Как подписать документ ЭЦП pdf и doc

Содержание

Как подписать документ ЭЦП в Word MS Office
Системные требования
Оглавление
Как получить
Какие бывают подписи
Для плательщиков НДС
Ставим программы
Отправляем отчетность
Электронная подпись и мошенники

Как подписать документ ЭЦП в Word MS Office

Для последних версий Microsoft Word нажимаем “Файл” и в открывшемся окне наводим курсор на вкладку “Сведения” и выбираем пункт “Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)”. Если вы не видите данный параметр, то у вас не установлено программное обеспечение Crypto Pro и КриптоПро Office Signature, либо одно из них.

Далее, у вас появится окно, где будет предложено указать цель. Этот пункт не обязателен, но можете его заполнить по желанию. Затем выбираете нужную ЭЦП и кликаете по кнопке “Подписать”.

После проделанных манипуляций во вкладке “Сведения” появляется обновленная информация об этом файле, отмечается что он уже заверен ЭЦП и является окончательным для редактирования.

ЭЦП и ее установка на компьютер

за 1 день в любом регионе России

Заказать

Очень важным моментом в заполнении является то, что после того, как поставлена электронная подпись, в файл нельзя вносить какие-либо изменения. При исправлении данных после этих действий — документ с ЭЦП становится недействительным.

Совет: если у вас все-таки возникла необходимость внести правки, сначала удалите подпись и только потом изменяйте файл. После окончания работы снова поставьте ее.

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить.

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК.

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

В главном меню выберите пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись

Появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП.

Нажмите Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

В результате подписанного документа, в строке состояния появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок, и справа появится окно, на котором указан статус подписи. Для просмотра состава подписи, правой кнопкой мыши выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

Подписанный документ доступен только для чтения.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз. В главном меню выбрав пункт Подготовить, Добавить цифровую подпись. Для выбора сертификата нажмите Изменить.

В результате в области задач Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, статусов сертификатов в области задач Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи.

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

Системные требования

КриптоПро CSP в соответствии с версией ОС.
Для работы в Microsoft Office Word/Excel 2007/2010/2013/2016 установите приложение «КриптоПро Office Signature». Поддержка Microsoft Office 2016 и ГОСТ Р 34.11-2012/34.10-2012 реализована в «КриптоПро Office Signature 2.0».

Как получить

Электронные подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Нет никакой разницы, у какого центра купить электронную подпись. Главное, чтобы он был сертифицирован Минкомсвязью. Для этого найдите удостоверяющий центр в вашем городе на едином портале электронной подписи.

Документы, чтобы получить подпись для юридического лица:

выписка из реестра — ЕГРЮЛ;
свидетельство о регистрации;
паспорт и СНИЛС руководителя.

Чтобы получить подпись, нужно заполнить заявление на сайте удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт того, кто получает подпись, ОГРН и учредительные документы на компанию.

Электронную подпись выдают на год, а потом ее нужно покупать заново. Усиленная квалифицированная подпись стоит от 3000 рублей.

Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы сможете ими подписывать. Вот какие бывают подписи:

простая. Она нужна физическим лицам, чтобы пользоваться услугами сайта Госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.
усиленная неквалифицированная. Такой подписью можно подписывать документы внутри компании и от других компаний. Если нужно подписать счета и акты и отправить клиентам, она тоже подходит.
усиленная квалифицированная. Это подпись с самыми большими полномочиями. С ней можно подписать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Выходит, чтобы подписывать документы для клиентов и поставщиков, отправлять отчетность в налоговую, нужна усиленная квалифицированная подпись.

Для плательщиков НДС

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электронной подписью, как-то специально это оформлять не нужно. Просто договариваетесь на словах. Но если вы платите НДС и готовите счета-фактуры, всё сложнее.

Приказ Минфина об обмене электронными счетами-фактурами

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через оператора электронного документооборота — ЭДО СФ. Перечень таких операторов есть на сайте налоговой. Мы знаем про 1С ЭДО и Диадок.

Оператор электронного документооборота — программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору электронного документооборота. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы всё равно сможете работать с ним.

Ставим программы

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

программа для шифрования. Чаще всего — Криптопро. Она понимает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе;
драйвер для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер, и он смог работать с электронной подписью;
дополнения для браузера. Без них вы не сможете подписать отчетность на сайте налоговой;
программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Чаще всего удостоверяющие центры выдают эти программы на флешке с электронной подписью. Уточните, когда будете покупать подпись:

Криптопро входит в комплект или надо покупать дополнительно?
Нужны ли драйверы и где их взять?
Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в ворде, екселе и пдф?
Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Отправляем отчетность

Мы уже о них рассказали. Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать на сайте налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Если у вас Мак, с отправкой отчетности через сайт налоговой могут быть проблемы. Уточните об этом заранее в удостоверяющем центре.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым компаниям, могут. Это возможно в двух случаях.

Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Они заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.
Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

проверьте, что удостоверяющий центр сертифицирован Минсвязью;
не покупайте электронную подпись, если вас не просят прийти лично в удостоверяющий центр с оригиналами документов;
храните флешку с электронной подписью в надежном месте. Если потеряли, позвоните в свой удостоверяющий центр и попросите заблокировать электронную подпись. Сделайте это как можно скорее, чтобы никто не смог ею воспользоваться;
не храните флешку вместе с паролем.