Как подписать документ электронной подписью используя Крипто Про 5?

Из нашей статьи вы узнаете:

«КриптоАРМ» — программа, в которой можно подписывать электронные документы разных форматов. Популярные форматы, с которыми можно работать в программе — PDF и XML.

В этой статье мы расскажем о преимуществах и особенностях «КриптоАРМ» и о том, как подписать электронной подписью XML и PDF файлы.

Этот вопрос появляется у владельцев сертификатов электронной подписи ( ЭЦП), когда нужно подписать цифровой подписью электронные документы без использования привычных систем, в которые интегрированы специализированные модули для реализации и контроля электронных подписей. В данной статье рассмотрены варианты заверения ЭД любых видов с помощью популярных программных средств.

Электронная подпись (далее ЭП) – это криптографический шифр, который позволяет идентифицировать владельца документа и таким образом служит аналогом подписи на бумаге. ЭП используется для придания юридической значимости актам в электронном документообороте.

Использование цифровой подписи является обязательным условием, чтобы договор, отчетность или другой акт компании имел законную силу

Подписать электронной подписью можно документ любого формата. Наиболее распространенным текстовым редактором сегодня является «Word», входящий в пакет Microsoft Office. Для подписания вордовского документа существует несколько способов, часть из которых требует подготовки документа и дополнительного ПО. В данной статье разберемся, как подписать ЭП Word, выделим важные моменты и особенности.

ЭП защищает документ от изменений, подтверждает авторство и гарантирует конфиденциальность информации. Поэтому электронная торговая площадка или контрагент могут запросить файл, подтвержденный электронной подписью.

Чтобы создать документ с присоединенной ЭП, можно использовать различные программы. Для электронного письма — почтовый клиент, для документов в форматах *.doc, *.docx — Word, для pdf-файлов — Adobe Acrobat Reader DC.

Подписывать документ Word электронной подписью нужно, когда он полностью готов. После этого файл станет доступен только для чтения. Если вы внесете в него изменения, все подписи станут недействительными.

Microsoft Office Starter и web-компоненты Microsoft Office 365 не поддерживают работу с электронной подписью.

• Установленный КриптоПро CSP только версии 5.0
• Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.

1. Для подписания файла можно использовать «Инструменты КриптоПро» версии 5.0.

Для этого в окне поиска справа от кнопки «Пуск»(1).

Вводим «КриптоПро» (2) и выбираем из появившегося сверху меню установленных программ на Вашем компьютере раздел «Инструменты «КриптоПро» (3).

2. В открывшемся окне программы нажимаете кнопку «Показать расширенные».

3. Отобразятся дополнительные разделы, нужно нажать на кнопку «Создание подписи» (1).

В правом окне «Создание подписи» необходимо выбрать Ваш сертификат для подписи (2).

Затем выбирайте документ для подписания – кнопка «Выбрать файл для подписи» (3).

5. Когда сертификат и файл выбраны, нажимаете кнопку «Подписать».

6. Если всё сделано верно, то внизу под кнопкой «Подписать» появится надпись: «Создание подписи завершилось успехом».

7. В папке, в которой был исходный файл для подписания, появится подписанный файл с расширением *.P7S

Отдел технической поддержки

Минимальные системные требования к рабочему месту

Операционная система Microsoft Windows;

Один из браузеров:

• Спутник
• Google Chrome

КриптоПро CSP 4.0 или 5.0

Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.

Права администратора для установки программного обеспечения.

В случае использования браузера Google Chrome, необходимо произвести 
дополнительные настройки Крипто Про ЭЦП Браузер плагин.

1. Если при загрузке Browser plug-in расширение не было добавлено автоматически, найдите модуль CryptoPro CAdES Browser Plugin в интернет-магазине Chrome и нажмите «Установить». По завершении процесса перезапустите интернет-обозреватель.

2. В настройках интернет-браузера выберите вкладку «Расширения» и раздел «Дополнительные инструменты».

3. Убедитесь, что в списке есть установленное расширение, а напротив пункта «Включить» стоит галочка.

Подписание заявления КЭП.

1. Сервис подписания располагается по ссылке https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign#

3. Необходимо выбрать пункт «Сохранить».

4. По завершению загрузки приложения необходимо запустить его, в появившемся окне необходимо нажать кнопку «Далее».

5. В очередном окне необходимо нажать кнопку «Далее».

6. Затем необходимо выбрать папку для установки (приложение обязательно должно быть установлен на системный диск «C») и нажать кнопку «Установить».

7. Приложение попросит разрешение на удаление одного из корневых сертификатов, необходимо нажать кнопку «Да».

8. Когда появится окно с запросом на разрешение установки нового корневого сертификата, необходимо нажать кнопку «Да».

9. По завершении установки необходимо нажать кнопку «Закрыть» и вернуться в браузер, на страницу подписания файла: https://crm.uc-itcom.ru/app/index.php/clients/sign#

10. В меню следует выбрать пункт «Подписать файл».

11. Сайт запросит доступ к сертификатам и подключенным ключевым носителям на Вашем компьютере для осуществления подписания, следует нажать «Предоставить доступ» на всплывающем окне.

12. Выбираете контейнер с электронной подписью, которым будет подписываться заявление на выпуск нового сертификата.

13. С помощью кнопки «Выберите файл» необходимо выбрать файл на Вашем компьютере, который требуется подписать:

14. Находите файл заявления в папке, где он сохранен, выбираете его и нажимаете кнопку «Открыть».

16. Чтобы открыть папку с подписанным файлом, нажмите на стрелку справа от файла, в открывшемся меню выбирайте «Показать в папке».

17. Откроется папка с поlписанным электронным ключом файлом заявления.

Подписание заявления КЭП второй электронной подписью.

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

• подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
• подпись руководителя организации (законного представителя).

1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание заявления КЭП».

2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 10 – 17 в разделе «Подписание заявления КЭП» и в пункте №14 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.

3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.

Подгрузка подписанного файла на фрейме.

1. Сформированный файл необходимо подгрузить в раздел «Прикрепление сканов документов» в раздел «Прочие (при необходимости)» с помощью кнопки «Загрузить».

2. В открывшемся окне выбираете подписанный файл и нажимаете кнопку «Открыть».

3. Файл подгружен, если все остальные пункты раздела «Прикрепление сканов документов» также загружены, то следует нажать кнопку «Завершить». Заявка будет отправлена на проверку, в случае отсутствия замечаний, на указанную Вами почту поступил ссылка для генерации ключа.

Подписание с помощью word.

Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:

1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

3. Нажмите «Подписать».

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Крипто АРМ.

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле. Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.

Четвертый шаг мастера создания электронной подписи – это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.

И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.

Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.

Находим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой.

• Как настроить Word и Excel для работы с сертификатом?
• Как подписать документ электронной подписью в Word и Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 Подготовка к подписаниюСоздание электронной подписи в документе
• Подготовка к подписанию
• Создание электронной подписи в документе
• Проверка электронной подписи в документе
• Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись
• Добавление в документ строки подписи
• Добавление электронной подписи в строку подписи. Рисунок рукописной подписи.
• Работа с подписанным документом

Ниже мы описали, как использовать электронную подпись (ЭП) в программах Word и Excel из пакета Microsoft Office. Инструкция подойдет для версий Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019. Для использования понадобится установить плагин КриптоПро Office Signature 2.0.

Подписание документа в Word и Excel 2003, 2007

В версии Microsoft Office 2003 подписывать документ электронной подписью нужно совсем по другим принципам — без установки дополнительных плагинов и программ. Однако мы не советуем использовать версию 2003 для работы с электронной подписью: подписанный документ будет открываться в более новых версиях с ошибками, а Word или Excel 2003 не сможет прочитать документы, созданные в других версиях  Microsoft Office.

В версии Microsoft Office 2007 подписать документ можно двумя способами. Без установки плагинов — внутри самой программы, по тому же принципу, что и в версии 2003. Такой документ, в отличие от версии 2003 года, будет открываться в обычном режиме. Либо с установкой плагина КриптоПро Office Signature 2.0 — этот способ мы опишем ниже в инструкции.

Если документ был подписан в одной версии Word или Excel, а открывается в другой, то иногда при проверке электронной подписи в документе может появиться ошибка. Если открыть документ в версии Word или Excel, в которой нет плагина КриптоПро Office Signature, то электронные подписи не отобразятся или будут показаны недействительными.

Подготовка к подписанию

Чтобы плагин установился, на компьютере должен быть установлен КриптоПро CSP версии 3.6 и выше.

Создание электронной подписи в документе

В этом разделе расскажем, как создать невидимую или неотображаемую электронную подпись в документе. Чтобы создать подпись, которая будет графически отображаться в тексте документа — перейдите к разделу «Добавление строки подписи в документе»

Когда документ окончательно готов, сохраните его и выполните шаги ниже, чтобы добавить к нему электронную подпись. После подписания документ будет доступен только для чтения.

Если вам понадобится изменить его, то нужно удалить все ЭП из документа. Иначе при проверке измененного документа подписи будут показаны как недействительный

Чтобы подписать документа в версиях Word 2010 или Excel 2010 и выше, перейдите на вкладку «Файл» в раздел «Сведения». Нажмите «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». В некоторых версиях кнопка может называться «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»

В версиях Word и Excel 2016 или 2019 можно подписать документ через кнопку «Защита документа» (если установлен плагин Office Signature 2.0.12663 и версии выше). Также перейдите в «Файл» — «Сведения». Нажмите на кнопку «Защита документа» и выберите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)». Это позволит подписать не только документы стандартного формата, но и документы формата OpenDocument (odt и ods)

Предупреждение: при использовании вкладки Добавить цифровую подпись необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.

Если введен правильный пароль, появится подтверждение того, что документ подписан — «подпись успешно сохранена с документом».

Если пароль неверный, попробуйте проверить его на ошибки и ввести снова. Если пароль забыли — воспользуйтесь инструкцией .

А в меню «Файл» — «Сведения» появится информация, что документ подписан и его невозможно отредактировать, а при редактировании подписи станут недействительными.

Проверка электронной подписи в документе

Состав недействительной подписи также можно посмотреть. Для этого нажмите на значок подписи внизу окна, справа появится окно «Подписи». Нажав на название подписи, вы сможете просмотреть ее состав и подробную информацию о ней.

Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись

Чтобы добавить электронную подпись в документ, в котором уже есть подпись, следуйте шагам, описанным выше в блоке «Создание электронной подписи в документе». В результате в документе на вкладке «Подписи» появится еще одна действительная подпись.

У второй подписи можно также проверить состав — по действиям, описанным в блоке «Проверка электронной подписи в документе».

Добавление в документ строки подписи

При подписании в документ можно добавить видимую строку подписи — графический элемент, который будет показывать, что документ подписан электронной подписью.

Как создать невидимую электронную подпись, которая не будет видна в тексте документа, мы рассказали выше, в разделе «Создание электронной подписи в документе».

В поле «Инструкции для подписывающего» можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции не появятся в документе, но подписывающий их увидит в окне «Подпись», когда будет ставить подпись.

Вы можете переместить ее в любое место в тексте. Либо добавить вторую строку, если документ подписывают разные люди. Добавить строки подписи нужно до того, как документ подпишут первой электронной подписью, иначе документ будет защищен от редактирования.

Добавление электронной подписи в строку подписи. Изображение рукописной подписи

Откроется окно «Подписание»:

• Внизу окна будет указан сертификат для подписания — он выбран автоматически. Если нужно подписать документ другим сертификатом, нажмите кнопку «Изменить».
• Когда выберете нужный сертификат, нажмите кнопку «Подписать».
• Появится окно, в котором нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа.
• После ввода правильного пароля появится окно, которое подтвердит, что документ подписан — «подпись успешно сохранена вместе с документом». Нажмите «ОК», чтобы его скрыть.

Чтобы посмотреть состав подписи и сведения о сертификате, останьтесь на вкладке «Подписи» и нажмите на стрелочку около нужной вам подписи. Либо вернитесь в текст документа и дважды щелкните мышкой по строке подписи.

Требуемые подписи

Требуемые — это незаполненные подписи, которые запросил автор документа. Они отображаются на вкладке «Подписи» — «Требуемые подписи».

Если открыть документ, в котором есть требуемые подписи, вверху документа появится сообщение «Этот документ необходимо подписать»

• Передайте документ всем лицам, которые должны его подписать.
• Если документ уже был ранее подписан хотя бы одной подписью, то он помечается как окончательный, и его нельзя редактировать. Однако в него можно добавить другие электронные подписи.
• Чтобы добавить подпись в свободную строку подписи, воспользуйтесь инструкцией выше.

Работа с подписанным документом

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в другие документы. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но строка вставится только в виде графического элемента — в ней не будет содержаться электронной подписи. Добавлять электронную подпись нужно будет отдельно.

Если попытаться поменять название подписанного документа или скопировать его, то появится предупреждение — «Все подписи станут недействительными». Если нажать «Да», то подписи станут недействительными.

Подписанный документ помечен как окончательный. Если попытаться его отредактировать (нажать кнопку «Все равно редактировать), то появится предупреждение: «Все подписи будут удалены из документа».

Если нажать «Да», то любое редактирование документа удалит все подписи из него.

После редактирования документ можно подписать повторно — по инструкциям, описанным выше.

Проверить подпись

При открытии документа в Adobe Acrobat Reader DC все подписи проверяются автоматически. Чтобы посмотреть результат проверки, кликните левой кнопкой мыши штамп об ЭП.

Подробнее о работе с ЭП в Adobe Acrobat Reader DC читайте в инструкции разработчика.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Что нужно для подписания документов цифровой подписью?

• Действующий сертификат ЭП (ЭЦП). Он определяет, кем будет подписан документ. В отличие от сертификата простой электронной подписи, сертификат квалифицированной электронной подписи придаст подписываемому документу юридическую силу. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько.
• Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей, шифрование. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП (ЭЦП). Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.
• Программы или плагины для создания и проверки ЭП (ЭЦП). Чтобы поставить ЭП (ЭЦП) на документы в формате Word и PDF, могут использоваться плагины для популярных редакторов. Также распространены отдельные программы, которые позволяют подписывать и проверять файлы любых форматов.

Бесплатная консультация эксперта

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью (ЭЦП)?

На сегодня цифровую подпись можно ставить под документами любых видов. Вопрос конкретной необходимости определяется договоренностями между отправителем и получателем такого документа

Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.

Можно выделить несколько основных случаев, в которых требуется электронная подпись:

• ЭДО. Самая распространенная сфера применения электронных подписей. В зависимости от договоренностей участников электронного документооборота, документы могут быть подписаны простой (например, при обмене внутри компании) или квалифицированной ЭП.
• Сдача отчетности в надзорные органы. Большинство служб, таких, например, как ФНС/ФСС/ПФР или Росстат, поддерживают и рекомендуют обмен данными в цифровом виде. Чтобы подать отчетность таким способом, понадобится заверить документы электронной подписью (ЭЦП). У безбумажной отчетности есть ряд преимуществ, к примеру, отсутствие ручного ввода и автоматическая проверка ошибок.
• Подача заявлений на портале «Госуслуги». Портал позволяет обращаться в различные государственные ведомства гражданам РФ без личного визита.
• Арбитражные споры в суде. ЭД, заверенные усиленной электронной подписью, являются аналогом собственноручно подписанных бланков на бумаге. Договоры, письма, акты, счета и прочие документы с ЭЦП имеют юридическую силу и рассматриваются судом как доказательства.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

• Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019 или Microsoft 365 (подписание доступно только в версии рабочего стола, но не во всех подписках).
• КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС.
• КриптоПро Office Signature 2.0.

Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?

Естественно, нужна установленная программа Word соответствующей версии для проверки и подготовки документа к подписанию, если подписание будет производиться в отдельном ПО, и непосредственно для подписания, если для этого будет использован функционал Word и соответствующие плагины.

При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.

Окончательная версия документа, желательно, согласованная с контрагентом, поскольку после подписания документ будет недоступен для редакции. Поэтому следует убедиться, что все правки внесены. Если ошибки будут замечены после подписания, потребуется создание новой исправленной копии и повторная процедура подписания.

Рис.1 Документ заблокирован для исправления

Действительный сертификат ЭП, определяющий, кем будет подписан документ. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько, например, для придания юридической значимости использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не простой.

Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.

Программное обеспечение, отвечающее за подписание. Это могут быть плагины для Word, такие как КриптоПро Office Signature или отдельные программы, такие как КриптоАРМ.

Настройте Outlook

• Откройте Outlook и выберите пункт меню «Файл/Параметры/Центр управления безопасностью».
• Нажмите «Параметры центра управления безопасностью».
• Перейдите на вкладку «Защита электронной почты» и нажмите «Параметры».
• В поле «Сертификат подписи» нажмите «Выбрать» и укажите ЭП, которая будет использоваться для подписания, шифрования и расшифровки сообщений. Выбрать можно только сертификат, в описании которого email совпадает с учетной записью Outlook.
• Вернитесь на вкладку «Защита электронной почты» и установите флаги: «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям» — чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически. Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма;«Отправлять подписанные сообщения открытым текстом» — чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.
• «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям» — чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически. Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма;
• «Отправлять подписанные сообщения открытым текстом» — чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.

Что из себя представляет «КриптоАРМ»

«КриптоАРМ» шифрует и расшифровывает данные и создаёт ключи проверки электронной подписи. В своей основе программа использует популярный криптопровайдер «КриптоПро CSP».

Программа нужна для шифрования данных файлов различных форматов, проверки корректности электронных подписей, а также отправки соответствующих файлов на электронную почту. Также предусмотрена работа с сертификатами электронной подписи.

С помощью «КриптоАРМ» можно подписать XML файл или PDF документ в единичном экземпляре или сразу целую папку. При подписании нескольких документов в папке для каждого файла, входящего в неё, создаётся подпись.

Кроме того, в «КриптоАРМ» можно создать запрос в удостоверяющий центр, чтобы получить или отозвать сертификат. Программа позволяет выполнять с запросами такие операции, как создание, просмотр, фильтрация и удаление.

Если вам нужно подписать электронный документ с помощью криптопровайдера «КриптоПро CSP», потребуется версия «Стандарт» или «Стандарт PRO».

Получите сертификат абонента для шифрования сообщений

Прежде чем отправить зашифрованное сообщение, обменяйтесь с адресатом сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.

Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.

• Откройте входящее письмо с ЭП.
• Установите курсор на адрес отправителя и, нажав правую кнопку мыши, выберите «Добавить в контакты Outlook». В блоке «Показать» выберите «Сертификаты». Убедитесь, что сертификат отправителя есть в вашей адресной книге.
• Нажмите «Сохранить и закрыть». Если абонент с таким адресом уже существует, программа предложит добавить новый контакт или обновить сведения. Выберите второй вариант — в контакт добавится новый сертификат, который будет использоваться по умолчанию.

• электронная подпись;
• Adobe Acrobat Reader DC, 64-разрядная версия;
• КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС;
• КриптоПро PDF.

Проверить, кто и когда подписал документ

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» вы увидите, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию, кликните подпись правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Отправьте подписанное сообщение

• Нажмите «Создать» или выберите пункт меню «Файл/Создать/Сообщение».
• Выберите получателя в поле «Кому» и введите тему сообщения. Если письмо будет содержать файлы, добавьте их в письмо — нажмите «Вложить файл».

Подписать документ

• Убедитесь, что внесли все изменения и подписываете окончательную версию. Файлы, подписанные ЭП, нельзя менять, иначе подписи станут недействительными.
• Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
• Нажмите «Подписать».

• Откройте документ в Adobe Acrobat Reader DC.
• Перейдите на вкладку «Инструменты» и выберите «Сертификаты».
• Нажмите «Поставить цифровую подпись» и выделите область, в которой будет отображаться штамп ЭП.
• Выберите сертификат в списке и нажмите «ОК».
• В открывшемся окне, ничего не меняя, кликните «Продолжить».
• Выберите шаблон оформления штампа об электронной подписи или создайте свой. Нажмите «Подписать». При подписании впоявилась ошибка «0xc2100140 – Лицензия на КриптоПро TSP Client истекла или не была введена». Что делать?
• При подписании впоявилась ошибка «0xc2100140 – Лицензия на КриптоПро TSP Client истекла или не была введена». Что делать?
• Укажите имя файла и каталог, в который хотите сохранить подписанный документ.

Настроить Adobe Acrobat Reader DC

• Установите КриптоПро PDF.
• Откройте Adobe Acrobat Reader DC.
• Нажмите «Редактирование/Установки/Подписи».
• В блоке «Создание и оформление» кликните «Подробнее».
• Убедитесь, что в поле «Метод подписания по умолчанию» выбрано «КриптоПро PDF».

ПО для подписания электронных документов

Непосредственно подписание документов происходит с помощью специального ПО. Это могут быть плагины для существующих программ или отдельные программы. Ключевые различия популярных решений можно увидеть в таблице ниже.

Таб.1 ПО для подписания электронных документов

Наиболее популярным производителем ПО для работы с ЭП (ЭЦП) на российском рынке является компания КриптоПро. Продукты этой фирмы поддерживают все распространенные носители, типы подписей и открывают возможность получения заверенного файла любого типа. Рассмотрим необходимые средства для создания ЭП (ЭЦП).

КриптоПРО CSP

Ключевое программное средство, которое обеспечивает работу программ и плагинов от КриптоПРО. Это ПО должно быть установлено на компьютере пользователя, который планирует работу с ЭП (ЭЦП) в программах этого производителя.

Прямая работа с данным ПО для получения подписанного файла не предусматривается. ПО используется для настройки работы с ЭП (ЭЦП) на компьютере и поддерживает такие возможности как:

• Настройка считывателей закрытых ключей;
• Настройка типов носителей;
• Установка и просмотр сертификатов;
• Настройка параметров алгоритмов шифрования;
• Установка криптопровайдеров по умолчанию;
• Настройки безопасности.

Обычно настройка осуществляется ИТ-специалистами, но дальнейшая работа пользователя по подписанию и проверке документов происходит постоянно в одной программе и предполагает ряд однотипных действий.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Программа для подписи документов ЭП (ЭЦП), проверки сертификатов полученных документов и шифрования данных. Стартовая версия программы имеет ограниченный функционал, и пользоваться ею бесплатно можно только в течение ограниченного периода. Базовая и стандартная версии содержат основные и дополнительные функции.

Чтобы подписать документ электронной подписью в КриптоАРМ, нужно, соблюдая порядок, выполнить следующие шаги:

Запустить программу и в верхнем меню нажать на значок «Подписать».

Рис.1 Крипто АРМ

Ознакомиться с инструкцией и нажать «Далее».

Рис.2 Мастер создания ЭП

Нажать «Добавить файл», если требуется подписать один документ, или «Добавить папку», если нужно подписать все файлы определенного каталога.

Рис.3 Выбор файлов

В открывшемся окне менеджера файлов выделить целевой файл и нажать «Открыть»

Рис.4 Выбор договора

При необходимости повторить данную процедуру, если требуется подписание нескольких файлов из разных каталогов, затем нажать «Далее».

Рис.5 Повтор процедуры

На странице следующего этапа следует выбрать кодировку и расширение, если значения по умолчанию не подходят, а также указать каталог для выходных файлов. В этом каталоге будут созданы новые файлы. Когда все настройки установлены, нажать «Далее».

Рис.6 Продолжение настроек

Страница параметров позволяет установить свойства подписи, выбрать тип – присоединенная или открепленная (в подпись не включаются сертификаты), добавить штампы времени. После выбора всех свойств нужно нажать «Далее».

Рис.7 Параметры подписи

На следующей странице нажать «Выбрать». Откроется окно хранилища сертификатов. Из списка сертификатов нужно выбрать тот, которым будет подписан документ или папка. После чего нужно нажать «Далее».

Рис.8 Выбор сертификата

Откроется страница завершающего шага. Если планируется использование этих параметров для подписи в других документах, на данном шаге можно сохранить профиль, установив соответствующую галочку. После чего нажать «Готово».

Рис.9 Сохранение настроек

Появится сообщение об окончании операции. В указанном каталоге будут созданы файлы подписей.

Напомним, что наиболее часто ЭП используется в процессе электронного документооборота с контрагентами. В этом случае ЭД имеют юридическую силу и позволяют избавиться от бумажного документооборота.

Как подписать файл «КриптоАРМ»

В бесплатной версии «КриптоАРМ» подписывать документы с помощью электронной подписи можно будет лишь в течение 14 дней. При этом все функции программы будут доступны без ограничений. Если вы захотите подписывать электронные документы в «КриптоАРМ» в дальнейшем, потребуется приобрести лицензию.

Пошаговая инструкция

После установки программы можно приступить к подписанию документов:

После настройки параметров нажмите «Далее».

После проверки все информации нажмите «Готово».

После совершённых действий выбранные файлы будут подписаны электронной подписью, о чём будет сказано в соответствующем уведомлении.

Если у вас ещё нет программы для подписания и шифрования «КриптоАРМ» или криптопровайдера «КриптоПро CSP», вы можете приобрести это ПО в нашем УЦ «Калуга Астрал» по выгодной цене, заполнив

Как подготовить документ к подписанию?

Для начала подготовьте документ Word, который хотите подписать. Для этого воспользуйтесь следующим алгоритмом:

• Наберите текст;
• Проверьте ошибки, опечатки;
• Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
• Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.

В техническом смысле документ Word отличается от других типов файлов. Вставить ЭП просто так не получится. Для этого необходимо будет отделить основную часть документа:

Рис.2 Установка курсора

Рис.3 Создание таблицы

Рис.4 Создание одноячеистой таблицы

Рис.5 Настройка документа

После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.

Рис.6 Сохранение документа

Как поставить электронную подпись на документ WORD?

Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.

Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.

Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.

Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.

Без плагина

Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются.
«Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».

В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:

Рис.7 Проставление ЭП в разделе «Безопасность»

После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.

Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:

• Поставьте курсор в ячейку;
• Нажмите вкладку «Макет»;
• В строке поиска напишите «подготовка»;
• Выберите «Добавить цифровую подпись»;

Рис.8 Добавление цифровой подписи

Рис.9 Сохранение в спецформате

Рис.10 Выбор сертификата

После выполнения этого шага документ считается подписанным. Его копии не будут содержать ЭП, поэтому можете не переживать о несанкционированном использовании файла. Любые внесенные изменения также отменяют ЭП.

С плагином

Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.

Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.

Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.

Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?

Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.

К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:

• В процессе установки программы ПО потребует скачки и установки дополнительных драйверов для работы с криптографическим ядром, процесс выполняется автоматически, пользователю необходимо только подтверждать запуск программ.
• Добавьте ЭП в базу программы, для этого в папке «Корень консоли» найдите папку «Доверенные» и внесите в нее квалифицированные подписи. Личные добавляются в папку «Личное».
• Установите бесплатную утилиту КриптоПро ЭП Browser plug-in.
• Проверьте в брандмауэре, чтобы каналы обмена документацией были в списке доверенных.
• Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.

Рис.11 Подпись документа

После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.

При помощи КриптоАРМ

Это полноценное ПО, позволяющее работать с файлами из собственной консоли управления. Этот вариант подходит компаниям с большим документооборотом, поскольку процесс максимально автоматизирован и занимает минимум времени.

Алгоритм работы следующий:

• Запустите ПО и дождитесь автоматической настройки системы;
• Перейдите через вкладку «Файл» в раздел «Подписать»;

Рис.12 Раздел «Подписать»

Рис.13 Автоматический мастер создания и настройки ЭП

Рис.14 Выбор файла

• В окне «Выходной формат» укажите доптребования к файлу, например, формат или место сохранения результата, нажмите «Далее»;
• Выберите сертификат, которым подписываете документ;
• Дождитесь окончания работы программы.

На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут

При помощи веб-сервисов

В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.

По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.

Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:

• Реализация КЭП полного цикла, включая создание, шифровку, проверку и дешифровку;
• Совместимость с консольной версией КриптоПро CSP;
• Доступ к программе предоставляется бесплатно сразу после регистрации;
• Документооборот осуществляется без использования дополнительного ПО;
• С помощью программы можно проверить подлинность любой цифровой подписи;
• Предусмотрена возможность автоматической рассылки завизированной корреспонденции на почту контрагенту или в виде ссылки.

Получатель документа может проверить его подлинность либо через «Контур.Крипто», либо через ПО, которое использует. Применяемый алгоритм шифрования доступен для проверки любыми специализированными программами. Чтобы подписать документ через веб-платформу, выполните следующие шаги:

• Перейдите на официальный сайт;
• Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
• Войдите в раздел «Создание ЭП»;
• Загрузите документ, который хотите заверить;
• Добавьте ЭП;
• Нажмите кнопку «Подписать».

Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.

Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.