Как подписать документ электронной подписью?

Документы для получения электронной цифровой подписи

Прежде чем начать хлопоты по оформлению заявки на ЭЦП, стоит отдать себе отчет, действительно ли ее получение необходимо. Плюсы владения ЭЦП очевидны. Но как выглядит другая сторона медали?

1. Экономическая эффективность. ЭЦП в арсенале физического или юридического лица налагают на него определенные финансовые обязательства. Деньги понадобятся как на получение подписи (единоразово), так и на оплату ежегодного сертификата. Кроме того, следует учесть возможные дополнительные траты на саму программу для работы с электронными подписями.
2. Профит ЭЦП для простого гражданина. Практика применения ЭЦП физическими лицами говорит о том, что этот сервис нужен только тем, кто регулярно обращается в ФНС, Росреестр и МФЦ, при этом стремясь сократить личные визиты. Возможно, для рядового россиянина, чьи территориальные представительства этих органов функционируют без выматывающих очередей, получение ЭЦП не несет большого смысла.
3. ЭЦП для бизнесменов. На начальном этапе ведения бизнеса можно обойтись и без электронной цифровой подписи. Но если в подчинении руководителя есть даже небольшой персонал, организация планирует принимать участие в аукционах, тендерах, сдавать отчетность в электронном виде, то ЭЦП сильно облегчит жизнь. Затраты на электронную подпись для бизнесменов несколко дороже, но они окупаются за счет значительной экономии времени и сил и возможности участия в выгодных корпоративных торгах.

Для того, чтобы организация могла получить цифровую подпись в Удостоверяющем центре, потребуется собрать определенный пакет документов. Это:

• свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
• выписку из ЕГРЮЛ (давностью не более 30 дней);
• свидетельство о постановке на налоговый учет;
• заявление на имя руководителя Удостоверяющего центра;
• если цифровая подпись присваивается директору компании – то приказ о назначении руководителя (гендиректора);
• в случае если цифровая подпись выдается другому уполномоченному лицу организации – нужна доверенность с перечислением всех функций, которые возложены на данное лицо;
• паспорт сотрудника, который будет пользоваться электронной подписью.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Все документы должны иметь нотариально заверенные копии. Обычно на рассмотрение заявки уходит несколько дней.

Внимание! Полный перечень документов для получения электронной цифровой подписи по каждому отдельному случаю необходимо уточнять в Удостоверяющем центре.

Как и при любом другом взаимодействии с официальными государственными структурами, здесь есть свой отработанный алгоритм действий. В данном случае он состоит из пяти шагов.

1. Подача заявления вместе со всем необходимым пакетом документов. Сделать это можно через интернет в онлайн-режиме;
2. Получение квитанции для оплаты и ее оплата;
3. После проверки документов и регистрации электронной цифровой подписи нужно получить цифровой носитель с открытым и закрытым ключами;
4. Получение сертификата в электронном и бумажном видах;
5. Установка на компьютере специальной программы и отладка ее работы.

Надо отметить, что получение электронной цифровой подписи – услуга не бесплатная. Стоимость ее разнится от 4 до 20 тыс. руб. и зависит она от вида подписи, местонахождения заказчика, а также сфер, в которых она в дальнейшем будет применяться.

Таким образом, электронная цифровая подпись, полученная в специальном аккредитованном Удостоверяющем центре, имеет официальное значение и законную подтверждающую силу. Причем, в отличии от обычной росписи человека, эта подпись заменяет еще и печать организации, к тому же ее совершенно невозможно подделать.

Цифровая подпись с технической точки зрения

Высокую степень популярности ЭЦП имеет у тех организаций, которые обладают множеством структурных подразделений, филиалов и представительств, широко раскиданных в географическом плане, или же осуществляют свою деятельность с контрагентами из разных регионов РФ. Кроме того, электронная подпись дает возможность:

• участвовать в торгах, требующих наличия цифровой подписи у сторон;
• подавать отчетность во внебюджетные фонды и налоговую службу;
• доставлять документы, заверенные уполномоченным лицом в любую точку мира за считанные секунды;
• гарантировать подлинность документов;
• обеспечивать секретность, конфиденциальность и неприкосновенность сведений, изложенных в виртуальном документе.

Важно! При использовании электронной цифровой подписи в коммерческих взаимоотношениях, необходимо заключить с партнерами по бизнесу дополнительные договоры, в который следует четко прописать область и схему применения цифровой подписи.

Благодаря такому широкому спектру преимуществ, электронная подпись довольно активно набирает популярность, и постепенно становиться обыденностью для многих представителей бизнес-сообщества.

По своей сути, цифровая подпись – это аналог «живого» автографа физического лица. Как и настоящая подпись, она служит для удостоверения подлинности документов и обладает некоторыми признаками:

• является уникальной и неповторимой;
• принадлежит определенному человеку;
• имеет защиту от копирования и подделки.

Если посмотреть на электронную подпись с технического ракурса, то обнаружится, что по сути это особенная последовательность символов, зашифрованных в документе. Причем подпись может находиться как внутри электронного файла, так и идти отдельным приложением.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

По закону существует три вида цифровой подписи:

1. Простая. В данном случае она служит вполне очевидной и банальной цели: доказательству того, что документ написан и передан каким-то определенным человеком;
2. Усиленная неквалифицированная. Помимо подтверждения авторства, говорит о том, что в уже написанный документ никаких правок и изменений внесено не было;
3. Усиленная квалифицированная. Это наиболее сложный вид подписи, который выдается в специальных Удостоверяющих центрах, имеющих разрешение Министерства коммуникаций и связи РФ. Находятся эти центры почти во всех крупных городах страны и их список можно легко найти на официальном сайте Минкомсвязи. Можно сказать, что именно эта подпись имеет официальное происхождение и только она пригодна для удостоверения документов, пересылаемых в государственные органы, такие как ИФНС и различные внебюджетные фонды.

К сведению. При оформлении электронной цифровой подписи в аккредитованном Удостоверяющем центре, пользователь получает два вида ключа: закрытый и открытый. Открытый ключ владелец должен передать всем организациям и физическим лицам, с которыми будет вестись обмен цифровыми документами, а его аналог отдается на хранение в Удостоверяющий центр (таким образом, обеспечивается сохранность ключа и недоступность его для злоумышленников). Закрытый ключ остается на руках у собственника и служит для подтверждения документов и заверения их отправки адресатам.

Последний третий вид подписи как раз и является наиболее верным с точки зрения юридической практики. Усиленная квалифицированная цифровая подпись полностью заменяет рукописный аналог и даже печать организации. Именно ее требуется ставить при отправлении документальных отчетов в налоговые органы, пенсионный фонд и прочие государственные структуры.

Важно! Любая, даже самая простая цифровая электронная подпись, практически не поддается подделке. Для осуществления подделки пришлось бы производить огромное количество громоздких вычислений, которые даже при нынешних компьютерных скоростях заняли бы немало времени. Именно поэтому, несмотря на то, что производители предлагают ее страховку, делать это совсем нецелесообразно.

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

• Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
• Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Получить квалифицированную электронную подпись

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

3. С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

• Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
• Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
• Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

• В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Сроки изготовления ЭЦП

Главные временные затраты для изготовления ЭЦП приходятся на следующие этапы:

• сбор документов для подачи в Удостоверяющем центре;
• оформление заявки (лично или через сайт);
• получение счета (после рассмотрения заявки) и оплата услуги;
• непосредственное изготовление электронной цифровой подписи.

После рассмотрения всех необходимых документов и свидетельства об оплате Удостоверяющий центр приступает к изготовлению подписи, которое занимает всего около 1-2 часов. При некоторой оперативности ЭЦП можно получить даже в день подачи заявки. Существенно жкономт время клиентов возможность подать заявку онлайн с предоставлением отсканированных копий нужной документации. При таком способе подачи нужно будет предоставить оригиналы для сверки при вручении изготовленной ЭЦП.

Возможность проверки ЭЦП

Чтобы проверить подлинность любой электронной подписи на полученном документе, предусмотрены специальные утилиты. Их можно инсталлировать на свой компьютер, что целесообразно при регулярном применении, или применять онлайн. При оформлении ЭЦП в Удостоверяющем центре поинтересуйтесь возможностью получить такую программу (скорее всего, вам ее предложат в рамках оказания услуг).

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Для проверки ЭЦП она копируется из документа и помещается в программу. Некоторые проверочные программы имеют возможность исследовать ЭЦП не по одной, а обрабатывать большие массивы документации, что очень удобно и значительно экономит время.