Электронная подпись

Введение

Электронная подпись — аналог обычной подписи, которую человек ставит на документах от руки. Она представляет собой зашифрованный код, который хранится на специальном электронном носителе — токене.

Многие компании отказываются от работы с бумажными документами в пользу электронных. Это делает процесс оформления быстрее и удобнее, а также избавляет от необходимости хранить в офисе огромный архив бумажных документов за несколько прошедших лет. Но для работы с ЭДО (электронным документооборотом) нужна специальная электронная подпись.

Законодательство

Любое взаимодействие, которое осуществляется с помощью электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63 Об электронной подписи. Документ даёт следующее определение: электронная подпись — это электронная информация, которая, будучи присоединённой к другой электронной информации или иным способом связанной с ней, позволяет определить личность лица, подписавшего документ.

Типы электронных подписей

В статье рассмотрим, какие типы электронных подписей существуют и как с ними работать. В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО.

Кадровые документы

Для цифрового обмена данными понадобится электронная подпись для кадровых документов. В статье расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в цифровом виде, какого вида электронные подписи нужно использовать для их подписания, где осуществляется их выпуск и как их получить.

Токен и его роль

Что такое токен

Токен — это цифровой носитель, похожий на флешку, на который записывается КЭП. От обычной флеш-карты его отличает система защиты: информацию с токена нельзя скопировать и перенести на другой носитель. Это в первую очередь защищает электронную подпись от подделки.

Где взять токен

У токена обязательно должен быть сертификат, подтверждающий, что носитель соответствует требованиям ФСТЭК и ФСБ. Его вместе с самим носителем вам должен предоставить продавец. Приобрести одобренные государством токены можно онлайн на сайтах компаний-производителей. К ним относятся, например, Рутокен и Сигнал-КОМ. Один токен обычно стоит от 2 000 ₽ до 3 000 ₽.

Электронная подпись стала неотъемлемой частью деловой среды. Договоры, акты, отчёты и иная информация подписывается в электронном виде сертификатом квалифицированной электронной подписи генерального директора или индивидуального предпринимателя. Однако бывают ситуации, когда директор и бухгалтер, подготавливающий документы, территориально удалены друг от друга. Это может быть командировка директора или выполнение бухгалтерских услуг сторонней компанией или специалистом, не включённым в рабочий штат компании. В таком случае можно воспользоваться современными решениями в области электронного документооборота и подписать файлы на смартфоне.

Простая электронная подпись

If youd like to have this translation in another format, feel free to let me know.

Признаки простой электронной подписи

Простая электронная подпись (ПЭП) – это подпись, которая с использованием кодов, паролей или других средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Где используют ПЭП

Простая электронная подпись может быть присоединена к электронному документу или просто связана с ним. Ключ ПЭП используется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с помощью которой формируется электронный документ. Документ содержит информацию, указывающую на лицо, от имени которого он был создан.

Где не используют ПЭП

Простая электронная подпись не может быть использована для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

В процессе эксперимента по внедрению кадровой электронной документооборота (КЭДО) участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.

В 2024 году это право сохранилось, и практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, за исключением электронных трудовых книжек, которые регулируются Федеральным законом №439-ФЗ.

Какие виды электронных подписей существуют

1. Неквалифицированная электронная подпись: имеет ограниченную юридическую силу и используется для заверения документов внутри компании.

2. Квалифицированная электронная подпись (КЭП): имеет такую же юридическую силу, как подписанные от руки.

   • Оформить КЭП для руководителя ИП можно бесплатно через ФНС.
   • Срок действия КЭП – 15 месяцев.

В будущем использование электронной цифровой подписи (КЭП) может стать обязательным для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)

Электронная подпись (ЭП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания цифровых документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей, которыми можно подписать цифровой документ:
УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем документообороте, КЭДО и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания. Чтобы её использовать для внешнего ЭДО с контрагентами, стороны должны заключить дополнительное соглашение.
УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также его доверенные лица.
### Электронная подпись работодателя
Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью. Поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, для подписания документации используют УКЭП..
Важно! УКЭП первого лица организации подходит для действий и документации, выполняемых и подписываемых только от имени юрлица. Например, с такой подписью директор не сможет продать собственную квартиру. Для личных целей гражданину необходимо использовать УКЭП физического лица.
### Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела
Сотрудникам, отвечающим за кадровую документацию персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно осуществлять подписание: заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.
Важно помнить, что для работы от имени ИП или организации на сотрудника оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД). Документ создаётся в электронном виде. В МЧД руководитель или индивидуальный предприниматель прописывает полномочия для сотрудника, подписывает документ своей УКЭП и регистрирует доверенность в нужных реестрах. Подробнее о МЧД мы писали здесь.
Создавать МЧД удобно с сервисом Астрал Доверенность. Решение позволяет быстро оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей УКЭП.
### Электронная подпись работника
Для подписания документации в КЭДО работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП.
Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись — УНЭП работника. В число таких документов входят:

Подписание документов удалённым сотрудником

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, доп. соглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП.

Электронная подпись в кадровом документообороте упрощает и ускоряет процесс обмена подписания документов между работником и работодателем. Простую электронную подпись (ПЭП) можно использовать только для ряда кадровых документов в случаях, если работа с таким видом ЭП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Чаще всего подписание кадровых документов осуществляется с помощью неквалифицированной (УНЭП) или квалифицированной (УКЭП) электронной подписью (ЭП). Для подписи кадровой документации с помощью УНЭП между работодателем и сотрудниками, дополнительное соглашение не нужно. Порядок использования УНЭП может быть прописан в трудовом договоре.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Каким признакам соответствует квалифицированная электронная подпись К признакам квалифицированной электронной подписи относится соответствие всем признакам НЭП. КЭП также содержит открытый ключ и закрытый ключ. Такой вид подписи обязательно должен иметь сертификат. Квалифицированная электронная подпись так же, как и НЭП, записывается на ключевой носитель.

Для создания и проверки такой подписи используются средства криптографической защиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра.

Где используют КЭП За счёт регламентированных правил выпуска и описания структуры электронной подписи в Федеральном законе № 63-ФЗ Об электронной подписи её можно использовать в информационных системах без необходимости описания применения в регламенте или в соглашении сторон.

Квалифицированная электронная подпись значительно расширяет круг возможностей пользователя. Имея такую ЭЦП, можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, сдавать налоговую отчётность, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП, ЭЦП) является абсолютным аналогом подписи гражданина, поставленной собственноручно. Согласно законодательству, КЭП придаёт юридическую значимость подписанному электронному документу. ИП и руководитель организации получают такой вид подписи только на ключевых носителях, сертифицированных ФСБ или ФСТЭК.

Где получить КЭП В зависимости от статуса пользователя КЭП выдают в разных удостоверяющих центрах (УЦ). Руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель получает подпись в УЦ ФНС или её доверенных лиц. Получателю необходимо собрать пакет документов, купить ключевой носитель и лично явиться в отделение ведомства. Клиенты обслуживаются в порядке очереди по графику филиала.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Налоговая записывает на ключевой носитель файлы для создания ЭЦП: закрытый ключ, открытый ключ и сертификат. Ведомство делает их неэкспортируемыми. Пользователь не сможет перенести или скопировать данные на другое устройство.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ/ИП — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.

Зачем нужно ставить на рабочий компьютер ПО для работы с КЭП

ПО нужно установить на то устройство, которым вы планируете пользоваться для работы с документами. Например, рабочий ноутбук или стационарный компьютер в офисе. Если подпись понадобится вам на нескольких устройствах, нужно будет купить расширенную лицензию или несколько лицензий в зависимости от условий правообладателя ПО.

Лицензированное ПО для работы с электронными квалифицированными подписями выпускают такие компании, как «КриптоПро», «КриптоАРМ» и «Технокад». Цена на годовую лицензию варьируется в среднем от 1 500 ₽ до 4 000 ₽, в зависимости от продукта. Ещё у некоторых программ есть бесплатный пробный период.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭП для подписания кадровых документов.

Так, по результатам исследования консалтинговой и аудиторской компании «Делойт», в 2020 году кадровый ЭДО в своих бизнес-процессах использовали 44% российских компаний.

Тем не менее переход на КЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать и подписывать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью. Сотрудникам приходилось ставить не только электронную, но и собственноручную подпись.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. Впоследствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов. Это привело к росту кадрового электронного документооборота.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Преимущества использования квалифицированной электронной подписи на мобильном устройстве

Признаки неквалифицированной электронной подписи (НЭП) Это усиленная электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует отправителя и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. НЭП записывается на облачное хранилище или ключевой носитель — токен.

Ключевой носитель для электронной подписи выпускается в виде USB-флешки, компактного USB-носителя или смарт-карты. На нём может храниться как НЭП, так и КЭП.

При использовании НЭП используются открытый и закрытый ключ. Закрытый ключ генерирует подпись совместно с программой криптошифрования. Открытый ключ доступен всем участникам взаимодействия. Он связан с закрытым ключом и позволяет участникам ЭДО проверить подлинность поставленной подписи. Информацию о принадлежности открытого ключа к закрытому указывают в сертификате ЭЦП. Наличие сертификата у НЭП обязательно.

Где используют неквалифицированную электронную подпись (НЭП) Применяется неквалифицированная электронная подпись (НЭП) для документов, которые не требуют заверения печатью. НЭП используют во внутренних системах электронного документооборота компании.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) приравнивает документ к собственноручно подписанному с печатью организации только в случае, если:

Этот вид ЭЦП выпускается с использованием специального программного комплекса.

Где не используют неквалифицированную электронную подпись (НЭП) Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) не может быть приравнена к рукописной подписи, если у сторон нет дополнительного соглашения или не существует нормативно-правового акта. Сдавать отчётность в государственные органы и участвовать в торгах с неквалифицированной подписью (НЭП) не получится.

Где получить неквалифицированную электронную подпись (НЭП) Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) можно получить в аккредитованных и неаккредитованных удостоверяющих центрах или, например, в личном кабинете ФНС.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) ФНС выдаётся бесплатно. Её выпуск осуществляется через личный кабинет налогоплательщика. Работать с НЭП ФНС можно только на сайте налоговой. Взаимодействовать с контрагентами, даже при наличии дополнительного соглашения, у владельца НЭП ФНС не получится.

Для получения в аккредитованном удостоверяющем центре необходимо лично явиться в отделение организации с пакетом документов и оформить на себя НЭП. Также можно удалённо выпустить ключи НЭП. Для этого нужно воспользоваться одним из вариантов: получение с помощью КЭП, загранпаспорта нового образца с биометрией или ЕСИА и единой биометрической системы. Также существуют решения, позволяющие выпускать неквалифицированные электронные подписи (НЭП) массово на всех сотрудников. Его интегрируют в информационную систему внутреннего и кадрового электронного документооборота.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Какие документы готовит бухгалтер на аутсорсе

Бухгалтер, будучи на аутсорсе, подготавливает те же документы, что и бухгалтер в штате, а именно:

Бухгалтер может готовить документы не только финансового, но и кадрового характера: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы, штатное расписание, табели учёта рабочего времени, графики отпусков, внутренние регламенты и иные локальные акты.

Объём документов, которые готовит бухгалтер и подписывает генеральный директор, немал. Однако можно воспользоваться современными решениями в области подписи документов на мобильных устройствах и облегчить процесс утверждения и подписания электронных документов.

Где получить КЭП и какие документы для этого нужны

Подпись можно получить двумя способами.

В организации, которую ФНС назначила доверенным лицом. Это может быть, например, Сбербанк или ВТБ. На сайте организации уточните, не нужны ли дополнительные документы для подачи заявления и, если вы обращаетесь в банк, обязательно ли быть его клиентом. Полный список доверенных лиц есть на сайте ФНС.

Для получения КЭП нужен минимальный набор документов:

Тенденции рынка электронной подписи

Электронная подпись — это перспективная технология, чья сфера применения становится шире. Уже существуют типы ЭЦП, которые хранятся не только на ключевых носителях. Их можно применять не только для подписания документов, но и для идентификации личности на различных порталах.

Расширение сферы применения Всё больше отраслей применяют электронную подпись. Это касается как коммерческих сфер, так и государственных ведомств. Пользователи предпочитают бумажному документообороту электронный, который требует использования ЭЦП. Минцифры планирует увеличить ЭДО между государством и бизнесом на 60% от общего объёма к 2024 году.

Облачные технологии Облачная подпись не имеет физического носителя, который нужно носить с собой. Она хранится на стороннем сервере. Позволяет подписывать цифровые документы с любых устройств. Некоторые операторы электронных торгов выпускают собственные облачные ЭЦП, но только для работы на своих площадках. Такой вид подписи не до конца регламентирован законодательством. Например, взаимодействие облачных КЭП и налоговой ещё не предусмотрено.

Подпись на SIM-карте В России такой способ работы с электронной подписью был реализован некоторыми производителями, но не прижился. Однако отдельные страны уже используют данную технологию. Она позволяет физическим лицам или представителям бизнеса применять ЭЦП при помощи SIM-карты с мобильного устройства. Ключевой USB-носитель не требуется. Для подписания электронного документа используется смартфон.

Повышение рисков и ужесточение регуляции Количество рисков, связанных с мошенничеством при помощи ЭЦП, растёт прямо пропорционально увеличению сфер, где её применяют. Чтобы оградить пользователей от злоумышленников, государство ужесточает требования к законам, которые касаются контроля информационной безопасности.

Сокращение количества удостоверяющих центров Для снижения рисков мошеннических действий к удостоверяющим центрам были ужесточены требования: сокращён срок аккредитации, увеличен минимальный размер чистых активов, введена уголовная ответственность за заведомо умышленные действия сотрудников УЦ. В связи с этим центры, не гарантирующие информационную безопасность или созданные с целью преступной деятельности, были закрыты. Государство продолжило партнёрство только с надёжными УЦ.

Как получить ЭЦП для ИП

С собой нужно взять паспорт, ИНН, СНИЛС, токен и сертификат к нему. Инспектор проверит документы, чтобы подтвердить вашу личность, а после запишет КЭП на токен. Подпись начинает действовать сразу после получения.

Получить КЭП можно только лично, другому человеку её не выдадут, даже если вы оформите на него доверенность

Какие типы электронных подписей бывают

Законом предусмотрены три типа ЭЦП: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Также существуют понятия ЭП и ЭЦП.

Как расшифровывается ЭЦП и ЭП Это сокращения. ЭП — это электронная подпись, а ЭЦП — это электронная цифровая подпись. ЭЦП — название устаревшее, но употребляется до сих пор.

Возможности электронной подписи

Итак, закон «Об электронной подписи» определяет три вида ЭЦП. Исходя из того, какую подпись имеет пользователь, формируется объём его возможностей.

Так, простая подпись даёт возможность получать посылки на Почте России без паспорта посредством СМС-кода. Также с её помощью можно записаться к врачу через электронную регистратуру. Это простые, но важные действия, облегчающие жизнь гражданина.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) даёт возможность вести электронный документооборот. Она может применяться:

Однако сфера применения неквалифицированной электронной подписи не распространяется, например, на подачу отчётности в налоговую службу. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель и их сотрудники для этой цели должны иметь КЭП.

Квалифицированная электронная подпись даёт возможность:

Ещё раз коротко о получении КЭП

Каждый из видов электронных подписей выдаётся по-разному. Рассмотрим, какой порядок выпуска каждой из них и что нужно подготовить, чтобы их получить.

Выпуск ПЭП

В отличие от порядка оформления простой подписи, получить УНЭП немного сложнее и требует больше времени. Выбор УНЭП для сотрудников может стать наиболее целесообразным, поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью неё. Для получения УНЭП можно обратиться в компании (удостоверяющие центры), которые занимаются выпуском электронных подписей разного уровня, например, Калуга Астрал. Средние и крупные компании, использующие КЭДО, могут массово оформить ЭП для своих работников и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.

Идеальным решением этого вопроса является дистанционный выпуск УНЭП через заказ из своей информационной системы. Реализовать подобное можно при помощи интеграции по API, которая позволяет интегрировать различные онлайн-сервисы с инфосистемами. ГК «Астрал» разработала специальный сервис API УНЭП, позволяющий заказывать массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников прямо в информационной системе работодателя и отслеживать статус их готовности. Чтобы получить интеграцию API УНЭП, заполните заявку на нашем сайте.

Выпуск сертификата УКЭП для работников

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска УКЭП — Астрал Подпись и 1С-ЭТП . Квалифицированные сертификаты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют подписывать кадровую документацию.

Выпуск сертификата УКЭП для директора организации или ИП

Директор и ИП подписывают договор на получение сертификата ЭП в ФНС. Чтобы получить услугу, нужно обратиться в любой удостоверяющий центр ведомства или к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС. Необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность, номер СНИЛС, ИНН физического лица или юридического лица. Также при себе нужно иметь сертифицированный защищённый носитель ключевой информации.

УЦ «Калуга Астрал» поможет с выпуском УКЭП юрлица и ИП. Для получения подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. Цифровое подписание для них недопустимо. К ним относятся:

Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭП для КЭДО к ним не применима.

Обоснование таких мер, разъяснило Министерство труда РФ в своём письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях. Использование данных документов вне системы КЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.

Важно! При расторжении трудового договора работодатель не имеет права оставить ЭП уволенного сотрудника себе, даже если сертификат подписи был оплачен компанией. Использовать электронную подпись может только её владелец. Это касается всех видов подписи — ПЭП, УНЭП и УКЭП.

Как подписать электронный документ на смартфоне

Для того чтобы подписать электронный документ на мобильном устройстве, необходимо установить приложение для подписи файлов, например КриптоАРМ ГОСТ 3, и иметь на руках защищённый носитель с сертификатом квалифицированной электронной подписи, например смарт-карту Рутокен ЭЦП 3.0 NFC, которая позволяет подписывать электронные документы на мобильных устройствах Android и iOS (в том числе на iPad, подробнее об этом см. статью «Как на iPad подписать документ с КриптоАРМ ГОСТ»).

Подробнее о том, как подписать электронный документ в КриптоАРМ ГОСТ 3 на смартфоне см. видеоинструкцию на нашем YouTube-канале.

О КриптоАРМ ГОСТ 3

КриптоАРМ ГОСТ 3 — мобильное приложение для подписи и шифрования файлов. В приложении реализована поддержка российских криптографических стандартов (в том числе ГОСТ Р 34.10-2012) посредством использования криптопровайдера КриптоПро CSP, а также поддержка работы с ключевыми носителями линейки Рутокен.

КриптоАРМ ГОСТ 3 представлен для мобильных операционных систем Android и iOS, а также для российской операционной системы Aurora 4.0 (подробнее о возможностях мобильной версии приложения для подписи документов см. «КриптоАРМ ГОСТ 3 для мобильных устройств», «КриптоАРМ ГОСТ работает на ОС Аврора 4.0»).

С помощью приложения можно:

Использование КриптоАРМ ГОСТ 3 на телефоне позволяет быстро и безопасно подписать и отправить электронные документы по электронной почте или в мессенджере участнику электронного взаимодействия.

Какой вид подписи использовать для кадровых документов

Рассмотрим наглядно в таблице, какие документы можно подписывать УНЭП и УКЭП в КЭДО.

Работодатель Сотрудник

Тип документа для подписания УКЭП УНЭП УНЭП УКЭП ПЭП

Трудовой договор ✓ × ✓ ✓ ×

Доп.соглашения ✓ × ✓ ✓ ×

Договор материальной ответственности ✓ × ✓ ✓ ×

Ученический договор ✓ × ✓ ✓ ×

Договор на получение образования ✓ × ✓ ✓ ×

Приказ о дисциплинарном взыскании ✓ × ✓ ✓ ×

Уведомления об изменениях условий ТД ✓ × ✓ ✓ ×

Согласие на перевод (не подписывается работодателем) × × ✓ ✓ ×

Остальные кадровые документы ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Заключение

На сегодняшний день обмен файлами и электронными документами прочно вошёл в жизнь компаний. Использование современных решений для подписи электронных документов на смартфоне позволяет соблюсти требования законодательства к личности подписанта, виду электронной подписи, срокам подачи документов и т. д. С помощью КриптоАРМ ГОСТ 3 можно подписывать и шифровать электронные документы и работать с ключевыми носителями линейки Рутокен на мобильных операционных системах, получая и отправляя подписанные документы по Интернету.

Полезные ссылки

Инструкции по работе с КриптоАРМ ГОСТ 3 находятся на портале документации для Android и iOS.