Как подписать документ электронной подписью? Виды подписей и программное обеспечение. — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Как подписать документ электронной подписью в word

Это самый простой вариант, которым чаще всего пользуются владельцы ЭП. Если документ уже готов, его просто нужно открыть. В другом случае придется набирать текст самостоятельно. При этом стоит соблюдать следующие рекомендации:

1. Проверить текст на наличие любых ошибок.
2. Обязательно перепроверить всю юридически значимые данные.
3. Просмотреть правильность составления формулировок.

Осторожно! Версия Word должна соответствовать версии программного обеспечения, установленного для работы с электронной подписью.

В техническом аспекте документ, созданный в этой программе, отличается от других форматов, поэтому просто так поставить электронную подпись не получится. Для этого пользователю придется выделить основную часть документа:

1. Курсор мышки нужно поместить перед текстом.
2. Кликнуть в раздел «Вставка» и выбрать «Таблицы».
3. Нужно выбрать опцию «Создать новую» в 1 ячейку и самостоятельно настроить ее размер.
4. Далее следует перейти в «Конструктор таблицы». Его расположение зависит от версии Word. Там получится выбрать вид и ширина границ. Это нужно для приведения документа к определенным стандартам, можно оставить начальные настройки.

После этого документ готов к вставке электронной подписи. Его можно сохранить как шаблон для экономии времени.

Есть несколько способов того, как подписать документ электронной подписью в Word. Выбор зависит от разновидности документа и требований к его оформлению. Для вставки ЭП можно использовать встроенные инструменты Word или стороннее программное обеспечение.

Первый вариант подходит для работы с документами стандартного образца и если отчетности не слишком много. При большом объеме использовать встроенные инструменты будет неудобно, потому что вставка электронной подписи происходит вручную.

Как подписать документ электронной подписью документ pdf

В таком формате заверяют отсканированные копии, презентации, иллюстрации, таблицы. Перед вставкой необходимо проверить всю информацию еще раз, потому что любые изменения сделают отчет недействительным. В отличие от Word у пользователя не получится вставить цифровую подпись встроенными инструментами.

Для этого нужно установить Foxit Reader или Acrobat Reader для работы со сторонними плагинами. Самый популярный и простой вариант – установка КриптоПро. Но будут небольшие отличия в использовании этого плагина:

• пользователям Adobe Reader после добавления КриптоПро PDF 0 не придется его обновлять и все цифровые подписи будут создаваться без дополнительной проверки;
• владельцам Foxit Reader нужно покупать платную версию, но перед этим можно протестировать программу в демо-режиме.

Плагин не добавляется автоматически – это делают самостоятельно. Соответственно, перед тем, как подписать документ ЭЦП нужно:

1. Через раздел «Цифровые подписи» выбрать опцию «Редактировать» и «Установки».
2. Откроется блок «Подписи». Чтобы перейти в раздел настроек кликают по «Создание и оформление» и выбирают «Подробнее».
3. В строке «Метод подписания» нужно отметить подходящий вариант ПО и вставки электронной подписи.

Внимание! Проверка подлинности документа будет проводиться автоматически при открытии файла. После копирования или внесения изменений в документ, цифровая подпись станет недействительна.

Как подписать документ электронной подписью контур или тензор

Вы приобрели ЭП в компании Контур, Тензор или в другом удостоверяющем центре. Что делать дальше? Алгоритм действий зависит от возможностей ключевого носителя и стоящих перед вами задач. Ниже мы пошагово опишем процедуру настройки рабочего места, которую можно автоматизировать с помощью специальных сервисов («Мастер настройки», Контур.Веб-диск и пр.).

Как подписать документ электронной подписью средствами криптопро csp и криптоарм

Для работы с КриптоАРМ установите криптопровайдер КриптоПро CSP (если отсутствует встроенный), а также личный и корневой сертификаты. Включите «Упрощенный режим» в разделе «Режимы» («Параметры»). Для сохранения настроек параметров используйте профили. Как подписать документ электронной подписью, используя КриптоАРМ и КриптоПро:

Как подписать документ эпц криптопро

Многих интересует как подписать документ электронной подписью КриптоПро. Этот плагин чаще всего используют для вставки цифровых сертификатов. После установки программы можно открыть PDF-файл и приступить к его редактированию.

После добавления плагина, владелец ЭЦ сможет вставить ее в документ формата PDF:

1. В панели инструментов нужно кликнуть по опции «Подписание» и выбрать «Работа с сертификатами» с указанием типа подписи.
2. Затем следует заполнить дополнительные поля о свойствах ЭП и выбрать действие «Подписать».
3. На документе следует выделить область для вставки. После выделения появится список с добавленными сертификатами.
4. По подходящему варианту нужно кликнуть левой кнопкой мыши.Нужно проверить правильность заполнения сертификата и подписать.

Если пользователь внесет изменения или сделает копию, подпись станет недействительной, как и весь документ. Установка и использование стороннего плагина упрощает процесс добавления цифрового сертификата и гарантирует безопасность данных.

КриптоПро пользуется популярностью благодаря своим преимуществам:

• есть возможность создания различных видов ЭП;
• нет ограничений на объем документа;
• доступны шифрование, проверка и дешифровка данных;
• пакетное подписание электронной подписью документов PDF – одновременная оцифровка нескольких файлов.

Но у этого плагина есть минусы:

• получится открыть только на одном устройстве;
• можно редактировать только PDF-файлы;
• доступна для установки только на Windows.

Как подписать документ эцп

Для ведения документооборота онлайн нужна усиленная ЭП, которую можно оформить только в аккредитованном удостоверяющем центре. Процедура стандартна — выбираете подходящий вариант КЭП или НЭП на сайте, подаете заявку онлайн, приходите с паспортом и пенсионным удостоверением в УЦ, оплачиваете и получаете на руки USB-токен или смарт-карту с личным сертификатом и ключевой парой.

Помимо ключевого носителя, понадобится компьютер или ноутбук с ОС Microsoft Windows, которую поддерживают все информационные системы и торговые площадки. ОС MacOS и Linux также подойдут, но не для каждого портала.

ПК необходимо настроить — установить криптопровайдер (СКЗИ), драйверы для USB-токена или смарт-карты, корневой сертификат и программу для работы с ЭП. Некоторые носители имеют встроенные средства криптозащиты, поэтому могут использоваться без дополнительного ПО.

Для работы с государственными и коммерческими порталами установите в браузере специальные плагины или расширения. Универсального списка программных модулей не существует, поскольку каждая площадка предъявляет свои требования к рабочему месту. Далее расскажем, как подписывать документ ЭЦП, выданными в разных УЦ.

Как подписать документ эцп онлайн в сервисах контур крипто и рустендер

Если не планируете покупать лицензию и «привязывать» себя к одному рабочему месту, ведите электронный документооборот бесплатно онлайн. Такую возможность обеспечивает ряд веб-сервисов, в числе которых Контур.Крипто и РусТендер. В облачных приложениях можно создавать только отсоединенные ЭП с расширением .sig.

Сервисы функционально отличаются, к примеру, в Контур Крипто вы можете подписать документ ЭЦП онлайн, а также зашифровать, проверить и отправить его по e-mail. В РусТендер функции шифровки и проверки отсутствуют.

Контур.Крипто:

РусТендер:

Как подписать документэцп

От вида документа и используемого текстового редактора, зависит последовательность действий подписания файла. Как правило, это не представляет никаких сложностей. В случае если одни и те же документы подписываются несколькими должностными лицами, добавьте еще одну ЭП. Вот несколько способов, как своими силами подписать документ.

Для этого нужно:

1. Приобрести сертификат ЭЦП в аккредитованном удостоверяющем центре;
2. Установить программу КриптоПро CSP для использования электронной подписи;
3. Настроить рабочее место.

Или воспользуйтесь пошаговой инструкцией программы «Мастера установки электронной подписи».

Ниже представлены варианты, как подписать документы, которые часто встречаются.

Как подписать электронной подписью документ pdf

Для работы с документацией в формате PDF вы можете  воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом, десктопным приложением или плагином КриптоПро PDF. Каждый из этих способов имеет свои особенности, достоинства и недостатки, которые представлены в таблице.

Как подписывать документ эцп в vipnet cryptofile

Загрузите дистрибутив криптопровайдера VipNet CSP с сайта разработчика. После установки зарегистрируйте программу через интернет, указав серийный номер (высылается на e-mail). Установите драйверы для токена или смарт-карты и настройте рабочее место с помощью «Мастера настройки» или другого сервиса.

Последний шаг — установка, регистрация и настройка VipNet CryptoFile. На этом этапе выберите КЭП из списка («Настройки операций» — «Задать»). До того как подписывать документ ЭЦП, сначала запустите приложение VipNet CryptoFile.

Как поставить эп стандартными средствами word

Все версии этой программы имеют функцию вставки электронной подписи, но их расположение будет отличаться в зависимости от версии Word. Сложнее всего придется пользователем версии 2003. Чтобы поставить ЭП нужно открыть системное подменю в разделе «Сервис» и во вкладке «Параметры».

Далее нужно зайти в блок «Безопасность» и кликнуть по опции «Цифровые подписи». После ее вставки программа отправит запрос на введение пароля. Затем Word автоматически добавит ее в базу данных и вставит в документ.

В других версиях Word, начиная с 2007, имеют более удобный и понятный интерфейс. Поэтому процесс того,  как подписать еще легче:

1. Поставить курсор в созданную ячейку.
2. Затем нужно перейти в раздел «Макет».
3. В поисковой строке следует написать «Подготовка».
4. Среди найденных опций нужно выбрать «Добавить цифровую подпись».
5. После всех действий следует подтвердить внесенные изменения, а также сохранить документ.
6. На выбор будет предоставлено два варианта сертификата. Нужный — электронная подпись.

Справка! Документ считается подписанным, но в его копиях не будет вставлена ЭП. Это плюс, потому что это гарантия того, что акт не смогут использовать посторонние лица. Также любые правки и добавления автоматически отменяют действие электронной подписи.

Какие бывают виды эцп

ЭЦП – цифровой аналог собственноручной подписи, с зашифрованной информацией, с защитой от копирования и придает юридическую силу документам. В этом ее уникальность.

Минимальные системные требования к рабочему месту

Операционная система Microsoft Windows;

Один из браузеров:

• Спутник
• Microsoft Internet Explorer 11
• Google Chrome

КриптоПро CSP 4.0 или 5.0

Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.

Права администратора для установки программного обеспечения.

В случае использования браузера Google Chrome, необходимо произвести дополнительные настройки Крипто Про ЭЦП Браузер плагин. 

     2. В настройках интернет-браузера выберите вкладку «Расширения» и раздел «Дополнительные инструменты». 

Подгрузка подписанного файла на фрейме.

     1. Сформированный файл необходимо подгрузить в раздел «Прикрепление сканов документов» в раздел «Прочие (при необходимости)» с помощью кнопки «Загрузить».

     2. В открывшемся окне выбираете подписанный файл и нажимаете кнопку «Открыть».

3. Файл подгружен, если все остальные пункты раздела «Прикрепление сканов документов» также загружены, то следует нажать кнопку «Завершить». Заявка будет отправлена на проверку, в случае отсутствия замечаний, на указанную Вами почту поступил ссылка для генерации ключа.

Подписание заявления кэп второй электронной подписью.

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

• подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
• подпись руководителя организации (законного представителя).

Последовательность подписания:

     1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание заявления КЭП».

     2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 10 – 17 в разделе «Подписание заявления КЭП» и в пункте №14 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.

     3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.

Полезное видео

Дополнительный материал по теме:

Итоги

Пользователи могут загрузить платные версии программного обеспечения или пользоваться встроенными инструментами Word, чтобы подписать документ электронной подписью. Перед ее вставкой обязательно нужно проверить текст и правильность формулировок, чтобы отчетность/акт был действительным. Для экономии времени можно сделать шаблоны, которые получится использовать при редактировании других документов.