Преимущества безбумажного документооборота
участвовать в международном документообороте;
сократить время на поиск, отправку и заверение документов вплоть до нескольких секунд
упростить процедуру участия в тендерах, аукционах и на других виртуальных торговых площадках
сделать документооборот более прозрачным (для себя) и конфиденциальным (для других)
Помимо прочего, ЭЦП и электронный документооборот обеспечивают повышенную достоверность документации, делают совершенные сделки более безопасными.
Программа, в которой можно создавать свой ЭЦП
На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.
Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:
- Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
- Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
- Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
- Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.
При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.
Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».
1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».
2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».
3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».
4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».
5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».
С помощью ЭЦП можно подписать какой-угодно файл. Это может быть текст, изображение, pdf или даже видео. Ограничений практически нет. Главное – наличие личного сертификата. Без него ваша ЭП не будет иметь юридической силы.
Обратите внимание! Личный сертификат ЭЦП выдается в удостоверяющем центре. Центр удостоверяет вашу личность, выдает сертификат и управляет его жизненным циклом – приостанавливает, возобновляет и т. д.
Личный сертификат устанавливается на персональный компьютер с помощью сторонней программы. Позже можно создать открепленную ЭП с помощью программы КриптоАРМ, плагинов КриптоПро или Веб.Сервисов.
 Программа |  Плагины КриптоПРО |  КриптоАРМ |
| Присоединенная/отсоединенная подписи | Допустимый формат файла | Допустимый размер файла |
| Да | PDF, Exel, Word | Нет ограничений |
| Да | Все | Нет ограничений |
По функционалу и доступности для подписи электронных документов лучше всего использовать программу КриптоАРМ. Бесплатна только базовая версия – КриптоАРМ СТАРТ.
Обращайтесь за лицензией на использование полноценной версии КриптоАРМ СТАНДАРТ ПЛЮС к нам! Наши специалисты подберут вам необходимый сертификат электронной подписи, лицензию КриптоПро и ответят на все возникающие вопросы.
Поставить отделенную подпись с помощью программы КриптоАРМ может даже человек, который буквально только что получил свой первый сертификат.
Если вам не выгодно оплачивать изготовление сертификата для своей будущей цифровой подписи, то можете использовать созданную недавно программу JAR архив, создать там собственный удостоверяющий центр подписать ваш сертификат. При этом вы, с помощью данной программы можете продлить срок действия сертификата по вашему усмотрению.
- Заполнить регистрационную форму и отправить удостоверяющему центру
- Получить подтверждение об успешной регистрации
- Оплатить услуги, оказываемые сотрудниками УЦ
- Обратиться в центр по истечению двухдневного срока и получить сертификат
Сертификат содержит данные о вашем имени, сроке действия цифровой подписи и вашу контактную информацию. Он выдается сроком на один год. После истечения срока действия его обновляют. Для обновления нужно пройти точно такую процедуру, о которой мы рассказывали выше. Электронная подпись в ворде используется как “стикер”, который прикрепляется к документу, не нанося ему никакого вреда.
Такой вордовский документ не имеет не пометок, не каких-либо отметин. Внешне он полностью чист, а стикер прикрепляется к нему снаружи, совершенно его не “портит”. Текущее содержимое файла читается прекрасно, наряду с этим, если документ подвергся изменениям, то “стикер” обнаруживает это моментально.
При помощи электронной подписи происходит подтверждение всех данных, приведенных в файле. Документ, подтвержденный цифровой подписью имеет такую же силу, как нотариально оформленная любая бумага. ЭЦП признается не только коммерческими организациями, но и государственными структурами. Нужно отметить, что в будущем году намечается введение законопроекта, по которому документооборот и отчетность в стране должна быть представлена в электронном формате. А для подобного документооборота наличие ЭЦП необходимо.
Все тарифы на электронные подписи Вы можете посмотреть
в разделетарифов по ЭЦП.
Коротко об ЭЦП
Простая электронная подпись. Наличие такой ЭЦП на файле может говорить только о том, что файл был отправлен именно вами.
Усиленная неквалифицированная. Такая подпись подтверждает, что документ был неизменным с момента заверения.
Усиленная квалифицированная. Приравнивает электронный документ к бумажному. Дает ему полную юридическую силу.
Какие бывают электронные подписи
ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:
- Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
- Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
- Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.
Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.
Чтение присоединенной и отсоединенной подписи
Нельзя сказать, что ЭЦП бывают отсоединенных и присоединенных видов. Последнее больше относится к формату. С помощью одного сертификата можно сделать как отсоединенную, так и присоединенную подпись.
Открепленная подпись действует наоборот. Она создается отдельным файлом. Чтобы проверить ее достоверность, нужны одновременно два файла: текстовый документ, который мы подписали, и открепленная подпись.
Еще одно важное отличие отсоединенной и присоединенной подписи исходит от того, что отсоединенная подпись не изменяет подписываемый документ. Это означает, что он будет доступен к чтению без специальных программ.
Для чтения документа, который заверен присоединенной печатью, нужны специальные программы для работы с ЭЦП. Они должны проверить подпись и «извлечь» файл перед чтением.
Подведем итоги
Еще раз пройдемся по информации выше, выделив основные тезисы, которые стоит запомнить:
- отделенная печать отличается от присоединенной тем, что буквально хранится в отдельном
файле; - документ, который заверен присоединенной печатью, нельзя открыть без сторонних
программ; - заверить документ можно с помощью плагинов КриптоПРО, КриптоАРМ или бесплатных
Веб-сервисов; - электронный документооборот – это удобно, эффективно и просто.
