Как подписать документ электронной подписью PDF

Где применяется: что даёт подпись документа эцп

Ключ сертификата ЭП создаётся методом криптографических преобразований, с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеют только владелец и доверенные лица, указанные в документах.

Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия.
ЭЦП используется в следующих случаях:

Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭЦП.

Регистрация права на подпись проводится через удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.

Openoffice: подписание документов с помощью эцп

Подписать с помощью ЭЦП электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете OpenOffice, не получится. Он не поддерживает создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработка плагина для OpenOffice КриптоПро пока не планируется.

Vipnet cryptofile

Бесплатное программное приложение позволяет подписывать архивы, ставить ЭЦП на изображениях, таблицах, партнерских соглашениях, текстовых файлах. Недостатком ViPNet является возможность добавления только одного электронного оттиска.

Работа с бумагами осуществляется по cледующему плану:

  • найти нужный документ в главном списке;
  • правой кнопкой мыши вызвать меню и выбрать опцию «Подписать»;
  • получить на выходе файл с автоматически проставленной подписью и расширением .sig.

Виды электронных подписей

ЭП проставляют на электронные бумаги при подаче заявлений для участия в торгах и закупках, оформлении обращений в государственные структуры, обмене партнерскими соглашениями, переписке с законодательными органами. В России применение оттиска регулируется ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2021.

Используются три варианта визирования:

Документы для фнс: как подписать эцп

Для работы в личном кабинете на сайте ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. С её помощью можно сдавать отчётность онлайн, за исключением декларации по НДС. Помимо подписи, необходим идентификатор налогоплательщика.

Что нужно сделать, чтобы его получить:

После этого можно вести электронный документооборот с налоговой через личный кабинет.

Использование веб-сервисов

Проставить ЭП в файлах можно с помощью онлайн-сервисов в интернете. Многие пользователи выбирают Контур Крипто, который позволяет бесплатно проверять и генерировать оттиски онлайн, расшифровывать и зашифровывать файлы. Визировать информацию можно в любом формате, по отдельности, пакетом или архивом rar.

Доступ к сервису открывается после регистрации и автоматической установки на компьютер для выполнения преобразований.

Подписать файлы пдф удобно в таком порядке:

  • загрузка подлежащего заверению документа;
  • выбор доступного сертификата;
  • создание ЭЦП онлайн;
  • визирование с помощью соответствующей опции, автоматическое формирование папки с готовым файлом, которому присвоено расширение .sig.

Сервер позволяет отправлять завизированные бумаги и предоставлять адресату ссылку на сохраненную в Крипто Контур папку. Оригинал ЭД, файла, сертификата с подписью и инструкцией по ее проверке можно передать по email.

Формирование и получение заверенных файлов pdf в любой из выбранных программ происходит оперативно. Наличие дополнительных опций и допустимый объем визируемых документов зависят от выбора версии и типа программного помощника.

Как подписать документ электронной подписью

На самом деле подписать документ электронной подписью достаточно просто, однако, новичку лучше подписать его с помощью данной статьи-шпаргалки. Как всегда для вашего удобства мы в добавление к пошаговой инструкции публикуем скриншоты. Итак, мы подпишем файл электронной подписью с помощью программы «КриптоАРМ».

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Как подписать документ электронной подписью PDF

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Как подписать документ электронной подписью PDF

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Как подписать документ электронной подписью PDF

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

Читайте также:  Федеральная информационная адресная система

Как подписать документ электронной подписью PDF

Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле. Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.

Как подписать документ электронной подписью PDF

Четвертый шаг мастера создания электронной подписи это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.

Как подписать документ электронной подписью PDF

И наконец, последний пятый шаг, что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.

Как подписать документ электронной подписью PDF

Отлично! Операция прошла успешно! Выбранный нами документ теперь подписан электронной подписью.

Как подписать документ электронной подписью PDF

Как подписать документ электронной подписью PDFНаходим подписанный документ, он у нас там же, где находится и исходный документ. Иконку файла, содержащего электронную подпись ни с чем не перепутать, это листок бумаги с ручкой. Теперь вы убедились сами, что подписать документ электронной подписью достаточно просто. Хотите узнать больше информации, о том как подписывать документы с помощью программы «КриптоАРМ», посмотрите наш видеокурс на Youtube.

Как подписать документ эцп в word ms office

Для последних версий Microsoft Word нажимаем “Файл” и в открывшемся окне наводим курсор на вкладку “Сведения” и выбираем пункт «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». Если вы не видите данный параметр, то у вас не установлено программное обеспечение Crypto Pro и КриптоПро Office Signature, либо одно из них.

Далее, у вас появится окно, где будет предложено указать цель. Этот пункт не обязателен, но можете его заполнить по желанию. Затем выбираете нужную ЭЦП и кликаете по кнопке “Подписать”.  

После проделанных манипуляций во вкладке “Сведения” появляется обновленная информация об этом файле, отмечается что он уже заверен ЭЦП и является окончательным для редактирования.

Очень важным моментом в заполнении является то, что после того, как поставлена электронная подпись, в файл нельзя вносить какие-либо изменения. При исправлении данных после этих действий — документ с ЭЦП становится недействительным.

Совет: если у вас все-таки возникла необходимость внести правки, сначала удалите подпись и только потом изменяйте файл. После окончания работы снова поставьте ее.

Как подписать электронной подписью документ pdf

Преимущества ЭП – быстрый обмен файлами, автоматизация их обработки, снижение издержек на подготовку и пересылку бумаг. ЭП используется при заверении файлов в формате pdf – скан-копий, презентаций, иллюстраций, таблиц, текстовой и проектной документации.

Для того чтобы заверить подобную информацию, потребуются:

  • подпись в электронном формате;
  • финальная редакция документа, которую запрещено корректировать после визирования;
  • действующий квалифицированный сертификат;
  • ПО, позволяющее визировать (плагин для pdf, онлайн-сервис, КриптоАРМ).

После подбора и внедрения программного обеспечения в контекстном меню появляется активный пункт «Мастер подписания». Следуя подсказкам в нем, можно выполнить визирование.

Как подписать электронной подписью документ pdf: пошаговый алгоритм

Какие документы подписываются эцп

Бумаги с электронной подписью могут применяться в любых правоотношениях, если на это не предусмотрен прямой запрет со стороны законодательства РФ.

Проставить ЭЦП на бумаги требуется в следующих случаях:

  1. Сдача отчетности в ПФР, ФНС, ФСС, Росстат. Дистанционная передача деклараций экономит время и позволяет автоматически проверить отчеты на ошибки.
  2. Организация ЭД. Может быть налажена внутри компании и между деловыми партнерами. В статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» отмечено, что в электронном виде с ЭП можно создавать любой первичный бухгалтерский бланк.
  3. Государственные услуги. Граждане имеют право визировать заявления через портал госуслуг, пользоваться персональным кабинетом на сайте ФНС, оформлять кредиты.
  4. Обращение в арбитражный суд. Согласно АПК РФ, завизированные электронные файлы заменяют бумажные.
Читайте также:  Проверка эцп на налог

Запрещено составлять и использовать в электронном виде бумаги строгой отчетности, требования к которым закреплены в законе.

Бланки с изображением герба РФ должны быть отпечатаны в типографии и подписаны лично. Применение ксерокопий и электронных форм не допускается. Кадровые решения, связанные с персональной информацией, также оформляют только на бумаге.

Картинки: визирование подписью графических файлов

Электронная печать может применяться на графических файлах. Для работы с ней подходят файловые разрешения BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка.
Подпись используется для защиты:

Крипто арм: помощник предпринимателя

«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.

«КриптоАРМ» работает с форматами:

Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.

После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».

Криптоарм

Универсальная программа разработана для шифрования и расшифровывания информации, проверки электронных ключей, работы с криптопровайдерами по алгоритмам, соответствующим требованиям ФСБ. Стартовая версия, где можно завизировать документы pdf, Word и Excel, предоставляется бесплатно.

В стандартной и базовой вариациях за дополнительную плату предусмотрены:

  • возможность генерации ЭП, проверки ее корректности;
  • шифрование и дешифровка файлов произвольных форматов;
  • поддержка модулей усовершенствованной подписи и другие опции.

Визирование с помощью программы осуществляется последовательно:

Лицензия

Чтобы приобрести лицензию, свяжитесь с менеджером.

Настройте outlook

  1. Откройте Outlook и выберите пункт меню «Файл/Параметры/Центр управления безопасностью».
  2. Нажмите «Параметры центра управления безопасностью».
  3. Перейдите на вкладку «Защита электронной почты» и нажмите «Параметры».
  4. В поле «Сертификат подписи» нажмите «Выбрать» и укажите ЭП, которая будет использоваться для подписи, шифрования и расшифровки сообщений.

    Выбрать можно только сертификат, в описании которого email совпадает с учетной записью Outlook.

  5. Вернитесь на вкладку «Защита электронной почты».

    Чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически, включите режимы «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям». Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма.

    Установите режим «Отправлять подписанные сообщения открытым текстом», чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.

Онлайн подпись документов эцп

Наша компания разработала сервис, позволяющий подписать любой документ электронной цифровой подписью. Для этого Вам надо перейти на страницу онлайн подписи ЭЦП, затем загрузить файл, который требуется подписать. У Вас должен уже быть установлен сертификат ЭЦП, выбрав который надо кликнуть кнопку «Подписать».

После этих действий будет создан отдельный файл — отсоединенная подпись с расширением .sig, который будет сохранен в папку загрузок браузера. 

Важно: для онлайн подписи необходимо чтобы в Вашем браузере был установлен плагин CryptoPro. Если ранее Вы уже использовали ЭЦП для подписи на данном компьютере, то этот плагин уже должен быть установлен и никакие дополнительные настройки не потребуются.

Отправьте подписанное сообщение

  1. Нажмите «Создать» или выберите пункт меню «Файл/Создать/Сообщение».
  2. Выберите получателя (поле «Кому») и введите тему сообщения. Если письмо будет содержать файлы, добавьте их в письмо — нажмите «Вложить файл».
  3. Когда сообщение будет готово к отправке, нажмите «Отправить».

Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с эцп

Причины возникновения ошибки:

В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.

Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдаётся ошибка, значит, на ПК не установлены программные пакеты от «КриптоПро». По законодательству только это ПО имеет официальное признание в Российской Федерации. Его функционал и средства защиты отвечают требованиям ФСБ.

«Астрал-М» выпускает электронную подпись для физических лиц, ИП и организаций. С ней можно работать на большинстве государственных порталов, подписывать отчётность и любые документы, в том числе в формате Word и PDF. Специалисты нашей техподдержки готовы оказать помощь в установке ЭЦП на компьютер и настройке рабочего места.

Читайте также:  Как подписать документ с помощью ЭЦП

Подписание с помощью цифрового удостоверения

Алгоритм визирования подразумевает последовательное выполнение следующих действий:

  • в выбранном файле pdf перейти в раздел «Инструменты» и найти подпункт «Сертификаты»;
  • открыть блок и выбрать «Поставить цифровую подпись»;
  • в появившемся окне выбрать сертификат пользователя;
  • создать удостоверение для подписи, которое следует хранить в магазине сертификатов Windows;
  • проверить правильность введенной информации;
  • вставить подпись, следуя подсказкам.

Подписать документ

Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:

  1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
  2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).
  3. Нажмите «Подписать».

Подписываем с помощью программного комплекса криптопро csp

Первоначально следует установить на персональный компьютер Acrobat Adobe Reader, модуль КриптоПро pdf, сертификат владельца ЭП и удостоверяющего центра.

Чтобы подписать pdf-файл в программе, следует сделать следующее:

  • открыть pdf-файл (допустимый размер – до 100 Мб);
  • перейти во вкладку «Инструменты» и выбрать ярлык «Сертификаты»;
  • нажать на опцию «Поставить цифровую подпись», выбрать область ее расположения;
  • выбрать цифровое удостоверение для подписи, нажать «Продолжить»;
  • выполнить предварительный просмотр и подписать;
  • просмотреть сообщение системы о выполнении операции.

Служба отслеживания и пересылки позволяет передавать подписанные данные и получать уведомления об их просмотре адресатом. Отправить файл можно из КриптоПро – в этом случае партнер получит ссылку. Ее можно открыть в любой программе, работающей с отсоединенными ЭП.

Получение документов pdf, подписанных другими пользователями с помощью adobe sign

«Облачный» сервис Adobe Sign заменяет процесс традиционного подписания бумаг на электронный. Инструмент «Отправить на подпись» позволяет быстро просматривать письма от партнеров, визировать их с помощью веб-браузера, мобильного устройства. Дополнительно идет отслеживание всех этапов, вплоть до информирования адресата по электронной почте о передаче файла с просьбой о его визировании.

После сбора подписей стороны получают готовый pdf-документ. При его случайной утере можно обратиться в «облачное» приложение Adobe Content Cloud, где он хранится.

Получите сертификат абонента для шифрования сообщений

Прежде чем отправить зашифрованное сообщение адресату, нужно сначала обменяться с ним сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.

Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.

  1. Откройте входящее письмо с ЭП.
  2. Установите курсор на адрес отправителя и, нажав правую кнопку мыши, выберите «Добавить в контакты Outlook». В блоке «Показать» выберите «Сертификаты». Убедитесь, что сертификат отправителя уже есть в вашей адресной книге.
  3. Нажмите «Сохранить и закрыть». Если абонент с таким адресом уже существует, программа предложит добавить новый контакт или обновить сведения. Выберите второй вариант — в контакт добавится новый сертификат, который будет использоваться по умолчанию.

Порядок действий при подписании файлов в формате pdf

Шаг 1

Открываем файл PDF .

Шаг 2

Установка расширений PDF.

Шаг 3

Сертификаты.

Шаг 4

Выбор действия с Сертификатами.

Шаг 5

Выбор места штампа.

Шаг 6

Выбор сертификата.

Шаг 7

Просмотр сертификата.

Проверить подпись

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Системные требования

  1. Microsoft Office 2007/2021/2021/2021/2021 или Microsoft 365 (подписание доступно только в версии рабочего стола, но не во всех подписках).
  2. КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС.
  3. КриптоПро Office Signature 2.0.

Специальные программы

Программное обеспечение КриптоАРМ и ViPNet CryptoFile позволяет быстро подписывать и отсылать файлы pdf. Сервисы отличаются по функциональности и установке, но при этом являются простыми и понятными в использовании.

Статьи по теме:

Для чего нужна ЭЦП?

Установка ЭЦП для госзакупок и принцип ее работы

Квалифицированная электронная подпись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector