Как подтверждается юридическая сила электронного документа? – База знаний 1С-КПД

Юридически значимый эд, и что можно перевести в электронный вид уже сейчас

Любой документ, участвующий в процессе внешнего делопроизводства, должен быть юридически значимым, то есть подтверждать факт проведения деловой деятельности. Юридически значимые электронные документы содержат ЭЦП — квалифицированную, усиленную или простую, но с дополнительным соглашением к основному документу.

Приведём список ЭД, которые принимаются ФСН и являются юридически значимыми.

Что касается судебных инстанций, то сейчас арбитражные и суды общей юрисдикции принимают во внимание электронные документы, но только те, которые официально закреплены в кодексах РФ и заполнены по форме, размещённой на официальном сайте суда. Это делает использование электронных документов и переход на ЭДО ещё более запутанным.

Что делать с бумажными кадровыми документами после перехода на кэдо

Для кадровых документов установлены особые, длительные сроки хранения. Кроме того, в личных делах, даже в отчетах по сотрудникам есть персональные данные, например, данные паспорта, адреса, фото.

О сроках хранения кадровых документов по новым правилам и санкциях за их нарушение мы уже писали в другой статье.

Например, приказы о приеме на работу или увольнении, находящиеся в личных делах, нужно хранить не менее 75 лет или 50 лет (в зависимости от даты окончания делопроизводства), а приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков или по командировке — 5 лет.

В компаниях с большой текучкой кадров (магазины, кафе, кол-центры, экспедиция и перевозки, клининг и т. д.) накапливается большой объем документов. И хранятся они, зачастую, против правил, установленных законодательством для архивного дела и персональных данных: в коробках и обычных шкафах в кабинете бухгалтера или кадровика, на холодном складе, где документы выцветают, мокнут и т. д.

Уничтожать старые документы, с истекшим сроком хранения, тоже надо вовремя. Во-первых, чтобы не занимали лишнее место, во-вторых, во время выездной проверки предприятия инспектора могут заинтересоваться «а что это там в той папочке». А там у вас неверно оформленные документы, пусть и старые. Это повод проверить и другие аналогичные документы организации, вдруг ошибка у вас постоянная.

Перед тем, как направить дела сотрудников на хранение, их нужно привести в порядок: рассортировать документы в них в хронологическом порядке, сделать описи, освободить документы от скрепок, скоб, файлов, правильно подшить.

Провести подготовку к хранению кадровых документов помогут специалисты «Делис Архив». Мы работаем в соответствии со стандартами архивного дела. Посмотрите, как выглядят документы до и после их обработки:

Что останется на бумаге

Речь идёт в первую очередь о документах, которые представляют государственную и историческую важность:

Существование таких документов связано с безопасностью и невозможностью на данный момент гарантировать полную независимость от каких-либо внешних факторов.

Блокчейн и эдо

С появлением технологии блокчейна некоторые эксперты в области ЭДО заговорили о возможном его использовании. Суть блокчейна заключается в прозрачности и безопасности любых транзакций. Теоретически это применимо и к документообороту. Но пока что это только рассуждения и не более. Какой блокчейн, если даже «классический» электронный документооборот не имеет под собой продуманной правовой базы?

Бумажные версии для работника

Далеко не все руководители и бухгалтеры с доверием относятся к оцифровке документов, что говорить о сотрудниках? Ясно, что среди них есть адепты бумаги, и они имеют полное право отказаться от КЭДО.

Если работник не согласится на «оцифровку» отношений с ним, придется контролировать и бумажный и электронный кадровый документооборот (ст. 22.2 ТК РФ). Спрашивать согласие на электронное взаимодействие с работодателем не надо лишь с января 2022 г. и лишь у тех сотрудников, у которых нет трудового стажа.

Конечно, если имеет место ЧП — пожар, иная катастрофа, то работодатель вправе рассылать сканы кадровых документов. Однако когда все придет в норму, в отсутствие КЭДО и (или) согласия сотрудника придется изготовить бумажные версии документов и переподписывать их.

И не следует забывать, что трудящиеся по-прежнему вправе требовать бумажные версии. Даже если сотрудник согласился на ведение КЭДО, но для каких-то целей потребовал бумажную копию, ее необходимо представить бесплатно, не позднее трех дней (см. 22.3 ТК РФ), хотя по общему правилу дублирование большинства электронных документов в бумажном виде необязательно.

Получить бумажную копию из электронного архива гораздо проще, чем из традиционного. Однако если на вашем предприятии скопился внушительный объем документации, которую надлежит хранить 50 и 75 лет, то поиск данных и подготовка нужной копии отнимут массу времени у кадровых работников. «Делис Архив» имеет соглашение с ПФР на исполнение социально-правовых запросов граждан и является оператором персональных данных на обработку документов третьих лиц, поэтому может взять на себя подготовку и представление по запросам работников или УПФР любые виды архивных справок.

Если сертификат эп истек раньше срока хранения документа

Остается выяснить, будет ли иметь юридическую силу документ в течение всего срока хранения (допустим, 5 лет), если действие сертификата ЭП, которой он подписан, истекает через 1 год.

Электронная подпись в любом случае окажется невалидна раньше, чем компания сможет утилизировать документы. Это ставит под вопрос легитимность документации в хранилище.

Закон об электронной подписи № 63-ФЗ говорит, что при проверке должен быть:

Операторы также предоставляют возможность автоматического переподписания документа (но эту информацию нужно уточнять у разработчика конкретного сервиса, с которым вы работаете). Система сама ежегодно переподписывает хранящиеся документы новым действительным сертификатом, таким образом, обеспечивается непрерывная легитимность.

Сервисы Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО дают возможность не только обмениваться электронными документами с контрагентами и государственными учреждениями, но и хранить их в надежном архиве. Любые файлы всегда под рукой, в защищенном доступе и удобном формате для работы и пересылки.

Как построить документооборот компании с удалёнными сотрудниками

Кадровый документооборот и его цифровизация в первую очередь касается компаний с удалёнными сотрудниками.

Что нужно знать, чтобы грамотно закрепить трудовые отношения в таких случаях:

В общем, для дистанционной работы сохраняются, по сути, те же правила, что и для традиционной офисной работы. Бумажные версии договоров должны всё так же храниться в отделе кадров компании.

Недалёкое будущее бумажных документов — какие из них станут электронными?

Вероятность того, что некоторые бумаги кадрового учёта в ближайшие годы перейдут на электронный вид, очень велика.

Ещё в апреле 2022 года правительство высказывалось о возможности перевода бумажных трудовых книжек в электронный вид. Это логично, учитывая ст. 312.2 ТК РФ, где говорится о дистанционной работе.Такой поворот дела представляется наиболее закономерным в правовом поле развития ЭДО. Пока что планируется перевод бумажных трудовых книжек на цифровые носители в 2020 году.

Что касается трудовых договоров, которые уже могут быть электронными, то в недалеком будущем стоит ожидать полного отказа от бумажных копий. Сейчас трудовой договор ещё существует в двух вариантах — бумажном и электронном (как дубликат бумажной версии).

Нет полной готовности системы работы с кэдо

Не забудем еще и о том, что единого формата электронных документов пока нет, Минтруд, Росархив и Роскомнадзор должны проработать этот вопрос аж до 1 марта 2023 г. Так что пока, по крайней мере, в отсутствии иных указаний, можно применять любые форматы электронных приказов или договоров.

На практике кадровики по-прежнему изготавливают печатные копии, отправляют на подпись, сканируют и сохраняют уже в виде цифровом.

Конечно, если на предприятии внедрена информационная система, то, за исключением вышеуказанных документов, можно создавать, хранить и подписывать все электронные документы. Если нет, то предлагается пользоваться сайтом «Работа в России», работа которого еще не до конца отлажена (сроки ее доработки тоже привязаны к 2023 г.)

В любом случае очевидно, что от бумажных версий кадровых документов на 100% избавиться не получится, а значит, по-прежнему придется решать вопрос об организации хранения приказов о приеме, назначении, увольнении, личных карточек, штатных расписаний, табелей учета (особенно «вредников»), должностных инструкций, книги учета приказов по кадрам, результатов аттестаций и т.п.

Бумажный архив — это траты на персонал и на площади. Добиться максимальной экономии и при полной сохранности документации поможет передача архивного хранения на аутсорс. Если же возникает необходимость в надежном уничтожении уже ненужной бумаги, то воспользуйтесь услугами «Делис Архив»: вывоз документов на уничтожение, абонентская схема работы, шредер во временное пользование. Вам не позволят утонуть в бумажном море.

О правовой стороне эдо

Для начала поговорим о правовых нюансах, которые могут вас ожидать при работе с электронным документооборотом.

В ГОСТе Р 6.30-2003 прописаны рекомендации по оформлению документов, составу реквизитов, расположению подписи и прочему. Хотя по закону ГОСТ не обязателен, а используется больше как образец, всё-таки на него стоит ориентироваться. Особенно тем компаниям, которые работают с госструктурами, участвуют в госзакупках и тендерах. Остальные организации вправе устанавливать свои локальные регламенты.

Разработанный в 2003 году ГОСТ явно не справлялся с быстро меняющимися технологиями и потребовал переработки. В результате появился новый ГОСТ 7.0.97-2022, который вступит в силу 1 июля 2022 года. Первоначально планировали ввести его ещё летом 2022, но отложили процедуру на год.

В новом ГОСТе усовершенствованы правила оформления документов не только на бумажных, но и на электронных носителях.

И всё бы хорошо, но стандартизация дело такое — всегда найдутся недостатки. На практике становится очевидно, что правовая база ЭДО проработана недостаточно глубоко.

Оцифровываем, но не все

Несмотря на победу КЭДО и на то, что теперь можно создавать, обмениваться с работниками и подписывать электронной подписью кадровые документы, не сразу получится избавиться от бумаги при оформлении пяти важных документов.

А именно:

• приказ на увольнение;
• форма Н-1 (акт о несчастном случае);
• журнал инструктажей по охране труда;
• форма СТД-Р;
• трудовая книжка.

Конечно, это не догма: сведения о трудовой деятельности трудящийся может потребовать выдать как на бумаге, так и в цифре (а может не потребовать, сэкономив работодателю пару листков).

И трудовая книжка на бумаге остается до тех пор, пока сотрудник не решится на электронную. А вот почему остальные документы остаются в архаично-бумажном виде — полагаем, и так понятно.

Приказ об увольнении — один из ключевых документов-доказательств для суда. Его безусловная оцифровка непременно затруднит судебные разбирательства по оспариванию увольнений.

Что до актов о несчастном случае и журналов инструктажей, то это ключевые документы в расследовании подобных инцидентов, от них слишком многое зависит.

Не секрет, что иногда акты оформляются задним числом, а в журналах инструктажей «появляются» записи, которых не было. Хотя цифровые документы хорошо защищены от подобных подделок, но все же бумажный вариант в определенном смысле удобнее, например, некоторые инструктажи нужно проходить сразу перед тем, как приступить к работе, а в электронную базу сотрудника надо еще внести, дать ему допуски, выпустить электронную подпись. Подпись в бумажном журнале получить в этом случае будет гораздо оперативнее.

Организовать оцифровку и хранение документов, бумажные версии которых по-прежнему необходимы, можно с помощью умного сканирования от «Делис Архив». Система гарантирует доступ к информации в любое время из любой точки мира, сохранность любых документов (даже если бумажный оригинал по каким-то причинам будет уничтожен — пожар, залив и т. п.), а также автоматическую проверку оформления, реквизитов, подписей и т. п.

Пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот

ЭДО в России только начинает свой путь, и потребуется немало времени, чтобы прийти к правовому регулированию электронного документооборота. К тому же, важные документы всё равно будут значимыми лишь на бумаге. И пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот.

Правила хранения электронных документов в организации и у ип | такском

Проблемы в стандартизации эдо на данный момент

Проблемы возникают тогда, когда законами не регламентирован обмен электронными документами между юридическими лицами и/или госорганами.

Сейчас в действующих Федеральных законах об информации и её защите, об электронной подписи — недостаточно ясно прописано, что же делать с электронными документами (ЭД) и можно ли их использовать в суде.

Некоторые положения в новом ГОСТе вызывают ряд вопросов, как и в принципе вся правовая база документооборота. Вот лишь несколько спорных положений:

По факту новые стандарты и законы всё так же применимы больше к бумажным документам, нежели к электронным. Вопрос стандартизации ЭД по-прежнему открыт.

Сейчас в России существует достаточно большой пробел в законодательной базе ЭДО. Главная проблема в том, что уполномоченные структуры не спешат делать различия между бумажным и электронным делопроизводством, хотя и понимают необходимость введения стандартов для электронного документооборота.

Электронный документ рассматривается больше как дубликат бумажного аналога. Это приводит к тому, что не все документы можно перевести в электронный вид, не потеряв их юридической значимости.

Сколько надо хранить

Бумажные варианты документов, в зависимости от их важности, могут храниться до 10 лет, свыше 10 и бессрочно.

Сроки для хранения кадровых документов прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ в 1 части ст. 17. Некоторые могут храниться бессрочно, если имеют историческую ценность.

Для ЭД сроки хранения установлены такие же, как и для их бумажных аналогов. Плюс важно сохранить не только сами документы, но и технические средства (программы, компьютеры, жёсткий диск и прочее), на которых они воспроизводятся.

Бумажные документы и их электронные аналоги имеют одинаковые сроки хранения.

Трудности для компаний с ЭДО возникают тогда, когда документы должны храниться довольно долго или совсем без срока. Со временем технические средства устаревают, их заменяют новыми. Старые файлы перестают отображаться на новых устройствах. Это приводит к проблеме адекватного воспроизведения ЭД через несколько десятков лет, которая пока не получила практического решения. Строятся лишь теории.

Что касается хранения бумажных вариантов — это столетиями проверенный способ. При определённой температуре и особых условиях бумага может храниться практически вечно. Поэтому важные документы гораздо выигрышнее выглядят на бумаге, чем на электронных носителях. Бумажные документы не зависят от технического обеспечения и точно могут быть воспроизведены спустя десятки лет.

Способы хранения электронных документов

Итак, перейдем к следующему важному вопросу: как организовать «хранилище» документов в рамках конкретного предприятия.

1. Локальный электронный архив.

Самый простой формат хранения документов, но одновременно с этим самый неудобный и небезопасный.

На практике такой формат хранения еще имеет право на существование, но все больше компаний отказываются от примитивных электронных архивов в пользу более современных.

2. Облачный архив.

В отличие от первого способа, документы хранятся не на жестком диске ПК (что весьма ненадежно для предприятия), а в «облаке» — архиве на удаленном сервере, с закрытым доступом.

Плюс в том, что администратор может ограничить доступ для различных категорий пользователей. Например, в локальной сети компании право просматривать и скачивать документы, включающие коммерческую тайну, финансовые ведомости, могут иметь только лица из определенного круга (топ-менеджмент, руководители подразделений, главный бухгалтер и т. п.).

Либо на какие-либо документы ставят защиту от редактирования и скачивания. Желающие вправе только ознакомиться с документом, но не могут его скопировать или отредактировать.

Из минусов: обязательный доступ в интернет.

3. Архив системы ЭДО.

Современный и наиболее удобный способ сохранения документов в электронном формате.

Многие компании и ИП уже сотрудничают с оператором ЭДО: с помощью систем электронного документооборота подается отчетность в госорганы, а также происходит обмен накладными, актами, договорами с контрагентами.

Все нужные документы остаются в цифровом хранилище оператора. Пользователи ЭДО могут получить доступ к архиву, который находится на сервере, из внешней сети. Так же, как и при работе с локальной сетью, допустимо ограничить право ознакомления для некоторых категорий сотрудников.

Система Астрал.ЭДО дает доступ в любое время к архивным документам: как формализованным (УПД, акты, накладные Торг-12 и др.), так и неформализованным (в формате .pdf, .png и .jpeg).

Почему хранение в системе ЭДО это удобно:

Требования к хранению электронных документов

Конкретных требований к процедуре хранения электронных документов законодательством не установлено. Есть закон «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, но он вступил в силу почти 20 лет назад. За это время современные технологии ушли далеко вперед, и возможности составления, хранения, оборота, удостоверения документов в электронном виде сильно изменились.

В 2022 году Минкультуры выпустило приказ № 526, в котором даны рекомендации (принципы) содержания, архивирования, хранения цифровой документации. В основном, участники ЭДО опираются на этот нормативный акт, за неимением других более близких по смыслу законов.

Рекомендуем, брать нижеследующие правила за основу и адаптировать их под специфику своего предприятия.

Уцелевшие «бумажки»

Трудно представить, что даже в далеком будущем важные для деловой и государственной деятельности документы будут существовать исключительно в электронном виде. Тут встаёт вопрос о безопасности и сохранности данных. Хотя технологии защиты информации постоянно совершенствуются, на них со временем всегда находится противодействие.

Напрашивается очевидный вывод — часть документов останется на бумаге, часть всё-таки переведут в электронный формат, о чём мы говорили выше. Так какие документы должны быть представлены исключительно на бумаге?

Хранение бухгалтерских документов по новому фсбу 27/2021

С начала 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (см. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).

В новом стандарте, в частности, прописаны дополнительные требования к хранению первичной документации и регистрам бухгалтерского учета.

Согласно ФСБУ 27/2021:

Эдо с контрагентами: практические рекомендации по применению электронных документов в 2022 году