Электронное кадровое делопроизводство, или Как работать с документами по-новому

Что предлагаем

Каждая организация — участник эксперимента представляет в Минтруд промежуточные итоги. Вот что мы предложили по итогам первого месяца. 

1. В трудовом договоре и допсоглашении применять квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Они не дают несанкционированно менять документ после подписания. Второй вариант — оставить трудовой договор и допсоглашение бумажными.
2. Дать работодателям право выбирать, чем подписывать остальные кадровые документы. Квалифицированная ЭП даёт большую степень защиты, но простая ЭП удобнее и экономичнее: не нужно тратиться на выпуск КЭП и техподдержку сотрудников. А работникам не придется ездить в удостоверяющий центр каждый раз, когда закончится срок действия сертификата.

Эксперт — Анастасия Богатырёва, менеджер проектов по работе с персоналом, Контур

Подготовила редактор Варвара Смирнова

​можно ли сказать, что электронный кадровый документооборот облегчит работу отдела кадров?

— Ответ на вопрос зависит от количества работников, согласившихся участвовать в эксперименте. Может получиться, что в рамках одного структурного подразделения мнения работников разделятся:

• будут те, кто откажутся от присоединения к эксперименту, и по ним мы продолжим оформлять документы по прежним правилам;
• и будут те, кто согласятся.

В целом участие в проекте позволит легче ознакамливать с документами, подписывать их в тех случаях, когда закон устанавливает правила о наличии подписи работника или письменной формы, а роспись по ряду причин невозможно получить, например как в период режима повышенной готовности при соблюдении режима самоизоляции.

Ближайшее будущее: все данные о сотрудниках — только в цифровом виде

В заключение важно коротко осветить планы цифрового развития, утвержденные на государственном уровне, которые повлияют на работу как бизнеса в целом, так и кадрового сообщества уже в ближайшем будущем. У нас в стране действует Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации», в рамках которой планируется развивать цифровые сервисы по всем направлениям. Эта программа предусматривает переход с электронных трудовых книжек к персональным траекториям развития.

Что это означает? В процессе обучения студента будет наполняться профиль его компетенций: вноситься записи об освоенных во время обучения в вузах дисциплинах, подтвержденных компетенциях. В результате сформируется персональный файл будущего сотрудника, в котором будет храниться вся информация о его профессиональных навыках.

При трудоустройстве работник предоставляет работодателю доступ к своему персональному файлу, и он дополняется записью о должности, месте работы, затем перечнем функций, результатами профессиональной оценки и т.д. При переходе на другое место работы сотрудник будет предоставлять доступ к своей персональной записи новому работодателю.

Таким образом будет сформирован полный цифровой след профессионального пути сотрудника. По моей оценке, этот проект может заработать уже к 2025 году, а активно начнет внедряться с 2021–2022 годов. Таким образом, электронные цифровые сервисы станут неотъемлемой частью работы кадровых служб, а значит, необходимо готовиться к этому уже сегодня.

В цифровой формат надо перенести все кадровые документы?

— Перечень таких документов работодатель определяет самостоятельно. Кто-то ограничит комплект, а кто-то захочет перевести в электронный формат все документы, которые оформляют при трудовых отношениях. 

Исключение: трудовая книжка не участвует в эксперименте. Это связано с тем, что вопросы ее ведения и перехода на формат предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ регулирует Трудовой кодекс и Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ.

Ваше личное мнение: стоит ли участвовать в эксперименте по переходу на экдп?

— Положительно отношусь к эксперименту. Большинство моих партнеров также выразили желание присоединиться к нему. Если есть возможность значительно упростить документооборот, уйти от сложных волокит с документами, то нужно использовать такую возможность.

Совет: если работодатель подумывает о присоединении к эксперименту, ему стоит поторопиться. Помимо работы с информационной системой, разработки локальных нормативных актов и решения ряда других вопросов нужно успеть уведомить работников не позднее чем за месяц о начале эксперимента. И успеть подать соответствующую заявку в Минтруд до 1 декабря 2020 года.

Для чего нам эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство?

— Эксперимент по ЭКДП позволит собрать и оценить плюсы и недостатки перехода на оформление трудовых отношений в цифровом формате.

Для организаций с большим количеством работников, особенно в случае их территориальной удаленности, эксперимент позволит быть более гибкими, мобильными, быстрыми в части решения кадровых вопросов. 

Прекрасно, что законодатели решили сначала протестировать идею на добровольцах. Это поможет учесть возникающие вопросы и проблемы при дальнейшем развитии законодательства в сфере электронного кадрового делопроизводства.

Закон о кадровом эдо

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года. С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех.

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность

Попробовать бесплатно

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Использование сервиса «работа в россии»

Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».

Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России»

Получить через час

В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие.

От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте. Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.

Как переводить в эдо конкретные процессы

Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу.

В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.

Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Диадока учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании.   

Как принять участие в эксперименте

Если ваша организация хочет присоединиться к проекту, до 1 декабря 2020 года подайте заявление в Минтруд России. В заявлении укажите: ИНН и название, штатную численность и предварительное количество сотрудников-участников эксперимента. Образец заявления вы найдете в Приложении № 1 к приказу № 240.

Кроме того, проведите предварительную подготовку:

1. Определите типы документов, которые будут вестись только в цифровом формате.
2. Получите согласие работников на участие в эксперименте, сформируйте список желающих.
3. Внесите изменения в локальные нормативные акты, в том числе регулирующие использование электронной подписи, обработку персональных данных и пр.
4. Ознакомьте работников с порядком проведения эксперимента и сопутствующими документами.
5. Установите программу для кадрового ЭДО или используйте информационную систему «Работа в России» — сейчас система в разработке, в эксплуатацию ее запустят 20 июля.

Обратите внимание: работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников, в том числе в электронных документах, поэтому установленная учетная программа и система передачи документов должны соответствовать требованиям № 152-ФЗ.

Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него

Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:

1. ИНН.
2. Основной вид деятельности.
3. Штатную численность работников.
4. Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
5. Наличие профсоюзной организации.
6. Место проведения эксперимента.

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

Как снизить стоимость внедрения кэдо

Основные затраты при внедрении ЭДО — это расходы на два элемента: внедрение системы электронного документооборота и стоимость электронных подписей, о чем было сказано выше. Рассмотрим, за счет чего можно снизить общие расходы.

Стоимость внедрения системы ЭДО может составлять в среднем от 2 до 10 млн руб. в зависимости от функционала системы. Сэкономить можно, выбрав коробочные решения с готовой методологией, адаптировав свои процессы под них. Как правило, компания внедряет комплексную систему ЭДО — не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского документооборота, ведения договоров и т.д.

Расходы на электронные подписи в настоящий момент существенны. На сегодняшний день самый безопасный вид подписи — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — стоит 3000–5000 руб. на одного сотрудника. Понятно, что при большом количестве сотрудников, которые нуждаются в такой подписи, это достаточно дорогой инструмент для компании.

Поэтому УКЭП необходимо приобрести представителю компании, уполномоченному подписывать документы, и на всякий случай лицу, замещающему его на время отсутствия. Для подписания же большинства типовых кадровых документов сотрудниками можно применять усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Какая ответственность предусмотрена для работодателя?

— Это будет зависеть от ситуации. Есть два сценария.

1. Работник работает в организации, которая принимает участие в эксперименте по ЭКДП: если у работодателя не будет обязательного документа, наличие которого предусмотрено трудовым законодательством, например приказа о приеме на работу, ГИТ может привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Работник уволился из организации, которая принимает участие в эксперименте: если работодатель не обеспечил сохранность документов в рамках архивного законодательства, предусмотрена административная ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ.

Какие документы перевели в онлайн

До начала эксперимента в Контуре работала система внутреннего ЭДО: в электронном виде подписывали заявки на командировки, согласовывали счета. Перед стартом проекта мы оценили, какие документы кадровая служба оформляет чаще всего и в каких случаях риск нарушить закон меньше.

Решили «оцифровать»: приказ и заявление о предоставлении отпуска, заявление о дне отдыха за сдачу крови, уведомление о начале отпуска, приказ о направлении в командировку, протокол заседания комиссии по проверке знаний по охране труда, журнал регистрации инструктажа по охране труда и трудовые договоры для трудоустроенных после начала эксперимента.

Приказы об изменении условий трудового договора, о переводе и увольнении решили оставить бумажными. По закону их нужно хранить до 50 лет, а порядок хранения электронных документов не утверждён. Кроме того, для этих приказов сотрудник должен получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), а это дополнительные затраты.

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

• договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
• графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
• отдельное соглашение к трудовому договору;
• соглашение об изменении условий трудового договора;
• локальный нормативный акт;
• заявление;
• согласие;
• отказ;
• уведомление;
• извещение;
• объяснение.

Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

Составить бесплатно

Какие ожидания у кадровиков? как они восприняли эксперимент?

— Крупные компании с большой численностью работников положительно настроены. Более того, еще до эксперимента они внедряли элементы кадрового делопроизводства по тем документам, по которым законодательно не установлено требование об ознакомлении работников под роспись.

Малый бизнес к эксперименту относится в основном настороженно, желающих участвовать — мало. И на то есть объективные причины. В 2020 году, как мы все знаем, кадровики еще осуществляют мероприятия по переходу на электронные трудовые книжки, появились новые формы отчетности плюс работы прибавилось в части соблюдения требований санитарно-эпидемиологических норм. Времени и сил на мероприятия по переходу на электронное кадровое делопроизводство нет.

Какую отчетность будут сдавать работодатели

Будьте готовы в ходе эксперимента подавать в Минтруд промежуточные отчеты:

• до 1 августа 2020 года;
• до 1 декабря 2020 года;
• до 2 апреля 2021 года.

Отчет должен содержать сведения:

1. Количество сотрудников, которые согласились участвовать в эксперименте изначально, процент участвующих на начало отчетного этапа, доля вышедших досрочно.
2. Перечень документов, которые работодатель выбрал для эксперимента.
3. Перечень мероприятий, которые провел работодатель, чтобы перейти на электронный учет документов, в том числе:
   • доработка установленного ПО;
   • настройка взаимодействия с информационной системой «Моя работа»;
   • меры по защите информации и пр.
4. Наличие технических проблем.
5. Количество жалоб/споров с сотрудниками с разбивкой по темам.
6. Предложения по доработке системы электронного кадрового учета.

Подобные срезы позволят собрать максимально полную картину и дать оценку эффективности эксперимента. После анализа результатов Минтруд решит, какие еще доработки нормативно-правовой и технической баз нужны, чтобы система электронного кадрового документооборота работала без сбоев и обеспечивала стабильное взаимодействие работодателей с сотрудниками.

О чем сообщать в минтруд

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

• до 1 августа 2020 года;
• до 1 декабря 2020 года;
• до 2 апреля 2021 года.

Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению. Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался.

Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота

Каждый бумажный документ проходит большой путь, прежде чем попадет в архив. Разберем этапы на примере инструкции по пожарной безопасности. Специалист по кадрам создает документ, передает его на подписание руководству, затем собирает подписи сотрудников.

Чтобы компания не получила штраф, ознакомиться с документом должны все работники. Кадровик проверяет по длинным спискам, кто не подписал бумагу, напоминает лично или через непосредственного руководителя. Если компания крупная, то за каждым кадровиком закреплено в среднем 300 сотрудников, ежемесячно он должен контролировать подписание тысяч документов.

Самая важная задача при переходе на КЭДО — перенести все процессы и цепочки согласования в онлайн и в результате упростить кадровый документооборот. В Диадоке для этого есть возможности:

• Модуль для интеграции с системой кадрового учета предприятия.
• Создание личного кабинета каждому сотруднику.
• Маршруты согласования для автоматического перемещения документов внутри компании.
• Электронный архив.

Если нужна интеграция, внедрение КЭДО может занять от 1,5 до 3 месяцев. Чтобы начать работать через веб-сервис, хватит пяти рабочих дней. Обычно интеграцию настраивают, чтобы специалисты кадровой службы экономили время: если работать с ЭДО там же, где и рождаются документы, а не загружать их из другой системы, то это в разы ускоряет процесс и избавляет от ошибок.

Рассмотрим пример. Сотрудник подает заявление на отпуск через веб-сервис, руководитель согласует его в мобильном приложении. На основании подписанного заявления кадровик в учетной системе создает приказ на отпуск и сразу же передает его в бухгалтерию для начисления отпускных.

С чего начать компаниям, которые планируют переход на кэдо

Хотелось бы выделить пять ключевых шагов, которые предстоит сделать компаниям, только планирующим переход на КЭДО.

1. Принять, что изменения будут, и подготовиться к ним.

2. Составить план, какие процессы следует перевести в электронный вид сначала. Для этого нужно определить те процессы, на которые компания тратит больше всего ресурсов, и переводить их на ЭДО в первую очередь.

3. Понять, насколько компания готова к переходу на ЭДО. Что это значит? Во многих компаниях есть так называемые исторически сложившиеся процессы, которые необходимо оптимизировать. Нужно по каждому из них сформировать целевой эталонный процесс, который будет тиражирован на все подразделения компании. Это серьезно поможет при настройке функционала будущей системы ЭДО.

4. Имеет смысл ознакомиться с наиболее популярными системами на рынке, сформулировать важные для вашей компании критерии и требования. Соотнести бюджет и предлагаемые решения, обратиться к опыту компаний, уже перешедших на КЭДО.

5. Сделать методологическую и юридическую «обвязку» — в соответствии с требованиями законодательства подготовить внутренние документы, которые защитят вас в будущем, например положение, в котором четко прописан КЭДО: порядок обмена документами, выдачи и использования электронных подписей, используемые системы, порядок хранения и уничтожения документов и т.д.

В целом, чтобы обосновать расходы на внедрение ЭДО, руководству нужно показать, какова реальная стоимость функции сейчас и сколько она будет стоить после внедрения ЭДО. При оценке стоимости функции имеет смысл учесть не только очевидные расходы на бумагу и принтеры, но и временные затраты всех участников процесса — от сотрудника до руководителя — на распечатывание, согласование, формирование в дела, логистику и хранение этих документов. Оперативный доступ и удобство поиска документов в электронном виде — еще одно преимущество электронных документов.

Допустим, расходы на содержание HR-функции сегодня — пять единиц, затраты на внедрение системы ЭДО составят 20 единиц, но в результате внедрения ЭДО функция будет стоить одну единицу. При этом срок окупаемости расходов на внедрение системы составит полтора года. Для руководства очень важно наглядно увидеть, какую экономию даст внедрение системы ЭДО.

Смогут ли сотрудники отказаться от перехода на кадровый эдо с 2022 года?

Да, они могут это сделать. Участие в кадровом электронном документообороте — право, а не обязанность сотрудников. Они вправе подать работодателю в течение месяца с момента принятия компанией решения об участии или с момента трудоустройства заявление, в котором выразить отказ от перехода на такой документооборот. Тогда с ними кадровые документы нужно оформлять в обычном виде — на бумаге.

Неполучение от сотрудника отказа считается его согласием на переход к кадровому ЭДО. Если же изначально был получен письменный отказ, то в последующем сотрудник может подать заявление с согласием на переход.

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Таблица

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Электронный кадровый документооборот − 2021: ответы на частые вопросы

В нашей стране все больше организаций-работодателей переходит на электронный кадровый документооборот (ЭДО). Причем в недалеком будущем переход на кадровый ЭДО станет повсеместным. В связи с этим у работодателей возникает множество вопросов по поводу перехода на кадровый ЭДО и порядка оформления электронных документов в сфере трудовых отношений. В данной статье мы постарались ответить на наиболее частые вопросы, касающиеся данной темы.

Когда наша организация должна будет перейти на электронный кадровый документооборот?

Пока сроков перехода на кадровый ЭДО законодательством не установлено. Равно как не установлено и обязанности работодателей переходить на применение ЭДО в области трудовых правоотношений. Сейчас в стране проводится эксперимент по ведению работодателями кадровых документов в электронной форме без бумажного носителя (Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ).

Работодатели участвуют в этом эксперименте на добровольных началах, они же сами и определяют перечень документов, в отношении которых будет применяться электронная форма, а также выбирают структурные подразделения, в которых проводится эксперимент. Переходить на кадровый ЭДО работодателей пока никто не обязывает.

До какого момента продлится эксперимент по переходу на кадровый ЭДО, и когда такой переход станет общеобязательным?

Первоначально эксперимент по переходу отдельных работодателей на кадровый ЭДО должен был завершиться уже 31 марта 2021 года. Однако позднее эксперимент был продлен еще на несколько месяцев – до 15 ноября 2021 года (Федеральный закон от 24.03.2021 № 53-ФЗ). За этот период власти внесут в ТК РФ необходимые изменения для подготовки работодателей к полномасштабному переходу на электронный кадровый документооборот.

Сейчас Госдума рассматривает законопроект № 1162885-7 о кадровом ЭДО (уже принят в первом чтении), который вступит в силу 16 ноября 2021 года. Однако и этот закон не предусматривает обязательного перехода работодателей на кадровый ЭДО. Работодатели по-прежнему будут самостоятельно решать, переходить ли им на ЭКДО в сфере трудовых отношений и какие документы кадрового учета переводить в электронный формат.

Будут ли признаваться действительными электронные документы кадрового учета, созданные в рамках проведения эксперимента, после его завершения?

Да, все электронные документы, созданные в соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», признаются равнозначными соответствующим документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Планируем перейти на кадровый ЭДО. Что для этого нужно сделать?

Для начала следует утвердить перечень видов документов, связанных с работой, которые планируется перевести в электронный формат, а также определить структурные подразделения организации, переходящие на кадровый ЭДО. Далее, не позднее чем за один месяц до перехода на ЭКДО, следует уведомить каждого работника в письменной форме о таком переходе, а также о праве работника отказаться от перехода на кадровый ЭДО. Получив от работников письменное согласие на переход, необходимо сформировать и утвердить список работников, участвующих в кадровом ЭДО.

Читайте также:  Как обменять usdt на наличные usd

Далее потребуется внести изменения в коллективный договор, локальные нормативные акты, регламентирующие порядок кадрового документооборота в организации, и принять новые локальные акты об использовании электронной подписи работодателем и работниками.

Также нужно принять акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой и содержащих персональные данные работников. Наконец, необходимо знакомить работников под подпись со всеми локальными актами, связанными с переходом на кадровый ЭДО (ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). 

Обязан ли работодатель, перешедший на кадровый ЭДО, непременно использовать информационную систему «Работа в России»?

Нет, не обязан. Кадровый ЭДО может осуществляться как с использованием системы «Работа в России», в том числе через сайт госуслуг, так и с использованием информационной системы самого работодателя. Например, при помощи программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Кроме того, работодателям в рамках ЭКДО разрешается комбинировать применение этих информационных систем (ст. 6 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Так, частью электронных документов с сотрудниками можно обмениваться через портал «Работа в России», а частью – в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Разделение электронного документооборота в разных системах следует отразить в локальном акте работодателя.

Какие документы кадрового учета нужно будет дублировать на бумажном носителе после перехода кадровой службы организации на ЭДО?

Никакие, если переход на кадровый ЭДО носил тотальный характер и все документы, связанные с работой сотрудников, были переведены работодателем в электронный формат.

Если тот или иной кадровый документ прямо поименован в списке документов, переведенных в ЭКДО, то такой документ на бумажном носителе дублировать не нужно. Ни ТК РФ, ни будущий закон о кадровом ЭДО такой обязанности для работодателей не предусматривают.

Смогут ли работники отказаться от перехода на кадровый ЭДО с 2022 года?

Да, смогут. Участие в кадровом ЭДО по общему правилу – это право, а не обязанность работников. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе подать работодателю в срок, не превышающий одного месяца (с момента принятия решения о переходе на кадровый ЭДО или с момента трудоустройства), заявление об отказе от перехода на ЭКДО. В этом случае документы с таким работником будут оформлены в традиционной бумажной форме.

Неполучение от работника отказа от перехода на ЭКДО признается согласием на такой переход. При этом работник или лицо, поступающее на работу, подавшие заявление об отказе, имеют право в последующем подать работодателю заявление о согласии на переход на кадровый ЭДО (ч. 8 будущей ст. 22.1 ТК РФ).

Планируем переход на кадровый ЭДО с 2022 года. Можем ли мы обязать всех без исключения своих работников участвовать в ЭКДО без оформления документов, связанных с работой, на бумажном носителе?

Да, готовящийся к принятию законопроект № 1162885-7 о кадровом ЭДО предусматривает такую возможность. Но не во всех случаях. Работодатель сможет распространить кадровый ЭДО на всех работников, если письменный отказ от перехода на ЭКДО выразили менее 50% сотрудников. В этом случае работодатель вправе принять локальный акт, предусматривающий обязательное участие в кадровом ЭДО всех без исключения работников (ч. 10 будущей ст. 22.1 ТК РФ). 

Кадровый ЭДО в сервисе «1С:Кабинет сотрудника» 

С введением ЭКДО бумажные приказы не нужно будет подписывать? Если это так, то какой документ будет подтверждать, что сотрудник ознакомлен с приказами?

Переход на кадровый ЭДО исключает необходимость подписывать документы, связанные с работой, на бумажном носителе. При этом если законодательство требует ознакомления работников с тем или иным приказом работодателя под подпись, то подтверждать такое ознакомление будет сам электронный приказ, содержащий электронную подпись работника.

В течение какого срока организация должна хранить электронные документы кадрового учета?

Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой сотрудников, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения установлены в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2021 № 236. Сроки зависят от вида документа и времени его оформления/создания.

Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий и с обработкой персональных данных организации, должны храниться не меньше 3 лет (ст. 441 и ст. 454 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2021 № 236). В случае прекращения деятельности работодателя электронные документы, связанные с работой, передаются в государственные или муниципальные архивы.

Вправе ли работодатель, перешедший на кадровый ЭДО, требовать от устраивающихся на работу соискателей предоставления электронной подписи для подписания документов, связанных с работой?

Нет, не вправе. Все расходы на внедрение и ведение кадрового ЭДО несут сами работодатели. Они же обязаны обеспечить оформление, получение и использование электронных подписей работников.

Если у соискателя отсутствует электронная подпись, работодатель в целях трудоустройства не может требовать ее оформления. Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора (ч. 11 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). 

Обязательно ли работнику для участия в кадровом ЭДО оформлять усиленную электронную подпись или достаточно простой электронной подписи?

Если кадровый ЭДО осуществляется через информационную систему работодателя, то оформление усиленной подписи работника является обязательным. Закон требует использования в таких случаях либо усиленной квалифицированной электронной подписи, либо усиленной неквалифицированной электронной подписи работника.

Если же кадровый ЭДО осуществляется с использованием системы «Работа в России», то для подписания электронных кадровых документов в таких ситуациях используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника (ст. 7 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).

Может ли работник использовать ранее полученную электронную подпись у нового работодателя?

Да, может. Будущая ст. 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» гласит, что работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись при участии в кадровом ЭДО у нового работодателя.