Внедрение кадрового электронного документооборота как средство оптимизации бизнеса. АБТ Отчетность в Ростове-на-Дону

Внедрение кадрового электронного документооборота как средство оптимизации бизнеса. АБТ Отчетность в Ростове-на-Дону Электронная цифровая подпись

Что предлагаем

Каждая организация — участник эксперимента представляет в Минтруд промежуточные итоги. Вот что мы предложили по итогам первого месяца. 

  1. В трудовом договоре и допсоглашении применять квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Они не дают несанкционированно менять документ после подписания. Второй вариант — оставить трудовой договор и допсоглашение бумажными.
  2. Дать работодателям право выбирать, чем подписывать остальные кадровые документы. Квалифицированная ЭП даёт большую степень защиты, но простая ЭП удобнее и экономичнее: не нужно тратиться на выпуск КЭП и техподдержку сотрудников. А работникам не придется ездить в удостоверяющий центр каждый раз, когда закончится срок действия сертификата.

Эксперт — Анастасия Богатырёва, менеджер проектов по работе с персоналом, Контур

Подготовила редактор Варвара Смирнова

Что можно оцифровать уже сейчас

Большинство кадровой документации можно легитимно подписывать в электронном виде с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). А именно:

  • внутренние локальные нормативные акты,
  • командировки
  • планирование и оформление отпуска
  • учет рабочего времени и графиков сменности,
  • справки и копии трудовой книжки,
  • справки и копии трудовой книжки,

Что выбрать: готовое решение или разработать решение самим

Универсального и единственно правильного ответа на этот вопрос нет. Оптимальный вариант – брать за основу готовые решения и дорабатывать их под ваши бизнес-процессы. Так вы ускорите переход на электронную версию и сократите затраты на автоматизацию.

Полностью останавливаться на готовом решении не рекомендую, и вот почему.

  • Сложный процесс согласования. Делопроизводство – это не только формирование документов по шаблону, их подписание и хранение. Рутинная его часть – этап согласования, который может быть нелинейным и касаться несколько подразделений.
  • Автоматизация должна быть полноценной. Готовые коробочные сервисы прекрасно справляются с подписанием и хранением документов. Но если вы хотите полностью автоматизировать кадровые процессы, нужно доработать систему. В противной случае механизм будет разорван между несколькими платформами.
  • Наличие единой точки входа – must have для любого бизнеса. Если вам не нужен зоопарк систем, необходимо обеспечить единое окно для работы со всеми сервисами. Без доработок здесь не обойтись.

В чём суть перехода на электронные кадровые документы

Минтруд предложил отказаться от бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Любой работодатель может стать участником эксперимента и самостоятельно определить, какие документы он переведёт в цифру. Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.

О сути эксперимента и порядке перехода на электронные кадровые документы — в статье

Виды электронной подписи

В электронном документообороте различают два вида электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной (ст. 5 закона № 63-ФЗ). Эти виды электронной подписи отличаются степенью защиты и областью применения.

Зачем это нужно контуру

Первая цель Контура практическая. В электронном виде оформлять кадровые документы быстрее, а обрабатывать дешевле. Учёт станет прозрачнее, а изменения будет легче отслеживать.

Вторая цель — на перспективу. Контур — один из учредителей АНО «Цифровая экономика». Участвуя в эксперименте по переходу на электронные кадровые документы в 2020 году, мы увидим недостатки пилотной модели и сможем внести предложения на этапе разработки законов.

Интеграция «1с:зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 и портала «работа в россии»

В одном из очередных релизов конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 появится возможность настройки выгрузки печатных форм документов на портал «Работа в России». 

Для этого в настройках кадрового учета потребуется установить флажок Используется интеграция с порталом «Работа в России». После включении этой опции в печатных формах приказов появится кнопка Передать на «Работа в России» (см. рис. 7).

Рис. 7. Подписание и публикация приказа на портале «Работа в России» одной кнопкой

В планах развития «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 – подписание документов несколькими ответственными лицами и передача документа на подписание ответственному лицу.

Как готовились

Готовиться к переходу на электронные кадровые документы начали ещё в мае 2021 года. Можно было использовать информационную систему «Работа в России»: в этом случае не пришлось бы вкладываться в разработку ПО. Но там есть не все возможности, которые нам нужны.

Поэтому решили «допилить» свою систему внутреннего ЭДО: сделали так, чтобы в сервисе можно было подписывать документы квалифицированной ЭП, и создали API для интеграции с программой кадрового учёта Контур.Персонал. 

Было много и организационных вопросов. До начала эксперимента проектная команда:

  • разобралась, как создавать, подписывать и хранить электронные документы и передавать сведения в бухгалтерию; 
  • решила, какие документы будет переводить в электронный вид, и разработала шаблоны;
  • обучила специалистов, которые будут работать с документами;
  • уведомила сотрудников, что Контур присоединился к эксперименту, и спросила, кто хочет участвовать;
  • через месяц после уведомления мы перевели работу по выбранным документам в онлайн.

Как перейти на внутренний кадровый эдо?

Чтобы перейти в своей компании на кадровый электронный документооборот, необходимо, в первую очередь, создать регламенты, локальные акты, соглашения, согласно которым сотрудники будут применять электронные цифровые подписи, правила работы с ЭЦП. Позаботьтесь о безопасности и создайте политики, регулирующие смену паролей от ЭЦП.

Во вторую очередь рекомендуем внедрить внутреннюю систему для кадрового документооборота, в которой, в отличие от электронной почты, ничего не потеряется, а статусы документом будут напоминать персоналу о том, что они должны выполнить определенные действия.

Рассмотрим, какие процессы уже стоит переводить в кадровый электронный документооборот (высокая вероятность), а с какими еще можно повременить:

Документ

Вероятность перевода в ЭДО

Необходимая электронная цифровая подпись

Прием сотрудников на работу

Заявление о приеме

Низкая

Любая

Трудовой договор с приложениями и соглашениями

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Трудовой договор о дистанционной работе с приложениями и соглашениями

Низкая

Неквалифицированная электронная подпись/квалифицированная электронная подпись

Приказ о приеме на работу

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Личная карточка

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Правила внутреннего распорядка

Средняя

Неквалифицированная электронная подпись/квалифицированная электронная подпись

Отпуска и графики

График отпусков

Средняя

Неквалифицированная электронная подпись/квалифицированная электронная подпись

Уведомление о начале отпуска

Средняя

Неквалифицированная электронная подпись/квалифицированная электронная подпись

Приказ о предоставлении отпуска

Низкая

Любая

Заявление о предоставлении отпуска

Низкая

Любая

Командировки

Приказ о направлении в командировку

Средняя

Любая

Авансовый отчет

Низкая

Любая

Согласие на направление в командировку

Средняя

Любая

Перевод, изменение условий труда

Заявление о переводе

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Дополнительное соглашение о переводе

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Приказ о переводе

Средняя

Любая

Учет времени

Табель учета

Низкая

Любая

График смен

Средняя

Любая

Больничные

Листы нетрудоспособности

Низкая

Не потребуется

Заявление на вычеты

Низкая

Любая

Заработные платы и премии

Расчетные листки

Низкая

Любая

Приказ о взыскании

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Увольнение

Заявление об увольнении

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Приказ о прекращении трудового договора

Высокая

Квалифицированная электронная подпись

Читайте также:  Как подписать документ MS Office Word/ Excel 2010, 2013, 2016, 2019 с электронной цифровой подписью (ЭЦП)

Таким образом, внедрение КЭДО в каждой организации нашей страны не за горами, поскольку самые важные документы сотрудников скоро будут обязательны к ведению в электронном виде. А задача руководителей и владельцев бизнеса – заранее подготовиться к переходу на ЭДО.

Если у ваз возникли вопросы, как АБТ поможет внедрить электронный документооборот на вашем предприятии, обращайтесь к нашим специалистам! Мы покажем, настроим и внедрим ЭДО, а также расскажем, как еще СБИС сможет оптимизировать бизнес-процессы вашей организации.

Как сотрудники подписывают документы

Сотрудник оформляет заявление на отпуск в системе внутреннего ЭДО. Кадровик создаёт приказ, и система сама назначает сотруднику задание — ознакомиться с приказом. Сотрудник входит в сервис, читает приказ или уведомление и нажимает кнопку «Подписать».

Позже сотрудник может просмотреть свои документы и распечатать их.

Какие документы перевели в онлайн

До начала эксперимента в Контуре работала система внутреннего ЭДО: в электронном виде подписывали заявки на командировки, согласовывали счета. Перед стартом проекта мы оценили, какие документы кадровая служба оформляет чаще всего и в каких случаях риск нарушить закон меньше.

Решили «оцифровать»: приказ и заявление о предоставлении отпуска, заявление о дне отдыха за сдачу крови, уведомление о начале отпуска, приказ о направлении в командировку, протокол заседания комиссии по проверке знаний по охране труда, журнал регистрации инструктажа по охране труда и трудовые договоры для трудоустроенных после начала эксперимента.

Приказы об изменении условий трудового договора, о переводе и увольнении решили оставить бумажными. По закону их нужно хранить до 50 лет, а порядок хранения электронных документов не утверждён. Кроме того, для этих приказов сотрудник должен получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), а это дополнительные затраты.

От теории к практике

Один из интересных примеров цифровизации функции – реализация электронного кадрового документооборота в личном кабинете сотрудника на корпоративном портале. Зачастую интранет объединяет все сервисы и унифицирует к ним доступ пользователей, в том числе для согласования.

Подобным образом поступил банк «Санкт-Петербург». Из-за большой территориальной распределённости и большого штата сотрудников (4 тысячи человек) компания тратила большие ресурсы на оформление, сбор подписей и содержание бумажных архивов (заявлений, приказов, регламентов и пр).

Теперь новые кадровые документы публикуются на портале, и сотрудники с помощью личного кабинета ознакамливаются с ними. При этом правила для маршрутов, параллельное или последовательное согласование для документов менеджеры настраивают прямо в системе.

Из дополнительных возможностей: когда сотрудник банка увольняется или уходит в декрет, задание на ознакомление с документами закрывается автоматически. А при выходе нового сотрудника система сама формирует соответствующий таск. При этом в списке на ознакомление только актуальные для занимаемой должности документы.

Сроки подписания легко контролировать: сотрудник и его руководитель получают уведомления, если задание, к примеру, не завершено в срок. Контролировать статус задачи можно в реестре ознакомления, он доступен в формате таблички Excel.

Автоматизация кадровых процессов – это тренд, который уже активно поддерживает не только бизнес, но и государство. Текущий год – один из наиболее подходящих периодов для подготовки фундамента для перехода, формирования методологической базы и создания всей необходимой для этого инфраструктуры.

Переводим кадровый документооборот в электронный вид

Вслед за обменом электронными счетами-фактурами с контрагентами и отправкой электронной отчетности в надзорные органы настала очередь еще одной ниши – кадрового документооборота, который стал постепенно оцифровываться. Судите сами: вслед за электронными листками нетрудоспособности появились электронные трудовые книжки.

В свою очередь, законотворцы не стоят на месте: Министерством труда был запущен эксперимент, в рамках которого 400 компаний или два миллиона сотрудников стали электронно подписывать любые кадровые документы. Этот пилотный проект был рассчитан до 31.03.2021 года, но недавно его продлили до конца июля.

В Министерстве труда говорят, что к июлю все необходимые поправки для кадрового электронного документооборота будут приняты к основному закону, регулирующему трудовые отношения между работниками и работодателями – Трудовому кодексу Российской Федерации.

Как всегда, у организаций есть два сценария:

  • Ждать, когда «сверху» придет указание всем переходить на электронный кадровый документооборот;
  • Начать готовиться к нему проактивно, настраивая и адаптируя к нему свои кадровые процессы.

Переход в цифру: быстро и эффективно

Для отказа от бумажных документов нужно перестроить кадровые процессы, подготовить нормативную базу и регламенты. Используйте простой алгоритм, чтобы не упустить ничего важного.

1) Кадровый аудит

Результатом аудита должен быть перечень актуальных процессов и отчетов, улучшений в формах документов и процедуры согласования, а также список целей для автоматизации с численными параметрами.

2) Локальный нормативный акт об электронном взаимодействии, правилах применения и видах электронных цифровых подписей

Вам необходимо составить регламенты обработки документов и сформулировать инструкции с зонами ответственности и порядком взаимодействия между сотрудниками.

3) Ознакомление сотрудников с локальным нормативным актом. Подписание дополнительного соглашения к трудовому договору.

Результат – скорректированная нормативно-правовая база и готовность к соответствующим проверкам.

4) Комплексный процесс внедрения кадрового документооборота

Комплексный процесс внедрения электронного кадрового документооборота включает в себя три составляющие, которые должны быть взаимосвязаны:

  • Электронные цифровые подписи или инфраструктура для их выпуска. Это могут быть собственный удостоверяющий центр или сервис электронного документооборота, внутри которого они генерируются.
  • Учетная кадровая система.
  • Платформа, которая автоматизирует согласование, подписание и хранение кадровых документов.

5) Инструменты электронного кадрового документооборота

Уже сейчас на рынке есть готовые системы электронного кадрового документооборота, которые имеют всю необходимую инфраструктуру для быстрого и легитимного подписания документов. Они помогают быстро, без глобальных затрат на разработку уйти от бумажного документооборота.

Основные требования к системе кадрового документооборота:

  • Наличие преднастроенной интеграции с кадровыми учетными системами («1С:ЗУП», SAP, «Босс-Кадровик» и др.).
  • Личный кабинет для контроля статуса процессов, отправки уведомлений и напоминаний.
  • Интуитивно понятный интерфейс системы избавит вас от длительного обучения сотрудников.
  • Реестр документов и их безопасное хранение.
  • Инструмент для генерации ЭЦП.
  • Служба поддержки.
Читайте также:  Как выбрать криптопро руспрофиль и Ключевое слово в защите информации

Например, в своей компании мы используем HR-link для подписания кадровых документов в электронном виде. Цифровая подпись генерируется прямо внутри сервиса, что очень удобно. Подписание возможно с любого смартфона, компьютера или инфокиоска, авторизация осуществляется через смс.

Переход на электронный кадровый документооборот

На 01 апреля 2020 года Министерством труда и социальной защиты запланирован старт масштабного эксперимента по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам.

В соответствии с Указом Президента РФ от 9 мая 2021 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2021 – 2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения в жизнь компании электронного документооборота, в том числе, по кадровым вопросам.

В начале 2020 года вступили в силу первые изменения в законодательство в области цифровизации кадрового дела, в результате которых в российскую действительность вошло такое понятие как электронная трудовая книжка.

В результате изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной (подробнее в статье «Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году?»).

Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод с бумаги на электронные носители всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.

Замена бумажного кадрового документооборота электронным отвечает требованиям современной действительности: многие компании уже ведут электронный документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством.

Кроме того, введение электронного документооборота необходимо отдельным категориям работников, в частности, вахтовикам, которые работают в значительном отдалении от места жительства и в межвахтовый период фактически лишены возможности оформления кадровых документов.

Вне зависимости от метода работы отдельных сотрудников у электронного документооборота масса неоспоримых преимуществ: он экономит время, трудозатраты, бумагу, офисное пространство, повышает прозрачность кадрового документооборота, обеспечивает защиту от фальсификации документов и их лучшую сохранность, облегчает и ускоряет доступ к архиву.

Учитывая все вышеизложенное, 4 февраля 2020 года Государственная Дума приняла в первом чтении законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками».

Целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

В Российской Федерации это будет уже второй по счету эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Первый эксперимент был проведен в 2021 году Министерством труда и социальной защиты совместно с 11 крупными организациями-работодателями (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг») на условиях дублированиях электронных документов на бумажном носителе.

Эксперимент 2021 года показал следующие проблемы внедрения электронного кадрового документооборота:

  1. высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи на каждого сотрудника, особенно в компаниях с высокой текучестью кадров;
  2. отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;
  3. отсутствие готового программного обеспечения  для автоматизации кадрового документооборота;
  4. необходимость обеспечения непрерывной технической поддержки электронного кадрового документооборота;
  5. риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, ошибок программного обеспечения при передаче или обработке информации;
  6. низкая компьютерная грамотность некоторых работников и недоверие к электронным документам.

Вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.

Разберемся с особенностями нового эксперимента.

Условия участия

Принять участие в эксперименте может любая организация, изъявившая такое желание. Подробный порядок проведения эксперимента и отбора работодателей планируется регламентировать Положением Министерства труда и социальной защиты, которое будет осуществлять полное методическое сопровождение эксперимента.

По состоянию на дату принятия решения о представлении законопроекта в Совет Государственной Думы  (22 января 2020) желание принять участие в эксперименте изъявили порядка 80 компаний, в том числе, из числа субъектов среднего предпринимательства.

Работники принимают участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Информационно-техническое обеспечение

Согласно законопроекту ведение электронных документов, связанных с работой, осуществляется работодателем с использованием собственной локальной информационной системы или электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России», которая фактически является частью Единой системы идентификации и аутентификации (Портала государственных услуг Российской Федерации).

Таким образом, участие в эксперименте будет доступно организационно и финансово даже для тех компаний, которые не имеют собственной информационной системы для ведения электронного кадрового документооборота или ведут его на аутсорсинге.

В целях проведения эксперимента на создание и обеспечение функционирования электронного сервиса системы «Работа в России» в федеральном бюджете на 2020 год предусмотрены средства в размере более 124 миллионов рублей.

Для работников и работодателей использование электронного сервиса системы «Работа в России» будет бесплатным.

Кроме того, в случае использования электронного сервиса на портале «Работа в России» можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА, соответственно работодателям не придется выделять средства на получение электронных подписей.

При использовании своей информационной системы работодателю придется нести расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, самостоятельно.

Документы, которые переводятся в электронный формат в ходе эксперимента

Виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения, участвующие в эксперименте, определяются каждым работодателем самостоятельно и отражаются в локальных нормативных правовых актах и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

При этом в любом случае эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки.

Сроки проведения эксперимента

В соответствии  с текстом законопроекта проведение эксперимента планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.

Читайте также:  сертификат на годовую техническую поддержку криптопро sdk

Однако в Заключении Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов по проекту указано, что продолжительность указанного срока «представляется недостаточной для достижения весьма амбициозных целей эксперимента».

Также Комитетом указано, что предусмотренные законопроектом сроки представления докладов о результатах эксперимента и предложений о внесении изменений в законодательство (для предварительных – до 1 сентября 2020 года, для итоговых – до 31 декабря 2020 года) фактически означают подведение итогов эксперимента до его окончания и тем самым «вызывают недоумение».

С учетом данных вполне обоснованных замечаний и комплексного характера вопроса, который выносится на эксперимент, требующего серьезной подготовки и проработки, высока вероятность того, что сроки эксперимента ко второму чтению законопроекта будут увеличены.

Так, заместитель Министра труда и социальной защиты Российской Федерации В.Л. Вуколов в ходе заседания Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов допустил вероятность распространения эксперимента на первый квартал 2021 года.

Какие документы можно вести в электронном виде уже сейчас и без участия в эксперименте?

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает использование электронной подписи в трудовых отношениях только с дистанционными работниками.

В отношениях с работниками, которые дистанционными не являются, применение электронной подписи законодательством не предусмотрено (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 20.11.2021 по делу N 33-16958/2021, Определение Омского областного суда от 22.01.2021 № 33–187/2021).

Поэтому составление кадровых документов, требующих в силу прямого указания Трудового кодекса РФ росписи работника, с недистанционными сотрудниками должно производиться исключительно на бумажном носителе.

Составление таких документов в электронном виде, в том числе посредством обмена сканами собственноручно подписанных документов, создает риск признания уведомления работника о событиях, связанных с его работой, ненадлежащим.

При этом кадровые документы, которые в силу трудового законодательства работодатель не обязан объявлять работнику под роспись, компания вправе составлять в электронном виде.

К таким документам относятся, в частности, приказы о выплате компенсации за жилье иногороднему работнику, о компенсации питания в силу условий коллективного договора, о премировании, о компенсации за проезд, табели учёта рабочего времени, графики работы и отпусков, расчётные листки.

В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрён уже сейчас.

Однако справедливости ради следует отметить, что трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам, и перевод части из них в электронный формат при том, что большая часть документов останется на бумажном носителе, не является полноценным решением проблемы бумажной волокиты в кадровом деле.

Что касается нового эксперимента, то представляется, что при его планировании были учтены все проблемы, которые были выявлены в ходе проведения эксперимента в 2021 году, что означает высокую вероятность его успешного проведения и переход на полный электронный кадровый документооборот в ближайшие несколько лет.

Источник: Кондратов Онлайн

Сколько сотрудников участвует

На кадровый электронный документооборот перешла не вся компания. Не участвуют сотрудники, у которых нет стационарного компьютера: например, уборщики производственных и служебных помещений, вахтёры.

Согласие сотрудника на участие в кадровом эдо

Для того, чтобы работодателю получить согласие работника на участие в электронном кадровом документообороте, потребуется:

  • внести изменение в локальный акт организации (коллективный договор) и ознакомить сотрудников с новой редакцией под подпись.

  • оформить изменение к трудовому договору для текущих сотрудников, а при приеме новых работников вписывать согласие в трудовой договор (контракт).

  • оформить отдельный документ-согласие на присоединение к кадровому ЭДО.

Предполагается, что согласие будет подписано такой подписью, чтобы она была юридически значимой и за пределами предприятия. Поэтому потребуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью либо квалифицированной подписью, полученной в аккредитованном УЦ.

Вопрос о том, возможно ли будет использовать для подписания согласия неквалифицированную подпись для дистанционных работников, в настоящее время обсуждается в рабочей группе по внедрению кадрового ЭДО.

Схема электронного взаимодействия в рамках эксперимента

Схема движения электронного кадрового документа представлена на рис. 6.

Рис. 6. Схема движения электронного кадрового документа

  1. Оформление кадрового документа может производиться в информационной системе работодателя (в нашем случае – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3).

  2. Подписание документа усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.

  3. Предоставление документа в электронном виде осуществляется путем выгрузки документов из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 на портал «Работа в России».

  4. Кадровик, авторизовавшись в личном кабинете организации на портале «Работа в России», обработает загруженные из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 документы (сгруппирует их в журналы и «протолкнет» в кабинеты сотрудников).

  5. Работник, авторизовавшись в личном кабинете на портале «Работа в России», подписывает документы электронной подписью, выражая согласие с их содержимым.

После этого в личном кабинете организации кадровик получит информацию об ознакомлении сотрудника с документом.

Помимо электронного обмена документами, портал «Работа в России» обеспечивает долгосрочное хранение архива кадровых документов и снимает вопрос о долгосрочном хранении электронных документов и доступа сотрудников (в том числе бывших) к этим документам.

Таким образом, при переходе на электронный кадровый документооборот от работодателя в первую очередь требуется получить согласие сотрудника, снабдить кадровиков квалифицированными электронными подписями и снабдить сотрудников неквалифицированными или простыми электронными подписями.

Электронная подпись для сотрудников

Однако, среди работодателей все чаще встает вопрос, какая ЭЦП подходит для кадрового электронного документооборота внутри компании? И мы постараемся ответить.


Существуют три основные разновидности электронных подписей:

  • Простая электронная подпись – подходит для подписания приказов на отпуск, командировку, расчетных листков, табелей учета;
  • Неквалифицированная электронная подпись – также, как и простая электронная подпись подходит для подписания приказов на отпуск, командировку, расчетных листков, табелей учета. Но, кроме того, может применяться для подписания должностных инструкций, журналов по инструктажу;
  • Квалифицированная электронная подпись – также, как и простая электронная подпись подходит для подписания приказов на отпуск, командировку, расчетных листков, табелей учета. Также, как и неквалифицированная электронная подпись может применяться для подписания должностных инструкций, журналов по инструктажу. Но, кроме того, позволяет подписывать трудовые договоры и приказы об увольнении.

Выбор той или иной электронной цифровой подписи зависит, в первую очередь, от задач, которые вы планируете решать. Если вам требуется консультация, какую ЭЦП вам брать, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам.

Оцените статью
ЭЦП Эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector