Электронный документооборот и электронная подпись: просто о сложном

Что нужно для обмена юридически значимыми электронными документами?

Чтобы наладить межкорпоративный документооборот юридически сильными (или юридически значимыми) электронными документами, необходимо решить задачи:

1. подписания ЭП и отправки электронных документов контрагентам;
2. приема и проверки подписи на электронных документах от контрагентов;
3. создания, хранения (в том числе архивного), поиска и обработки подписанных электронных документов;
4. обеспечения юридической значимости документов в процессе архивного хранения.

Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов электронного документооборота. При выборе сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

• наличие необходимых лицензий у оператора сервиса обмена;
• возможности интеграции сервиса обмена с вашими корпоративными информационными системами;
• предлагаемые варианты тарификации передачи электронных документов.

Для решения других задач идеально подходят системы электронного документооборота, так как там уже есть необходимый функционал, проверенный временем. Например, система Directum.

Обратите внимание на следующие факторы:

• используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее – КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота;
• возможности интеграции КИС и сервиса обмена;
• стоимость проекта подключения ваших КИС к сервису обмена;
• комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.

В чем может быть подвох

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции.

Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании.

Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Если вы решили перейти на электронные документы

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Как настроить эцп для использования в 1с:документооборот?

Для того чтобы настроить использование ЭП в 1С:Документооборот, в первую очередь активируем эту функцию в настройках системы. Для этого в разделе «Настройка и администрирование», в «Настройках программы», выбираем пункт «Общие настройки».

В «Общих» есть опциональные функции, включающие использование электронной подписи и шифрования. Рядом находится ссылка «Настройка для данных функций». Включаем нужные нам функции – подписание с помощью ЭП и шифрование с помощью сертификатов ЭП. Далее переходим в настройку этих функций.

На первой вкладке указаны подключенные к системе сертификаты. Здесь же можно ими управлять – подключать или удалять. На следующей вкладке можно подключить и настроить криптографическое программное обеспечение удостоверяющих центров, которые обслуживают вашу компанию.

Здесь же устанавливается признак проверки подписи и сертификатов на сервере, что дает возможность проверять статус ЭП пользователям, у которых не установлено криптографическое ПО. Внизу окна есть ссылка на сайт 1С:ИТС, где описаны все необходимые настройки и инструкции.

На следующей вкладке производится настройка вставки штампа ЭП в подписанный файл формата Word.

И на последней вкладке собраны дополнительные настройки подсистемы ЭП.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Как проверить подлинность подписи

Проверку подписи проводят, чтобы убедиться в юридической силе документа. Это нужно, если партнеры отправляют документы не через системы ЭДО. Например, заказчик принимает заявки от участников тендера не через торговую площадку, а обычной электронной почтой.

Проверить подлинность электронной подписи можно через специальные сервисы.

Сервис КриптоПро

Контур.Крипто

Сайт госуслуг

Квалифицированная подпись

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Можно ли передать подпись другому лицу

По закону владелец подписи должен обеспечить ее конфиденциальность. Это значит, что передавая подпись кому-то другому, вы ее компрометируете. Если об этом узнает удостоверяющий центр, он должен отозвать сертификат, чтобы подпись перестала действовать.

Бывает, что руководитель поручает бухгалтеру подписывать отчетность и отдает ему свою подпись. Это рискованно: если кто-то отправляет договор или отчетность вместо руководителя, ответственность за подписанные документы будет нести владелец подписи. А для бухгалтера можно выпустить отдельную подпись.

Обмен электронными документами с эп

Межкорпоративный документооборот —- обмен электронными документами между компаниями (b2b). Уже сейчас организации и компании могут наладить обмен юридически значимыми электронными документами (ЮЗЭД). Такой обмен имеет существенные преимущества перед бумажной формой:

• быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем на бумаге;
• сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме намного дешевле.

И это ещё не всё. Из данных преимуществ следуют реальные экономические выгоды:

• быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, то есть позволяет больше заработать за тот же самый период времени;
• ниже издержки на подготовку и передачу документов ниже. Свободные деньги можно направить на решение других задач;
• гарантия доставки документов позволяет вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету. Благодаря этому денежные средства остаются в обороте;
• электронная форма документов облегчает процедуру их обработки и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость этих работ в целом.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, можно использовать следующие виды документов:

• письма (требующие юридической значимости);
• договоры;
• счета;
• товарные накладные;
• товарно-транспортные накладные;
• акты выполненных работ и оказания услуг;
• акты сверки взаиморасчетов;
• счета-фактуры.

Правила использования электронной подписи

 Законодательством установлено 2 вида электронной подписи:

1. Простая: документ, подписанный таким способом, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ст.6 ФЗ от 06.04.2021 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»);

2. Усиленная:

            (а) неквалифицированная — аналогично простой ЭП;

            (б) квалифицированная — документ, подписанный данной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При подписании документа ЭП не требуется дополнительно проставлять печать (ч.3 ст.6 Закона об ЭП).

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов) (ч.4 ст.6 Закона об ЭП). 

Особенности использования простой ЭП (ст.9 Закона об ЭП):

 1) простая ЭП содержится в самом электронном документе, либо

2) ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

NB! Чтобы договориться с контрагентом о применении простой электронной подписи в ходе обмена документами, нужно заключить об этом письменное соглашение, в котором предусмотреть правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП; и обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Особенности использования квалифицированной ЭП (ст.11 Закона об ЭП):

Чтобы оформить квалифицированную ЭП, необходимо:

1.Обратиться в аккредитованный Минцифры России удостоверяющий центр ООО «ЭТП ГПБ Консалтинг»;

2. Отправить заявку на получение сертификата.

3. Предоставить документы и оплатить счёт.

4. Забрать электронную подпись в одной из точек обслуживания.

Квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен.

NB! Квалифицированная подпись всегда сопровождается отдельным файлом к подписанному электронному документу. Проверить подлинность такой подписи можно бесплатно на портале Госуслуги по ссылке. Регистрация на портале для этого не требуется.

Итак, получив положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной ЭП, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждение отсутствия изменений, внесенных в этот документ после его подписания, получатель документа может быть полностью уверен в подлинности подписи и в юридической значимости документа.

Безусловно, электронный документ, содержащий скан-образ подписи, не позволит получателю документа устранить сомнения в подлинности данной подписи.

Развитие законодательства в сфере эдо и эп

В конце 2021 г. был принят Федеральный закон от 27.12.2021 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“», внесший существенные изменения в российское законодательство об ЭП.

Так, с 1 января 2021 г.: 

С 1 января 2022 г.: 

Юридическая сила электронного документа

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа): «юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

• название вида документа (за исключением писем);
• номер документа;
• название организации или имя автора документа;
• дата документа;
• место разработки, издания, принятия или подписания;
• подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Заключение договоров с помощью эп

 С учетом условий использования ЭП, для заключения новых договоров в электронной форме участникам электронного документооборота требуется:

1. Для квалифицированной ЭП: предварительный обмен квалифицированными сертификатами, либо выпуск ЭП;

2. Для простой ЭП: предварительное заключение соглашения между контрагентами, например, об организации электронного документооборота.

Очевидно, что ЭП должна принадлежать лицу, которое подписывает договор. Если договор подписывается с физическим лицом, должна быть использована ЭП физического лица.

Для подписания документов лучше использовать квалифицированную ЭП. Данный вид ЭП исключает риски, связанные с доказыванием подписания договора конкретным лицом.