Электронный документооборот и электронная подпись: действующее правовое регулирование и особенности применения

Виды электронного документооборота (эдо)

Следует выделить внешний и внутренний каналы электронного взаимодействия. Под внутренним электронным документооборотом в данном контексте понимается подготовка и обмен документами в рамках внутренней деятельности компании. В противовес ему мы рассмотрим внешний электронный документооборот, применяемый в отношениях с третьими лицами — контрагентами по гражданско-правовым сделкам, а также органами власти и внебюджетными фондами.

Внутренний электронный документооборот

Внутренний электронный документооборот регулируется локальными нормативными актами компании. Примером документов в электронной форме, оформляемых в рамках внутреннего взаимодействия, могут служить трудовые договоры с дистанционными работниками, а также электронные трудовые книжки и иные документы в области трудовых отношений, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма.

В ближайшем будущем в России планируется провести эксперимент по использованию электронных документов в кадровом документообороте. Предполагается, что он завершится 31 марта 2021 г. Принять участие в этом эксперименте смогут любые работодатели на добровольной основе, при условии подачи заявки до 1 декабря 2020 г.

Работодатели также должны будут сформировать списки работников, давших согласие на участие в эксперименте (за исключением дистанционных работников и работников, в отношении которых заключаются договоры о предоставлении труда персонала), а также определить кадровые документы, которые будут формироваться в электронном виде.

Результаты данного эксперимента могут позволить в будущем в ряде случаев существенно сократить или полностью отказаться от бумажного документооборота в кадровой сфере. 

Внешний электронный документооборот 


Внешний электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашениями с ними. 

Стороны свободны в определении перечня документов, которые могут подписываться в электронном виде, требований к таким документам, а также порядку подписания и используемым видам электронных подписей. Это могут быть сами гражданско-правовые договоры, а также документы, оформляемые в рамках их исполнения.

Вместе с тем для ряда документов установлены определенные требования при их передаче по телекоммуникационным каналам связи. Соблюдение данных форматов необходимо, в частности, для обеспечения возможности предоставления первичных учетных документов, составленных в электронной форме, при предоставлении деклараций (расчетов) либо документов, истребуемых налоговыми органами (например, приказы ФНС России № 7-10/551@ в отношении ТОРГ-12, № 7-10/552@ в отношении акта об оказании услуг, № ММВ-7-15/820@ в отношении счетов-фактур).

В отношении взаимодействия с органами власти (например, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, электронной подаче документов в суды, обращении за государственными услугами) и внебюджетными фондами следует руководствоваться требованиями, установленными для соответствующих ситуаций.

Как выполнить новые требования к сайту и не сойти с ума? о простой электронной цифровой подписи и электронном документе на официальном сайте образовательной организации

Известно, что с 1 января 2021 года в рамках «регуляторной гильотины» вступили в силу «новые-старые» (обновлённые) нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют, устанавливают какие-либо требования, нормативы.

«Регуляторная гильотина» — это инструмент масштабного пересмотра и отмены нормативных правовых актов, негативно влияющих на общий бизнес-климат и регуляторную среду.

Целью реализации «регуляторной гильотины» является тотальный пересмотр обязательных требований, в соответствии с которым нормативные акты и содержащиеся в них обязательные требования должны быть пересмотрены с широким участием предпринимательского и экспертного сообществ.

Задача этого «страшного» инструмента — создание в сферах регулирования новой системы понятных и чётких требований к хозяйствующим субъектам, снятие избыточной административной нагрузки на субъекты предпринимательской деятельности, снижение рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым ценностям.

Какие же изменения в этой связи коснулись официальных сайтов образовательных организаций?

Для начала надо сказать, что ранее применяемый приказ Рособрнадзора от 29.05.2021 № 785 «Об утверждении требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и формату представления на нем информации» утратил свою силу 1 января 2021 года.

На смену пришёл документ — приказ Рособрнадзора от 14.08.2020 № 831 «Об утверждении Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и формату представления информации» (далее — 831 Приказ) (срок действия документа ограничен 31 декабря 2026 года).

Хотелось бы здесь высказать пожелание руководителям образовательных организаций и специалистам, отвечающим за ведение официального сайта: «Не поленитесь, прочитайте приказ! В нём достаточно много новшеств, а именно: иначе запрашивается информация, которая была в ранее действовавшем приказе Рособрнадзора, особенно это касается реализуемых образовательных программ».

В данной публикации остановимся только на одном, абсолютно новом требовании — размещении документов и информации в виде электронного документа.

Читайте также:  Загрузка файла / Центр загрузки / Поддержка / Рутокен

В таком случае разберёмся с определением «электронный документ», которое используется в понимании 831 Приказа.

В пункте 3.2. Требований 831 Приказа указано, что главная страница подраздела «Структура и органы управления образовательной организацией» должна содержать следующую информацию: положения о структурных подразделениях (об органах управления) образовательной организации с приложением указанных положений в виде электронных документов, подписанных простой электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2021 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — электронный документ) (при наличии структурных подразделений (органов управления).

Вслед за 831 Приказом последовали «Комментарии Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки в связи с актуализацией Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и формату представления информации», в которых даются разъяснения (ниже эти разъяснения выделены под карандаш).

pen

Требованиями установлено, что документы, самостоятельно разрабатываемые и утверждаемые образовательной организацией, размещаются на Сайте в форме электронных документов, подписанных простой электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2021 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Федеральный закон № 63-ФЗ).

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (пункт 1 статьи 2 Федерального закона № 63-ФЗ).

Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи (пункт 5 статьи 2 Федерального закона № 63-ФЗ).

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Федеральным законом № 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Различаются следующие виды подписей: усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (часть 2 статьи 5 Федерального закона № 63-ФЗ).

Требованиями определена достаточность использования простой электронной подписи для подписания информации в электронной форме.

Визуально на Сайте простая электронная подпись будет выглядеть как пиктограмма, указывающая на то, что документ подписан простой электронной подписью.

При установке курсора на эту пиктограмму, на экран должны выводиться сведения «дата и время подписания; фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего документ; сформированный уникальный программный ключ».

При этом использование неквалифицированной электронной подписи и квалифицированной электронной подписи не будет являться нарушением Требований.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (Часть 1 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

изображение Таким образом, «электронный документ — это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ».

Из этого следует, что размещение документа и/или информации в форме электронного документа подразумевает размещение электронного файла документа и/или информации в том виде, в котором он был создан с помощью технических средств: на компьютере, ноутбуке, планшете и пр., то есть без печатей, подписей и других служебных пометок.

На официальный сайт образовательной организации загружается документ и/или информация в виде файла, который подписывается простой ЭЦП. Повторим, что это не исключает возможности размещения электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью.
Что же происходит на практике, что мы видим на сайтах образовательных организаций, что рекомендуют некоторые «очень умные» компании, которые занимаются сопровождением официальных сайтов образовательных организаций?

Первое и очевидное — происходит путаница понятий «электронный документ» и «электронный образ документа».

Необходимо разобраться, чем же отличается электронный документ от электронного образа документа?

Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2021 № 168 (далее — Порядок № 168).

Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка № 252, п. 2.2.5 Порядка № 168).

Читайте также:  Получить ЭЦП для Сбербанк Аст по низкой цене

изображение Следовательно, на официальном сайте в виде электронного образа документа мы должны увидеть только те документы, которые самостоятельно не разрабатываются и не утверждаются образовательной организацией (например, Устав, лицензия на право ведение образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации).
Никаких ЭЦП на документах подобного рода быть не должно!

Документы и информация, которые требуются к обязательному размещению по 831 Приказу в виде электронного документа, не должны размещаться на официальном сайте в виде электронных образов, то есть, это сканированные документы (ниже приведён пример электронного образа документа, который размещён на сайте, но это не электронный документ).

А как должно быть согласно новым требованиям 831 Приказа?

Не будем придираться к названию документа, так как в соответствии с действующим законодательством в сфере образования на официальном сайте в виде электронного документа размещается «календарный учебный график» (нет понятия «годовой календарный график»).

Данный документ необходимо разместить именно в том виде, в каком он изначально набран на персональном компьютере, загрузить на официальный сайт и подписать простой ЭЦП посредством используемой платформы официального сайта, если это предусмотрено поставщиками используемого вашей организации программного обеспечения в качестве официального сайта.

Если такой возможности платформа не представляет, то придётся использовать иные методы (подписать документы через иные системы, не исключая возможности размещения электронных документов, подписанных усиленной ЭЦП).

Как выглядит простая ЭЦП на официальном сайтеобразовательной организации?

В качестве примера проанализируем в интересующей нас плоскости содержание сайта, который функционирует на программном обеспечении компании «Синергия-Инфо».

Позволим себе немного рекламы. Автор публикации является работником вышеупомянутой IT-компании, которая разработала для образовательных организаций программное обеспечение ПО «Программа для создания (управления) официальным сайтом образовательной организации». Предлагаемое ПО соответствует всем требованиям законодательства РФ и может быть приобретено за бюджетные средства, так как включено в единый реестр российских программ для вычислительных машин и баз данных.

Подробно о предлагаемой нами платформе для официальных сайтов, разработанных решениях, бонусах и сопровождении можно прочитать на центральном портале нашего проекта.

Безусловно, это коммерческий проект, который не имеет возможности функционировать на безвозмездной основе. Проект успешный, о чём свидетельствует и количество наших пользователей, и количество победителей Общероссийского рейтинга школьных сайтов, работающих на нашей платформе, и, конечно, количество конкурентов на рынке услуг, копирующих элементы нашего решения ПО «Программа для создания (управления) официальным сайтом образовательной организации».

Есть и «очень умные» конкуренты, которые «криво» копируют наше решение, включая копирование текстов новостной рассылки для наших пользователей, откровенно присваивают подборку нормативно-правовых актов, тематически подобранных нами для подразделов официального сайта, беззастенчивым образом «проникают» в закупки наших потенциальных клиентов и клиентов, с которыми мы работаем на протяжении нескольких лет.

При этом такие «умельцы» понимают, что выполнить условия технического задания заказчика (клиента) они не в состоянии, так как не имеют законных прав на реализацию нашего ПО «Программа для создания (управления) официальным сайтом образовательной организации».
Вышесказанное лишь подтверждает тот факт, что компания «Синергия-Инфо» предлагает актуальный и законодательно выверенный программный продукт, отвечающий всем современным требованиям, предъявляемым к официальным сайтам образовательных организаций.

Однако вернёмся от «лирического» отступления к разговору о простой ЭЦП на официальном сайте образовательной организации.
Во-первых, в нашем решении есть чётко обозначенный перечень документов, которые должны быть размещены в виде электронного документа и подписаны простой ЭЦП.

Важно принять к сведению следующее: подписать простой ЭЦП документы, которые разрабатываются не образовательной организаций, в нашем решении не получится (предусмотрено всё).
Ниже на рисунке представлена пиктограмма простой ЭЦП, нажав на которую любой посетитель сайта увидит дату и время подписания; фамилию, имя, отчество и должность лица, подписавшего документ; сформированный уникальный программный ключ. Эту информацию можно получить на любом действующем официальном сайте, работающим на ПО компании «Синергия-Инфо».

Во-вторых, юридически между компанией и нашими клиентами подписывается Соглашение «Об использовании простой электронной подписи при работе с официальным сайтом образовательной организации» (предоставление данной услуги не требует дополнительных финансовых затрат со стороны образовательной организации). Образовательная организация самостоятельно решает вопрос о предоставлении права подписи электронных документов простой ЭЦП на официальном сайте.

В-третьих, необходимо ещё раз сказать, что не исключается возможность размещения электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью.

И в заключении хотелось бы напомнить о требовании Постановления Правительства РФ от 10.07.2021 № 582 «Об утверждении Правил размещения на официальном сайте образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и обновления информации об образовательной организации», а именно п. 10. «Технологические и программные средства, которые используются для функционирования официального сайта, должны обеспечивать следующее:

Читайте также:  ЭЦП электронная подпись в Москве от 1800 рублей

а) доступ к размещенной на официальном сайте информации без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства пользователя информации требует заключения лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание с пользователя информации платы».

Важно! Все подписанные с помощью ЭЦП электронные документы должны открываться на официальном сайте с учётом данного требования.

Если на сегодняшний день официальный сайт вашей образовательной организации не отвечает требованиям 831 Приказа, вы не знаете, как реализовать данные требования или вас заинтересовала наша платформа сайтов, то приглашаем вас присоединиться к нашему проекту.

Развитие законодательства в сфере эдо и эп

В конце 2021 г. был принят Федеральный закон от 27.12.2021 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“», внесший существенные изменения в российское законодательство об ЭП.

Так, с 1 января 2021 г.: 

С 1 января 2022 г.: 

Хранение электронных документов

Требования к хранению электронных документов предусмотрены приказом Минкультуры России от 31.03.2021 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» и включают в себя следующие обязательные условия:

Электронная подпись (эп): понятие и виды

В соответствии с Законом об ЭП электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. 

Законодательством предусмотрены следующие типы электронных подписей: 

В соответствии с п. 1 ст. 4 Закона об ЭП участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования. 

Принять к сведению 

Интересно, что согласно ст. 7 Закона об ЭП электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании Закона об ЭП.

Соответственно, при соблюдении определенных технических и юридических ограничений заключение трансграничных сделок может быть также осуществлено электронным способом. При этом необходимо учитывать установленные законодательством ограничения на экспорт криптографических средств защиты информации, которые обычно устанавливаются на токены, с помощью которых формируются усиленные электронные подписи. 

Электронный документооборот между хозяйствующими субъектами | фнс россии | 77 город москва

Электронный документооборот представляет собой систему процессов по обработке документов в электронном виде, так называемый «безбумажный документооборот». Участниками электронного документооборота являются хозяйствующие субъекты (продавцы, покупатели), а также операторы электронного документа.

  • снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;

  • сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;

  • повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике);

  • повышение оперативности получения информации, сокращение времени, затрачиваемого на согласование и принятие решений, а также на доведение решения до исполнителей;

  • повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;

  • повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины, появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;

  • повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;

  • иные эффекты от внедрения и развития ЭДО, в том числе снижение затрат на хранение архивной документации, затрат на канцелярские расходы, сокращение экологических последствий, возникновение положительных сетевых эффектов, которые в том числе будет приводить к появлению на рынке устойчивой практики использования ЭДО, оказывающей влияние на принятие решений фирм о внедрении ЭДО.

  • Электронный документооборот может осуществляться посредством операторов электронного документооборота.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Adblock
    detector