Как подписать документ электронной подписью в WORD

Электронная подпись (далее ЭП) – это криптографический шифр, который позволяет идентифицировать владельца документа и таким образом служит аналогом подписи на бумаге. ЭП используется для придания юридической значимости актам в электронном документообороте.

Использование цифровой подписи является обязательным условием, чтобы договор, отчетность или другой акт компании имел законную силу

Подписать электронной подписью можно документ любого формата. Наиболее распространенным текстовым редактором сегодня является «Word», входящий в пакет Microsoft Office. Для подписания вордовского документа существует несколько способов, часть из которых требует подготовки документа и дополнительного ПО. В данной статье разберемся, как подписать ЭП Word, выделим важные моменты и особенности.

Квалифицированная электронная подпись (КЭЦП, ЭЦП) — это аналог рукописной подписи, который гарантирует, что документ создан владельцем сертификата и не подвергался изменениям с момента подписания.

Владелец ЭЦП может подписывать цифровые файлы разными способами. Первый — с помощью специальных плагинов, встроенных в редактор. Например, для MS Office используют модуль КриптоПро Office Signature, для Adobe — КриптоПро PDF.

Второй способ — отдельный программный комплекс, например КриптоАРМ. Это полноценный софт, который устанавливается на ПК и позволяет заверять электронные файлы любых расширений и размеров.

Третий инструмент для визирования — бесплатные онлайн-сервисы. Web-приложения не требуют инсталляции дополнительных программ — пользователь получает полный спектр функциональных возможностей сразу после создания личного аккаунта на официальном портале. Далее подробно остановимся на третьем варианте: как подписать документ электронной подписью в режиме онлайн, сколько это стоит и какие приложения для этого понадобятся.

Настроим вашу электронную подпись под ключ за 30 минут!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Подпись документов ЭЦП в онлайн сервисе Крипто Контур

СКБ Контур — официальный партнер «КРИПТО-ПРО». Веб-приложение Crypto.Kontur поддерживает процессы криптошифрования КриптоПро CSP и функционирует только с этим СКЗИ. Если указанный криптопровайдер не установлен на ПК, опции web-сервиса будут недоступны.

Приложение широко используется кадастровыми инженерами, участниками торгов, разработчиками ПО для получения патента, адвокатами и юристами, с/х-производителями для регистрации в системе «Меркурий», продавцам леса для отправки деклараций в ЛесЕГАИС и т.д.

Регистрация в системе

Помимо функции генерации ЦП, сервис позволяет производить проверку подписи, зашифровывать и расшифровывать цифровые формы любых форматов.

Для получения доступа к функциям приложения необходимо создать ЛК в системе:

В личном кабинете есть опция автоматической настройки компьютера для реализации КЭЦП. Такая возможность предусмотрена только для держателей сертификатов от удостоверяющего центра «СКБ Контур». Остальным пользователям придется выполнять эту процедуру самостоятельно, следуя инструкциям своего УЦ.

В отличие от РусТендер, Контур.Крипто поддерживается только ОС Windows. Процесс создания ЭП займет не более 5 минут. При низкоскоростном интернет-соединении может потребоваться больше времени, чем обычно.

Как подписать документ

Отредактируйте и сохраните документ в удобном месте на ПК, подключите USB-токен и выполните следующие действия:

• зайдите в ЛК web-сервиса;
• выберите вкладку «Создание ЭП»;
• кликните по кнопке «Выбрать» и откройте файл, который необходимо завизировать;

Если все выполнено верно, система сохраняет открепленный файл ЭП (с разрешением .sig) на компьютере в одной папке с документом.

Заверенный пакет данных сохраняется в архиве на облачном сервере Crypto.Kontur и находится в архиве в течение месяца.

Пользователь может отправить документы адресату двумя способами:

• в виде ссылки для скачивания с сервера (в пакете файлов адресат получит инструкцию по скачиванию, проверке и расшифровке документации);
• полный комплект, загруженный с сервера: исходный документ, файл ЭЦП и сертификат открытого ключа (с помощью него получатель проверяет подлинность информации).

В сервисе есть проблемы с заверкой документации размером более 100 Мб. Сохранение таких файлов может занять продолжительное время.

Шифрование информации

Некоторые интернет-площадки, принимающие документы с ЭЦП, предъявляют требование, чтобы файл был зашифрован. В отличие от РусТендер, web-сервис Kontur дает такую возможность:

• на боковой панели инструментов выберите подраздел «Шифрование»;
• выберите цифровой документ для зашифровки и сертификат получателя (его необходимо заранее попросить у адресата и сохранить на своем компьютере);
• нажмите клавишу «Зашифровать».

Как бесплатно подписать документ электронной подписью в онлайн режиме

Независимо от используемого ПО, для генерации ЭЦП необходимо настроить компьютер и приобрести соответствующие инструменты. Участнику электронного документооборота (ЭДО) потребуется сертификат проверки ключа электронной подписи (СПКЭП, СЭЦП), полученный в любом сертифицированном УЦ, ключевая пара (публичный и закрытый ключи) и защищенный USB-токен для хранения средств ЭЦП (например, Рутокен, eTocken или JaCarta).

Настройки ПК для формирования КЭЦП

Первый этап подготовки — инсталляция криптопровайдера (средство криптозащиты информации), посредством которого формируется цифровой идентификатор. Для участия в ЭДО на электронных торговых площадках и в госпорталах чаще всего используется СКЗИ КриптоПро CSP от компании «КРИПТО-ПРО» — лидера на российском рынке криптографических утилит. Бесплатный дистрибутив с программой представлен на сайте разработчика. После установки пользователю дается 3-месячный пробный период, в течение которого он может бесплатно протестировать функции софта. По завершении демо-периода необходимо купить лицензию (на год или на неограниченный срок) и указать в настройках ее серийный номер. Согласно правилам лицензирования, на каждое рабочее место, где предполагается вести ЭДО, нужна платная лицензия.

Для корректной работы с ЭЦП на разных онлайн-площадках установите CryptoPro актуальной версии (не ниже 4.0) и подготовьте персональный компьютер, следуя инструкции:

• Добавьте сертификат КЭЦП в реестр на компьютере. Для этого необходимо подключить токен к ПК, зайти в КриптоПро CSP через меню «Пуск» и на странице «Сервис» записать СПКЭП в папку «Личное».
• Установите корневой сертификат — документ, который подтверждает, что ключи ЦП были выданы в конкретной удостоверяющем центре. Как правило, корневой сертификат записывается в УЦ на физический носитель вместе с ключами. Также его можно найти на официальном интернет-ресурсе УЦ.

Интернет-площадки, с которыми вы регулярно взаимодействуете, рекомендуется включить в список надежных ресурсов. Зайдите в меню «Пуск», выберите пункт CryptoPro CSP и перейдите в настройки плагина. Во вкладке «Список доверенных узлов» добавьте адреса сайтов. Если пропустить эту процедуру, браузер будет запрашивать разрешение на доступ при каждой заверке документа ЭЦП.

Способы заверки электронных форм в онлайн-режиме

Прежде чем визировать информацию КЭЦП, необходимо отредактировать ее и сохранить. Любые коррективы, внесенные в документ после заверки, лишают его юридической значимости, поскольку делают подпись недействительной.

Подписать документ ЭЦП в онлайн режиме можно через специальные сервисы. Основные преимущества этого способа:

• бесплатное пользование;
• не нужно устанавливать на ПК отдельные программы, занимающие много места на жестком диске;
• подписи можно создавать на любом рабочем месте, где установлен криптопровайдер — достаточно авторизоваться в онлайн-кабинете и выбрать соответствующую опцию;
• нет ограничений на количество заверенных файлов;
• с помощью сервисов можно подписывать файлы с любым расширением: .doc, .pdf, .xml; работа с сертификатами любых УЦ.

Подпись, сгенерированная в web-сервисе, полностью соответствует 63-ФЗ и наделяет документацию юридической силой.

• есть ограничения по размеру визируемой документации;
• можно создавать только отсоединенные КЭЦП с расширением .sig.

Среди веб-сервисов для использования ЭЦП наиболее популярны облачные решения Контур Крипто от «СКБ Контур» и РусТендер. Принцип работы в каждом из этих сервисов одинаковый — подпись формируется на ПК, а завизированный документ сохраняется на виртуальном сервере.

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Как подготовить документ к подписанию?

Для начала подготовьте документ Word, который хотите подписать. Для этого воспользуйтесь следующим алгоритмом:

• Наберите текст;
• Проверьте ошибки, опечатки;
• Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
• Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.

В техническом смысле документ Word отличается от других типов файлов. Вставить ЭП просто так не получится. Для этого необходимо будет отделить основную часть документа:

Рис.2 Установка курсора

Рис.3 Создание таблицы

Рис.4 Создание одноячеистой таблицы

Рис.5 Настройка документа

После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.

Рис.6 Сохранение документа

Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?

Естественно, нужна установленная программа Word соответствующей версии для проверки и подготовки документа к подписанию, если подписание будет производиться в отдельном ПО, и непосредственно для подписания, если для этого будет использован функционал Word и соответствующие плагины.

При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.

Окончательная версия документа, желательно, согласованная с контрагентом, поскольку после подписания документ будет недоступен для редакции. Поэтому следует убедиться, что все правки внесены. Если ошибки будут замечены после подписания, потребуется создание новой исправленной копии и повторная процедура подписания.

Рис.1 Документ заблокирован для исправления

Действительный сертификат ЭП, определяющий, кем будет подписан документ. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько, например, для придания юридической значимости использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не простой.

Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.

Программное обеспечение, отвечающее за подписание. Это могут быть плагины для Word, такие как КриптоПро Office Signature или отдельные программы, такие как КриптоАРМ.

Как подписать документ ЭЦП в онлайн сервисе РусТендер

Онлайн-ресурс для формирования ЭЦП принадлежит российской компании «Рустендер», которая оказывает услуги финансирования и юридического сопровождения предпринимателей для участия в тендерах.

Онлайн-сервис подходит для любых направлений электронного документооборота:

• подача налоговых деклараций, отчетности в ПФР и Росстат;
• участие в госзакупках;
• обращения и жалобы в арбитраж;
• работа с госсистемами (ЕГАИС, Росреестр и др.).

В онлайн-кабинете РусТендер можно бесплатно подписать электронной подписью любой документ в онлайн режиме. В отличие от аналогичного веб-приложения Контур Крипто, функции проверки ЭЦП, шифрования и дешифровки здесь отсутствуют. Пакет данных, заверенный в РусТендер, можно открыть и расшифровать в любой другой программе, предназначенной для работы с КЭЦП.

Сервис имеет понятный и удобный интерфейс. Чтобы получить доступ к функциям, пользователю не нужно регистрировать личный кабинет и проходить авторизацию.

Просто зайдите на сайт tender-rus.ru и следуйте подсказкам:

• в верхнем меню выберите раздел «Полезные материалы» и перейдите по ссылке «Подпись документов ЭЦП онлайн»;
• браузер запросит разрешение доступа к ЭЦП (если сайт не добавлен в список доверенных) — нажмите «Да»;
• отображается список всех сертификатов, записанных в реестре, — кликните по нужному пункту (он выделится синим цветом);
• нажмите клавишу «Выбрать», найдите файл, который необходимо завизировать, и подтвердите выбор кнопкой «Открыть»;
• активируйте опцию «Подписать», в открывшемся окне введите пароль ЭЦП и нажмите «Ок».

В результате выполненных операций создается отдельный файл подписи с разрешением .sig., который сохраняется в папке загрузок веб-браузера вместе с заверенной документацией. Скопируйте папку и отправьте получателю по e-mail.

Выпустим и настроим электронную подпись для сотрудника прямо в день обращения!

Оставьте заявку и получите консультацию.

Как поставить электронную подпись на документ WORD?

Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.

Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.

Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.

Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Без плагина

Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются.
«Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».

В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:

Рис.7 Проставление ЭП в разделе «Безопасность»

После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.

Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:

• Поставьте курсор в ячейку;
• Нажмите вкладку «Макет»;
• В строке поиска напишите «подготовка»;
• Выберите «Добавить цифровую подпись»;

Рис.8 Добавление цифровой подписи

Рис.9 Сохранение в спецформате

Рис.10 Выбор сертификата

После выполнения этого шага документ считается подписанным. Его копии не будут содержать ЭП, поэтому можете не переживать о несанкционированном использовании файла. Любые внесенные изменения также отменяют ЭП.

С плагином

Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.

Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.

Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.

Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?

Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.

К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:

• В процессе установки программы ПО потребует скачки и установки дополнительных драйверов для работы с криптографическим ядром, процесс выполняется автоматически, пользователю необходимо только подтверждать запуск программ.
• Добавьте ЭП в базу программы, для этого в папке «Корень консоли» найдите папку «Доверенные» и внесите в нее квалифицированные подписи. Личные добавляются в папку «Личное».
• Установите бесплатную утилиту КриптоПро ЭП Browser plug-in.
• Проверьте в брандмауэре, чтобы каналы обмена документацией были в списке доверенных.
• Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.

Рис.11 Подпись документа

После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

При помощи КриптоАРМ

Это полноценное ПО, позволяющее работать с файлами из собственной консоли управления. Этот вариант подходит компаниям с большим документооборотом, поскольку процесс максимально автоматизирован и занимает минимум времени.

Алгоритм работы следующий:

• Запустите ПО и дождитесь автоматической настройки системы;
• Перейдите через вкладку «Файл» в раздел «Подписать»;

Рис.12 Раздел «Подписать»

Рис.13 Автоматический мастер создания и настройки ЭП

Рис.14 Выбор файла

• В окне «Выходной формат» укажите доптребования к файлу, например, формат или место сохранения результата, нажмите «Далее»;
• Выберите сертификат, которым подписываете документ;
• Дождитесь окончания работы программы.

На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут

При помощи веб-сервисов

В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.

По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.

Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:

• Реализация КЭП полного цикла, включая создание, шифровку, проверку и дешифровку;
• Совместимость с консольной версией КриптоПро CSP;
• Доступ к программе предоставляется бесплатно сразу после регистрации;
• Документооборот осуществляется без использования дополнительного ПО;
• С помощью программы можно проверить подлинность любой цифровой подписи;
• Предусмотрена возможность автоматической рассылки завизированной корреспонденции на почту контрагенту или в виде ссылки.

Получатель документа может проверить его подлинность либо через «Контур.Крипто», либо через ПО, которое использует. Применяемый алгоритм шифрования доступен для проверки любыми специализированными программами. Чтобы подписать документ через веб-платформу, выполните следующие шаги:

• Перейдите на официальный сайт;
• Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
• Войдите в раздел «Создание ЭП»;
• Загрузите документ, который хотите заверить;
• Добавьте ЭП;
• Нажмите кнопку «Подписать».

Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.

Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.

Онлайн проверка подписи документа ЭЦП в Контур. Крипто

В отличие от других аналогичных сервисов, в Crypto.Kontur предусмотрена функция проверки электронно-цифровой подписи. Она позволяет подтвердить авторство КЭЦП и получить гарантию, что документ заверен подлинным сертификатом, и с момента визирования в него не вносились изменения.

С помощью Контур.Крипто можно проверять только открепленные подписи, хранящиеся в отдельных файлах.

Если автор письма отправил вам ссылку на скачивание документа с сервера, просто перейдите по ней — программа автоматически отобразит результат и протокол проверки.

Если файлы получены целым комплектом по e-mail, онлайн проверку подписи документа ЭЦП необходимо выполнить вручную:

• на боковой панели инструментов откройте закладку «Проверка ЭП»;
• кликните по ссылке «Выбрать» и загрузите документ для проверки;
• выберите отдельный файл с подписью (обычно он имеет то же название, что и сам документ);
• получите протокол проверки нажатием на кнопку «Проверить подпись».

При получении информации в зашифрованном виде воспользуйтесь функцией дешифровки:

• зайдите в ЛК и откройте вкладку «Расшифрование»;
• загрузите пакет данных (он должен быть предварительно сохранен на компьютере);
• нажмите «Расшифровать» и выберите место для сохранения.

Если не получается расшифровать электронную форму или проверить КЭП, причина может быть в следующем:

• файл поврежден;
• информация зашифрована не на ваш открытый ключ;
• на вашем ПК не установлен сертификат ЭП.

Проверьте наличие СПКЭП в реестре и попросите автора отправить файл повторно.

Достоверность электронной подписи, созданной в web-сервисах Контур.Крипто и РусТендер или с помощью программного комплекса КриптоАРМ.

Подберем USB-носитель для ЭП. Доставка — в любую точку России!

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог