Как создать свою подпись и печать в электронном виде на компьютере бесплатно
В век информационных технологий на смену бумажным документам приходят электронные носители информации. Для придания им юридической значимости их также необходимо заверять подписью и печатью. В связи с чем у многих пользователей возникает вопрос, как сделать электронную печать и подпись самому. Чтобы ответить на него, необходимо выяснить, что же такое электронно-цифровая подпись (ЭЦП)?
ЭЦП — информация о подписанте, присоединенная к другой информации (подписываемому документу).
Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную. Усиленная, в свою очередь, делится на квалифицированную и неквалифицированную.
Чтобы сделать электронную подпись онлайн для ЭДО с ИФНС, физлицу необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН). Для получения сертификата в ЛКН следует перейти в раздел «Профиль» и кликнуть на кнопку «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи». Данный ключ действителен в течение 1 года, по истечении которого сертификат запрашивается повторно. В ЛКН генерируется электронная подпись онлайн бесплатно.
Данная функция доступна только физлицам, к которым не относятся ИП, частные нотариусы и другое самозанятое население. Кроме того, ЭЦП, полученная физлицом в ЛКН для отправки отчетности в ФНС, не подходит для работы на портале госуслуг. Чтобы вести электронный документооборот через сайт госуслуг, гражданину необходимо воспользоваться универсальной электронной картой, полученной до 2017 года, или электронным паспортом (при наличии), а также приобрести специальное считывающее устройство (картридер).
Для организации ЭДО с фискальными органами и фондами, а также для работы на площадках, предназначенных для участия в тендерах по закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ, абоненты могут получить сертификат ключа проверки ЭЦП только в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).
ВНИМАНИЕ! Для работы на сайте госзакупок по закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ участникам ЭДО сертификат ключа проверки ЭЦП следует получать в территориальном отделе Федерального казначейства (письмо Минэкономразвития РФ от 26.10.2016 № Д28и-2792).
Сама ЦП — это лишь реквизит документа. Не стоит путать ЭЦП с такими понятиями как сертификат ЭП, ключевой носитель, лицензионный ключ.
Сертификат ключа проверки ЭП — документ, свидетельствующий о принадлежности ЭЦП ее законному владельцу. Представлен в бумажном либо электронном виде и выдается вместе с ключевой парой в УЦ. А поскольку сегодня практически везде используется КЭП, а для ее подтверждения необходимо получать квалифицированный сертификат, выдаваемый аккредитованным УЦ или органами исполнительной власти, имеющими данные полномочия, обычный документ для НЭП утратил свою силу.
Сертификат содержит ключ проверки, сведения о его владельце, периоде действия (дата «от» и «до») и другие, не менее важные, данные. Этот документ выдают на 12 месяцев. По истечении указанного периода владельцу ЭП следует обратиться в УЦ, чтобы заказать новый комплект ключей вместе с сертификатом.
Ключ электронной подписи работает только в паре со специальным ПО, требующим лицензии КриптоПро CSP. Для каждого рабочего места ПО и лицензия устанавливаются отдельно. Загрузите криптопровайдер с официального сайта разработчика средств криптографической защиты, пройдя регистрацию и активировав учетную запись, и установите его на ПК.
Тем, кто первый раз устанавливает программу на компьютер, доступна демонстрационная версия на срок до 90 дней. То есть на протяжении этого периода вы можете пользоваться криптопровайдером абсолютно бесплатно, при этом будут доступны все функции, предусмотренные при покупке лицензии. После окончания срока действия тестового режима необходимо будет приобрести лицензионный ключ. Его стоимость зависит от выбранного тарифа. Если ключ не будет активирован по истечении указанного срока, вы не сможете работать с программой.
Рассмотрим один из способов, как установить сертификат ключа ЭЦП на компьютер.
Сначала подключите носитель к ПК, затем сделайте следующее:
- Кликните по иконке в левом нижнем углу компьютера, чтобы попасть в меню «Пуск», а потом перейдите в раздел «Панель управления».
- Откройте КриптоПро CSP, ранее установленный на компьютер. Зайдите во вкладку «Сервис» и там нажмите «Посмотреть сертификаты в контейнере».
- Кликните «Обзор», отметьте требуемый пункт из списка и подтвердите действие командой «Ок».
- Кликните «Далее». На экране появятся сведения о сертификате.
- Перейдите в «Свойства» (откроется окно со сведениями и ключе).
- Зайдите во вкладку «Состав» и кликните по надписи «Копировать в файл».
- Нажимайте «Далее», не меняя параметров, пока система не предложит ввести имя экспортируемого документа.
- Снова нажмите «Обзор» и выберите папку, в которой вы храните сертификат (например, «Рабочий стол» и задайте имя сохраняемому файлу. После сохранения нажмите «Далее» и «Готово». На экране появится уведомление об успешно выполненном экспорте.
- Вернитесь к основному окну КриптоПро и во вкладке «Сервис» выберите «Установить личный сертификат».
- Кликните «Обзор» и найдите файл, который был предварительно сохранен. При нажатии кнопки «Далее» отобразятся данные о владельце и срок действия.
- Вновь кликните «Далее», затем «Обзор» и выберите ключ, соответствующий данному сертификату. Подтвердите выбор, нажав «Ок».
- После этого выберите хранилище сертификатов (так же через «Обзор»), кликните «Далее» и «Готово».
- Выйдите из программы КриптоПро, нажав «Ок».
Сертификат установлен, можете начать работу с документами.
Подберем электронную подпись для вашего бизнеса!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Создание ЭЦП в Ворде
Электронная подпись бесплатно создается в документах пакета MS Office. Рассмотрим пример с файлом Word. Чтобы заверить документ, созданный с использованием софта Word, необходимо осуществить следующие действия:
- Ставим курсор в то место, куда нужно добавить подпись.
- Переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем кнопку «Строка подписи Microsoft Office».
- В открывшемся окне заполняем необходимые поля.
- Подпись готова и имеет следующий вид:
Добавить подпись можно и из меню «Файл». Для этого открываем документ, нажимаем кнопку «Файл», «Сведения», «Защита документа» и выбираем функцию «Добавить цифровую подпись».
Далее заполняем форму так же, как показано на рис. 2. Однако подпись, сгенерированную вышеописанным способом, сложно проверить на подлинность. Поэтому многие пользователи выбирают относительно недорогой софт «Карма».
Программное обеспечение «Карма» — продукт криптографического обеспечения, разработанный российскими программистами, который может использоваться в различных системах любого уровня:
- для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО);
- для работы в системе 1С;
- для сообщений, отправляемых по электронной почте;
- для управленческого документооборота;
- для подписания файлов, открываемых проводником Windows, и т. д.
Особенностью системы является возможность добавления в документ графического изображения подписи и печати (факсимиле). При использовании данной функции бумажная копия практически не отличается от подлинника.
Где получить сертификат ключа КЭП
Как мы уже говорили, ключ электронной подписи выдает любой аккредитованный УЦ. Их список размещен на сайте Минкомсвязи. Также вы можете ознакомиться с ними в реестре на сайте Федеральной налоговой службы. Сфера изготовления ЭЦП довольно узкая, поэтому стоит связаться с экспертом, который поможет выбрать подпись в соответствии со стоящими перед вами задачами.
Перед выбором оцените уровень взаимодействия службы технической поддержки с клиентами. Проверьте оперативность реагирования на заявку — отправьте ее на e-mail техподдержки и проанализируйте, сколько времени ушло на рассмотрение письма. Если вам пришлось долго ждать обратной связи (звонка или ответа на электронную почту), откажитесь от получения услуг в этом УЦ, поскольку при дальнейшей работе с ЭЦП могут возникнуть проблемы или вопросы, требующие быстрого решения. Например, при торгах нередко счет идет на минуты, а значит вы не можете позволить пропустить тендер из-за медлительной работы службы техподдержки.
Также оцените, насколько развернутый и понятный ответ дали сотрудники техподдержки. Менеджер должен быть профессионалом в этой сфере. Не все пользователи могут легко разобраться в технических нюансах работы с ключом, например, с установкой и дальнейшим применением ЭЦП, а также прохождением аккредитации, участием в аукционах по банкротству (если того требует деятельность). Важно, чтобы специалист удаленно смог помочь выполнить все операции удаленно или выехать на предприятие.
Для регистрации компании на сайтах госуслуг нужно оформлять сертификат ключа ЭЦП на руководителя предприятия, указанного в выписке из ЕГРЮЛ, а для участия в торгах — на доверенное лицо (при наличии доверенности).
Не забудьте убедиться в наличии лицензии ФСБ на работу с криптографией. Получение ЭП — это услуга, для оказания которой владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи придется предоставить свои личные данные. Уточните список документов у специалиста.
Законодательством постоянно вносятся изменения и ужесточаются правила аккредитации. Рекомендуем выбирать крупные проверенные УЦ.
Изготовим ЭЦП нужного вида. Поможем установить и настроить в день подачи заявки!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Процедура выпуска сертификата ключа ЭЦП
ЭП выдается юридическим и физическим лицам. Основанием для получения является договор, составленный между УЦ и предпринимателем. Процедура довольно проста, не требует бумажной волокиты и не займет много времени. Предварительно необходимо определиться с видом ЭП и выбрать учреждение, которое изготовит сертификат.
Поскольку нормы законодательства, различных информационных систем (далее — ИС) периодически меняются, сегодня существует разные виды сертификатов. Предпринимателю, впервые столкнувшемуся с получением сертификата ключа проверки электронной подписи, например, для взаимодействия с ФНС, трудно определиться, какой именно документ ему нужен.
Все ЭП можно разделить на 3 основных вида:
- простая;
- квалифицированная;
- универсальная.
НЭП позволяет участвовать в закупках только согласно контрактной системы, то есть 44-ФЗ. У КЭП более широкий спектр применения, но она не позволяет участвовать в торгах и закупках согласно того же 44-ФЗ. Универсальная ЭП объединяет в себе все свойства двух предыдущих типов, поэтому пользуется наибольшим спросом.
При выборе сертификата проверки электронной подписи отталкивайтесь от специфики ИС, с которой собираетесь взаимодействовать. Например, работа с порталами Госуслуги, Росреестр, сервисами электронного документооборота. Требования к определенному виду сертификата ключа ЭЦП обычно указаны в нормативных документах.
Если вам нужен носитель с повышенным уровнем защиты, опционально закажите цифровую подпись на USB-токене JaCarta LT. Он не определяется как стандартный USB-накопитель, что защищает от копирования и записи вредоносных программ.
Вначале подайте заявление на получение ключа в УЦ удаленно (звонок, электронное письмо, заявка на сайте) или лично — посетив ближайший филиал. После обработки заявки специалист связывается с клиентом компании, консультирует, предоставляет перечень документов. Обычно в него входят паспорт, СНИЛС и свидетельство о регистрации ИП или ООО. На этом этапе организация выставляет счет, который нужно оплатить до получения сертификата ключа проверки электронной подписи.
Регистрация сертификата ЭЦП
Для генерации ключа абоненту необходимо обратиться в ближайший УЦ, имея при себе полный пакет документов:
- Физлицу:
- заявление на получение сертификата;
- копии паспорта, ИНН, СНИЛС физлица — владельца сертификата.
- Юрлицу:
- документы, поименованные в п. 1;
- выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
- приказ о назначении руководителя или иной документ, позволяющий лицу действовать от имени субъекта;
- иные документы по требованию УЦ.
Сертификат, как правило, записывается на съемный носитель или выдается на бумаге.
ВНИМАНИЕ!Для различных операций оформляются разные сертификаты. Так, для работы на сайте госзакупок по 44-ФЗ или на площадках по 223-ФЗ не подойдет сертификат, полученный для отправки отчетности в ФНС, и наоборот.
Процесс подписания документа в электронном виде
Процесс подписания документа простой ЭЦП не требует особых знаний. Для этого следует ввести пароль и подтвердить его.
Подписание квалифицированной подписью имеет свои особенности. Перед подписанием документа необходимо установить софт «КриптоПро» или иной криптографический преобразователь информации и сам сертификат проверки ключа ЭЦП.
Алгоритм установки пошагово рассмотрен в материале «Как установить сертификат ЭЦП на компьютер?».
Далее следует завизировать необходимый документ. Алгоритмы визирования разнятся в зависимости от вида файла, типа редактора или программного обеспечения. Например, для отправки отчетности в ФНС или в фонды файл загружается в специальную программу, далее выбирается соответствующий сертификат и нажимается кнопка «Подписать файл».
