Приказ о предоставлении полномочий по использованию электронной подписи в системе удаленного финансового документооборота: бланк, образец 2019

Что такое эпц

Электронная подпись (ЭПЦ), по сути, является аналогом подписи физического лица, которая дает возможность идентифицировать ее обладателя.

Если смотреть на вопрос с технической точки зрения, то ее можно охарактеризовать как определенную уникальную последовательность символов.

ЭПЦ формируется путем шифрования информации и находится либо непосредственно в теле электронного документа, либо прилагается к нему.

Это значит, что внешне электронная подпись не имеет ничего общего с рукописной подписью человека, но в обоих случаях основной целью является идентификация лица, подписавшего документ.

Электронная подпись имеет следующие характерные черты:

• уникальность;
• наличие защиты от копирования;
• возможность идентификации лица, подписавшего документ.

Каждый гражданин может пройти определенную процедуру и получить приказ о назначении владельца электронной подписи от уполномоченного сертификационного центра.

Вопрос доверия

Очень многое в СЭД основывается на доверии лицам, выполняющим определенные операции. Но это совершенно нормально, поскольку оно необходимо и при бумажном документообороте. Правда, в этом случае бумажный документооборот регулируется определенными общепринятыми правилами.

Например, юридическую силу имеет только документ, скрепленный подписью и печатью. Подписывать документы могут только определенные лица, печати изготавливают специализированные фирмы, которые отвечают за их уникальность.

Но подделать подпись и печать на бумаге гораздо проще, чем электронно-цифровую подпись.

Для того, чтобы урегулировать их хотя бы внутри предприятия, необходимо принять «Положение об электронном документообороте предприятия» и разработать комплект инструкций для пользователей, администраторов и сотрудников удостоверяющего центра.

Целью данного Положения будет являться регламентация по применению в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота.

Другими словами — это принимаемые внутри предприятия правила работы с электронными документами.

В Положении, например, некоторые внутренние документы, с электронно-цифровой подписью, могут быть приравнены к бумажным документам, подписанным руководителем и т. д.

Сейчас для ряда видов документов, например, для счетов-фактур такое Положение с конкретными правилами ведения документооборота уже существует. А что касается межкорпоративного и межведомственного документооборота, то в большинстве случаев этот обмен регламентирован, в том числе оператором систем обмена электронными документами.

Определенным шагом на пути повышения доверия к документам, подписанным электронно-цифровой подписью, может также стать использование сертифицированных средств.

Документы по закону № 44-фз

Какие должны быть приказы по работе с Законом № 44-ФЗ в организации?

Дополнительно, будет целесообразно отдельно проверить предусматривает ли положение об отделе взаимодействие с другими службами. Так же отдельно рекомендуем Приказ на организацию планирования закупок в соответствии с п.

6 ч.4 ст.38 Как создать контрактную службу «Управление закупками (120 часов)» Программа разработана согласно методическим рекомендациям Минэкономразвития России и Минобрнауки России и полностью соответствует Профстандарту.

Контрактную службу необходимо создавать когда совокупный годовой объем закупок заказчика превышает 100 млн руб. Эти правила установлены частями 1 и 2 статьи 38 Закона от 5 апреля 2021 г. № 44-ФЗ (далее – Закон № 44-ФЗ).

Ситуация: как заказчику создать контрактную службу, если его совокупный годовой объемом закупок менее 100 млн руб.

Использование на предприятиях

Электронная подпись может использоваться в различных сферах. Наиболее часто она применяется во время участия в торгах.

Существует следующая классификация торговых площадок:

• государственные заказы;
• коммерческие торги;
• продажа имущества.

Владелец электронной подписи может принимать участие в тогах, не покидая своего офиса, что дает возможность значительно сэкономить время. ЭПЦ также дает возможность участвовать в международных сделках, что является дополнительным способом развития своего бизнеса.

Электронная подпись может также быть использована при сдаче отчетности. В соответствии с действующим законодательством предприятия должны сдавать в государственные органы различные отчеты о своей деятельности.

Составление подобных документов – процесс довольно сложный и долгий. Использование электронной подписи и сдача отчета в электронном виде делают данную процедуру более легкой и быстрой. Учитывая легкость организации подобной процедуры, многие субъекты предпринимательства предпочитают сдавать свои отчеты в таком виде.

Кроме того наличие электронной подписи дает возможность осуществить переход на безбумажный документооборот. Это повышает эффективность работы предприятия. В частности, при электронном документообороте значительно возрастает оперативность осуществления обработки документов, производительность работников.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство тщательно регулирует порядок и правила оформления электронной подписи, и каждый желающий может получить ее без каких-либо проблем или затруднений.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Нормативные документы

— на официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов; — на электронных торговых площадках в сети Интернет при проведении открытых аукционов в электронной форме; а также правом электронной цифровой подписи документов и сведений, направляемых Уполномоченным органом в форме электронных документов при совершении таких действий.

2. Заместителю главы администрации Клименко Т.А.: — обеспечить получение сертификатов ключей электронной цифровой подписи лицами, указанными в п.

1; — организовать техническую и информационную поддержку рабочих мест, выделенных для совершения действий на электронных торговых площадках; — организовать проведение инструктажа лиц, указанных в п.1, о правилах эксплуатации средств электронной цифровой подписи. 3.

Возложить персональную ответственность за сохранение в тайне закрытых ключей электронной цифровой подписи и соблюдение правил эксплуатации средств электронной цифровой подписи на лиц, указанных в п.1.

Попович

№ 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронная подпись обычно изготавливается в виде USB-брелоков («флешка», «токен»).

О документообороте с использованием электронно цифровой подписи

N 371.1.

Настоящее Положение определяет порядок обработки документов, предаваемых по электронной почте (далее в тексте «ЭП») с использованием электронно цифровой подписи (далее в тексте «ЭЦП») между министерством финансов Оренбургской области и финансовыми органами администраций городов и районов Оренбургской области.1.2.

Не подлежат пересылке по ЭП документы, имеющие грифы ограничения доступа.Электронная почта — передача информации с помощью программно — аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Электронное письмо — сообщение и/или вложенный файл, передаваемые по ЭП через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.Сообщение

О назначении лиц, наделенных правом использования электронной подписи (с изменениями на: )

первого заместителя министра гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Краснодарского края; заместителя министра гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Краснодарского края; начальника отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы в управлении экономики и финансов; заместителя начальника отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы в управлении экономики и финансов; 3) наделить полномочиями «лицо, уполномоченное на размещение информации и документов», правом электронной подписи, возложить функции и обязанности оператора АРМ по формированию, отправке/получению, проверке электронных документов гражданских служащих: главного консультанта отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы управления экономики и финансов; главного консультанта отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы управления экономики и финансов; ведущего консультанта отдела закупок, ведомственного контроля и координации государственной программы управления экономики и финансов.

О назначении лиц, ответственных за осуществление обмена информацией с использованием электронных цифровых подписей

Наделить правом второй подписи и подписывать ЭЦП финансовые документы следующих должностных лиц:Ф.И.О.Должность Подразделение Боднар Е.А.Начальник управления Финансовое управление Аверьянов А.А.Заместитель начальника управления Финансовое управление Темченко Н.Я.Заместитель начальника управления Финансовое управление 3.

Наделить правом второй подписи и подписывать ЭЦП любые документы, связанные с размещением государственных заказов для нужд ФАС России, следующих должностных лиц:Ф.И.О.Должность Подразделение Заборщиков П.В.Начальник управления Управление делами Хохлачёв Н.М.Заместитель начальника управления Управление делами 4.

Наделить правом второй подписи и подписывать ЭЦП любые документы, связанные с размещением государственных заказов на выполнение научно-исследовательских работ для нужд ФАС России, следующих должностных лиц:Ф.И.О.Должность Подразделение Сушкевич А.Г.Начальник управления Аналитическое управление Целикова Л.В.Заместитель начальника управления Аналитическое управление 5.

• счета-фактуры;
• платежные поручения;
• акты;
• выписки;
• справки;
• товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2021 № ПЗ-10/2021. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг.

В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

• при помощи доверенности на подписание первички;
• утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

• номер распоряжения;
• дата составления;
• наименование компании;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

• должность;
• Ф.И.О.;
• список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
• виза руководителя;
• образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

____________________________________________________________________Утратил силу на основании приказа Ространснадзора от 29 октября 2008 года N НЛ-1236фс____________________________________________________________________

– Дырина Александра Игоревича – главного специалиста – эксперта информационно-аналитического отдела Управления транспортной безопасности Ространснадзора;- Лаврусь Наилю Зинатулаевну – главного государственного инспектора Финансового управления Ространснадзора;- Миронову Дину Валерьевну – ведущего специалиста третьего разряда Финансового управления Ространснадзора.

3. Возложить обязанности Администратора автоматизированного рабочего места обмена электронными документами (далее – АРМ ЭД) по организации и обеспечению эксплуатации программных и технических средств АРМ ЭД в соответствии с требованиями технической и эксплутационной документацией на:

4. Главному специалисту-эксперту информационно-аналитического отдела Управления транспортной безопасности Ространснадзора Дырину Александру Игоревичу провести инструктаж указанных в пунктах 1-3 настоящего приказа должностных лиц, ознакомить под роспись с правилами эксплуатации средств электронной цифровой подписи, Правилами электронного документооборота в информационной системе Федерального казначейства.

5. Указанные в пунктах 1-3 настоящего приказа должностные лица несут персональную ответственность за:- сохранение в тайне конфиденциальной информации, ставшей им известной в процессе обмена информацией между УФК по г.Москве и Ространснадзором; – сохранение в тайне закрытых ключей электронной цифровой подписи и иной ключевой информации; соблюдение правил эксплуатации средств электронной цифровой подписи.

6. Копию настоящего приказа представить в УФК по г.Москве.

7. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

РуководительГ.К.Курзенков

1.1. Договор регулирует отношения между Организатором и Участником по электронному документообороту между ними в соответствии с “Правилами электронного документооборота в информационной системе Федерального казначейства” (далее – Правила), являющимися неотъемлемой частью к настоящему Договору (Приложение к Договору).

1.2. Договор определяет права и обязанности Сторон, возникающие при осуществлении электронного документооборота (далее – ЭДО) с учетом обеспечения информационной безопасности.

1.3. Договор определяет условия и порядок обмена электронными документами (далее – ЭД) с использованием средств электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) при осуществлении ЭДО между Участником и Организатором в системе электронного документооборота Федерального казначейства (далее – СЭДФК).

2.1.1. Принимать на себя в полном объеме все обязательства, связанные с ЭД, удостоверенными от их имени корректной ЭЦП.

2.1.2. При проведении обмена ЭД с использованием СЭДФК руководствоваться законодательством Российской Федерации, нормативными актами Федерального казначейства и Центрального банка Российской Федерации, документацией на программные средства СЭДФК (включая средства криптографической защиты информации (далее – СКЗИ)) и настоящим Договором.

2.1.3 При компрометации закрытых ключей участников СЭДФК руководствоваться п.4.3 приложения к Договору

2.2.1. Применяемые в СЭДФК сертифицированные СКЗИ обеспечивают конфиденциальность, целостность и подлинность ЭД и достаточны для осуществления Сторонами обмена ЭД с использованием общедоступных каналов связи при условии использования не скомпрометированных закрытых ключей.

2.2.2. ЭЦП ЭД, при выполнении условий Договора, признается равнозначной собственноручной подписи представителей Сторон, наделенных правом подписи. ЭД,подписанный ЭЦП, имеет равную юридическую силу с документом на бумажном носителе, подписанным собственноручными подписями представителей Сторон и заверенным оттиском печати.

2.2.3. ЭД, удостоверенные корректными ЭЦП, обладают юридической силой и подтверждают совершение Сторонами юридически значимых действий.

2.2.4. ЭД, подписанные некорректными ЭЦП, в обработку не принимаются.

2.3.1. Предоставить Участнику необходимое программное обеспечение, в том числе СКЗИ, (далее – ПО), для организации автоматизированного рабочего места (далее – АРМ), Участника (кроме общесистемного ПО и MS Office).

2.3.2. Предоставить информацию о технических параметрах к АРМ Участника, необходимых для подключения к СЭДФК.

2.3.3. Исполнять оформленные должным образом ЭД Участника СЭДФК в соответствии с настоящим Договором.

2.3.4. Предоставлять Участнику актуальные справочники, используемые в СЭДФК и необходимые для подготовки ЭД.

2.3.5. При изменении порядка и/или правил обработки ЭД своевременно предоставлять Участнику модернизированное ПО для АРМ Участника с откорректированной технической документацией.

2.4.1. Отказывать Участнику в приеме ЭД с указанием мотивированной причины отказа.

2.4.2. Приостанавливать обмен ЭД при:- несоблюдении Участником требований к передаче ЭД и обеспечению информационной безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации и условиями настоящего Договора;- разрешении спорных ситуаций, а также для выполнения неотложных, аварийных и ремонтно-восстановительных работ на АРМ Организатора с уведомлением Участника о сроках проведения этих работ.

О назначении лиц, уполномоченных работать в единой информационной системе российской федерации в сети интернет для размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг

Российская Федерация Челябинская область Аргаяшский муниципальный район Администрация Ишалинского сельского поселения РАСПОРЯЖЕНИЕ от « 20 » декабря 2021г.

№ 133-рп О назначении лиц, уполномоченных работать в Единой информационной системе Российской Федерации в сети Интернет для размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг В целях исполнения требований Федерального закона от 05.04.

В-третьих, законных оснований для передачи ЭЦП от владельца другому лицу нет в принципе, поэтому афишировать данный факт перед контролерами заказчикам не стоит.

Также в должностных инструкциях сотрудников должны быть четко определены их полномочия по размещению информации в ЕИС и с учетом этого проставлены галочки в личном кабинете заказчика на сайте ЕИС в разделе полномочия пользователей.

В отношении уволенных сотрудников следует незамедлительно аннулировать их ЭЦП в Федеральном казначействе, а также блокировать им доступ на сайт ЕИС в личном кабинете заказчика в разделе полномочия пользователей.

Соблюдая указанные правила, можно снизить риск ситуаций, когда уволенный сотрудник, используя свою ЭЦП или ЭЦП руководителя, разместит в ЕИС компрометирующую информацию о руководителе или об организации. Борисов Дмитрий Юрьевич Эксперт 07 авг.

2021 г.

О назначении ответственных должностных лиц и обладателей права электронной цифровой подписи электронных документов для организации работы на электронных торговых площадках (с изменениями на 17 февраля 2021 года)

Возложить функции и обязанности Администратора автоматизированного рабочего места системы электронного документооборота (далее — АРМ СЭД) по организации и обеспечению надежной и бесперебойной эксплуатации программно-технических средств, а также по организации, обеспечению и контролю мероприятий по защите информации в соответствии с требованиями, указанными в Правилах электронного документооборота, на сотрудника Григорьева Евгения Сергеевича, начальника сектора материально-технического обеспечения, наделить его соответствующими правами и полномочиями.3.

Главному специалисту информационно-правового сектора Черняга Екатерине Олеговне ознакомить под роспись с требованиями по защите информации и Правилами электронного документооборота сотрудников, указанных в пункте 1 настоящего приказа.4. Возложить на сотрудников, указанных в пункте 1 настоящего приказа, персональную ответственность за:- сохранение

Приказ на электронную подпись (образец)

После определения вышеуказанных критериев предприятию следует сформировать соответствующий текст приказа (распоряжения).

Сразу оговорим, что какой-либо унифицированной формы или обязательного содержания по отношению к такому документу законодательство не предусматривает.

Следовательно, каждое предприятие вправе применять свою форму приказа и включать в него те сведения и указания, которые посчитает нужным.

В приложении к данной статье содержится образец приказа. Его текст и форма являются примерными. Организации же следует включать в приказ те сведения, которые определены конкретной ситуацией.

В качестве реквизитов в таком приказе следует отразить, в т.ч.:

• дату приказа;
• дату наделения сотрудника соответствующими полномочиями и срок их действия;
• подпись руководителя;
• подпись сотрудника, подтверждающую ознакомление с приказом, и дату такого ознакомления.

Ели в дальнейшем полномочия сотрудника, связанные с применением подписи, претерпят изменения, их следует отразить в дополнении к приказу или новом распоряжении, содержащем соответствующие сведения.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

ЭПЦ формируется путем шифрования информации и находится либо непосредственно в теле электронного документа, либо прилагается к нему.

Это значит, что внешне электронная подпись не имеет ничего общего с рукописной подписью человека, но в обоих случаях основной целью является идентификация лица, подписавшего документ. Электронная подпись имеет следующие характерные черты:

1. наличие защиты от копирования;
2. уникальность;
3. возможность идентификации лица, подписавшего документ.

Каждый гражданин может пройти определенную процедуру и получить приказ о назначении владельца электронной подписи от уполномоченного сертификационного центра. Существуют несколько видов электронной подписи, которые указаны в ФЗ “Об электронной подписи”.

В частности, данный законодательный акт предусматривает следующие виды ЭПЦ: Простая При создании данного вида электронной подписи не используются специальные криптографические методы.

Для НЭЦП формирование сертификата необязательно.

Для подписания же первичных бухгалтерских документов может применяться любая ЭЦП, в т.ч.

В приложении к данной статье содержится образец приказа.

Его текст и форма являются примерными. Организации же следует включать в приказ те сведения, которые определены конкретной ситуацией.

ответственность до возникновение возможных нештатных ситуаций, связанных с угрозой жизни и здоровью людей и материальным ценностям; сохранение оборудования, материалов и других имущественных объектов от порчи и утери (в том числе товаров) –материальная ответственность; ответственность за проведение операций, перемещения особо ценных вещей – например, денежных средств, банковских документов, металлов, и т.п.;

ответственность за охрану условий труда, т.е. поддержание нормальных показателей рабочего места в соответствии с принятыми критериями. Таким образом, ответственность в основном сводится к обеспечению безопасности и материальных ценностей в условиях нормальной работы, а также в нештатных ситуациях.

Возложить функции и обязанности администратора безопасности по организации, обеспечению и контролю мероприятий по защите информации в соответствии с требованиями Инструкции по защите информации при обмене электронными документами на (Ф.И.О., должность, подразделение). 3.

Возложить функции и обязанности Администратора автоматизированного рабочего места обмена электронными документами, далее — АРМ ЭД, по организации и обеспечению эксплуатации программно-технических средств АРМ ЭД в соответствии с требованиями технической и эксплуатационной документации на (Ф.И.О., должность, подразделение).

4. Начальнику подразделения по организации защиты информации (Ф.И.О.) провести инструктаж указанных в пунктах 1 — 3 настоящего Приказа должностных лиц, ознакомить под роспись с правилами эксплуатации средств электронной цифровой подписи, Инструкцией по защите информации при обмене электронными документами, Правилами обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи. 5.

Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п.

На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:

1. доверенности на право подписи первички.
2. приказа на право подписи первички конкретным лицом или перечнем лиц;

Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.

Главный критерий разграничения приказа

Возложить функции и обязанности оператора автоматизированного рабочего места (далее — АРМ) обмена ЭД по обеспечению телекоммуникационного взаимодействия на следующих работников: № п/п Ф.И.О. Должность, подразделение 1 2 4.

Администратору обмена ЭД провести инструктаж и ознакомить указанных в пунктах 1 — 3 настоящего Приказа работников (должностных лиц) под роспись с утвержденными Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года N 11 Положением о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан, Правилами организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи, Инструкцией по защите информации при электронном документообороте

Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений.

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться: Наименование организации, реквизиты.

ИвановМ.П.Примечание:

1. Фамилии, имена и отчества сотрудников по п.1 приказа обязательно указываются полностью (например: Петров Иван Николаевич).
2. Приказ оформляется на бланке приказа (или распоряжения) организации согласно правилам делопроизводства, принятым в данной организации.
3. Копия приказа (распоряжения), представляемая в Управление Федерального казначейства по Свердловской области, должна быть заверена в установленном порядке (на свободном месте под текстом проставляются слова «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и печать). При многостраничной копии листы прошиваются нитью, концы которой скрепляются печатью на обороте последнего листа копии. Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии.

Добавить документ в свой блог или на сайт

Порядок получения сертификатов открытых ключей ЭЦП в Региональном центе регистрации Управления (Территориального органа Управления) Федерального казначейства для работы на Официальном Общероссийском сайте РФ (zakupki.gov), торговых площадках и сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях

Внимание! приказ подписывается руководителем организации и заверяется печатью организации

Внимание! письмо подписывается руководителем организации и заверяется печатью организации (Приложение № 1)

Внимание! формируются в процессе генерации ключей ЭЦП в соответствии с «Инструкцией по генерации ключей ЭЦП и запроса на сертификат»

Внимание! формируются в процессе генерации ключей ЭЦП в соответствии с «Инструкцией по генерации ключей ЭЦП и запроса на сертификат», подписываются2 владельцем ЭЦП и руководителем организации, заверяются печатью организации

Внимание! Доверенность предоставляется от владельца (владельцев) сертификата (сертификатов) и заверяется руководителем организации и печатью организации.

Организация самостоятельно выполняет установку СКЗИ «КриптоПро» и программно-прикладного обеспечения «АРМ генерации ключей.» и подключение автоматизированного рабочего места, предназначенного для работы на соответствующих сайтах, к сети INTERNET.

В соответствии с «Инструкцией по генерации ключей ЭЦП и запроса на сертификат» организация самостоятельно производит генерацию ключей ЭЦП и предоставляет в РЦР Управления (Территориального органа Управления) пакет документов, представленный в п.п. 1-5 таблицы.

Администратор РЦР Управления (Территориального органа Управления) на основании Письма организации предоставляет ей лицензионный номер для СКЗИ «КриптоПро»; на основании Приказа и Заявок выполняет процедуру сертификации открытых ключей ЭЦП организации и предоставляет оформленные должным образом бумажные и электронные версии сертификатов представителю организации.

Сертификат ключа ЭЦП ООС может содержать только одно полномочие организации в сфере размещения заказов.

Сертификат ключа

Сертификат ключа можно охарактеризовать как электронный источник информации. Именно в нем содержатся данные о лице, которое отправило электронный документ. Сертификат подтверждает подлинность ключ, которым владеет отправитель файла.

Сертификат оформляется на определенный промежуток времени: он имеет силу в течение года с момента предоставления. Он также может быть отозван раньше срока владельцем электронной подписи.

Подобная ситуация может возникнуть в тех случаях, когда владелец потерял контроль над ключом. А те электронные документы, которые будут отправлены без действующего сертификата, не будут иметь правовой силы.

Также необходимо знать о том, что отправка документов с использованием электронной подписи осуществляется в рамках определенного программного обеспечения, которое может быть адаптировано, например, для отправки файлов в налоговую службу. А универсальной системы отправки и принятия подобных документов в РФ нет.

Так стоит ли использовать электронно-цифровую подпись?

Так что же получает предприятие, используя систему электронного документооборота с применением электронно-цифровой подписи?

• Возможность сократить бумажный документооборот за счет перевода части внутренних документов в электронный вид.
• Ускорить прохождение документов за счет перевода движения документа в электронный формат.
• Возможность не только быстро находить исходящие и внутренние документы и просматривать их содержимое, но и определять их юридический статус по электронно-цифровой подписи.
• Новые возможности межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами.

Несомненно, по мере развития межкорпоративного документооборота будут разрабатываться новые стандарты и новые регламенты.

Например, на данный момент уже существует обмен юридически значимыми электронными документами для части видов документов: первичные учётные документы, счета-фактуры, договора и прочие документы по сделкам. Так что масштабный переход к электронному документообороту уже очень близок.

И есть смысл начать привыкать к этому новому средству — электронно-цифровой подписи — внутри предприятия, чтобы уверенно начать его использовать в работе с партнерами.

Цепочка «руководитель — секретарь — компьютер»

Есть ситуации, нередкие для большинства предприятий, когда руководитель не использует в своей работе компьютер постоянно.

Зачастую у руководителя просто нет времени на поиск документов, оформление заданий и анализ невыполненных поручений, даже если это оптимизировано в электронном виде. Для выполнения всех этих функций у него есть секретарь.

Хотя в нужный момент руководитель при желании может обратиться к системе электронного документооборота и найти необходимый документ или задание.

Кроме того, есть такие документы, где нужна подпись на бумажном экземпляре.

Этот процесс может занимать у руководителя некоторое время, а если добавить еще и функцию дублирования подписи на электронном документе — ЭЦП, то о рациональности использования времени руководителя можно и не говорить. Тем не менее, стоит заметить, что возможности СЭД намного превосходят эти затраты на дублирующие действия.

Цифровая подпись в служебных записках

Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно пройти всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя.

Служебные записки — одни из первых кандидатов на то, чтобы «исчезнуть» с бумаги. При использовании СЭД, инициатор может создать документ, подписать его цифровой подписью и отправить руководителю.

В свою очередь, руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо выпустить и подписать отдельный документ, связанный со служебной запиской.

Таким образом, инициатор в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу.

На первый взгляд может показаться, что цифровая подпись — лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа.

Но в системе электронного документооборота всегда присутствует администратор, который имеет полные права на все документы (конечно, система отследит, что документ был изменен, но что именно изменили отследить практически невозможно).

И если высшее руководство уверено в том, что текст написан инициатором, и утверждено именно это содержание документа, то от использования цифровой подписи можно и отказаться. Но в случае наличия данных рисков, цифровая подпись будет незаменима.

Электронная подпись

Прежде чем издавать соответствующий приказ, руководству предприятия следует четко определиться со следующими критериями:

• перечнем лиц, наделенных ЭЦП;
• видом подписи, которым наделен конкретный сотрудник;
• перечнем полномочий, связанных с использованием ЭЦП;
• ознакомлением наделяемых соответствующим правом сотрудников с перечнем мер безопасности, связанных с применением и хранением ЭЦП.

С этой целью необходимо правильно определить тот вид подписи, который соответствует перечню полномочий и возможностей, связанных с ней.

В рассматриваемых подписях применяются определенная кодировка, пароли или другие подобные механизмы, которые имеют своей целью определение факта подписания документации конкретным человеком.

Усиленными видами электронных подписей являются:

• неквалифицированная (НЭЦП);
• квалифицированная (КЭЦП).

В качестве признаков НЭЦП выделяются:

• применение ключа подписи;
• при помощи НЭЦП имеется возможность идентифицировать человека, подписавшего документ;
• с ее помощью можно отследить изменения в электронный документ;
• НЭЦП формируется путем применения средств электронной подписи.

Другой вид подписи – КЭЦП отражает в себе все критерии НЭЦП с добавлением двух добавочных характеристик:

• ключ проверки ЭЦП прописывается в специальном сертификате;
• для нее применяются специальные средства, соответствующие отдельным требованиям законодательства.

Основным отличием простой подписи от усиленной квалифицированной является то, что для простой подписи сертификат ключа не формируется, а для усиленной квалифицированной ЭЦП это, напротив, является обязательным условием. Для НЭЦП формирование сертификата необязательно.

Важно учитывать, что, помимо отчетности перед налоговиками, для взаимоотношений с другими органами (например таможенными), а также с целью подписания электронных счетов-фактур применяется именно квалифицированная электронная подпись. Для подписания же первичных бухгалтерских документов может применяться любая ЭЦП, в т.ч. простая.