- Что такое электронная подпись?
- Что такое простая электронная подпись?
- Что такое ключ электронной подписи?
- Что придает электронному документу юридическую силу?
- Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру —
- «электронный» договор
- «эцп»: на службе руководителя
- А так называемые «договоры-оферты» на сайтах?
- Варианты проверок подлинности эцп
- Для подписания каких документов нельзя использовать простую электронную подпись?
- Заменяет ли простая электронная подпись печать?
- Как определить автора документа
- Как оформить электронное письмо с договором
- Как подписать документ электронной подписью?
- Какие есть виды подписи и электронной подписи?
- Может ли e-mail быть простой электронной подписью?
- Можно ли заключить договор в skype, whatsapp, viber, telegram и т.д.?
- Можно ли отказаться от использования печати? вроде медведев отменил печать?
- Можно ли электронно подписать договор с иностранным лицом?
- Мошенничество с эцп
- Нужно ли подписывать документ «живой подписью» и отправлять скан с подписью и печатью?
- Полезные советы:
- Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте
- Совет
- Счет на оплату по электронной почте
- Формализованные документы
- Формы сделки: устная и письменная
- Чем отличается договор, подписанный электронной подписью, от обычного?
- Юридическая сила электронного документа, подписанного электронной подписью
Что такое электронная подпись?
Это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связывается с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (это формула Закона об электронной подписи – ст. 2).
Что можно резюмировать из вышесказанного? Правильно! То, что законы у нас пишут без заботы о пользователе. Давайте попробуем упростить для понимания.
Электронная подпись — это информация к электронному документу, позволяющая определить, кто его подписал.
Что такое простая электронная подпись?
Простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Что такое ключ электронной подписи?
Это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. В переводе на русский – это пароль к почте или аккаунту интернет-сервиса.
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру —
Интернет-сервис обмена электронными документами Synerdocs
На вопросы портала ecpexpert.ru об ЭЦП отвечает эксперт Synerdocs Кассис Карина.
1. Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера)?
Ответ на этот вопрос можно найти в Федеральном законе от 06.04.2021 г. N 63 «Об электронной подписи» – в статье 14. Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть – владельца сертификата ключа. Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.
Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы. Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение).
В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.
2. Какими бухгалтерскими документами можно сейчас обмениваться в электронном виде?
И вновь обращаемся к законодательству, а именно к Федеральному закону от 06.12.2021 г. N 402 «О бухгалтерском учете». В статье 9 указано, что создавать в электронном виде с использованием электронной подписи можно любой (!) первичный бухгалтерский документ. Соответственно, при наличии электронной подписи и инструментов передачи/получения можно обмениваться любыми бухгалтерскими документами. Инструменты для обмена определяют уже сами контрагенты – лучше всего прибегнуть к услугам операторов электронного документооборота.
Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления. Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер.
3. Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения?
Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.
Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги. Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно. Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым. Во-вторых, кадровые документы напрямую связаны с персональными данными, что влечет за собой особый порядок обеспечения защиты информации и вытекающие из этого предъявляемые законодательством РФ требования.
В связи с этими и некоторыми другими причинами работу с кадровыми документами ведут с применением бумаги.
Что касается первичных учетных документов, то на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете» их разрешено составлять в электронном виде с применением электронной подписи.
Таким образом, законодательством РФ четко оговорены области правоотношений, в которых запрещено/разрешено применять документы в электронном виде.
4. Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?
Согласно Федеральному закону от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной электронной подписи заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется. Использование любого другого типа электронной подписи (простая или усиленная неквалифицированная) предполагает закрепление выбора подписи, а так же описания всех правил обмена в соглашении между контрагентами на бумаге.
Операторы электронного документооборота, используя в работе квалифицированную электронную подпись либо другой тип подписи, при заключении договора с организацией, подключающейся к их услугам, все же прописывают, какой вид подписи используется, а также уделяют большое внимание правилам обмена. При работе с оператором вам достаточно заключить всего один договор с самой организацией, предоставляющей услуги межкорпоративного электронного обмена.
5. Если все документы по сделке (договоры, счета-фактуры и др.) существуют только в электронном виде, в каком виде их можно представить по требованию налогового органа?
Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или сами электронные документы. Рассмотрим оба случая.
Если технические средства налоговой инспекции не позволяют принимать документы в электронном виде, то вам следует распечатать их из информационной системы с отметкой о том, что документ был подписан электронной подписью ( Письмо Минфина России от 07.07.2021 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2021 № 03−03−06/1/521), заверить данные копии уполномоченным лицом и печатью организации и представить бумажный вариант.
В случае, если возможность представления документов в электронном виде имеется, на основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, представлять электронные документы в налоговые органы разрешено в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, а также сканы бумажных документов, подписанные электронной подписью.
Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности.
ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов и не ограничивает виды документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.
Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через СОС приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать электронной подписью и направить в адрес налогового органа.
Напоминаем, если истребуемый документ составлен не по установленным ФНС РФ форматам, то представление документа производится аналогично случаю представления на бумажном носителе.
6. Что нужно представить в суд, чтобы подтвердить достоверность электронного документа? Есть ли уже судебная практика, связанная с использованием электронных документов, подписанных ЭП?
Напоминаем, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств.
Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств юридически значимые электронные документы, достаточно будет сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).
Сегодня Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС РФ) работает через онлайн-сервисы «Электронное правосудие». С помощью системы «Мой арбитр» документы можно подавать в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте ВАС РФ. Также можно отправить сканы документов, в этом случае от вас потребуется только регистрация в подсистеме «Электронный страж». Правила подачи документов в арбитражные суды в электронном виде описаны в Справке системы «Мой арбитр».
Что касается судебной практики, показательным примером является Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2021 по делу N А43-5226/2021. ФАС Волго-Вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.
7. Обязательно ли обмениваться электронными документами через оператора электронного документооборота? Можно ли подписывать документы с помощью программы, установленной на компьютере пользователя и отправлять контрагенту напрямую? Существуют ли такие программы?
Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычную электронную почту), которые приступают к внешнему электронному взаимодействию. При самостоятельной организации межкорпоративного электронного документооборота придется столкнуться с рядом трудностей. Для подписания документов электронной подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придется заключить отдельное соглашение о начале электронного взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена. После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, возникнет вопрос хранения электронных документов. И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена, также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.
К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2021 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.
Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Решать вам, какой способ для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами.
8. Где фирме взять ЭП? Можно ли создать ЭП самостоятельно или нужно покупать в специализированной организации? Какая должна быть ЭП, чтобы подписанный ей документ имел такой же статус, как созданный на бумаге?
Во-первых, важно знать, существуют различные типы электронной подписи, которые закреплены в законодательных актах, регулирующих отношения, связанные с использованием электронной подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и Федеральный закон от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ФЗ №63 различают два вида: простая и усиленная.
Все подписи отличаются друг от друга характерными для них признаками, которые четко отражены в указанных Федеральных законах.
На основании п. 1 ст. 4 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.
Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан электронной цифровой подписью. Поскольку с 01.07.2021 г. прекращает свое действие ФЗ N 1 «Об электронной цифровой подписи», то электронная цифровая подпись будет приравнена к усиленной квалифицированной. Также статья 6 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» утверждает, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если нормы законодательства не требуют составления документа исключительно на бумаге.
Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.
Для решения задач межкорпоративного электронного документооборота можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре ( Перечень аккредитованных УЦ).
Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.
Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА вы всегда можете самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.
9. Сколько стоит сертификат электронной подписи для обмена юридически значимыми документами?
Стоимость сертификата ключа проверки электронной подписи зависит от нескольких факторов:
- Тип сертификата (квалифицированный или неквалифицированный). Квалифицированные сертификаты выдают только аккредитованные удостоверяющие центры;
- Предназначение сертификата (для сдачи отчетности в государственные органы, для участия в электронных торгах и другое);
- Политика ценообразования конкретного удостоверяющего центра.
В результате цена может очень серьезно варьироваться. В среднем, стоимость выпуска квалифицированного сертификата электронной подписи для применения в системах доверенных операторов электронного документооборота составит 1000 руб. Напомним, что сертификат действует один год.
10. Можно ли использовать для подписания всех документов одну ЭП: для передачи документов в налоговую, для обмена документами с контрагентами, для участия в электронных торгах? Или нужны разные ЭП?
Усиленная квалифицированная электронная подпись решает достаточно широкий спектр задач. С ее помощью вы сможете сдавать отчетность в налоговые органы, обмениваться электронными документами с контрагентами и другое. Для участия в электронных торгах потребуется электронная цифровая подпись. Напоминаем, Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», регулирующий вопросы, связанные с применением электронной цифровой подписи прекращает свое действие с 1 июля 2021 г. В связи с чем должен осуществиться окончательный переход к исполнению требований Федерального закона от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться, так как, во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять, во-вторых, чтобы быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.
На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром. Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе.
11. Есть ли ограничения на срок действия ЭП? Как быть, если документы, подписанные ЭП нужно хранить в течение многих лет?
Срок действия сертификата проверки ключа подписи, как правило, составляет один год, а срок хранения первичных бухгалтерских документов не меньше пяти лет. В момент проверки электронной подписи потребуются доказательства того, что при подписании документа сертификат был действителен. Решением данной проблемы служит использование специального формата подписи – усовершенствованная электронная подпись. Важно не путать с типом подписи (!).
Усовершенствованная электронная подпись позволяет обеспечить:
- Доказательное подтверждение момента создания электронной подписи.
- Доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент создания электронной подписи.
- Архивное хранение юридически значимых электронных документов.
В момент подписания документа электронной подписью будет проставляться штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата обосновано доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.
12. Можно ли обмениваться документами, если у нас и у контрагента ЭП выдана разными удостоверяющими центрами?
Да, можно, и это никак не противоречит законодательству. Однако, стоит учесть, при использовании неквалифицированной электронной подписи в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2021 г. № 63 «Об электронной подписи» необходимо заключение соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающее случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, которое также должно предусматривать порядок проверки электронной подписи. При использовании оператора электронного документооборота вышеописанное ограничение автоматически снимается, так как Вы присоединяетесь к Регламенту обмена, который фактически обладает свойствами вышеозначенного соглашения.
13. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота появилось в Российской Федерации относительно недавно. Как сейчас существуют проблемы в нормативном регулировании электронного документооборота в России, каких нормативных актов не хватает для массового использования ЭП?
На самом деле все довольно позитивно. Есть необходимое законодательство в области применения электронной подписи и обмена электронными документами. Дополнительно готовятся поправки к Федеральному закону от 06.04.2021 г. N 63, они, в частности, описывают требования к использованию штампа времени в электронной подписи, вводят понятие о едином пространстве доверия.
Из проблем, не решен вопрос в области ведения электронных архивов. Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125 «Об архивном деле в РФ» уже устарел, в нем нет практически ничего про электронные документы. Оговариваются только сроки хранения, но ни технологий, ни рекомендаций по организации электронных архивов нет.
Пока государство не торопится решать проблемный вопрос, бизнес может делать это самостоятельно, занимая активную позицию по предложению вариантов работы в сложившейся ситуации, а также опираясь на международные стандарты и опыт коллег за рубежом.
«электронный» договор
Перейдем теперь к более детальному рассмотрению дистанционной формы заключения договора. Как гласит п. 2 ст. 160 ГК РФ, сделка может быть заключена с помощью электронной подписи. Понятно, что речь тут идет об использовании электронной подписи (простой или усиленной) в соответствии с Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Однако помимо электронной подписи п. 2 ст. 160 ГК РФ допускает применение и других аналогов собственноручной подписи, прямо их не называя. То есть перечень допустимых аналогов является открытым. На практике ими могут служить, например, коды дилера, различные шифры, ПИНы, или скан-копии «живой» подписи.
Но для того, чтобы произошло подобное приравнивание нужно выполнить одно важное условие: предусмотреть такую возможность соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Сразу оговоримся, что подобное соглашение требуется только в тех случаях, когда приравнивание прямо не предусмотрено законодательно. Так, п. 1 ст.
6 Закона № 63-ФЗ проводит такое приравнивание в отношении квалифицированной электронной подписи (КЭП). Следовательно, когда стороны используют КЭП, то заключенные ими договоры в электронной форме имеют равную юридическую силу с договорами на бумажных носителях непосредственно в силу закона.
Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет
Входящие бесплатно
Поэтому в данном случае сторонам договора не нужно делать оговорок или заключать отдельных соглашений на бумажных носителях, в которых имеется условие о том, что стороны признают одинаковую юридическую силу договоров в электронной форме и на бумажных носителях.
В остальных же случаях такая оговорка необходима. Причем лучше, если она будет сделана в обычном, бумажном документе, подписанном обеими сторонами. Это может быть как отдельное соглашение об использовании аналогов собственноручной подписи, так и специальный пункт или раздел в каком-либо из договоров, заключенных ранее. Хотя использовать электронное соглашение тоже не запрещено.
Возможность оформления договора путем обмена электронными документами признает и судебная практика. Например, ФАС Дальневосточного округа признал, что между сторонами действительно заключен договор в ситуации, когда он был подписан путем обмена сканкопиями по электронной почте.
При этом суд установил, что данные копии документов идентичны, а возможность электронного обмена была предусмотрена условиями предложения делать оферты, которое исходило от одной из сторон договора (постановление от 21.04.14 № Ф03-1251/2021 по делу № А37-1143/2021).
Арбитраж Северо-Кавказского округа признал заключенным договор, условия которого были изложены в электронных письмах, направленных друг другу контрагентами. Причем в этом случае между сторонами не было заключено специального соглашения, предусматривающего возможность подобного электронного обмена документами.
Но суд обратил внимание, что сторона, получившая по электронной почте акты транспортно-экспедиционных услуг, оказанных по заключенному в таком порядке договору, произвела оплату оказанных услуг в полном соответствии с полученными по электронной почте документами.
Эти действия суд признал подтверждением возможности обмена документами посредством электронной почты (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.08.12 по делу № А53-11601/2021). Аналогичный подход к соглашению, допускающему электронное подписание договора, находим и в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 12.04.11 по делу № А63-4698/2021).
«эцп»: на службе руководителя
Известно, что документ, подписанный квалифицированной ЭЦП, официально признается равнозначным тому, на котором стоит собственноручная подпись. Об этом гласит шестая статья «Закона об ЭЦП». Что представляет собой «квалифицированная ЭЦП»?
А так называемые «договоры-оферты» на сайтах?
Это тоже способ заключения договора в электронном виде. Для действительности таких соглашений юристы уже выработали ряд рекомендаций.
- Пользователю должна быть обеспечена возможность предварительного ознакомления с условиями такого договора до того момента, как договор будет считаться заключенным
- При этом желательно, чтобы кнопка «Согласен» находилась в конце текста соглашения и могла быть активирована только при условии скроллинга всего текста с начала и до конца
- Усилить выражение согласия лица с условиями соглашения добавлением фразы «С условиями Соглашения ознакомился и согласен»
- Пользователь должен иметь возможность отказаться от принятия условий Соглашения и, соответственно, от совершения сделки. Сделать кнопку «Отказаться» или «Отказаться от заключения Соглашения и использования Сервиса»
- Принятие условий соглашения должно быть с технической точки зрения необходимым условием доступа к Сервису. Без выражения пользователем согласия с условиями Соглашения невозможны дальнейшая регистрация и использование Сервиса
- Крайне важно обеспечить возможность распечатать и/или сохранить текст Соглашения на диск пользователя либо отправить на электронную почту пользователя. Данные соглашения не действуют на территории России, но мы рекомендуем их учитывать, поскольку (1) Сервис действует в сети Интернет и (2) российское законодательство и правоприменительная практика в целом развивается с некоторым запозданием аналогично практике Европейского союза и США
- Включать ссылки на Соглашение и его основные условия в электронные письма, отсылаемые пользователю при регистрации, а также в иные сообщения от Сервиса. При внесении изменений в условия Соглашения делать рассылку всем пользователям.
- Когда за пользование Сервисом будет взиматься плата, кнопка «Согласен» должна быть переделана в «Согласен с обязательством оплаты»
(с) Кирилл Митягин
Варианты проверок подлинности эцп
Определить уникальность электронной цифровой подписи позволяет связка открытого публичного ключа с закрытым, находящимся у владельца. Благодаря этому, усиленную ЭЦП можно проверить с помощью: специальных онлайн-сервисов, единого портала iecp («Госуслуги»), а также при обращении в инвестиционные компании.
К примеру, эксперты ФК «Содружество» помогут вам не только установить подлинность ЭЦП контрагента, но и проведут полный анализ его финансовой устойчивости, проанализируют его активы, судебные разбирательства, оценят уровень репутации. Кстати, удобство обращения именно в финансовые компании заключается еще и в том, что здесь вы можете не только проверить деятельность вашего контрагента, но и избавить себя от ненужного бремени – просроченной «дебиторки».
Вы можете продать ее, подписав соответствующий договор цессии. После чего, в течение 10-15 дней, получите на счет «живые» деньги. Кроме того, вместе с финансовыми компаниями можно и инвестировать в долги. Их эксперты предложат вам наиболее ликвидные долги с высоким дисконтом, благодаря чему, вы сможете через определенное время получить пассивный доход.
Для подписания каких документов нельзя использовать простую электронную подпись?
Закон однозначно запрещает подписывать простой электронной подписью электронные документы, содержащие государственную тайну.
Заменяет ли простая электронная подпись печать?
К сожалению, нет. Если печать требуется в соответствии с законом или обычаем делового оборота, то печать и собственноручную подпись может заменить только усиленная электронная подпись.
Как определить автора документа
Как было сказано выше, при заключении договора путем обмена письмами и прочими документами, в т. ч. и электронными, важное значение имеет факт установления автора соответствующего документа. Согласно п. 4 ст. 434 ГК РФ необходимо, чтобы сторона, получающая соответствующее письмо или документ, смогла достоверно установить, что они исходят от другой стороны по договору.
Очевидно, что безусловным доказательством составления стороной по договору документов в электронной форме является квалифицированная (КЭП) или неквалифицированная электронная подпись отправителя документа (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В этом случае не требуется каких-то дополнительных доказательств того, что документ исходит от стороны по договору.
Ведь такая электронная подпись позволяет достоверно определить лицо, подписавшее электронный документ (ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Поэтому наличие КЭП в документе в электронной форме, подлинность которого удостоверена программой проверки, позволяет сделать вывод, что он составлен конкретным лицом, т.е. «исходит от стороны по договору».
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
Если же при заключении договора в электронной форме стороны используют простую электронную подпись или иной аналог собственноручной подписи, то стороне нужно отдельно удостовериться, что документ составлен и отправлен стороной по договору. В частности, доказательством этого может быть отправление электронного документа именно с того адреса электронной почты, который указан в соглашении, предусматривающем электронный документооборот.
Также подтвердить автора можно путем просмотра метаданных в соответствующем документе, или, к примеру, телефонограммой отправителя. В любом случае допустимые методы проверки и доказательства авторства лучше заранее предусмотреть в соглашении об электронном документообороте.
Как оформить электронное письмо с договором
От теории перейдем к практике. Как правильно оформлять договоры, заключаемые в электронном виде? К примеру, если речь идет об обмене электронными письмами, нужно ли все условия излагать непосредственно в «теле» письма, или это может быть вложение? А если вложение, то в каком формате?
Гражданский кодекс на этот счет хранит молчание и не устанавливает обязанности сторон использовать при заключении договора в электронной форме какие-либо конкретные информационные технологии и (или) технические устройства. Значит, все эти вопросы определяются сторонами самостоятельно.
Например, вопросы могут согласовываться в заключенном сторонами рамочном договоре, определяющем порядок и условия заключения последующих договоров в электронной форме. Если же подобные нюансы сторонами не согласованы, то каждая из них может использовать любой вариант оформления документа в электронной форме.
Более того, если стороны не установили иных условий, то разные экземпляры одного и того же договора, для которого законодательством предусмотрена простая письменная форма, могут формироваться в разных форматах и даже на разных носителях, т.е. и в электронной форме, и на бумажном носителе.
Ведь ГК РФ не устанавливает запрета на совмещение нескольких способов заключения договора в простой письменной форме. Поэтому, к примеру, один экземпляр договора может существовать на бумажном носителе, а другой экземпляр этого же договора — в электронной форме.
Бесплатно составить и распечатать договор подряда по готовому шаблону
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
- В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
- В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
- В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
- В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
- В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
- В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
Какие есть виды подписи и электронной подписи?
Подпись может быть не только собственноручной, поставленной рукой на бумаге. Подписью может быть любой аналог собственноручной подписи, включая электронную подпись.
Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Мы их оставим, нас интересует та, что попроще.
Может ли e-mail быть простой электронной подписью?
Да, может. Нужно предусмотреть в Соглашении об использовании электронных подписей, заключаемом между участниками электронного взаимодействия, что все электронные письма, исходящие с указанных в Соглашении электронных адресов сторон, считаются подписанными простой электронной подписью – электронным адресом (e-mail).
Можно ли заключить договор в skype, whatsapp, viber, telegram и т.д.?
Это пока скорее юридическая экзотика, но если соблюдены все вышеописанные условия, то да. Проблема может возникнуть с доказательствами, так как некоторые мессенджеры не хранят переписку пользователей на своих серверах. Это значит, что доказательства будут сохраняться только на устройствах каждой из сторон.
Можно ли отказаться от использования печати? вроде медведев отменил печать?
Да, можно.
Можно ли электронно подписать договор с иностранным лицом?
Да, можно. Электронные подписи, созданные в соответствии с иностранным правом и международными стандартами, признаются в России (ст. 7 Закона об электронной подписи).
Мошенничество с эцп
Так ли безопасны усиленные ЭЦП? Вы проводите операции с вашими контрагентами в системе электронного документооборота, в договорах прописаны все правила обмена необходимой документацией, а бесплатная проверка подлинности ЭЦП оказалась успешно пройденной, казалось бы, все учтено….
Но вдруг обнаруживается, что контрагент отказался платить по счетам, мотивируя свой отказ потерей ключа от ЭЦП. По закону, все сделки, совершенные до подачи заявления в полицию о факте потери ключа от ЭЦП, с точки зрения юриспруденции, являются правомерными!
Да, потом их можно будет оспорить в суде и признать недействительными, но это процесс длительный и требует помощи квалифицированных адвокатов. Таким образом, даже подтверждение подлинности ЭЦП не может являться абсолютным гарантом безопасности вашей сделки с контрагентом.
Еще один момент, на который следует уделить внимание при анализе финансовой деятельности контрагента – имеет ли лицо с ЭЦП полномочия на подписание договора с вашей компанией? Для этого необходимо предварительно запросить свежую доверенность о праве подписи у компании-контрагента.
Нужно ли подписывать документ «живой подписью» и отправлять скан с подписью и печатью?
Это не обязательно, но для собственной уверенности и особенно уверенности вашего бухгалтера можно распечатать документ и обменяться подписанными сканами.
Полезные советы:
- Проблемные моменты с ЭЦП, с которыми вы можете столкнуться, могут заключаться и в условиях договора, где описываются условия использования электронного документооборота. Внимательно изучайте данные пункты;
- Согласно приказу №50н Министерства финансов РФ, обмен электронными документами с квалифицированными ЭЦП должен производиться через оператора ЭДО;
- Договор, подписанный усиленной неквалифицированной ЭЦП, с юридической точки зрения не равнозначен «бумажному» с личной подписью руководителя. Единственный случай, когда такой документ имеет юридическую силу – если он основывается на ранее заключенных рамочных договорах, в которых была зафиксирована возможность использования такого вида ЭЦП;
- «Электронные документы с квалифицированной ЭЦП равнозначны подписанным собственноручной подписью на бумажном носителе» (часть 1 статьи 6 «Закона об электронной подписи»).
- Существует риск того, что ваш контрагент может заявить о краже ключа ЭЦП в полицию, и тем самым попытается признать договор недействительным.
Больше материала в telegram канале.
Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте
После этого, чтобы заключить договор, распечатайте его, распишитесь, отсканируйте и направьте заказчику с того адреса электронной почты, который указан в договоре.
Заказчик же должен распечатать скан договора с вашей подписью, расписаться, отсканировать и направить вам.
Вы с заказчиком обязательно должны обменяться подписанными сканами именно с тех адресов, которые указаны в договоре. Иначе впоследствии договор могут признать незаключенным.
Совет
Если чувствуете, что клиент проблемный, лучше согласуйте расходы на обмен бумажными подписанными оригиналами через «Ди-эйч-эль» или любую другую курьерскую службу, чтобы наверняка. Хотя, конечно, никто не застрахован, что проблемный клиент не начнет доказывать в суде, что синяя подпись и печать вовсе не его.
Счет на оплату по электронной почте
В заключение остановимся еще на одном моменте: можно ли в электронной форме заключить договор путем выставления счета и его оплаты? То есть, можно ли такой счет-оферту выставлять не на бумаге, а в электронном виде?
Как уже говорилось, пунктом 3 статьи 434 ГК РФ предусмотрено, что требование о письменной форме договора считается соблюденным, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 ГК РФ.
В соответствии с указанной нормой совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом (акцепт путем исполнения).
Применение этого правила ГК РФ никак не ограничивает только сферой документооборота на бумажных носителях. А значит, оно может применяться и в случае оферты (в т. ч. и выставления счета) в электронной форме. Заметим, что указанные выводы подтверждаются и судебной практикой (см. уже упоминавшиеся постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 12.04.
Обратите внимание: организации и предприниматели, у которых есть сертификат электронной подписи для отправки налоговой отчетности, могут бесплатно отправить контрагентам неограниченное количество юридически значимых договоров, счетов-фактур, накладных и других документов через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Формы сделки: устная и письменная
Гражданское законодательство знает всего две формы, в которых может быть заключена сделка: устная и письменная (п. 1 ст. 158 ГК РФ). В свою очередь, письменная форма подразделяется на простую и нотариальную. А простая письменная форма, если речь идет о двусторонних или многосторонних сделках (т. е. о договорах), может принимать самые разнообразные виды.
Это не только привычный бумажный документ, в котором изложены все условия, поименованы стороны и стоят их подписи. Договоры могут заключаться и путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи (п. 1 ст.
160, п. 2 ст. 434 ГК РФ). При этом главное, чтобы применяемый способ обмена позволял достоверно установить тот факт, что автором документа является именно другая сторона. О том, как выполнить это условие, мы еще поговорим. А сейчас продолжим рассмотрение возможных вариантов простой письменной формы договора.
Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам
Помимо единого документа, подписанного сторонами, а также обмена документами, Гражданский кодекс знает еще одну разновидность письменной формы договора. Это направление одной стороной письменного предложения заключить договор и совершение другой стороной действий по выполнению указанных в этом предложении условий договора, например, по отгрузке или оплате (п. 3 ст.
434, п. 3 ст. 438 ГК РФ). Проще говоря, в ситуации, когда одна сторона просто выставляет счет, содержащий указание на то, что после его оплаты в установленный срок произойдет отгрузка указанных в нем товаров, работ или услуг, а вторая сторона в установленный срок этот счет оплачивает, между сторонами заключается договор.
Подведем промежуточный итог: простая письменная форма сделки считается соблюденной в следующих случаях.
- Стороны составили и подписали один документ, в котором изложили все условия договора.
- Стороны согласовали все условия договора в письмах или других «односторонних» документах, которыми они обменивались.
- Одна сторона направила другой письменное предложение заключить договор на определенных условиях (например, выставила счет), а другая сторона в ответ на это предложение совершила действия по выполнению указанных в нем условий договора (например, в срок, указанный в счете, провела его оплату).
Чем отличается договор, подписанный электронной подписью, от обычного?
Ничем. Вы готовите договор как обычно. Только в сам договор вы должны включить условия об использовании электронной подписи или заключить отдельное Соглашение (см. дальше).