Вопрос: Является ли обязательным условием при дистанционной работе (гл. 49.1 ТК РФ) использование усиленной квалифицированной электронной подписи работника и работодателя, либо это условие распространяется только при обмене электронными документами, на которых должны стоять подписи сторон (например, трудовой договор, внутренние распорядительные документы)? Возможен ли обмен только бумажными документами с «живыми» подписями сторон, если дистанционный работник имеет возможность приезжать в организацию? Есть ли какие-либо ограничения в применении дистанционной формы работы для такой категории работников как менеджеры по продажам? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», декабрь 2015 г.) | ГАРАНТ

Кадровый эдо с дистанционными работниками

Кадровый ЭДО с сотрудниками, работающими дистанционно, позволяет сэкономить на печати, почтовой пересылке и хранении документов. В ЭДО оригиналом считается электронный документ, а распечатанный вариант со штампом об электронной подписи — копией.

Как организовать внутренний эдо

  1. Утвердите «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует формы электронных кадровых документов и порядок использования в них ЭП.
  2. Подпишите с каждым сотрудником соглашение об ЭДО на бумаге.
  3. Выпустите сотрудникам ЭП для физических лиц, а руководителям — ЭП для организации или ИП.

Необходимо ли использование усиленной квалифицированной цифровой подписи для обмена информацией в электронном виде с дистанционным работником в рамках исполнения им трудовых функций (отправки отчетов по проделанной работе, результатов работ и т. п.)?

Ответ: При обмене информацией в электронном виде с дистанционным работником в рамках исполнения им трудовых функций (отправки отчетов по проделанной работе, результатов работ и тому подобного) не требуется использование усиленной квалифицированной цифровой подписи, если иное не предусмотрено трудовым договором. Если в электронных документах предусмотрена личная подпись работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ, обмен такими документами требует использования квалифицированной цифровой подписи. В трудовом договоре возможно согласовать использование усиленной квалифицированной цифровой подписи в случаях, не предусмотренных ТК РФ.

Обоснование: Возможность оформления трудовых взаимоотношений с дистанционными работниками появилась у работодателей с 19.04.2021 с момента вступления в действие новой гл. 49.1 ТК РФ.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Читайте также:  Создание эцп в криптопро csp

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Особенности организации и охраны труда дистанционных работников описаны в ст. 312.3 ТК РФ: порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

Положениями гл. 49.1 ТК РФ не дано ограничение по местонахождению рабочего места, на котором работник должен выполнять свою трудовую функцию дистанционным методом. Таким образом, работодатель вправе закрепить в качестве постоянного рабочего места для выполнения дистанционной работы домашний адрес работника.

При заключении трудового договора с дистанционным работником следует четко регламентировать порядок обмена информацией в электронном виде, который требует и не требует использования усиленной квалифицированной подписи (далее — УКП), а также согласовать электронный адрес работника для отправки и идентификации сообщений в рамках выполнения им дистанционной работы. Также необходимо будет предусмотреть порядок контроля работодателя за выполнением работником удаленной работы.

В обязательном порядке УКП требуется при обмене с работодателем электронными документами, подтверждающими прием такого дистанционного работника на работу, иные действия, связанные с его трудовыми отношениями с работодателем. При выполнении работником его трудовых обязанностей использование УКП будет необходимо в тех случаях, когда требуется личная подпись работника на каких-либо документах.

Читайте также:  Пошаговая инструкция: Как установить ключ в КриптоПро

Условия и порядок использования УКП при трудовых взаимоотношениях определены ст. 312.1 ТК РФ.

В случае если гл. 49.1 ТК РФ предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

В случаях если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (с использованием УКП, что следует из ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

В случаях если в соответствии с ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа (также с использованием УКП).

При возникновении страхового случая по обязательному социальному страхованию электронный документооборот между работником и работодателем невозможен. Для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, по почте заказным письмом с уведомлением.

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Читайте также:  ЭЦП для Портала государственного и муниципального финансового аудита

Электронный документ, подписанный УКП, законодательство приравнивает к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)). Исключение составляют случаи, когда закон требует наличия документа только в бумажном виде (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

УКП обязательно должна иметь сертификат аккредитованного удостоверяющего центра (далее — УЦ), который гарантирует ее подлинность (п. 1 ст. 11, ст. ст. 13, 17 Закона N 63-ФЗ). Перечень аккредитованных УЦ размещен на официальном сайте Минкомсвязи России по адресу minsvyaz. ru, в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров» (Информационное письмо ФСФР России от 06.06.2021 N 13-ДП-10/21117 «О подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью»).

Квалифицированные сертификаты выдаются в форме, установленной Приказом ФСБ России от 27.12.2021 N 795 (ч. 4 ст. 17 Закона N 63-ФЗ). Информация о каждом сертификате, выданном УЦ, вносится в Единый реестр, ведение которого возложено на Минкомсвязи России.

Для оформления УКП нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (ст. 15 Закона N 63-ФЗ) и представить комплект необходимых документов. Их перечень приведен в ч. 2 ст. 18 Закона N 63-ФЗ.

Перед получением сертификата работник (индивидуальный предприниматель, гражданин) должен под расписку ознакомиться с информацией, включенной в сертификат (ч. 3 ст. 18 Закона N 63-ФЗ).

Ю. М.Фуфаева

Группа компаний «КСК групп»

21.10.2021

——————————————————————

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector