Необходимо ли использование усиленной квалифицированной цифровой подписи для обмена информацией в электронном виде с дистанционным работником в рамках исполнения им трудовых функций (отправки отчетов по проделанной работе, результатов работ и т. п.)?

Необходимо ли использование усиленной квалифицированной цифровой подписи для обмена информацией в электронном виде с дистанционным работником в рамках исполнения им трудовых функций (отправки отчетов по проделанной работе, результатов работ и т. п.)?

Ответ: При обмене информацией в электронном виде с дистанционным работником в рамках исполнения им трудовых функций (отправки отчетов по проделанной работе, результатов работ и тому подобного) не требуется использование усиленной квалифицированной цифровой подписи, если иное не предусмотрено трудовым договором. Если в электронных документах предусмотрена личная подпись работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ, обмен такими документами требует использования квалифицированной цифровой подписи. В трудовом договоре возможно согласовать использование усиленной квалифицированной цифровой подписи в случаях, не предусмотренных ТК РФ.

Обоснование: Возможность оформления трудовых взаимоотношений с дистанционными работниками появилась у работодателей с 19.04.2021 с момента вступления в действие новой гл. 49.1 ТК РФ.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Особенности организации и охраны труда дистанционных работников описаны в ст. 312.3 ТК РФ: порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

Положениями гл. 49.1 ТК РФ не дано ограничение по местонахождению рабочего места, на котором работник должен выполнять свою трудовую функцию дистанционным методом. Таким образом, работодатель вправе закрепить в качестве постоянного рабочего места для выполнения дистанционной работы домашний адрес работника.

Читайте также:  Как отправить заявление на получение электронной подписи? | Общие вопросы | Часто задаваемые вопросы | 1С-ЭТП

При заключении трудового договора с дистанционным работником следует четко регламентировать порядок обмена информацией в электронном виде, который требует и не требует использования усиленной квалифицированной подписи (далее — УКП), а также согласовать электронный адрес работника для отправки и идентификации сообщений в рамках выполнения им дистанционной работы. Также необходимо будет предусмотреть порядок контроля работодателя за выполнением работником удаленной работы.

В обязательном порядке УКП требуется при обмене с работодателем электронными документами, подтверждающими прием такого дистанционного работника на работу, иные действия, связанные с его трудовыми отношениями с работодателем. При выполнении работником его трудовых обязанностей использование УКП будет необходимо в тех случаях, когда требуется личная подпись работника на каких-либо документах.

Условия и порядок использования УКП при трудовых взаимоотношениях определены ст. 312.1 ТК РФ.

В случае если гл. 49.1 ТК РФ предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

В случаях если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (с использованием УКП, что следует из ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

В случаях если в соответствии с ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа (также с использованием УКП).

При возникновении страхового случая по обязательному социальному страхованию электронный документооборот между работником и работодателем невозможен. Для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, по почте заказным письмом с уведомлением.

Читайте также:  Как распечатать сертификат с минимальными временными потерями?

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Электронный документ, подписанный УКП, законодательство приравнивает к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)). Исключение составляют случаи, когда закон требует наличия документа только в бумажном виде (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

УКП обязательно должна иметь сертификат аккредитованного удостоверяющего центра (далее — УЦ), который гарантирует ее подлинность (п. 1 ст. 11, ст. ст. 13, 17 Закона N 63-ФЗ). Перечень аккредитованных УЦ размещен на официальном сайте Минкомсвязи России по адресу minsvyaz. ru, в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров» (Информационное письмо ФСФР России от 06.06.2021 N 13-ДП-10/21117 «О подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью»).

Квалифицированные сертификаты выдаются в форме, установленной Приказом ФСБ России от 27.12.2021 N 795 (ч. 4 ст. 17 Закона N 63-ФЗ). Информация о каждом сертификате, выданном УЦ, вносится в Единый реестр, ведение которого возложено на Минкомсвязи России.

Для оформления УКП нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (ст. 15 Закона N 63-ФЗ) и представить комплект необходимых документов. Их перечень приведен в ч. 2 ст. 18 Закона N 63-ФЗ.

Перед получением сертификата работник (индивидуальный предприниматель, гражданин) должен под расписку ознакомиться с информацией, включенной в сертификат (ч. 3 ст. 18 Закона N 63-ФЗ).

Ю. М.Фуфаева

Группа компаний «КСК групп»

21.10.2021

——————————————————————

Новые возможности эцп для удаленных сотрудников | компетенции

3 февраля компания BLS провела вебинар по вопросам электронной цифровой подписи – одной из самых острых тем года. В рамках мероприятия более 80 участников и эксперты рассматривали «Новые возможности ЭЦП для удаленных сотрудников».

Опыт показывает, что 40% кадровых документов не имеют подписей сотрудников, на удаленке эта доля еще больше. Но главное – из-за этого при конфликтах работодатели проигрывают 70% трудовых споров. ЭЦП успешно закрывает риски, а для удаленной работы цифровая подпись – единственный реальный инструмент общения с сотрудниками. А еще это и серьезная экономия. По оценке, при штате 300 человек вы экономите от 150 тыс. рублей в месяц. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.

С точки зрения работодателя ЭП дает 5 важных преимуществ: не нужна бумага и место для ее хранения, документы согласовываются оперативно, вы не тратите деньги на командировки, чтобы получить подписи, правки в ЛНА вносятся, когда нужно вам. Наконец, вы докажете, что сотрудника ознакомили с документов.

Читайте также:  ЭЦП: получить электронно-цифровую подпись в Черкесске, оформление ЭЦП для торгов, настройка ЭЦП для юрлиц и ИП - ГК Портал

Оформить ее можно с помощью различных инструментов, например, 1С, Adobe и другие программы. Но проще и удобнее – на базе электронной почты, ведь она есть у всех. По сути, надо лишь легализовать взаимодействие таким образом и прописать это в ЛНА, трудовых договорах и должностных инструкциях.

Самый эффективный способ подтверждать ознакомление и подпись – использовать электронную цифровую подпись. Ее законодательным основанием является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2021 №63-ФЗ. Базируясь на этом законе, можно выделить главные ее принципы: компания может выбрать любой вид ЭЦП, использовать для нее любую систему, а проверяющие органы обязаны принять эту подпись. Соответственно, нельзя признавать подпись, которая не имеет юридической силы.

Существует 3 вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Наиболее надежная – усиленная квалифицированная, но она и самая дорогая. Надо детально оценить затраты и выгоды ее внедрения. Вместе с тем для большинства процессов достаточно простой ЭП – чтобы подписывать кадровые документы: допсоглашения, отчеты, заявления об отпусках и т.д. При этом оформить и выдать ее может и сам работодатель, тогда как для усиленных ЭЦП нужен Удостоверяющий центр.

Да, для подписания трудового договора и его расторжения мы обычно используем «живую» подпись. Но уже сейчас усиленной ЭЦП можно подписывать трудовые и ученические договора и допсоглашения, а все текущие кадровые процедуры (приказы, заявления, отчеты и т.д.) – простой электронной подписью. И эти возможности кардинально оптимизируют ваши трудозатраты. По опыту ее внедрения HR-службы экономят до 60% времени на оформление и подписание документов.

Главные изменения и тренды для HR в 2021. Дистанционный труд и электронная подпись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector