- Почему первое лицо организации не должно кому-либо передавать свою эп
- Почему налоговый представитель не должен использовать эп первых лиц организаций
- Как сотрудник организации должен применять эп
- Какая электронная подпись нужна
- Какие эп необходимо оформлять сотрудникам
- Какой электронной подписью заверять кадровые документы: разъяснения роструда
- Можно ли использовать простую подпись
- Чем опасна передача эп другим лицам?
Почему первое лицо организации не должно кому-либо передавать свою эп
Первые лица коммерческих организаций, нотариусы и индивидуальные предприниматели смогут получить электронную подпись в Федеральной налоговой службе с 1 января 2022 года. Ниже приведены списки налоговых инспекций, которые в настоящее время выдают электронные подписи.
Передача ЭП физическим лицам с другим паспортом противоречит десятой статье Закона № 63-ФЗ Однако растет число случаев, когда ЭП передается сотрудникам, даже внешним налоговым консультантам или бухгалтерам.
За такое поведение не предусмотрено наказание. Однако они наказуемы.
Почему налоговый представитель не должен использовать эп первых лиц организаций
Практика показала, что некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели могут нанять налоговых и бухгалтерских агентов, просто передав им USB-токен, содержащий электронный адрес первого лица. Используя ЭП различных первых лиц, налоговые представители с одного компьютера отправляют в государственные органы финансовую отчетность многочисленных организаций.
Какой риск вы воспринимаете? IP-адреса и MAC-адреса компьютерных сетей, с которых отправляются отчеты, находятся под постоянным наблюдением Федеральной налоговой службы. Налоговые органы могут сделать вывод, что один человек является владельцем различных предприятий и индивидуальных предпринимателей. И все они сдают отчеты от имени одного и того же компьютера.
Кроме того, использование ЭП является признаком несанкционированного дробления бизнеса (см. пункт 1 письма ФНС России от 10.03.2021 с номером “4-7/3060”), а также признаком мошенничества в отношении клиентов или партнеров (см., например, письмо Минфина России от 13.07.2020 с номером “НЭД-2/13650”).
Как сотрудник организации должен применять эп
Каждый руководитель или сотрудник отвечает только за свои действия и использует свою подпись в соответствии с законом.
Первые лица организаций физически закрепляют свою электронную подпись на документах с помощью сертификата Федеральной налоговой службы.
Сотрудники компаний заверяют электронные документы собственной ЭП, которая выдается в коммерческом удостоверяющем центре под руководством первого лица компании.
Только ЭП может быть использована налоговым представителем или бухгалтером на аутсорсинге для заверения отчетности. Для этого от имени первого лица организации создается доверенность в соответствии с регламентом государственного органа, в который подается отчетность.
При первом обращении за ЭП Федеральная налоговая служба может помочь снизить риски. При заказе этой услуги ваши сотрудники получат 15% скидку на ЭП.
Какая электронная подпись нужна
Давайте сначала кратко обсудим различные виды электронных подписей.
Легитимная электронная подпись необходима для гарантии действительности документов. Благодаря высокому уровню защиты она может использоваться в качестве замены собственноручной подписи.
Владельцы индивидуальных предприятий и руководители юридических лиц могут заверять свои подписи в центрах, признанных Федеральной налоговой службой.
Для внутреннего и внешнего документооборота чаще всего используется неквалифицированная электронная проверяемая подпись. С такой подписью нельзя отправлять отчеты или работать на государственных порталах.
Какие эп необходимо оформлять сотрудникам
К 2022 году сотрудники организаций должны будут получать ЭП в коммерческих удостоверяющих центрах. Для получения ЭП работнику необходим паспорт, СНИЛС и ИНН.
В частных удостоверяющих центрах сотрудники МВД смогут получить ЭП физического лица.
Получите ES для тех, кто работает в центре сертификации Taxcom.
Чтобы использовать ЭП в личных целях, не нужно оформлять никаких дополнительных документов. ЭП первого лица в организации-работодателе должна заверить электронную машиночитаемую доверенность, прежде чем вы сможете использовать ее в служебных целях.
Какой электронной подписью заверять кадровые документы: разъяснения роструда
В компании существует автоматизированный электронный кадровый документооборот. Как сотрудник может подписывать документы основной электронной подписью? От ответа на этот вопрос зависит, какой кадровый документ необходимо заверить. Описание можно найти на сайте “Онлайнинспекция”.
Создание, электронная подпись и хранение документов, производных от кадровых документов, составляют электронный документооборот кадровых документов. Как указано в статье “Кадровые документы переводятся в электронный вид: читайте последние изменения”, нет необходимости дублировать их в электронном виде.
Следующие системы могут поддерживать ЭДО персонала:
- На единой цифровой платформе “Работа в России”.
- В собственной IT-системе работодателя.
Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет
Входящие бесплатно
Электронные подписи (ЭП), которые должны использоваться для заверения конкретных кадровых документов, перечислены в ТК РФ. Согласно этому стандарту, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности (ученичества), договора на обучение работник может опираться только на локальные нормативные акты работодателя и организации. Однако в связи со сложностью работы в период пандемии коронавируса COVID-19 работодатель не вправе требовать от работника предоставления отпуска без уважительных причин, согласия на перевод или заявления об увольнении с указанием основания увольнения.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись;
- Не усиленная квалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- Не усиленная квалифицированная электронная подпись, выданная инфраструктурой электронного правительства.
Работник имеет право использовать простую ЭП при подписании других электронных документов, созданных в информационной системе работодателя. Она применяется, если это оговорено сторонами в трудовом договоре.
Можно ли использовать простую подпись
Согласно Федеральному бюро по трудовым отношениям, в отдельных случаях могут использоваться только простые подписи.
- Планирование отпусков и выходных дней;
- Командировки (согласие, приказ о направлении и т.д.);
- Дополнительная работа в выходные и праздничные дни;
- Согласие на обработку персональных данных;
- Выплаты (зарплаты, материальная помощь) и т.д.
Документы могут быть подписаны только сотрудниками компании с использованием простой подписи.
Важно помнить, что стороны трудового договора должны договориться об установлении таких правил.
Чем опасна передача эп другим лицам?
1. Владелец ЭП несет ответственность, даже если электронный документ фактически заверен кем-то другим, кроме владельца.
При содействии ЭП руководителя сотрудники компании делали ложные заявления, которые привели к неполной уплате налогов или нарушению налоговых вычетов. В результате такого поведения могут возникнуть судебные иски и ответственность.
2. ЭП первого сотрудника компании может быть использована недобросовестным сотрудником для совершения мошенничества.
3. Налоговые органы, скорее всего, могут аннулировать электронную подпись (абзац 1 пункта 1 статьи 14 Закона № 63-ФЗ). Можно признать недействительными электронные документы, имеющие скомпрометированную электронную подпись.
