Виды, требования и особенности документооборота

Общие требования, характеризующие документ

Основные службы сети Интернет:
• поиск информации
• электронная почта
• Телеконференции
• Чаты и форумы и др.

Основные свойства информации

основные
свойства
информации:
Транспарентность
Вторичность
Объективность
Неуничтожаемость и уничтожаемость
Копируемость
Полезность и ценность

ОСНОВЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОЛИТИКИ В ОБЛАСТИ ИНФОРМАТИКИ

Основные признаки
документа
реквизиты
связанность содержащейся
информации (в т.ч. реквизитов) с
материальным носителем, на
котором фиксируется информация

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Сеть Интернет как технологическая система 8. Общая характеристика сети Интернет

В 1960-х гг. был создан прообраз сети Интернет, выполнявший чисто
коммуникационную функцию, т.е. использовавшийся как средство связи
в целях, преимущественно военного назначения.
значение сети Интернет для юристов:
Информация о государственных органах;
Информация о юридической деятельности;
нормативная правовая информация;
судебная практика;
Правовая литература;
международные аспекты существования и развития правовой
системы;
новостные, статистические, аналитические материалы правового
характера;
Контрправовую информацию.

В литературе по проблемам электронного документооборота электронно-цифровая форма информации представляет собой особый вид учетной последовательной записи с использованием специально созданного искусственного языка (18,16).

Учетная запись предполагает строгий учет в электронной вычислительной машине любых знаковых отображений при выполнении какой-либо команды, даже при нажатии любой из клавиш на клавиатуре. Но в компьютере все записи носят строгую последовательность, когда речь идет о логической связанности каждой из единиц какой либо записи. Например, отображение каждого символа текстовой информации в компьютере имеет строгую последовательность. Поэтому принято называть учетную запись не хаотично организованной, строго последовательной.

Для ввода информации в компьютер с помощью клавиатуры либо с помощью специального технико-технологического оборудования информационно-телекоммуникационной сети используется так называемая «бинарная» или «двоичная» форма представления информации (последовательность использования цифр 0 и 1). Она является наиболее удобной для оцифровывания, в частности, алфавитной (аналоговой) информации и затем вновь преобразования ее в обычную форму, пригодную для восприятия человеком (14, 21–22).

Электронная информация, как правило, формируется и используется операторами ЭВМ в виде файла – строгой последовательности связанных записей (кластеров), хранящихся в памяти компьютера и рассматривается как единое целое (1, 64). Такие записи в виде символов строго фиксируются и учитываются (отсюда название – «учетная запись») в электронной памяти ЭВМ и хранятся в ней практически в неуничтожаемом виде.

Некоторые авторы файл называют «электронной бумагой» (18, 16). Текстовый редактор компьютера использует специальное место в оперативной памяти компьютера для ввода и временного хранения такой «бумаги». Когда, например, происходит ввод информации с помощью клавиатуры, текстовый редактор в свободном месте памяти компьютера выбирает фрагмент или чистый лист «электронной бумаги», отображает в нем последовательность символов и после окончания заполнения хранит заполненный файл в памяти на жестком диске компьютера. В случае необходимости «электронный лист бумаги» (файл) открывается и используется по назначению.

Следовательно, в отличие от аналоговой информации, для выражения которой в тексте используется естественный язык традиционного алфавита, в электронной форме информации используется специально созданный искусственный язык (программирования) и цифровая (двоичная) форма представления.

Необходимо отметить еще одно очень важное обстоятельство для характеристики электронной формы информации.

Если в модели информационного взаимодействия без участия посредника существующая действительность отражается в отображенном образе, то в электронной форме информационного взаимодействия такой образ создается либо представляется уже кем-то созданный и переданный по технологической сети передачи данных.

Принимая во внимание приведенный ранее нами вывод о том, что информация – это образ существующей действительности, остается привести формулу понятия электронной (компьютерной) информации.

Электронная (компьютерная) информация – это образ существующей действительности, созданный и представленный в символьной (двоичной) форме с помощью специально созданного искусственного языка в виде последовательной записи в памяти электронно-вычислительной машины.

В приведенном определении можно выделить существенные признаки понятия «электронная информация»:

· образ существующей действительности;

· двоичная форма, образуемая в результате использования специального языка;

· последовательная учетная запись в электронной памяти ЭВМ.

Для электронной формы информации важное значение имеет термин «формат», с которым обычно связано современное производство, хранение, передача и использование компьютерной информации.

Формат – это структура информационного объекта, которая определяет способ расположения и представления его элементов (1, 62).

Если в аналоговой (традиционной) форме информации формат воспринимается как элемент оформления внешнего вида, то в цифровой форме формат имеет существенное значение для разграничения различного рода представления и редактирования информации.

Формат цифрового мира – это, прежде всего, способы расположения записей информации в компьютерных файлах (см. понятие файла). Формат компьютерного файла отграничивает текстовые («. txt», «. pdf», «. doc»), графические («. jpg») и звуковые («. ra») файлы.

Электронная (цифровая) информация имеет преимущества перед аналоговой (например, бумажной) информацией. В созданном с помощью компьютера документе могут содержаться текстовые фрагменты (слова), образы (рисунки) и звуки. Единство и целостность такого документа достигается с помощью формата, так как взаимосочетание элементов разных языков выглядит как конструктор Lego в разнообразном виде – кусочки разных размеров, цветов, форм. Но сложив их в определенном порядке, мы можем получить самые затейлевые и в то же время разные фигуры. Однако только форматами файлов трех стандартных групп – текстовыми, аудио и графическими – уже обойтись нельзя. Необходимость внедрять в текст иллюстрации породила появление наряду с форматом «. txt», формата «. doc». Конечно это вызвано не только иллюстрациями, но и возможностью редактирования и многих других операций. Новые форматы звуковых файлов стали поддерживать внедренную текстовую информацию, которую можно редактировать. Так, появились форматы гипертекста, которые поддерживают одновременное воспроизведение текста, звуки и графики как в статическом, так и в динамическом режимах. Появилась возможность внедрять программные элементы, позволяющие «оживлять» документ, изменять его содержание и внешний вид в процессе использования (1, 64).

Одним словом, формат электронной информации – это продукт цифровой цивилизации, который существенно преобразовал современную действительность.

Понятие «электронная информация» носит категориальный характер, поскольку оно включает наиболее обобщенные признаки различных видов электронной формы информации. Электронная информация описана как абстрактная модель для общего понимания электронной формы моментов действительности (жизненных ситуаций). В практической человеческой деятельности она представлена в виде электронных сообщений, электронного документа, электронной подписи, универсальных электронных карт и др.

В дальнейшем, в других разделах учебного курса нам еще не один раз придется вернуться к соотношению обычной (аналоговой) и электронной форм информации.

Коротко только хотелось бы подчеркнуть, что названные понятия имеют большое значение для понимания и применения во многих группах общественных отношений (при использовании сети Интернет и доступе к компьютерной информации, в электронном документообороте, в ходе защиты информации, при расследовании компьютерных преступлений и др.).

Одним из видов электронной информации является электронное сообщение.

Понятие «сообщение» включает два существенных признака.

Первый из них отражает коммуникативный компонент информационной сферы человеческой деятельности или общение между пользователями,

Второй признак отражает момент обмена сведениями, момент передачи содержательной части информационного интереса.

Иначе говоря, в понятии «сообщение» включены два компонента: общение и передача сведений (содержания). Причем, оба названных компонента имеют строго целевое предназначение. Общение направлено преимущественно на реализацию коммуникативного интереса, а передача сведений направлена на удовлетворение строго информационного (содержательного) интереса участника (пользователя), доведение до него конкретного содержания какой-то новости, знаний и т.д.

Двухкомпонентное начало понятия «сообщение» имеет строго научное обоснование. Коммуникативное начало тесно связано с такими понятиями, как «сигнал», «кодированный сигнал», которые используются в теории радиосвязи, например. Технические аспекты теории информации, о которых упоминается в научных трудах одного из ее основателей Клода Шеннона, раскрывают коммуникативную сущность информации. На ее основе созданы современные технологии передачи информации в глобальной сети Интернет, одной из которых является технология передачи пакетов информации, с помощью которых различные формы и объемы сведений преобразовываются и передаются с большой скоростью и без потерь.

С помощью «пакетных» технологий передачи информации содержательная её часть (сведения) «упаковывается» совместно с коммуникативной частью (сигналом) исключительно только для удобства пользования и таким образом передается заинтересованным лицам. Для каждого из названных компонентов существует свой технологический режим: для сведений используются одни технологии преобразования в пакет, а для сигналов – другие.

Соответственно и в практической телекоммуникационной деятельности (деятельности по передаче и использованию информации с помощью телекоммуникационных средств и технологий) существуют строго разделенные по функциям технические и технологические регламенты, т.е. правила формирования пакетов передачи информации.

Технические и технологические аспекты передачи электронного сообщения имеют терминологические особенности.

Для телефонной формы телекоммуникационной деятельности, когда используется преимущественно голосовая связь между людьми, приняты «Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи» (191), в соответствии с которыми регулируются общественные отношения, связанные с прямым общением между пользователями услуг телефонной связи (абонентами).

Названные правила (как, впрочем, и другие источники правового регулирования телекоммуникационных правоотношений) имеют много особенностей технического характера, поскольку передача сигнала связана с применением технических средств связи, которые именуются пользовательским оборудованием.

Например, начало передачи электронного сообщения в виде сигнала связано с термином «вызов» – действия, совершаемые абонентом или пользователем услугами телефонной связи в целях установления соединения своего пользовательского (оконечного) оборудования с пользовательским (оконечным) оборудованием другого абонента или пользователя услугами телефонной связи, и совокупность операций, порождаемых этими действиями в сети электросвязи.

Установление взаимодействия между пользователями (абонентами) именуется термином «телефонное соединение» – установленное в результате вызова взаимодействие между средствами связи, позволяющее абоненту и (или) пользователю услугами телефонной связи передавать и (или) принимать голосовую и (или) неголосовую информацию.

Иначе говоря, правила оказания телефонных услуг регулируют действия, связанные с передачей сигнала, на основе которого происходит общение между людьми.

Для передачи электронного сообщения в виде сведений существуют «Правила оказания телематических услуг связи» (192), в соответствии с которыми регулируется деятельность в области документальной электросвязи:

· деятельность в области телеграфной связи;

· деятельность в области телематических служб: факсимильной службы, службы обработки сообщений и электронной почты, службы телеконференций, информационной службы, включая справочные службы и службы доступа к информационным ресурсам, службы голосовой связи, службы передачи речевой информации с использованием пакетной коммуникации;

· деятельность в области передачи данных и обмену информацией между персональными компьютерами, предоставление доступа к глобальным компьютерным сетям и места для размещения информации в них.

В правилах предоставления телематических услуг используется понятие «электронное сообщение», которое сочетается с термином «телематическое электронное сообщение» для того, чтобы подчеркнуть сочетание передающих сведений с наличием технологических правил (протоколов), предназначенных для передачи не просто сигнала (телефонного соединения), но и содержания передаваемого документа, т.е. сведений.

Телематическое электронное сообщение – одно или несколько сообщений электросвязи, содержащих информацию, структурированную в соответствии с протоколом обмена, поддерживаемым взаимодействующими информационной системой и абонентским терминалом.

Как видим, в определении понятия «телематическое электронное сообщение» объединено два начала: сообщение, содержащее информацию (сведения) и абонентский терминал, обеспечивающий взаимодействие сведений с передающим сигналом.

Для большей убедительности двухкомпонентной структуры электронного сообщения приведем еще несколько определений терминов, содержащихся в Правилах оказания телематических услуг связи, которые подчеркивают наличие технических и технологических средств, обеспечивающих передачу и прием электронных сообщений в виде сведений.

Протокол обмена – формализованный набор требований к структуре телематического электронного сообщения и алгоритму обмена телематическими электронными сообщениями.

Абонентский терминал – совокупность технических и программных средств, применяемых абонентом и (или) пользователем при пользовании телематическими услугами связи для передачи, приема и отображения электронных сообщений и (или) формирования, хранения и обработки информации, содержащейся в информационной системе.

Передающий и принимающий сообщение абонентский терминал обеспечивает отображение, формирование, хранение и обработку содержание информации (сведений).

В Правилах предоставления телематических услуг содержатся определения понятий «вирус» и «спам», употребляемых в практике использования глобальной телекоммуникационной сети Интернет.

Спам – телематическое электронное сообщение, предназначенное неопределенному кругу лиц, доставленное абоненту и (или) пользователю без их предварительного согласия и не позволяющее определить отправителя этого сообщения, в том числе ввиду указания в нем несуществующего или фальсифицированного адреса отправителя.

В определении понятия «спам» выделяются несколько существенных признаков:

· спам – это телематическое электронное сообщение;

· спам направляется неопределенному кругу лиц без предварительного их согласия;

· автора спама невозможно определить (идентифицировать) в силу отсутствия или указания вымышленного адреса.

Вредоносное программное обеспечение (вирус) – программное обеспечение, целенаправленно приводящее к нарушению законных прав абонента и (или) пользователя, в том числе к сбору, обработке или передаче с абонентского терминала информации без согласия абонента и (или) пользователя, либо к ухудшению параметров функционирования абонентского терминала или сети связи.

Курсивом выделим характерные признаки понятия «вредоносное программное обеспечение» или «вируса».

Вирус – это переданное без согласия абонента (пользователя) по сети связи электронное сообщение, несущее специальные сведения – программное обеспечение (компьютерную программу), направлено на нарушение прав абонента (пользователя), либо ухудшение работы абонентского терминала или функционирование сети связи.

Передача электронного сообщения как совокупности сведений в практике телекоммуникационной деятельности иногда имеет терминологическое обозначение «передача данных». Для них предусмотрен также специальный правовой режим, определяемый «Правилами оказания услуг связи по передаче данных» (193).

Названные правила используют целый ряд терминов, с помощью которых обозначаются технические и технологические особенности передачи электронных сообщений в виде сигнала и сведений.

К ним относятся такие понятия, как «пакет информации» и «протокол передачи данных», которые также характеризуют двойную природу понятия «электронное сообщение».

Пакет информации – сообщение электросвязи, которое передается по сети передачи данных и в составе которого присутствуют данные, необходимые для его коммутации узлом связи.

Протокол передачи данных – формализованный набор требований к структуре пакетов информации и алгоритму обмена пакетами информации между устройствами сети передачи данных.

Протокол передачи данных (разновидность протокола обмена) как набор технологических требований передающей телекоммуникационной системы обеспечивает структурирование (объединение) двух компонентов электронного сообщения (сигнала и сведений) в один технологический «пакет».

В дальнейшем при рассмотрении понятия «сеть Интернет» мы вернемся к рассмотрению значения терминов «пакет информации» и «протокол передачи данных».

В современном обмене электронными документами или иначе называемом электронном документообороте центральное место занимает обмен электронными сообщениями.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

ИС общего пользования должны обеспечивать

целостность информации;
доступность информации;
защиту от неправомерных действий.
«Положение о регистрации федеральных
государственных информационных систем»

Информационная система

автоматизированная информационная система (АИС)
– комплекс программных, технических,
информационных, лингвистических, организационнотехнологических средств и персонала, предназначенных
для информационного обеспечения пользователя
информации и решения профессиональных задач.
автоматизированная система управления (АСУ) комплекс программных, технических, информационных,
лингвистических, организационно-технологических
средств и персонала, предназначенных для управления
различными объектами.

Сущность и значение информации

Первая концепция
определяет
лингвистическое
понимание информации
Вторая концепция
понимания информации
имеет место в физикоматематических науках
Третья концепция
понимания сущности
информации связана с
философским и социальным
восприятием природы
информации
количественная и
качественная
характеристика
информации
сущность информации
определяется как образ
существующей
действительности,
отраженный в сознании
человека и выраженный
в символьной форме с
целью ориентации и
адаптации в жизни
Словарь русского языка
под ред. С. И. Ожегова и
Н. Ю. Шведовой:
1) сведения об окружающем
мире и протекающих в нем
процессах, воспринимаемые
человеком или специальным
устройством; I
2) сообщения, осведомляющие
о положении дел, о состоянии
чего-нибудь.

Этапы информатизации в РФ

информационные технологии – это рациональные приемы и
способы изменения (преобразования) состояния
информации, ее свойств, формы и содержания с целью
принятия эффективных управленческих решений и других
информационных потребностей.
три уровня понимания ИТ:
• теоретический
• исследовательский
• прикладной

Признаки
сети
Интернет:
Иерерархически организованных массивов информации
(информационных ресурсов);
глобальной сети международных линий и каналов
связи;
сложного телекоммуникационного оборудования;
вычислительной техники (рабочих станций,
компьютеров);
организационной и технологической инфраструктуры;
системы представления данных и доступа к ним
(порталы и сайты).

Состав информационно-телекоммуникационной инфраструктуры:
организационная структура, нацеленная на обеспечение
процессов предоставления информационных услуг публичного
характера (многофункциональные центры и центры
общественного доступа),
технико-технологические средства, с помощью которых будет
обеспечиваться реализация прав, связанных с
информационным взаимодействием в условиях
функционирования систем «электронного правительства»
(например, универсальная электронная карта).
Универсальная электронная карта, с помощью которой граждане
получат доступ к информационным системам названной формы
деятельности органов государственной власти и муниципальных
органов.

Электронная подпись

«Электронная подпись» — информация в
электронной форме, которая присоединена к
другой информации в электронной форме
(подписываемой информации) или иным
образом связана с такой информацией и
которая используется для определения лица,
подписывающего информацию (Об
электронной подписи : федер. закон Рос.
Федерации от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ //
Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2011.
№ 15. – Ст. 2036.).

2.6. База данных
«база данных» – совокупность взаимосвязанных
данных, т.е. информации, создаваемой и используемой
исключительно только с помощью ЭВМ и связанных с
компьютерами систем.
данные — информация, представленная в виде,
пригодном для обработки автоматическими
средствами при участии человека.
информационные ресурсы и базы (банки) данных —
определенные структурированные массивы, большие
объемы информации, документы и массивы
документов, систематизированных в строгую
логически обусловленную структуру.

Три признака понятия «электронная подпись»

электронная подпись — информация в
электронной форме;
электронная подпись присоединена к другой
информации в электронной форме (в т.ч.к
электронному документу);
электронная подпись используется для
определения (идентификации) лица,
подписывающего электронный документ
(или иную подписываемую информацию).

Три отличительных формальных признака ИР

документированность, т.е. такое состояние
информации, при котором она имеет реквизиты,
которые ее идентифицируют;
распределенность по уровню доступа в
зависимости от важности и целевого их
использования, а также правового статуса
пользователя;
состояние правовой защиты (т.е. наличие правовой
нормы, в соответствии с которой субъект
информационной сферы может защитить свое
право на обладание информации).

Виды электронных подписей

«Электронный документ» — документированная информация,
представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для
восприятия человеком с использованием электронных вычислительных
машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (Об информации,
информационных технологиях и о защите информации : федер. закон Рос.
Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ // Собр. законодательства Рос.
Федерации. – 2006. № 31 (1 ч.). – Ст. 3448).
Признаки понятия «электронный документ»:
электронная форма
специальные правила документирования
наделение его обязательными элементами (реквизитами)
Электронный документ наделяется специальным реквизитом — электронной
подписью.
Особые правила работы с электронными документами установлены
«Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти».

ТЕМА 2. Базовые категории и понятия информатики

ТЕМА 2.
БАЗОВЫЕ КАТЕГОРИИ И ПОНЯТИЯ
ИНФОРМАТИКИ
Маслакова Мария Владимировна, к.п.н., доцент

ПЛАН

ПЛАН:
1. Сущность и значение информации
2. Электронная информация и ее виды
•Понятие электронной информации
•Электронное сообщение
•Электронный документ
•Электронная подпись
•Универсальная электронная карта
•База данных
3. Информационные ресурсы
4. Информационная сфера
5. Информатизация как информационный процесс
6. Информационная система
7. Информационно-телекоммуникационная сеть
8. Сеть Интернет как технологическая система
•Общая характеристика сети Интернет
•Определение сети Интернет
•Основные службы сети Интернет
9. Информационные технологии

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

• Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
• Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
• Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Электронная информация и ее виды 2. Электронное сообщение

Электронное сообщение – один из видов
электронной информации.
сообщение
общение между
пользователями
обмен сведениями, передача
сведений (содержания)

Все создаваемые
информационные системы в
зависимости от формы
собственности подразделяются на:
Государственные ИС
(Государственная
автоматизированная
система «Выборы»
(ГАС «Выборы», ГАС
«Правосудие»)
Муниципальные ИС
ИС
негосударственных
хозяйственных
организаций
иные ИС

Электронная информация и ее виды 2. Понятие электронной информации

Электронно-цифровая форма информации – особый вид
учетной последовательной записи с использованием
специально созданного искусственного языка.
Электронная (компьютерная) информация — это образ
существующей действительности, созданный и
представленный в символьной (двоичной) форме с
помощью специально созданного искусственного языка в
виде последовательной записи в памяти электронновычислительной машины.
Виды Электронной информации: электронные сообщения,
электронный документ, электронная подпись,
универсальная электронная карта и др.

Информационные технологии

Технологии — совокупность приемов и методов,
определяющих последовательность действий для
реализации производственных процессов.
Технология (technology) — это совокупность методов
обработки или изменения состояний, свойств сырья или
материалов в процессе производства продукции.
Информационные технологии (ИТ) – наиболее
рациональным образом организованный процесс
реализации информационного интереса.

Информационно-телекоммуникационная сеть

признаки
вычислитель
ной сети:
функциональное предназначение любой
вычислительной сети связано с передачей и
получением сведений;
сеть представляет собой систему вычислительных
средств (терминалов), с помощью которых
производится обработка информации и подготовка
ее к передаче пользователю;
передача сообщений и сведений (информации)
обеспечивается коммутационным оборудованием,
программным обеспечением и технологическими
протоколами (совокупностью правил, регламентирующих
формат и процедуры обмена информацией между
пользователями).

Документированная информация (документ) —
зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими определить такую информацию
или в установленных законодательством Российской
Федерации случаях ее материальный носитель (Об
информации, информационных технологиях и о защите
информации : федер. закон Рос. Федерации от 27.07.2006 г. №
149-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2006. № 31
(1 ч.). – Ст. 3448).
Документ — зафиксированная на материальном носителе
идентифицируемая информация, созданная, полученная и
сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве
доказательства при подтверждении правовых обязательств или
деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489—1-2007 «Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Управление документами. Общие требования»).

Сеть Интернет как технологическая система 8. Определение сети Интернет

сеть Интернет — это сложное переплетение
социальных, технических и технологических,
познавательных и социокультурных измерений,
связей и взаимозависимостей.
информационно-телекоммуникационная сеть «технологическая система, предназначенная для
передачи по линиям связи информации, доступ к
которой осуществляется с использованием средств
вычислительной техники». (ФЗ 149)

Информационная сфера

Поиск
информации
Формы движения
информационной
деятельности /
информации в
обществе: Использование
информации
Обработка
информации
«оборот информации»
Обмен
информацией
Передача
информации

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

• кто составил документ;
• кто, в какое время и откуда его направил;
• кто, в какое время и где получил;
• применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

ИТ
Традиционные
ИТ
Высокие (наукоемкие) ИТ
ИТ, имитирующие мышление человека с
помощью мощной вычислительной
техники, или так называемые технологии
искусственного интеллекта.
Экспертная система т
(ЭС «Предание
обвиняемого суду»)
Ситуационные системы и
технологии, например, в
федеральных органах
исполнительной власти:
администрации Президента РФ,
Совете Безопасности РФ,
Правительстве РФ, в крупных
министерствах (МЧС России,
Минфине России,
Минэкономразвития России и др.).
Биоинформационные технологии
(сканирование отпечатков пальцев,
сканирование радужной оболочки
глаз, сканирование геометрии кисти
рук, «технологии распознавания
особенностей и черт лица,
распознавание голоса,
распознавание по рисунку вен
тыльной стороны кисти рук)

ГОСТ Р 6. 30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов»
Состав реквизитов документов
04 – код организации;
05 – основной
государственный
регистрационный номер
(ОГРН) юридического
лица;
06 – идентификационный
номер
налогоплательщика/код
причины постановки на
учет (ИНН/КПП);
09 – справочные данные
об организации;
10 – наименование вида
документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный
номер документа;
14 – место составления
или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения
документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии
приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования
документа;
24 – визы согласования
документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении
копии;
27 – отметка об
исполнителе;
28 – отметка об
исполнении документа и
направлении его в дело;
29 – отметка о
поступлении документа в
организацию;
30 – идентификатор
электронной копии
документа.
01 – Государственный герб
Российской Федерации;
02 – герб субъекта
Российской Федерации;
03 – эмблема организации
или товарный знак (знак
обслуживания);
07 – код формы
документа;
08 – наименование
организации;
13 – ссылка на
регистрационный номер и
дату документа;

Универсальная электронная карта (УЭК)
представляет собой материальный носитель, содержащий
зафиксированную на нем в визуальной (графической) и электронной
(машиносчитываемой) формах информацию о пользователе картой и
обеспечивающий доступ к информации о пользователе картой,
используемой для удостоверения прав пользователя картой на
получение государственных и муниципальных услуг, а также иных
услуг, оказание которых осуществляется с учетом положений
настоящей главы, в том числе для совершения в случаях,
предусмотренных законодательством Российской Федерации,
юридически значимых действий в электронной форме. Пользователем
универсальной электронной картой может быть гражданин Российской
Федерации, а также в случаях, предусмотренных федеральными
законами, иностранный гражданин либо лицо без гражданства (далее,
если не указано иное, – гражданин) (Федеральный закон от 27.07.2010
N 210-ФЗ (ред. от 03.07.2016) “Об организации предоставления
государственных и муниципальных услуг”).

материальный носитель документированной информации
определяется как материальный объект, используемый для
закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
материальный носитель
документированной информации
бумажный (традиционный)
электронный
(машиночитаемый)
Электронный (машиночитаемый) материальный носитель
фиксирует документ, созданный с помощью ЭВМ.

Вычислительная сеть – единый комплекс,
включающий территориально распределенную
систему ЭВМ и их терминалов, объединенных в
единую систему средствами связи с использованием
коммутационного оборудования, программного
обеспечения и протоколов для передачи (получения)
сведения, а также решения информационных,
управленческих, вычислительных и/или других
задач.

три важных компонента процесса
труда:
Орудия труда (станки,
механизмы, машины,
технические агрегаты);
Человека (обладателя
определенных приемов
труда);
Совокупность приемов
труда, навыки,
последовательность
действий, описание
принципов труда и его основ
(т.е. идеологию орудий и
навыков труда).
три важных компонента ИТ:
орудие обработки
информации;
человек как носитель
навыков
информационного труда;
описание идеологии
процесса производства и
использования
информации.

Информационная система включает в себя совокупность трех составляющих элементов

базы данных (систему самостоятельных информационных материалов);
вычислительные средства, технические каналы связи
и связанная с ними инфраструктура;
информационные технологии.

Информационная сфера – пространственновременная область человеческой деятельности,
связанная с поиском, обработкой, хранением
(защитой), передачей и использованием информации.
Информационная среда – «совокупность технических
и программных средств хранения, обработки и
передачи информации, а также политические,
экономические и культурные условия реализации
процессов информатизации».
среда – часть сферы

Характерные признаки БД:
1. Совокупность самостоятельных информационных
материалов.
(Базы данных об абонентах операторов связи
2. Системность (или структурированность)
самостоятельных информационных материалов
3. жестко связывает ее как автоматизированную
информационную систему, созданную и
поддерживаемую с помощью ЭВМ
4. безопасность использования (Федеральная база
данных единого государственного экзамен)

Система электронного документооборота — движение электронных
документов с момента их создания или получения до завершения
исполнения, помещения в дело и (или) отправки в электронный
архив.
Прием и отправка электронных документов осуществляются службой
делопроизводства — структурным подразделением федерального
органа исполнительной власти, на которое возложены функции по
ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение
делопроизводства в других структурных подразделениях
федерального органа исполнительной власти.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела,
которые представляют собой специальную папку.
Дело представляет собой совокупность документов или отдельный
документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности
федерального органа исполнительной власти в соответствии с
номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.
Номенклатурой дел является систематизированный перечень
наименований дел, формируемых в федеральном органе
исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.

информационно-телекоммуникационная сеть – технологическая система,
предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к
которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники
(ФЗ 149).
состав
информационнотелекоммуникационной
сети
вычислительная техника, т.е. компьютеры;
телефонные каналы связи;
система доступа к каналам связи
(коммутационное оборудование и регламенты
их использования).

Классификация БД

в зависимости от
сложности конфигурации и
структуры входящих в БД
информационных
материалов:
простейшие БД
Сложные БД
в зависимости от
принадлежности
формы социального
управления:
Государственные БД
Муниципальные БД
в зависимости от
уровня реализации
государственных
функций:
Федеральные БД
Корпоративные БД
Региональные БД

Требования к ИС общего пользования

Общим требованием является возложение обязанности на оператора ИС
общего пользования и оператора связи — обеспечивать
информационную безопасность при подключении информационных
систем общего пользования к информационно-телекоммуникационным
сетям.
Специальными требованиями являются:
защита информации, содержащейся в информационных системах общего
пользования, от уничтожения, изменения и блокирования доступа к ней;
постоянный контроль возможности доступа неограниченного круга лиц к ИС
общего пользования;
восстановление информации, измененной или уничтоженной вследствие
несанкционированного доступа к ней, в течение не более 8 часов;
использование при подключении ИС общего пользования к информационнотелекоммуникационным сетям средств защиты информации, прошедших оценку
соответствия (в том числе в установленных случаях сертификацию), в порядке,
установленном законодательством Российской Федерации.

«пользовательские» признаки БД

база данных всегда содержит множество данных,
необходимых для решения конкретных задач многих
пользователей и связанных с удовлетворением
соответствующих информационных потребностей;
все сведения или информационные элементы в базе
данных определенным образом структурированы и связаны
между собой (т.е. организованы), при этом структура, состав
данных и их содержание не зависят от особенностей
прикладных программ, используемых для управления базой
данных;
данные (информационные элементы) представлены на
машиночитаемых носителях в форме пригодной для
оперативного использования их с применением средств
вычислительной техники, включения и систем управления
базами данных (СУБД).

5. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ КАК
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС
Информационный процесс – организованная совокупность
последовательных действий, связанных с удовлетворением
информационных потребностей.
Информационный процесс – «технологическая цепочка действий».
Информационные интересы — это потребности, связанные с
удовлетворением информационных желаний в ходе человеческой
деятельности, их принято называть информационными
потребностями.
Информатизация — объективная закономерность развития
общества, необходимое условие его движения вперед, это
всеобщий и неизбежный период развития цивилизации.
Информатизация — это научно-технически и социальноэкономически организованный процесс удовлетворения
информационных потребностей на основе использования
компьютерной техники, современных телекоммуникационных
систем и информационных технологий.

Характерные черты и
свойства сети Интернет:
свойства позитивного характера
свойства негативного характера
• массовость,
• общественную полезность,
• доступность,
• повышенную ресурсоемкость,
• транспарентность (открытость
информации),
• коммуникативность,
• универсальность,
• Дистанционность
• Высокая скорость передачи, обмена и
получения информации
• Возможность ведения обмена
информацией в коммерческих целях.
• Сложность и повышенная
технологичность
• Опасность несанкционированного
доступа
• Доступность информации
негативного характера
• Подмена общественных ценностей и
зависимость общества от интернеттехнологий
• Зависимость общества от
интернет-технологий
• Виртуальность

Информационнотелекоммуникаци
онные сети:
локальными (в одном здании какой-либо организации);
ведомственными, охватывающими пользователей
одного ведомства или корпорации;
региональными, объединяющими пользователей
городов, областей и других территориальных единиц);
специального назначения (например, защищеннаясеть
ГАС «Правосудие» и ГАС «Выборы»);
глобальными (Интернет).

Информационные ресурсы

ИР – отдельные документы и массивы документов в
информационных системах (библиотеках, архивах, фондах,
банках данных и др.) (Об информации, информатизации и защите
информации» 1995г.).
Содержательные свойства и признаки ИР:
Массивность ИР
Системность или структурированность ИР.
Фундаментальная ценность ИР.
Материальная (экономическая) ценность ИР

Их виды, история и будущее

Весь путь накопителей данных на примере романа Толстого — от наскальной живописи до молекулярных и кварцевых дисков.

Научитесь: Профессия DevOps-инженер PRO

В зависимости от круга
субъектов информационного
взаимодействия ИС
ИС общего
пользования
Корпоративные
ИС

состав сети
Интернет
сеть линий и каналов
связи
(телекоммуникаций) и
сложное
телекоммуникационное
оборудование,
специальное
программное
обеспечение,
предназначенное для
размещения
(представления) на вебсайте, передачи и
использования данных.
организационнотехнологические
требования (протоколы
TCP/IP, domain name
sistem, гипертекст,
портал)

Характерные черты Универсальной электронной карты

универсальность цели использования карты;
электронный документ, удостоверяющий личность
граждан;
материальный носитель, содержащий визуальную и
электронную формы информации;
средство доступа к информационной системе и
реализации прав, а также совершения юридически
значимых действий.

Информационный продукт — информация, представляющая собой результат
деятельности либо обеспечивающая информационную деятельность, созданная и
представленная в форме, пригодной для потребления.
Информационный товар — информация, созданная и представленная в форме,
пригодной для обмена, продажи или потребления.
Информационные продукты и товары включают:
информацию (знания, данные, информационные материалы);
носители информации;
информационные средства (технические и технологические).
Информационные продукты (товары) как ресурсы могут быть созданы в форме БД.
Информационная услуга — область человеческой деятельности, направленная на
предоставление информационных продуктов в пользование потребителям.
Таким образом, продуктом, товаром или услугой является не информация в ее
образном сущностном понимании, а отдельные разновидности информационных
ресурсов, которые всегда имеют какую-либо социально-экономическую ценность.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Эта статья была полезной?

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП