Деловая переписка на английском языке: фразы и советы / Блог компании Нетология / Хабр

Основные элементы хорошей подписи электронной почты

Подпись электронной почты имеет две задачи:

  • привлечь внимание адресата
  • передать читателю информацию о вас  

Вот некоторые элементы хорошей электронной подписи:

  1. Имя, должность и компания. Ваше имя говорит читателю, кто отправил email. Если вы представляете компанию, укажите своё имя и должность в компании.
  2. Контактная информация. Контактная информация должна содержать ваш бизнес-сайт, по крайней мере, один телефонный номер. Можно указать свой адрес email, хотя многие эксперты говорят, что это не нужно.
  3. Социальные ссылки. Всё большее значение приобретает включение контактной информации в социальных сетях в вашу электронную подпись. Выберите наиболее профессиональные учётные записи социальных сетей, на которые вы даёте ссылку. LinkedIn — хороший пример. Избегайте ссылок на фривольные или неуместные социальные аккаунты.
  4. Логотип (необязательно). Если вы работаете в компании или владеете собственным бизнесом, можете включить свой логотип в электронную подпись.
  5. Фото (необязательно). Многие подписи email содержат фотографию отправителя. Это может помочь читателю соединить ваш образ с именем.
  6. Отзывчивый дизайн. Увеличилось использование смартфонов и других мобильных устройств. Скорее всего, адресат откроет ваш email на мобильном устройстве. Отзывчивая конструкция настраивается для них.
  7. Правовые требования. В некоторых странах существуют конкретные юридические требования, которые должны соблюдать все деловые коммуникации. Обратитесь к своему адвокату, чтобы узнать, есть ли в стране, где находится ваша компания, специальные законы, регулирующие email подпись.

Не делайте слишком длинную подпись и не включайте подавляющее количество информации. Исследования показали, что получатели склонны игнорировать подписи email со слишком большим объёмом информации. Например, обычно достаточно одного или двух телефонных номеров.

Кроме того, будьте осторожны с добавлением лишней информации, такой как длинные цитаты или спорные высказывания. Они часто не добавляют ничего полезного для вашей подписи emai. В худшем случае цитата может оскорбить или обозлить вашего читателя, а вас — потерять бизнес.

Средний сотрудник тратит около четверти рабочей недели, просматривая электронные письма, которые мы все отправляем и получаем каждый день. при этом деловая переписка по электронной почте все еще представляет собой, пожалуй, одну из самых новых тем в рамках этикета делового общения. отдельные проблемы возникают, когда нужно составить сообщение на английском языке: запутаться в употреблении всевозможных «respectfully yours» слишком просто. разбираемся, что ставить в начале, середине и конце делового письма, и рассказываем о современных правилах профессиональной переписки.

Если вы собрались писать рабочее электронное письмо, первое правило — удостовериться, что ваш получатель предпочитает именно такой канал общения. Общий формат делового письма, на каком бы языке вы его ни составляли, — это вступительное приветствие, за которым следует тело письма и его завершение с заключительным словом.

Приветствие, которое начинает деловое письмо, должно отражать ваши отношения с получателем и быть как можно более формальным. Распространенной ошибкой в ​​деловой переписке является именно отсутствие простого, но конкретного обращения, которое сообщает получателю, что письмо предназначено для него.

То, как вы приветствуете человека, зависит от уже установленных отношений с получателем, если они есть. Общее правило примерно следующее: если вы обращаетесь к кому-то новому или более высокопоставленному, уместно использовать более формальное приветствие, например «Dear Mr.

Приветствие в деловом письме — это то, что читатель увидит первым делом, перед прочтением остальной части письма

Плохо написанное приветствие может оскорбить получателя и задать плохой тон, поэтому в деловом письме следует соблюдать формальный и уважительный подход.

  • При создании приветствия вам следует учитывать ваше отношение к человеку, которому вы отправляете электронное письмо, культуру вашей компании и тему сообщения. «Hi» подходит для друга или коллеги, в то время как для более формального приветствия того, с кем у вас нет предыдущего опыта общения, вам может потребоваться использовать «Dear».

  • Тем не менее вы можете начать с «Hi» или «Hello», когда отправляете электронное письмо тому, кого уже знаете или с кем пытаетесь сблизиться несколько писем спустя, — неформальное приветствие поможет получателю почувствовать себя комфортно.

  • Изменение вашего обычного приветствия меняет тон общения. Например, если вы всегда писали «Hi», а затем внезапно переключились на «Dear» или «Hello», тем самым вы немедленно отправляете собеседнику послание о том, что собираетесь начать более серьезное общение.

  • При этом «Dear» — наиболее оптимальный и безопасный вариант, если вы не уверены. Обычно вместе с этим обращением используют должность и фамилию человека. Вы можете использовать имя, если были ранее представлены или поддерживаете неформальные отношения. Используйте «Mr.» или «Ms.», когда обращаетесь к начальнику, тон письма строго профессиональный или когда вы впервые обращаетесь к получателю.

  • Люди инстинктивно чувствуют себя хорошо, когда видят свое имя, особенно в самом верху письма, но как понять, что вы уже можете перейти к его использованию? Ориентируйтесь на подсказки внутри переписки. Например, в деловых письмах можно начать обращаться к человеку по имени, если он отправил вам письмо и подписал его своим именем — это показатель того, что вы можете использовать более неформальный подход.

  • Деловое письмо, которое по своему содержанию является сугубо официальным или юридическим, всегда должно быть адресовано по должности и фамилии, независимо от того, насколько хорошо вам знаком его читатель. Обращаясь к женщинам, никогда не следует предполагать их семейное положениеВ английском языке обращение «Ms.» используется в отношении незамужних женщин, а «Mrs.», соответственно, замужних. — следует всегда использовать нейтральное обращение «Ms.», если только женщина специально не дала понять, что предпочитает «Mrs.». Если у человека есть профессиональное звание, например «Dr.» или «Professor», всегда лучше его использовать.

  • Если вы не знаете, кто именно получатель вашего письма, используйте формулировки «To Whom It May Concern» или «Dear Sir/Madam».

Текст делового электронного письма должен быть прямым и точным: у человека, который его читает, не всегда много свободного времени, поэтому не делайте письмо слишком длинным и подробным. Используйте короткие предложения и абзацы и включайте только относящуюся к делу информацию — например, пару предложений о том, почему вы хотели бы встретиться, и предполагаемое время.

Кстати, это также облегчает людям чтение писем на экранах телефонов, что вполне возможно. Обязательно используйте базовое форматирование электронной почты, даже если вам хочется использовать много разных цветов или смайликов. Наконец, избегайте бессвязной деловой переписки — если вы должны указать много деталей, создайте для них отдельный документ и прикрепите его к сообщению, вместо того чтобы помещать всю информацию в тело письма.

Существуют десятки возможных формулировок, которыми можно закончить деловое письмо, поэтому, как и в случае с приветствием, прежде чем выбрать подходящие слова, нужно проанализировать тон письма, вашу личную историю и прошлые взаимодействия с получателем

  • Официальное завершение — формулировки вроде «Sincerely», «Very truly yours» и «Respectfully yours» считаются формальными и безличными, поэтому обычно используются при отправке деловых писем получателям, с которыми у вас нет установленных личных отношений.

  • Полуформальное завершение, например «Best regards» или «Cordially», используется при отправке деловой корреспонденции получателям, с которыми у вас уже установились рабочие отношения. Полуформальное завершение обычно неуместно при отправке письма начальнику или новому деловому контакту, поскольку может рассматриваться как слишком личное или непрофессиональное.

  • Бизнес-повседневное завершение можно использовать в тех случаях, когда вы поддерживаете дружеские или непринужденные отношения с получателем вашего письма, — здесь уместно использовать слова вроде «Best wishes» или «Best of luck».

Помните, что в каждом письме вы представляете не только себя, но и свой бизнес, поэтому изучение формата и этикета деловой переписки может помочь вам произвести хорошее впечатление как на тех, с кем вы уже работаете, так и на тех, с кем вы хотели бы работать.

Из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем каждый день, мы можем быть более склонны к досадным ошибкам, которые, в свою очередь, могут иметь серьезные профессиональные последствия. Чтоб их избежать, есть смысл изучить самые важные правила современного этикета деловой переписки по электронной почте:

  1. Обязательно используйте ясную и четкую тему письма. Люди часто решают, открывать ли электронное письмо, основываясь на его теме, поэтому выберите ту, которая позволит читателю понять, что вы решаете их проблемы или деловые вопросы. Чем конкретнее вы будете, тем лучше. Включите несколько слов о том, о чем идет речь в электронном письме; кроме того, конкретность помогает предотвратить попадание вашего письма в фильтр спама. Примеры хорошей темы: «Дата встречи изменена», «Быстрый вопрос о вашей презентации» или «Предложение о сотрудничестве».

  2. Используйте профессиональный адрес электронной почты. Если вы работаете в компании, вам следует использовать корпоративный адрес электронной почты, в котором будут указаны ваше имя, фамилия и название бизнеса. Если вы используете личную почту, следует быть вдвойне осторожными и не использовать адреса, оставшиеся со школьных времен — да, те самые, вроде «bestofthebest1990», — это непрофессионально.

  3. Включите блок подписи. Предоставьте вашему читателю некоторую информацию о себе в автоматической подписи к письму, куда можно включить свое имя, должность, компанию и контактную информацию. Подпись также может включать ссылки на ваши социальные сети или веб-сайт, но не включайте слишком много информации, чтобы она не выглядела загроможденной. Используйте тот же шрифт, размер и цвет, что и в остальном письме, если вы обычно используете цитату или слоган — оцените, насколько они подходят для деловых ситуаций.

  4. Умеренно используйте восклицательные знаки. Если вы решите использовать восклицательный знак, используйте только один, чтобы выразить волнение. Если увлечься и поставить несколько восклицательных знаков в конце предложений, результат может показаться слишком эмоциональным или незрелым.

  5. Будьте осторожны с юмором. Без правильного тона или мимики юмор в переписке легко теряется, поэтому в профессиональной переписке его лучше не использовать, особенно если вы не очень хорошо знаете получателя. Кроме того, то, что вы считаете смешным, может не показаться таковым кому-то другому.

  6. Помните о культурных различиях. Адаптируйте свое сообщение к культурному фону получателя или тому, насколько хорошо вы его знаете. Например, представители культур с высоким контекстом (японская, арабская или китайская) наверняка сперва захотят узнать вас получше и будут выстраивать более личное общение. С другой стороны, люди из культур с низким уровнем контекста (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают переходить к делу как можно скорее.

  7. Проверяйте каждое сообщение. Помните, что ваши ошибки не останутся незамеченными и, в зависимости от получателя, по ним могут судить и о вас лично, и о компании, которую вы представляете. Лучше не полагаться слепо на встроенные средства проверки правописания — лучше прочитайте и перечитайте свое письмо несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять его.

  8. Сохраняйте стандартное форматирование. Ваши электронные письма должны быть удобными для чтения, поэтому лучше всего подойдут 10-й или 12-й размер шрифта (лучше Arial, Calibri или Times New Roman) и черный цвет.

  9. Следите за своим тоном. Подобно тому, как теряется юмор, без контекста легко и неверно истолковать тон — соответственно, легко показаться более резким, чем вы думали или хотели бы. Чтобы избежать недоразумений, прежде чем нажать «Отправить», прочитайте сообщение вслух. Если оно показалось вам резким, то точно таким же оно будет и для читателя. Для достижения наилучших результатов избегайте однозначно отрицательных слов («неудача», «неправильно», «пренебрегли») и всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо».

  10. Помните, что переписка не всегда секретна. Каждое электронное сообщение оставляет свой след, поэтому основное правило — всегда предполагать, что другие увидят то, что вы написали, и действовать соответствующим образом. Так что не пишите ничего, что вы бы не хотели сделать достоянием общественности, что может быть разрушительным для вас или для других.

Даже если после написания письма у вас остались какие-то сомнения по поводу содержания или формата, попробуйте распечатать его на фирменном бланке и оценить профессионализм. Если на бумаге письмо не кажется профессиональным, значит, и в электронном виде писать его таким образом не стоит.

В общем, не используйте электронную почту для решения бизнес-проблем, которые следует решать лично, избегайте конфронтации и помните, что электронные письма хранятся на жестких дисках и серверах вечно и вы вряд ли хотите, чтобы однажды вам было за них стыдно.

Текст письма

В первом абзаце вам нужно сообщить адресату, для чего вы пишете ему письмо. Если вы хотите выразить несколько мыслей в своем email, то каждую из них начинайте писать с нового абзаца.

Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия. Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия.

Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:

ФразаПеревод
I am writing to inform you / to ask you / to thank you…Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас…
I regret to inform you…Мне жаль сообщать Вам…
I would like to thank you…Я бы хотел поблагодарить Вас…

Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:

ФразаПеревод
Many thanks for your recent letter.Большое спасибо за твое недавнее письмо.
It was nice to hear from you recently.Было приятно услышать о тебе недавно.
How are things?Как жизнь?

7 ценных советов по написанию email на английском языке

  1. Обращайте внимание на цитирование

    Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.

  2. Пишите тему кратко

    Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.

  3. Используйте форматирование

    Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.

  4. Очищайте форматирование

    Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.

  5. Не пользуйтесь верхним регистром

    Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.

  6. Используйте нумерованные и маркированные списки

    Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее. Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

    • В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
    • В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.
  7. Составьте белый список

    Чтобы ответное письмо вашего адресата не попало в спам, добавьте адрес его электронной почты в «белый список контактов», «избранные» или тому подобный список, письма из которого не отправляются в папку спама.

Корпоративный образ

Если вы работаете в организации, вам может потребоваться более единообразный корпоративный взгляд на подписи email. Вам также может понадобиться отображать логотип в вашей электронной подписи.

Помните, что корпоративные электронные письма, отправленные с вашей email подписью, представляют вашу компанию. Важно соблюдать корпоративные стандарты с вашей подписью email, которая может включать в себя:

  • О конфиденциальности. Многие компании требуют включать это заявление в каждый корпоративный адрес email.
  • Корпоративные цвета и шрифты. Чтобы обобщить внешний вид корпоративных коммуникаций, ваша организация может ограничить цвета и шрифты, которые вы используете.
  • Корпоративные ссылки. Ваша компания может указать, чтобы вы ссылались на её сайт и социальные аккаунты, а не на свои собственные.
  • Адрес. Корпоративные подписи email обычно включают расположение основного офиса.

В некоторых странах существуют законы, требующие, чтобы корпоративные электронные письма содержали определенные элементы. В Великобритании, например, есть юридические требования делового общения для определённых видов бизнеса. Эти законы распространяются и на электронную почту.

В corporate email signature template ниже представлены десять различных подписей email, все имеют одинаковую профессиональную внешность. Вот два примера:

Corporate email signatures
Corporate Email Signatures

Деловая переписка на английском языке: фразы и советы | медиа нетологии: образовательная платформа

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому всё, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет 

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him.→ Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нём ещё был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. →Джон Джонсон сейчас работает над новой партнёрской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

В русском языке всё просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке всё не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чём не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместоThe meeting on December 1 about the marketing strategy→ «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишитеThe December 1 Marketing strategy meeting→ «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголовcome up with— придумать, иfind out— выяснить, используйте их беспредложные синонимыgenerateиdetermine.

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложноеYes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Если вам нужна обратная связь к определённой дате, укажите её в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Из чего состоит электронное письмо на английском

Отправитель письма по-английски sender, получатель – recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

  • Subject – тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation – Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 – Прощальная вечеринка 12 апреля.
  • Body – тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
  • Attachment – вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
  • CC – копия письма. Если в поле “CC” добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
  • BCC – скрытая копия. Адресат, добавленный в поле “BCC”, получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.
Читайте также:  Как создать подпись с логотипом для электронной почты? | Logaster

Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy – машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

деловая переписка на английском по электронной почте
Сокращения “CC” и “BCC” – привет из эпохи пишущих машинок

BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым.

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

ФормальноНейтрально
If you wish, I would be happy to…
Если хотите, я с радостью…
If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.
Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with…
Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…
Would you like me to…?
Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me.
Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.
How about I come and help you out?
Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me.
Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance.
Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to…
Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

ФормальноНейтрально
Could you please… (for me)?
Не могли бы вы…
Can I ask you to…?
Могу я вас попросить?
Could I ask you a favor?
Могу я попросить вас об одолжении?
Could you possibly…?
Не могли бы вы…
Please let me know…
Пожалуйста, сообщите…
I would appreciate…
Я был бы очень признателен
Would you mind…?
Могли бы вы…
I was wondering if you could come.
Скажите, могли бы вы прийти.
Could you do me a favor?
Можете оказать мне услугу?

Образец делового письма на английском языке

Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

1. Очень формально.

Dear Mr. Jefferson,

I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.

Sincerely,

Sergey Nim

Roga and Kopyta Inc.

Формальности этому письму придают:

2. Менее формально.

Hello Alex,

This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience. 

Best regards,

Sergey.

Формальность снижена за счет:

Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.

3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.

Daniel,

I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. Will you be able to attend it?

Sergey.

Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:

ФормальноНейтрально
We were very pleased to…
Нам было очень приятно…
We are delighted that…
Мы очень рады, что…
Your help is highly appreciated…
Мы будем очень признательны…
I am pleased to…
Рад (что-то сделать)…
I will be happy to discuss with you…
Буду рад обсудить с вами…
We are glad/happy to inform you…
Мы рады/счастливы сообщить…

Предлагаем:

ФормальноНейтрально
We’d like to propose that…
Я бы хотел предложить…
We propose / suggest…
Я предлагаю…
Maybe it would be better to…
Возможно, было бы лучше…
May we offer an alternative?
Мы можем предложить альтернативу?

Соглашаемся:

Не соглашаемся:

ФормальноНейтрально
I’d have to disagree with you there. Вынужден с вами не согласиться здесь.From my perspective…
С моей точки зрения…
I’m afraid that doesn’t work for me.
Я боюсь, мне это не подходит.

Приглашаем:

ФормальноНейтрально
We’d be glad to have you accompany us.
Мы были бы рады, если бы вы к нам присоединились.
I’d like to invite you to…
Я бы хотел вас пригласить…
Would you like to join us for (event) at (time)?
Не хотите ли присоединиться к нам на (событие) в (время).

Выражаем недовольство:

ФормальноНейтрально
I am writing to express my dissatisfaction with…
Я пишу, чтобы выразить свое неудовольствие…
I’m sorry to say that you’re…
Вынужден сообщить, что вы…
I was not completely satisfied with…
Я не совсем доволен…
I hope you won’t mind me saying that…
Надеюсь, вас не обидят мои слова о том, что…

Полезные фразы для деловой переписки на английском

Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.

  • I hope you are doing well – “надеюсь, у вас все хорошо”. Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы “How are you?”. Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
  • I just wanted to update you on… – “я просто хотел дополнить, что…” Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
  •  I just wanted to let you know that… – “я просто хотел сообщить вам, что…” Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
  • Please be informed / advised – “пожалуйста, примите к сведению”.
  • FYI – сокр. от For Your Information, что тоже можно приблизительно перевести, как “примите к сведению”. Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
  • Please find (see) attached – буквально “найдите во вложении” (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report – Доклад во вложении.
  • For futher details – “более подробно”, “за более подробной информацией”. Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant – За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
  • I look forward to your reply / hearing from you – “Жду (с нетерпением) вашего ответа”. Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
  • Thank you for your time – “Спасибо за то, что уделили мне время”. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.
Читайте также:  Как подписать электронной подписью (ЭЦП) документы: word, pdf, excell

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.

Объявление о продвижении по службе

Subject Line: Firstname Lastname — New Position

I am pleased to announce the promotion of [Firstname Lastname] from [Old Position] to [New Position]. [Firstname] has been with [Name of Company] for [X years] and has worked in [insert Names of Departments/Positions]. S/he will be gaining these new responsibilities [list].

[Firstname] attended [Name of University] and came to [Name of Company] after graduation.
During her/his tenure here, [Firstname] has implemented protocols which have improved efficiency in the [Name of departments] and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating [Firstname] on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия — новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании)(количество лет) лет в отделе (название отдела).

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента), и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)

Subject line: Welcome!

Dear

[Firstname]

,

I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:

[Firstname, Lastname]

is joining our team on May 1.

[Firstname]

will work as a

[insert Names of Positions]

in the

[insert Names of Departments]

department.

So, if you see a new face on May 1, let [Firstname] know that you are excited about his/her joining our team.

[Firstname] has worked at two other [insert name] companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about [insert name].

[Firstname]’s Bachelor’s degree is from [University name] where he/she majored in [insert name].

[Firstname] has a passion for [insert name].

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for [Firstname].

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела).

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области).

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета).

(Имя) увлекается (название).

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя).

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компании

Dear colleagues,

I’d like to let you know that I am leaving my position at

[insert name]

on

[date]

.

I have enjoyed my tenure at[insert name], and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at

[insert name]

.

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address [insert email] or my cell phone [insert number]. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It’s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your [Firstname]

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата).
Я был рад работать в (название компании), и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании).

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты)
или телефону (номер). Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы).
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,

Due to

[name of a problem]

, the time of the

[name of a meeting]

has been changed from

[date]

at

[time]

in

[venue]

to

[date]

at

[time]

in

[venue]

.

If you have any questions, please feel free to contact me.

Best regards,

Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи).
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to [date & time] at [venue]. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения). Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте

Этикет


Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет: «Idea».

Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2021».

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да: «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

  • I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
  • I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
  • Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
  • Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector