Составить бесплатно

Перевод кадровых процессов на эдо


Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

  • Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г.

  • Отпуска и графики отпусков

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.


Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.

  • Переводы и изменение условий труда

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г.

Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.


Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г. № 14-2/ООГ-1773.

Таблица по рискам перевода кадровых документов на эдо

Риски перевода в ЭДО

Документ

Какая ЭЦП

Требования к оформлению документа

Низкий

трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему

КЭП

электронный, ст. 312.2 ТК

заявление о приеме на работу

любая

нет требований

приказ о предоставлении отпуска

нет требований

заявление о предоставлении отпуска по графику

нет требований

авансовый отчет по командировке

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

Средний

правила внутреннего трудового распорядка

НЭП или КЭП

под подпись, ст. 68, 189 ТК

график отпусков

под подпись, ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК

уведомление работника о начале отпуска

под подпись, ч. 3 ст. 123 ТК

приказ о направлении работника в командировку

любая

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)

письменный, ст. 259 ТК

приказ о переводе

письменный, Постановление от 16.04.2003 г. №  225

Высокий

трудовой договор, приложения и соглашения к нему

КЭП

письменный, ст. 57, 67 ТК

приказ о приеме на работу

под подпись, ст. 68 ТК

личная карточка

под подпись, п. 12 и 41 Постановления от 16.04.2003 г. №  225

заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением

письменный, ст. 127 ТК

заявление о переводе

письменный, ст. 72.1 ТК

допсоглашение на перевод

письменный, ст. 72 и 72.2 ТК

заявления об увольнении по собственной инициативе

письменный, ст. 80 ТК

приказ о прекращении трудового договора

под подпись, ст. 84.1 ТК

Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!

Упрощение сдачи отчета сзв-тд

С 17 февраля 2020 года кадровые специалисты передают в ПФР сведения по сотрудникам по новому виду персонифицированной отчетности — СЗВ-ТД. В этом отчете указываются любые кадровые изменения организации.

Кадровые специалисты должны передавать информацию в ПФР в следующих случаях:

  • при приеме на работу или увольнении работника не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

  • при переводе на другую постоянную работу и подаче работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлялись указанные действия.

  • при других кадровых изменениях сохраняется предыдущий порядок сдачи отчетов СЗВ-ТД.

Для отправки СЗВ-ТД кадровый специалист должен сформировать отчет в 1С или в системе сдачи отчетности, где это предусмотрено. Далее кадровому специалисту нужно их обязательно подписать для подтверждения данных квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если у него нет своей подписи, ему придется попросить бухгалтера или руководителя организации подписать документы.

В крупных компаниях кадровые специалисты отправляют отчет СЗВ-ТД практически ежедневно, потому что у них регулярно происходят кадровые изменения. Получается, если у кадрового работника нет своей (КЭП), ему придется каждый день просить коллег об услуге.

Это неудобно. Лучше оформить свою собственную кадровую ЭП и отправлять отчетность самостоятельно.

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Таблица

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Сервис, который использует организация

Какая подпись используется при создании и изменении:

Как предоставить документ работнику (соискателю)

договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

прочих кадровых документов

«Работа в России»

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»)

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

вид ЭП работника определяется в локальном нормативном акте

Через личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе

Собственная система

Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП

Способ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах

Электронная подпись
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector