Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров. Synerdocs

Использование простой электронной подписи в документах

Цель написания статьи – популяризировать использование

Простой электронной подписи

(пЭП) в документах. Чем больше людей пользуется, тем более популярен механизм, тем меньше у всех страхов, подозрений и вопросов. Очень удобно, подписал счет и акты пЭП и передал по email в бухгалтерию контрагента.

Простая электронная подпись не требует получения ее в удостоверяющем центре, не требует специальных технических или программных средств, однако она при соблюдении определенных условий признается нашим законодательством равнозначной собственноручной подписи.

Более того, при наличии своего сервиса проверки, пЭП гарантирует достоверность подписи, в отличии от собственноручной подписи. Например третьему лицу, взявшему в руки документ, неизвестно, закорючка напротив ФИО это реальная подпись того человека или нет. А здесь зашел на указанный сервис, вбил номер подписи и ты точно знаешь, что именно данный документ подписал именно данный человек.

Как сделать такой сервис проверки, и как организовать свою пЭП и будет описано в данной статье.

PS: Данный способ не подходит для подписи счет-фактур. По счету-фактуре установлены жесткие требования — подпись либо живая, либо ЭП у оператора. А счет, акт и т.п. можно.

Комментарий юриста по данному поводу: «По счету-фактуре установлены жесткие требования — подпись либо живая, либо ЭП у оператора.
Была даже в свое время практика, можно ли подписывать сф факсимиле, вроде как примерно то же, что и живая подпись.
Суды сказали нельзя.
С ЭП будет то же самое. Слишком много бюджет теряет из-за сф

Сначала немного законодательной теории.

Наше законодательство однозначно определяет условия признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Это определяется ФЗ №63 от 06.04.2021 статья 9 “Использование простой электронной подписи”. Данный закон голосит:

1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:

1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Т.е. для законного использования пЭП нам необходимо:

  1. код подписи вписать в документ (что и так понятно)
  2. придумать правила определения подписавшего лица
  3. способ обеспечения конфиденциальности

Правила определения подписавшего лица и способ обеспечения конфиденциальности удобнее всего описывать в договоре. В теле договора должно быть описано что стороны признают пЭЦП равнозначной собственноручной подписи при соблюдении правил описанных в Приложении 1. В Приложении 1 соответственно должны быть описаны правила и порядок формирования пЭП.

Приведу пример как это сделано у меня в

договоре оферте

. Я не претендую на то, что это идеальный вариант, но думаю в качестве живого примера читателям будет интересно.

В разделе 1, Термины и определения вводится понятие пЭП.

1.6. «Простая электронная подпись» — подпись на электронной версии документов, передаваемых между Сторонами и определяемая правилами в Приложении 1 Данного договора, пунктами 4.2 и 4.3 данного Договора и статьей 9 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Далее раздел 4. Соглашение об использовании пЭП.

4. СОГЛАШЕНИЕ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ.

4.1. Стороны, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», дают согласие на использовании простой электронной подписи документах передаваемых между Сторонами, в том числе в закрывающих документах.

4.2. Правила и порядок формирования ключа простой электронной подписи и правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписью, определяются в Приложении 1 к данному Договору. Приложение 1 является неотъемлемой частью данного Договора.

4.3. Стороны обязуются соблюдать конфиденциальность ключа своей простой электронной подписи.

4.4. На основании п.4.2 и п.4.3. данного договора и положений п.2 статьи 9 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронные версии документов размещаемые в личном кабинете Лицензиата, либо предаваемые посредством электронной почты между Сторонами, признаются равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.

Далее раздел 6. Порядок взаиморасчетов. Тут сказано, что закрывающие документы могут удостоверяться пЭП.

6.7. Закрывающие документы между сторонами передаются в электронном виде посредством размещения в личном кабинете Лицензиата и (или) через электронную почту и удостоверяются Простой электронной подписью.

И наконец Приложение 1, где описываются правила и порядок формирования пЭП.

Правила и порядок формирования Простой электронной подписи.

1. Правила формирования подписи.

1.1. Ключ подписи – кодовое слово или любая последовательность символов от 6 до 64 знаков известная только владельцу.

Например: «Ключ Лицензиата»

1.2. Hash ключа подписи – ключ подписи обработанный hash функцией с длинной ключа от 64 до 256 бит.

Пример получения:

  1. hash(‘sha256′,’Ключ Лицензиата’) = cf7f0afbad1857c1da38477d79889cb378d33dee5430e9e7bf4cc04f0e3354f8
  2. hash(‘sha1′,’Ключ Лицензиата’) = 7e3ecf5ab5ad710573a028d1a383355293b75438
  3. md5(‘Ключ Лицензиата’) = 822f424c94ffbe1e9b0e53df6d851da4

1.3. Hash ключа подписи, для возможности автоматической проверки документов системой, пользователю необходимо внести в личном кабинете на сайте https://erp-platforma.com в разделе Настройки-ЭП.

1.4. В целях безопасности, 5-10 символы значения хеша ключа пользователя при выводе на экран заменяются звездочками (например: вместо 822f424c94ffbe1e9b0e53df6d851da4 на экран будет выведено 822f4*****ffbe1e9b0e53df6d851da4). Данная процедура исключает копирование ключа пользователя злоумышленником, даже в случае взлома логина-пароля аккаунта пользователя. Оригинал ключа должен храниться исключительно у пользователя.

1.5. Алгоритм получения простой электронной подписи документа:

«Простая электронная подпись» = hash_sha1(«Тип документа» «Номер документа» «Дата документа» «Ключ Лицензиата»)

PS: ключ лицензиата в данной системе является “солью”.

Например:

b554f464d3cf1b128b07e96b960b7bb4a19a3c95 = hash(‘sha1′,’1′.’№03452′.’09.11.2021’.’822f424c94ffbe1e9b0e53df6d851da4′)

Типы документов:

1 – Счет
2 – Акт
3 – Договор
4 – Приложение к договору

1.6. Для улучшения читабельности Электронная подпись может представляться в виде по 5 символов разделенных дефисами. Данная процедура необязательна. Дефисы при вводе подписи программой автоматически удалятся.

b554f464d3cf1b128b07e96b960b7bb4a19a3c95 = b554f-464d3-cf1b1-28b07-e96b9-60b7b-b4a19-a3c95

2. Правила проверки подписи

2.1. Удостоверение подлинности Простой электронной подписи Лицензиара.

Лицензиар на своем официальном сайте erp-platforma.com предоставляет возможность проверки подписи любого документа по адресу erp-platforma.com/ecp. Для проверки необходимо ввести Простую электронную подпись из документа в поле «Простая электронная подпись», ввести код капчи и нажать на кнопку «Проверить подпись документа». В ответ программа выдаст реквизиты документа, либо напишет «Документ не найден, подпись не подтверждена».

Данную процедуру проверки подлинности Простой электронной подписи Лицензиата может проводить как Лицензиат, так и третьи лица, которым Лицензиат передал документы.

2.2. Удостоверение подлинности Простой электронной подписи Лицензиата.
Удостоверить подпись Лицензиата Лицензиар может 4 способами:

1) В личном кабинете Лицензиата должен быть внесен Hash ключа подписи пользователя, подписавшего документ. В этом случае при получении документов по электронной почте у Лицензиара появляется возможность автоматической проверки подлинности подписи зная тип документа, номер документа, дату подписи и hash ключа подписи пользователя.

2) В случае если Лицензиат производит подпись документ в личном кабинете, и внесен hash ключа подписи пользователя, то необходимо внести сформированную Простую электронную подпись для данного Акта в соответствующую графу документ и нажать на кнопку «ЭП». Программа автоматически произведет проверку подписи и поставит ее в документ.

3) В случае если Лицензиат не вносит hash ключа подписи пользователя в личном кабинете, но хочет передавать подписанные Простой электронной подписью документы через электронную почту, Лицензиат должен доставить Лицензиару hash ключа подписи пользователя, подписывающего документы на любом носителе, в том числе на бумажном

4) В случае если Лицензиат не желает сообщать лицензиару hash ключа подписи пользователя, он вправе сделать на своих технических средствах сервис проверки подписи аналогичный erp-platforma.com/ecp и вместе с документами присылать ссылку на данный сервис, чтобы у Лицензиара была возможность проверки подлинности Простой электронной подписи документа.

Читайте также:  Как получить электронную подпись | TEHPOS—Blog


Код сервиса проверки

//Сначала отбрасываем всех кто неправильно ввел капчу
if ($_POST['capcha']==$_SESSION['captcha'])
{
	//Потом отбрасываем если неверный формат ЭП, на остольное даже не будем таратить ресурсы.
	if ((strlen($_POST['ep'])==47)or(strlen($_POST['ep'])==40))
	{
	
		//Если есть девисы то удаляем опять проверяем 
		$ep=str_replace('-','',$_POST['ep']);
		
		if (strlen($ep)==40)
		{
			//Здесь дожен быть запрос в БД и проверка ЭП, вывод результата проверки
		}
		else
			echo '<br><font color=red>Неверный формат ЭП.'.strlen($ep).'</font>';
	
	}
	else
		echo '<br><font color=red>Неверный формат ЭП. Должно быть 40 либо 47 символов.</font>';
}
else
{
	if (isset($_POST['capcha']))
		echo '<br><font color=red>Текст на рисунке не совпадает с введенным.</font>';
}

PS: не забываем про исключение SQL-иньекций при постановке в запрос ЭП!

Живой пример как можно организовать работу пользователей с ЭП и работу сервиса проверки, можно почитать здесь:

Надеюсь статья будет полезна, и я хоть немного популяризирую механизм пЭП и наша жизнь станет проще.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают поданные заявки. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭЦП.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

  1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
  2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
  3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
  4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

А так называемые «договоры-оферты» на сайтах?

Это тоже способ заключения договора в электронном виде. Для действительности таких соглашений юристы уже выработали ряд рекомендаций.

  • Пользователю должна быть обеспечена возможность предварительного ознакомления с условиями такого договора до того момента, как договор будет считаться заключенным
  • При этом желательно, чтобы кнопка «Согласен» находилась в конце текста соглашения и могла быть активирована только при условии скроллинга всего текста с начала и до конца
  • Усилить выражение согласия лица с условиями соглашения добавлением фразы «С условиями Соглашения ознакомился и согласен»
  • Пользователь должен иметь возможность отказаться от принятия условий Соглашения и, соответственно, от совершения сделки. Сделать кнопку «Отказаться» или «Отказаться от заключения Соглашения и использования Сервиса»
  • Принятие условий соглашения должно быть с технической точки зрения необходимым условием доступа к Сервису. Без выражения пользователем согласия с условиями Соглашения невозможны дальнейшая регистрация и использование Сервиса
  • Крайне важно обеспечить возможность распечатать и/или сохранить текст Соглашения на диск пользователя либо отправить на электронную почту пользователя. Данные соглашения не действуют на территории России, но мы рекомендуем их учитывать, поскольку (1) Сервис действует в сети Интернет и (2) российское законодательство и правоприменительная практика в целом развивается с некоторым запозданием аналогично практике Европейского союза и США
  • Включать ссылки на Соглашение и его основные условия в электронные письма, отсылаемые пользователю при регистрации, а также в иные сообщения от Сервиса. При внесении изменений в условия Соглашения делать рассылку всем пользователям.
  • Когда за пользование Сервисом будет взиматься плата, кнопка «Согласен» должна быть переделана в «Согласен с обязательством оплаты»

(с) Кирилл Митягин

— кроме электронных счетов-фактур, какими еще документами можно
обмениваться в электронном виде?

Любыми электронными
документами, подписанными электронной подписью. В их число, кроме указанных
счетов-фактур, входят любые отчеты, заявления, договоры, акты, товарные накладные и другие. Обмен
и хранение в электронном виде первичных учетных документов осуществляется на
основании ст. 9 ФЗ
N 402 «О бухгалтерском учете».

Но стоит оговориться: в электронном виде документ может быть
легитимным, только если в законодательстве не указано обратное, или это не
противоречит логике использования документа. К примеру, в НПА прописаны
конкретные требования для документов строгой отчетности и их бланков, которые
могут быть только в бумажном виде.

Не допускается использование ксерокопий
бланков документов, в которых в качестве реквизита используется Государственный
герб РФ или герб субъекта РФ (согласно п. 5.7
ГОСТа Р 6.30-2003), что фактически запрещает хранить и обмениваться в
электронном виде некоторыми свидетельствами, актами гражданского состояния и
т.п.

Также существует ряд документов, перевод которых в
электронный вид возможен, но пока не практикуется в силу ряда причин. Например,
кадровые документы. Во-первых, некоторые такие документы имеют долговременные,
а иногда и постоянные сроки хранения, а практика электронных архивов пока слабо
регламентирована в законах.

Вариант 2. установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

  • В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Получить электронную подпись

Вариант 1: плагины для office и adobe pdf

Если нужно подписать документ в формате Word или Excel — трудовой договор, иск в арбитраж, заявление в учебное учреждение, можно использовать модуль «КриптоПро Office Signature». После установки документы подписываются следующим образом:

  • Выбираем пункт «Сервис», переходим в «Параметры». На вкладке «Безопасность» нажимаем «Цифровые подписи».
  • Выбираем установленный на компьютере сертификат электронной подписи.
  • Создаём электронную подпись: нажимаем «Подписать», вводим выданный ключ-пароль.
  • Сохраняем документ.

Подробная инструкция — по ссылке.

Однако в разных версиях Office результат проверки может быть некорректным.

Для PDF-файлов используется бесплатный модуль «КриптоПро PDF» для Adobe Reader:

  • Установите модуль.
  • Откройте документ.
  • Выберите пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание».
  • Выберите нужную подпись и место в документе.

Подробная инструкция — по ссылке.

Сравнение программ для создания электронной подписи

 

Плагины КриптоПро

Отдельная программа КриптоАРМ

Веб-сервис Контур.Крипто

Стоимость

Платные

Бесплатна только базовая версия Старт

Все функции доступны бесплатно

Форматы документов

Word и Excel, PDF

Все

Все

Соподпись/ пакетная подпись

Есть

Есть

Есть

Максимальный вес файла

Без ограничений

Без ограничений

до 100 Мб

Создание усовершенство

ванной подпись

Есть

Только в платных версиях

Есть

Присоединенная/ отсоединенная

Есть

Присоединенная/ отсоединенная

Только отсоединенная

Функции проверки, шифрования и расшифрования

Есть

Только в платных версиях

Есть

Получить электронную подпись

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2021. Он установил, что подписи бывают трех видов:

  1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
  2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
  3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Читайте также:  Купить электронную подпись для торгов — заказать ЭЦП для торговых площадок в Москве

— есть ли возможность купить один сертификат электронной подписи и
использовать его на всех?

Мы периодически встречаемся с практикой, когда бухгалтер
или секретарь подписывает с помощью электронной подписи документы за директора.
Фактически, это нарушает безопасность и целостность электронной подписи –
передавать или доверять свой закрытый ключ другому лицу категорически нельзя.
Если этот факт будет обнаружен, то Удостоверяющий Центр обязан отозвать
сертификат.

Дело в том, что сертификат электронной подписи выдается исключительно
на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица
на основании Устава или доверенности. На основании ст. 14 Федерального
закона N  63 «Об электронной подписи» подпись должна содержать
информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую
документ. И в данном случае им будет являться владелец сертификата ключа.

Разумеется, есть ситуации, когда вы получаете документ,
подписанный не конкретной персоной, а, например, государственным ведомством.
Это происходит только в том случае, если подписание происходит автоматически в
рамках сложных процессов по обработке обращений граждан.

Заключенный с помощью интернета договор (например, по электронной почте) это самостоятельная электронная форма договора?

Нет, это один из видов письменной формы договора в соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, а не самостоятельная форма договора.

Пример формулировки

Стороны договорились об использовании для подписания настоящего договора электронной подписи. Договор заключается в письменной форме путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Стороны признают юридическую силу за электронными документами — письмами, направленными сторонами друг другу с адресов электронной почты, указанных в настоящем Договоре. Доступ к электронной почте Сторон защищен паролями и Стороны обязуются сохранять их конфиденциальность.

В реквизитах договора указываем адреса электронной почты и сторону договора, которая использует этот адрес в качестве электронной подписи. Судебная практика и специалисты считают более достоверными корпоративные адреса с указанием фирменных наименований контрагентов.

— правда, что при работе с сервисом обмена, фнс будет просматривать
все наши документы, которыми мы обмениваемся с контрагентами?

Нет, это не так. Операторы электронного документооборота
никому не открывают данные обмена и не представляют документы в государственные
органы, если нет решения суда или другого постановления (ордера). Единственное,
о чем оператор уведомляет ФНС, так это о факте подключения организации к
электронному документообороту электронными счетами-фактурами (согласно приказу
Минфина РФ от 25.04.2021 N 50н).

***

Конечно, это не все вопросы на данный момент, но мы
уверены, что со временем таких вопросов станет меньше: практический опыт,
конкретные прецеденты создадут больше понимания в этой области. Сложно
переходить на что-то новое, когда эта история только-только начинается.

Оригинал статьи на портале Аудит

Vipnet csp и cryptofile

Чтобы пользоваться сервисами, нужно оформить заявку, ссылки на скачивание и серийные ключи придут на почту, это бесплатно.

После запуска и регистрации CryptoFile нужно добавить личный сертификат для работы с ЭП и сертификаты получателей. Для добавления собственного сертификата в «Настройках» нужно нажать кнопку «Задать» и выбрать файл, полученный в аккредитационном центре.

После этой процедуры можно подписывать файлы. Процедура аналогична «КриптоАРМ»: можно подписывать через окно программы, можно из контекстного меню. Подробная инструкция от VipNet.

Adobe photoshop

  • Откройте PDF-файл (документ Word можно сохранить в PDF-формате).
  • Перетащите изображение с подписью на рабочую область и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Обычная подпись (как электронная, так и физическая) служит только для упрощённой валидации данных и основана на доверии обеих сторон: в суде можно назвать скан и подпись подделкой, оспорив договор.

Поэтому к подписи добавляют другие способы защиты от подделки: отправлять письма можно только с указанной почты с сохранением времени и даты отправки, а в некоторых случаях компании могут попросить отправить физическую копию по указанному адресу.

Усиленная квалифицированная (кэп)

Полноценная электронная подпись с юридической силой. Имеет дополнительный сертификат ФСБ, ПО для работы с КЭП сертифицировано КЭП, выдаётся в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах.

Позволяет сдавать в электронном виде отчётность в контролирующие органы, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или внешними контрагентами, участвовать в качестве поставщика и заказчика в торгах, работать в государственных ИС: Росреестр, Росаккредитация, ГИС ГМП, ФТС, ГИС ЖКХ, Главкоэкспертиза и других.

Ряд документов налогового и бухгалтерского учёта может быть подписан только квалифицированной электронной подписью, например, годовая бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, заявления о постановке на налоговый учёт, возврате (зачёте) сумм излишне уплаченных налогов, сборов и страховых взносов и так далее.

При каких условиях действует электронная подпись?

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий:

— либо (1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

— либо (2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Усиленная неквалифицированная (нэп)

Персональная ЭЦП с закрытым ключом, который хранится на носителе. Выдаётся в удостоверяющих центрах. Позволяет подписывать документы любой организации, с которой ведётся электронный документооборот, а также участвовать в госзакупках.

Чтобы заверенные НЭП документы считались равноценными физическим, сторонам нужно заключить соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании её юридической силы. Но, к примеру, налоговая в любом виде не признаёт документ с НЭП равнозначным бумажному.

Список аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Госуслуг.

— могу ли я использовать электронные документы в качестве
доказательств в суде?

Да, конечно. Правда, это пока не является повсеместной
практикой. Тем не менее, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального
кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием
информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной
подписью, допускаются в качестве письменных доказательств.

Также на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда РФ, предварительно
заполнив форму, вы можете отправить документы в арбитражные суды в электронном
виде без электронной подписи.

Что такое электронная подпись?

Это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связывается с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (это формула Закона об электронной подписи – ст. 2).

Что можно резюмировать из вышесказанного? Правильно! То, что законы у нас пишут без заботы о пользователе. Давайте попробуем упростить для понимания.


Электронная подпись — это информация к электронному документу, позволяющая определить, кто его подписал.

Как подписывать документы эп

Для этого понадобятся:

  • Окончательная версия документа для подписи. После создания ЭП вносить в него изменения нельзя.
  • Сертификат ЭП, который выдаётся в аккредитационных центрах.
  • Приложения для создания ЭП и работы с ней.

В России можно использовать криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ. Наиболее распространены на рынке «КриптоПРО CSP» и ViPNet CSP, которыми рекомендуется пользоваться для максимальной совместимости различных ЭП.

Читайте также:  Все об электронной цифровой подписи

Вариант 3. воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Обмен сканами

Задача: присланный документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью.

Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные. К примеру, так можно расписаться на документах курьерской службы для прохождения посылки на таможне.

Решение: вместо сканирования документа можно подставить заранее созданную подпись-картинку. Для этого достаточно аккуратно и крупно расписаться на белом листе бумаги, отсканировать подпись в высоком разрешении и сохранить в формате JPG или PNG.

Подпись вставляется в Microsoft Office, Adobe PDF Reader или Photoshop.

Adobe sign

Это компонент облачного сервиса Adobe Document Cloud для электронных подписей. Он позволяет отправлять, отслеживать и быстро подписывать документы через браузер и мобильные устройства.

Функциональность схожа с PDF Reader: можно поставить рукописную подпись на экране смартфона, выбрать готовое изображение, сфотографировать подпись с другого документа или использовать специальный рукописный шрифт. Adobe Sign интегрируется в другие офисные приложения, например, Microsoft Word и PowerPoint.

Какие есть виды подписи и электронной подписи?

Подпись может быть не только собственноручной, поставленной рукой на бумаге. Подписью может быть любой аналог собственноручной подписи, включая электронную подпись.

Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Мы их оставим, нас интересует та, что попроще.

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров. Synerdocs

Перечень документов для юридических лиц

  • заявление на выдачу ЭП;
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • выписка из ЕГРЮЛ, сроком не более полугода с момента её получения (оригинал или нотариально заверенная копия);
  • паспорт гражданина РФ — будущего владельца ЭП (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца ЭП.

Как подписать электронной подписью документ pdf (adobe acrobat pdf)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

3. Далее появляется окно выбора цифрового удостоверения для подписи, выбираем нужное и жмем «Продолжить»:

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Можно ли заключить договор в skype, whatsapp, viber, telegram и т.д.?

Это пока скорее юридическая экзотика, но если соблюдены все вышеописанные условия, то да. Проблема может возникнуть с доказательствами, так как некоторые мессенджеры не хранят переписку пользователей на своих серверах. Это значит, что доказательства будут сохраняться только на устройствах каждой из сторон.

Adobe pdf reader

  • Откройте документ PDF или форму, которую необходимо подписать.
  • Выберите «Инструменты» — «Заполнить и подписать».
  • Выберите нужный вариант. PDF Reader может не только вставить готовую подпись-изображение, но и нарисовать её мышью или на сенсорном экране, а также напечатать.
  • Нажмите кнопку «Применить», затем щёлкните в том месте документа PDF, где требуется добавить подпись или инициалы.
  • Сохраните готовый документ в PNG.

— что такое скзи и для чего оно необходимо? придется ли приобретать
какие-то лицензии?

Без средства криптографической защиты информации (СКЗИ)
сегодня нельзя осуществлять юридически
значимый документооборот. Это специальная программа, которая обеспечивает
шифрование данных, она необходима для создания и проверки электронной подписи.

Действительно, перед тем, как приступать к обмену
документами в электронном виде, необходимо приобрести лицензию СКЗИ.

Обмен электронными документами

Любой документ, обладающий юридической силой, нужно подписывать сертифицированной электронной подписью. У неё есть два криптоключа: закрытый, которым подписывается документ, хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности. Правда, владелец может потерять свой ключ, но это считается его проблемой.

Может ли e-mail быть простой электронной подписью?

Да, может. Нужно предусмотреть в Соглашении об использовании электронных подписей, заключаемом между участниками электронного взаимодействия, что все электронные письма, исходящие с указанных в Соглашении электронных адресов сторон, считаются подписанными простой электронной подписью – электронным адресом (e-mail).

— почему стоимость отправки формализованного документа выходит дороже
неформализованного?

Все дело в том, что процесс обработки формализованного
документа (например, счета-фактуры) на порядок сложнее, чем неформализованного.
К тому же законодатель выдвигает определенные требования, регламенты работ и
утвержденные форматы. Все это повышает расходы ресурсов операторов
документооборота, следовательно, повышает и цену.

Перечень документов для физических лиц (ип)

  • заявление на выдачу ЭП;
  • паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).

Что потребуется для подписания электронного документа?

Получить электронную подпись

Заменяет ли простая электронная подпись печать?

К сожалению, нет. Если печать требуется в соответствии с законом или обычаем делового оборота, то печать и собственноручную подпись может заменить только усиленная электронная подпись.

Что такое простая электронная подпись?

Простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Microsoft office

  • Откройте нужный документ.
  • На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Рисунки».
  • Выберите отсканированную подпись и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Чем отличается договор, подписанный электронной подписью, от обычного?


Ничем. Вы готовите договор как обычно. Только в сам договор вы должны включить условия об использовании электронной подписи или заключить отдельное Соглашение (см. дальше).

Отличается ли юридическая сила документа, подписанного электронной подписью, от обычного документа на бумаге?

Нет, юридическая сила одинаковая. Электронная подпись – это один из аналогов собственноручной подписи и, при должном оформлении, разницы в юридической силе документов нет.

Что такое ключ электронной подписи?

Это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. В переводе на русский – это пароль к почте или аккаунту интернет-сервиса.

Можно ли электронно подписать договор с иностранным лицом?


Да, можно. Электронные подписи, созданные в соответствии с иностранным правом и международными стандартами, признаются в России (ст. 7 Закона об электронной подписи).

Нужно ли подписывать документ «живой подписью» и отправлять скан с подписью и печатью?

Это не обязательно, но для собственной уверенности и особенно уверенности вашего бухгалтера можно распечатать документ и обменяться подписанными сканами.

Вариант 2: установить отдельную программу для создания подписи

Для подписывания файлов любых форматов нужно устанавливать отдельные программы. К примеру, «КриптоАРМ» или связку VipNet CryptoFile вместе с VipNet CSP. Обе программы предлагают схожую функциональность.

Как получить подпись

Для получения ЭП нужно обратиться в любой удостоверяющий центр.

Если установлен плагин криптопро office signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

Можно ли отказаться от использования печати? вроде медведев отменил печать?


Да, можно.

Юридическая сила электронного документа, подписанного электронной подписью

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector