Использование электронной подписи (ЭЦП) в 1С:Документооборот

Использование электронной подписи (эцп) в 1с:документооборот

Использование эп в частной жизни

С квалифицированной электронной подписью физические лица могут:

Как получить электронную подпись?

Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:

  1. Определите, для чего нужна подпись: тип подписи отличается в зависимости от сферы применения. Основные сферы использования мы описали выше.
  2. Заполните заявку на выпуск сертификата электронной подписи в удостоверяющем центре (УЦ).
  3. Оплатите стоимость выбранного сертификата, подготовьте и отправьте специалисту УЦ нужный комплект документов.
  4. Придите в УЦ, чтобы получить сертификат.

Получить электронную подпись

Какая подпись нужна для кадровика

Тому, кто отвечает за кадровый учет персонала в компании (начальник отдела кадров, руководитель HR‑отдела,
главный бухгалтер), нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только с ней можно
заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность
в ПФР и Росстат.

Какая подпись нужна для сотрудника

Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут использовать квалифицированную и неквалифицированную
электронную подпись.

Внутренние документы – приказы, служебки, инструкции, заявления, – можно оформлять с помощью
неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Ее компания может выдавать сама через
корпоративный удостоверяющий центр.
Чтобы подпись работника была действительной, требуется заключить с ним соглашение на бумаге
(п.2, ст.6 63‑ФЗ).

Квалифицированная подпись более надежная. С ней не требуется заключать никаких дополнительных
соглашений, сотрудник может использовать ее для ЭДО в кадровых процессах и для подписи внешних документов,
например, от партнеров. Дистанционные сотрудники оформляют трудовой договор, приказ о приеме и увольнении
и другие документы электронного кадрового документооборота только с КЭП.

Какие документы нужны для получения электронной подписи для кадровых документов

ЭП можно получить по двум документам: паспорту и СНИЛС.

Какие изменения ждут в 2021 году?

Есть ещё один момент, на который организации обязательно нужно обратить внимание, если она затеяла внедрение квалифицированной ЭП, — до 31 декабря 2021 года необходимо перейти на использование схемы создания электронной подписи по стандарту «ГОСТ Р 34.10-2021.

Из этого следует, что при внедрении ЭП по новому ГОСТу важно учесть возможности инфраструктуры — есть большая вероятность, что понадобится обновление ОС или СЭД, например, — и выбрать надежного криптопровайдера. Тем, кто уже использует ЭП, возможно предстоит замена криптопровайдера и обновление инфраструктуры.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Закон разрешает вести электронные трудовые книжки (
закон №436‑ФЗ от 16.12.19
) и электронные листки нетрудоспособности (
закон №86‑ФЗ от 01.05.17
). Договоры и другие документы с дистанционными сотрудниками (
ст. 312.

Читайте также:  Как установить сертификат ЭЦП на компьютер: инструкция по установке электронной подписи

По другим кадровым документам четких указаний нет. Однако по закону
«Об электронной подписи» №63‑ФЗ
документы с ЭП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат
практически полностью.

Можно ли работать без электронной подписи

Нет. Даже если вы ведете кадры по старинке на бумаге, кадровику все равно потребуется ЭЦП для сдачи
отчетности, например, СЗВ‑ТД.

Неквалифицированная электронная подпись

Безопасность (а это одно из главных призваний электронных подписей в целом) в случае с простой ЭП обеспечивается средствами аутентификации СЭД. Администратор имеет доступ к журналам событий системы и может скорректировать информацию о действиях пользователей.

Для более мощной защиты можно использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись. Такие подписи являются результатом криптографического преобразования информации и реализуются с помощью средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Подделать такие подписи можно, только получив доступ к секретным ключам, выдаваемым каждому пользователю лично. Также усиленные подписи позволяют определить, вносились ли изменения в документ после его подписания. Таким образом, усиленные ЭП решают сразу две задачи: идентификация сотрудника, подписавшего документ, и обеспечение целостности подписанного документа.

Отличаются они тем, что неквалифицированная подпись не требует закупки сертификатов у аккредитованного Минкомсвязью РФ удостоверяющего центра (УЦ). Такую подпись можно изготовить внутри компании, развернув в своей ИТ-инфраструктуре удостоверяющий центр, который можно не аккредитовывать.

В качестве средств УЦ для создания неквалифицированной электронной подписи может использоваться инфраструктура Microsoft. Выданные таким способом сертификаты будут действительны не только внутри организации, они могут использоваться и для внешнего документооборота при условии заключения соглашения с контрагентом, партнером об использовании ЭП.

Закон устанавливает, что «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Неквалифицированная электронная подпись подойдет для:

  • внутреннего документооборота при условии принятия соответствующих регламентов, НПА

  • внешнего документооборота при подписании соглашения об использовании ЭП


Кому из сотрудников будет полезна:

  • руководителям среднего и высшего звена

  • специалистам, участвующим в процессах согласования документов (юристы, финансисты, бухгалтеры и т.п.)

Необходимая инфраструктура:

  • СЭД с поддержкой интеграции с СКЗИ

  • Удостоверяющий центр

  • СКЗИ

Бюджет:

  • Внедрение СЭД (если в организации СЭД не внедрена)

  • Доработка СЭД (если в организации СЭД внедрена)

  • Поддержка и администрирование СЭД

  • Разработка нормативных документов по использованию ЭП

  • Разворачивание внутреннего УЦ

  • От 1 000 рублей Х количество сотрудников для клиентских компонент СКЗИ.

  • Внедрение СКЗИ от 2 700 рублей (зависит от количества сертификатов). Если используются средства, встроенные в Windows, то СКЗИ необязательны.

Читайте также:  Сертификат при продлении эцп

Отчетность в егаис фсрар

Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.

Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.

Получить электронную подпись для ФСРАР ЕГАИС

Отчетность через интернет

Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы. Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.

Получить электронную подпись для отчетности

Постановка целей

Зачастую внутри организации отсутствует четкая формулировка цели внедрения ЭП, поэтому на первом этапе важно правильно определить, для чего и для кого она нужна, и заранее проанализировать затраты на реализацию проекта. Существует несколько типов ЭП – простая, усиленная квалифицированная и неквалифицированная.

Чаще всего под ЭП понимается именно усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП), которая включает в себя полный «боекомплект» – она требует приобретения сертификата у аккредитованного Минкомсвязью России удостоверяющего центра, установки средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и ежегодную плату за перевыпуск сертификатов.

В законе прописано, что участники имеют право «использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Чтобы понять, какая ЭП нужна компании, необходимо сперва проанализировать объем внутреннего и внешнего электронного документооборота компании (как существующего на данный момент, так и планируемого после завершения проекта по внедрению ЭП).

Прием, ознакомление с лна

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП. Их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.

Читайте также:  Проверка ЭЦП на портале госуслуг

ПВТР, иные локально-нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы инструктажей, положение о командировании нужно вручать «под роспись» работников, а значит при ЭДО допустимо применять НЭП/КЭП.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Нужно обоснование и больше документов?

Работа с государственными информационными системами

Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.

Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:

  • ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.

Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:

  • ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.

Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.

Получить электронную подпись для госсистем

Участие в электронных торгах

Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2021 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».

С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.

Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок  на электронных площадках.

Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.

Планируете участвовать в электронных торгах впервые? СКБ Контур поможет разобраться в сложных процедурах государственных и коммерческих торгов с помощью услуги Сопровождение торгов. Вы пройдете полный цикл от аккредитации на площадке до подписания контракта вместе с нашими специалистами. Услуги сопровождения торгов предотвратят ошибки, которые допускают новички. Мы проанализируем документацию, правильно составим и подадим заявки. Для победы вам останется подготовить конкурентное предложение.

Получить электронную подпись для торгов

Электронный документооборот

Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии:

  • быстрый обмен любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой»,
  • сокращение издержек на обработку и передачу документов.

По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи, но гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.

Получить электронную подпись для документооборота

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector