Как получить закрывающие документы от РТС-тендер

Когда необходимо

При этом заботиться о том, как выгрузить контракт на РТС-тендер, ни заказчику, ни поставщику необязательно: заказчик публикует закупки в ЕИС, откуда они автоматически подгружаются на площадку, а поставщик подписывает соглашения электронной подписью прямо на площадке.

Если говорить о том, каким документом подводятся итоги конкурса в электронной форме на РТС-тендер: это протоколом подведения итогов, который формирует заказчик тендера.

Всю необходимую информацию о закупке и все необходимые операции поставщик вправе производить на площадке, что очень удобно. При этом услуги площадки не бесплатны: оказывая услуги по организации торгов, она со своих пользователей берет следующие платежи:

• оплату участия в закупках отдельных видов юридических лиц;
• комиссии на имущественные торги;
• отчисления продавцов РТС-маркета.

Пользователями РТС-тендера являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, которым для правильного ведения бухгалтерского учета необходимы официальные бумаги по суммам, начисленным на площадку. Формальное отражение операций на РТС-тендер — это закрывающие документы, получение которых является важным для организаций, перечисляющих средства в пользу площадки.

По общему правилу РТС-тендер предоставляет закрывающие бумаги один раз в квартал, но если компании они требуются чаще или необходимы сведения за прошлые периоды, то их получение доступно с помощью функционала площадки. Так, клиент РТС-тендер вправе направить запрос закрывающих документов:

• акта сверки расчетов с площадкой в электронном или бумажном виде;
• универсального передаточного документа в электронном или отсканированном виде.

Важно понимать, что в цифровом виде сведения передаются через систему электронного документооборота — ЭДО.

Настройка системы ЭДО

Пошаговая инструкция, как начать электронный документооборот с РТС-тендер, следующая:

Шаг 1. Выбрать подходящую пользователю систему электронного документооборота — ЭДО. Федеральная налоговая служба ведет реестр таких федеральных систем. РТС-тендер готова сотрудничать с любым из них и каждому направить запрос. В настоящий момент сотрудничество реализовано с пятью ЭДО: «Контур Диадок», «FT-Крипто», «ТЕНЗОР», «ИНФОТЕКС ТРАСТ» и «taxnet». Актуальный перечень партнерских ЭДО расположен на сайте площадки, внизу страницы:

Шаг 2. Чтобы подать заявку на подключение к системе, для этого необходимо под названием выбранного сервиса нажать кнопку «Подключить». Ниже выпадет форма заявки, состоящая из четыре полей: название или ИНН компании, телефон, электронная почта и имя контактного лица. Заполнив все графы, следует нажать кнопку «Отправить»:

Шаг 3. Получить счет за обслуживание и оплатить его.

Шаг 4. Настроить автоматизированное рабочее место. Этот процесс отличается у разных ЭДО, иногда требуется установка специального программного обеспечения на компьютер пользователя. Конкретный порядок, который применяется на выбранной ЭДО, разъяснит ее техническая поддержка.

Шаг 5. Авторизоваться в системе с помощью электронной подписи и приступить к работе.

Стоимость

РТС-тендер не берет дополнительной платы за предоставление закрывающих бумаг, но платными являются услуги ЭДО. Это указано в абз. 2 п. 3 постановления Правительства РФ № 564 от 10.05.2018.

Ценник отличается у разных операторов:

• стоимость «Контур Диадок» зависит от количества исходящих от пользователя документов и колеблется от 1900 до 18 600 рублей в год;
• «FT-Крипто» — 4990 рублей в год;
• «ТЕНЗОР» — от 3000 до 7500 рублей в год;
• «ИНФОТЕКС ТРАСТ» — 7500 рублей в год;
• «taxnet» – от 0 до 50 000 рублей в зависимости от тарифного плана.

Часто операторы ЭДО предоставляют возможность бесплатно познакомиться с функционалом системы:

Как подать запрос на получение закрывающего документа

Ответ на вопрос, где на РТС-тендер закрывающие бухгалтерские документы: все их заказывают через личный кабинет пользователя.

В настоящее время площадка РТС-тендер расширила спектр допустимых запросов. Каждому пользователю доступны следующие опции:

• запросить универсальный передаточный документ в электронной форме через ЭДО;
• запросить УПД в бумажном виде и получить его по почте;
• запросить акт сверки в электронной форме через ЭДО;
• запросить акт сверки в отсканированном виде.

Важно помнить, что все сведения предоставляются по истечении отчетного месяца не ранее десятого числа следующего месяца. Например, получить закрывающий документ за январь 2022-го пользователь вправе не ранее 10 февраля 2022 года. Документы за более ранние периоды он вправе запросить в любой момент.

Электронный УПД в ЭДО

Чтобы запросить электронный УПД, необходимо:

Шаг 1. Зайти в личный кабинет на РТС-тендер и во вкладке «Счета и транзакции» выбрать «Закрывающие документы».

Шаг 2. Нажать «Запросить документ».

Шаг 3. В выпадающем меню выбрать «Универсальный передаточный документ», а рядом — период, за который необходима информация.

Шаг 4. Выбрать способ получения документа «Электронный документооборот» и нажать «Запросить».

Срок обработки запроса — два рабочих дня.

УПД по почте

Если пользователю РТС-тендер недостаточно электронного УПД, то он вправе заказать бумажный вариант, который ему пришлют Почтой России.

Порядок заказа такого вида документа аналогичен тому, который предусмотрен для электронного УПД, кроме того что при выборе способа получения необходимо выбрать вариант «Почта России»:

После этого пользователю предложат указать адрес получения.

Запрос обработают и направят документ в течение 15 рабочих дней. В этот срок не включен период пересылки УПД почтой: он зависит от работы почты, и РТС-тендер его не регулирует.

Акт сверки по ЭДО

Чтобы получить акт сверки с РТС-тендер, необходимо пройти тот же путь заказа документа, который принят для электронного УПД, кроме того что в выпадающем окне выбора вида документа необходимо выбрать «Акт сверки».

Срок обработки запроса и направления документа пользователю такой же — два рабочих дня.

Скан акта сверки

Если пользователю требуется отсканированный акт сверки, то ему необходимо, пройдя тот же порядок направления запроса, выбрать способ получения «Скан-копия»:

Срок обработки запроса такой же — два рабочих дня.

Иные функции

Пользователям площадки также важно иметь в виду, где на РТС найти квитанцию на оплату за победу или для оплаты иных услуг, — в личном кабинете, в разделе «Счета и транзакции», необходимо кликнуть на номер виртуального счета, а затем нажать «Создать бланк пополнения счета». Система предложит пользователю ввести сумму, на которую он планирует пополнить счет, после чего необходимо нажать «Подать заявление». Система сформирует платежное получение.

Много полезных функций на площадке есть и для заказчиков. Например, им следует иметь в виду, как добавить комиссию в РТС-тендере, — эта функция доступна в разделе «Информация об организации» в подразделе «Реестр комиссий».

Документы не обязательно печатать на бумаге и отправлять по почте. В нашей статье расскажем, как работает электронный документооборот (ЭДО) в закупках и в чем его преимущества.

Зачем нужен электронный документооборот

Обмен документами — неотъемлемая часть работы поставщика. Он получает счета-оферты от электронных торговых площадок (ЭТП) и отправляет заказчику акты о приемке товара.

Подготовка бумажных документов требует много времени и средств, ведь нужно:

• составить документ вручную,
• распечатать его,
• отдать на подпись и поставить печать,

Решить эти проблемы помогает электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами в специальной системе.

Поставщики, которые участвуют в электронных торгах частично знакомы с ЭДО. Например, они отправляют электронную заявку на участие и подписывают ее квалифицированной электронной подписью (КЭП). И ценовые предложения подают не в конверте, а через интернет.

С помощью ЭДО поставщики могут:

• принимать закрывающие документы от операторов электронных торговых площадок (ЭТП),
• формировать и отправлять заказчику документы о приемке.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Зачем переходить на ЭДО

• Удобство хранения. Электронные документы не нужно дублировать на бумаге и хранить в архиве — оператор ЭДО хранит их на своих серверах. В любой момент их можно найти и посмотреть. При этом компания экономит средства на печать и покупку канцелярии.
• Cкорость. Оператор ЭДО доставляет электронные документы моментально: они не потеряются в пути или среди кипы бумаг на рабочем столе.
• Юридическая значимость. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы с подписью и печатью. При этом через ЭДО можно отправлять и обычные документы, например рисунки или чертежи.

Электронный документооборот с оператором ЭТП

Электронные торговые площадки отправляют поставщикам закрывающие бухгалтерские документы:

• акты,
• счета-фактуры,
• универсальные передаточные документы (УПД).

Эти документы можно получать в электронном виде — такая возможность есть на всех федеральных и многих коммерческих площадках. В большинстве случаев поставщик самостоятельно решает, использовать ли ЭДО, но некоторые площадки, например Росэлторг, отказались от бумажных документов.

Чтобы подключить ЭДО с электронной площадкой, нужно выбрать оператора — специальную компанию, которая обеспечивает обмен документами. Список таких компаний можно на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).

Часть площадок, например Zakaz RF и РТС-Тендер, предлагают поставщику самостоятельно выбрать оператора ЭДО. Другие площадки, например Сбербанк-АСТ, работают только со своим оператором. Информацию о том, с кем сотрудничает выбранная площадка, можно найти на ее сайте.

Получайте документы от ЭТП в электронном виде через Контур.Диадок. В тариф входит безлимитный обмен документами в течение года с двадцать одной площадкой, в том числе со Сбербанк-АСТ.

Отправьте заявку выбранному оператору, и его технические специалисты настроят работу ЭДО с одной или нескольким электронными площадками.

Электронный документооборот в ЕИС

С 1 января 2020 года в ЕИС заработало электронное актирование при приемке товаров, работ и услуг (ТРУ). До 1 апреля 2021 поставщики и заказчики могут самостоятельно выбирать, в каком виде обмениваться документами о приемке: бумажном или электронном. При этом они могут использовать электронную приемку, только если оба согласны на это. Например, если поставщику удобнее передать документы об отгрузке через ЕИС, но заказчик не готов к переходу на новую систему, они должны провести бумажную приемку.

В это время переходного периода работают не все функции электронной приемки. Некоторые документы по-прежнему придется готовить в бумажном виде, а затем прикладывать в ЕИС их сканы, например:

• заключение экспертизы,
• документ о частичной приемке,
• мотивированный отказ от приемки,
• спецификацию или декларацию на товар,
• документ, который подтверждает страну происхождения.

Также электронная приемка пока недоступна для товаров, которые нужны для выполнения работ по контракту.

С 1 апреля 2021 электронное актирование станет обязательным.

Зачем переходить на электронную приемку до конца 2020

Несмотря на то, что во время переходного периода ЭДО при приемке работает только частично, лучше начать переход на него уже сейчас. Это позволит привыкнуть к новой системе и узнать принцип ее работы до того, как она станет обязательной.

Преимущества ЭДО в ЕИС

Прозрачная история документов

Участники закупки в любой момент могут увидеть, на каком этапе находится выбранный документ. А если статус документа изменится, они получат об этом уведомление.

Меньше ошибок при формировании документа

Большую часть сведений в электронном передаточном документе заполняет система. Она не перепутает буквы в имени и не пропустит цифру в ИНН или номере банковского счета. А после того, как поставщик заполнит каждый раздел, она проверит, не пропустил ли он обязательное поле и нет ли в них ошибок.

Что ждет электронную приемку в ЕИС в будущем

Полный переход на ЭДО при приемке

С 1 января 2021 года все поставщики и заказчики обязаны будут перейти на электронную приемку.

Интеграция ЕИС со внешней учетной системой

Правительство планирует объединить бухучет поставщиков и заказчиков с ЕИС. Например, весь учет товаров компании смогут проводить автоматически на основе документов из ЕИС. Также, система автоматически заблокирует деньги на счете заказчика после того, как он подпишет документ о приемке.

Электронное актирование в закупках по 223-ФЗ

Пока электронную приемку могут провести только заказчики по 44-ФЗ. В будущем правительство даст такую возможность и заказчикам по 223-ФЗ. Однако они смогут использовать ЭДО при приемке только по желанию.

От регистрации в ЕИС до заключения контракта

Как перейти на электронное актирование в ЕИС

Открыть доступ к электронному актированию можно только на этапе исполнения контракта. Сделать это должен заказчик. Для этого он находит нужный контракт в реестре и выбирает в контекстном меню пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме».

После того, как заказчик откроет доступ, поставщик может сформировать документ об исполнении контракта.

Медленно, но верно электронный документооборот приходит в закупки. Начните переход на ЭДО заранее, чтобы изучить систему и научиться работать в ней до того, как она станет обязательной.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме.

• Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.
• Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

• Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.
• Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.
• Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

• принять ТРУ полностью,
• принять ТРУ частично,
• отказаться принять ТРУ.

При полной приемке товара:

• Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.
• В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.
• Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.
• Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

• Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.
• В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.
• Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.
• Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.
• Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.
• Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

• Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.
• В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

• счет-фактуру и передаточный документ,
• счет-фактуру,
• передаточный документ.

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа.

Раздел «Общая информация»

Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика.

В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

• название организации,
• ИНН и КПП,
• реквизиты свидетельства о регистрации.

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Раздел «Товары, работы и услуги»

Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Для лекарств действуют другие правила:

Раздел «Факт отгрузки»

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

• дату,
• имя и должность сотрудника, который передаст товар,
• данные транспортной накладной,
• данные документа об отгрузке.

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

• «Проект»,
• «На подписании»,
• «Ошибка доставки».

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Как создать документ-исправление

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

• вид документа,
• наименование и количество товара,
• стоимость товара с налогом,
• сумму акциза.

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

• заказчик принял ТРУ частично,
• изменилась стоимость ТРУ.

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

• увеличить или уменьшить количество ТРУ,
• добавить или удалить ТРУ,

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.