Квалифицированная электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) может использоваться во всех перечисленных выше случаях с учетом ограничений, номенклатуры документа, который подписывается данным сертификатом.
В этом случае обмен документами происходит на площадке оператора электронного документооборота (ЭДО), и все действия по использованию КЭП регламентируются оператором. Плохая новость — за каждый пересылаемый через оператора документ придется платить (как правило, применяется оплата за объем).
Целесообразно заранее проанализировать, с кем организация будет обмениваться документами, и каким оператором ЭДО пользуется большинство партнеров, чтобы максимизировать эффект от перехода на электронный документооборот.
Бюджет на проект по внедрению УКЭП увеличивается ещё и за счет количества сотрудников, которым необходим сертификат. Средняя стоимость сертификата может варьироваться от 3 до 5 тысяч рублей в год. И скорее всего, всем сотрудникам организации такая подпись не требуется.
Для ознакомления с документом или подтверждения факта согласования достаточно простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной. Квалифицированный сертификат, как правило, нужен только тем сотрудникам, которые уполномочены подписывать документы, отправляемые за пределы организации: первое лицо организации, главный бухгалтер, директора департаментов и т.п.
Для более надеждой защиты в подпись можно встроить информацию о том, когда документ был подписан (так называемый штамп времени). Время подписи получается от специальных центров штампов времени, которые считаются точными и надёжными источниками времени.
Такая электронная подпись называется улучшенной. Большинство современных СКЗИ поддерживают работу с улучшенными квалифицированной и неквалифицированной подписью, а аккредитованные удостоверяющие центры, выпускающие сертификаты, зачастую предоставляют услуги по предоставлению штампов времени своим клиентам.
Главным образом, такая подпись необходима для:
Генерального директора
Главного юриста
Главного бухгалтера
Других сотрудников, уполномоченных подписывать документы от имени компании
Необходимая инфраструктура:
СЭД с поддержкой интеграции с СКЗИ
СКЗИ
Бюджет:
От 1000 рублей ежегодно на получение квалифицированных сертификатов * количество сотрудников.
От 2700 рублей на для клиентских компонент СКЗИ * количество сотрудников.
От 5 рублей * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам.
Порядок получения электронной подписи
Получение электронной подписи проходит в несколько этапов:
1. Поиск подходящего удостоверяющего центра
Для получения электронной подписи необходимо в первую очередь определиться с целями применения электронной подписи вашей организацией и в зависимости от них выбрать удостоверяющий центр, который уполномочен изготавливать сертификаты ключей проверки электронных подписей.
К компетенции удостоверяющего центра относится:
– создание и выдача сертификатов ключей проверки электронных подписей лицам, обратившимся за их получением (заявителям);
– утверждение сроков действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
– аннулирование выданных им сертификатов ключей проверки электронных подписей;
– выдача по обращению заявителя средств электронной подписи, содержащих ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи (в том числе созданные удостоверяющим центром) или обеспечивающих возможность создания ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи заявителем;
– ведение реестра выданных и аннулированных им сертификатов ключей проверки электронных подписей, в том числе включающих в себя информацию, содержащуюся в выданных этим удостоверяющим центром сертификатах ключей проверки электронных подписей, и информацию о датах прекращения действия или аннулирования сертификатов ключей проверки электронных подписей и об основаниях таких прекращений или аннулирований;
– утверждение порядка ведения реестра сертификатов, не являющихся квалифицированными, и порядка доступа к нему, а также обеспечение доступа лиц к информации, содержащейся в реестре сертификатов, в том числе с использованием сети “Интернет”;
– создание по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
– проверка уникальности ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
– осуществление по обращениям участников электронного взаимодействия проверки электронных подписей;
– осуществление иной связанной с использованием электронной подписи деятельности.
Помимо этого для удостоверяющего центра закреплены следующие обязанности:
– информирование в письменной форме заявителей об условиях и о порядке использования электронных подписей и средств электронной подписи, о рисках, связанных с использованием электронных подписей, и о мерах, необходимых для обеспечения безопасности электронных подписей и их проверки;
– обеспечение актуальности информации, содержащейся в реестре сертификатов, и ее защита от неправомерного доступа, уничтожения, модификации, блокирования, иных неправомерных действий;
– предоставление безвозмездно любому лицу по его обращению в соответствии с установленным порядком доступа к реестру сертификатов информации, содержащейся в реестре сертификатов, в том числе информации об аннулировании сертификата ключа проверки электронной подписи;
– обеспечение конфиденциальности созданных удостоверяющим центром ключей электронных подписей.
Таким образом, основными функциями удостоверяющего центра являются осуществление проверки электронных подписей, ключи проверки которых указаны в выданных доверенными лицами сертификатах ключей проверки электронных подписей, и обеспечение электронного взаимодействия доверенных лиц между собой, а также доверенных лиц с удостоверяющим центром.
Информация, внесенная в реестр сертификатов, подлежит хранению в течение всего срока деятельности удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами. В случае прекращения деятельности удостоверяющего центра без перехода его функций другим лицам он должен уведомить об этом в письменной форме владельцев сертификатов ключей проверки электронных подписей, которые выданы этим удостоверяющим центром и срок действия которых не истек, не менее чем за один месяц до даты прекращения деятельности этого удостоверяющего центра.
В указанном случае после завершения деятельности удостоверяющего центра информация, внесенная в реестр сертификатов, должна быть уничтожена. В случае прекращения деятельности удостоверяющего центра с переходом его функций другим лицам он должен уведомить об этом в письменной форме владельцев сертификатов ключей проверки электронных подписей, которые выданы этим удостоверяющим центром и срок действия которых не истек, не менее чем за один месяц до даты передачи своих функций.
При этом важно также оценивать стабильность и качества поставщика услуг, которые, как правило, определяются широтой сфер использования их сертификатов. И, конечно же, не стоит принимать свое решение в зависимости от цены, так как для полноценного функционирования необходимо приобрести полный комплект в виде ключевого носителя, лицензии на право использования средства электронной подписи и сертификата ключа проверки электронной подписи.
2. Подача заявки и документов для получения электронной подписи
Определившись с удостоверяющим центром, необходимо отправить заявку на выпуск сертификата электронной подписи. Такую заявку можно подать на сайте, заполнив краткую форму, после обработки которой для выяснения деталей оформления перезвонит менеджер, а позднее необходимо будет предоставить перечень документов в Регистрационный центр удостоверяющего центра.
После мониторинга сайтов удостоверяющих центров список документов, необходимых для изготовления квалифицированного сертификата ключа подписи, как правило, выглядит следующим образом:
Для юридических лиц
– Заявление на изготовление сертификата ключа подписи
– Нотариально заверенная копия либо оригинал с простой копией выписки из ЕГРЮЛ
– Нотариально заверенная копия, либо оригинал с простой копией свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
– Копия паспорта будущего владельца сертификата
– Копия СНИЛС владельца сертификата
– Копия паспорта получателя сертификата
– Доверенность на получение сертификата ключа подписи (если это не владелец сертификата)
– Доверенность, подтверждающая полномочия владельца сертификата ключа подписи (если владелец не имеет права действовать от имени юридического лица без доверенности)
Для индивидуальных предпринимателей
– Заявление на изготовление сертификата ключа подписи
– Нотариально заверенная копия либо оригинал с простой копией выписки из ЕГРИП
– Нотариально заверенная копия либо оригинал с простой копией свидетельства постановке на учет в налоговом органе
– Копия СНИЛС владельца сертификата
– Копия паспорта будущего владельца сертификата
– Копия паспорта получателя сертификата
– Доверенность на получение сертификата ключа подписи (если это не владелец сертификата)
– Доверенность, подтверждающая полномочия владельца сертификата ключа подписи (если владелец не имеет права действовать от имени юридического лица без доверенности)
Для физических лиц
– Заявление на изготовление сертификата ключа подписи
– Нотариально заверенная копия, либо оригинал с простой копией свидетельства постановки на учет в налоговом органе
– Копия паспорта
– Копия СНИЛС владельца сертификата.
3. Получение сертификата и комплекта
Личное присутствие владельца сертификата или его доверенного представителя для получения сертификата ключа проверки электронной подписи является обязательным условием большинства удостоверяющих центров. Несмотря на то что на практике существуют случаи оказания услуг и дистанционно с использованием пересылок сканированных заявительных документов по электронной почте и получение сертификата электронной подписи также почтой, чаще всего таким образом действуют мошенники.
– ключевой носитель (дискета, флешка, токен), содержащий файлы с ключом электронной подписи;
– сертификат ключа проверки электронной подписи, который также в виде файла записан на этот же ключевой носитель;
– копия сертификата ключа проверки электронной подписи на бумажном носителе с подписью и печатью удостоверяющего центра;
– лицензия на право использования программы для ЭВМ, которая в терминах закона называется средством электронной подписи;
– сама программа средства электронной подписи (установочные файлы) и документация к ней на CD-диске.
В случае кражи или утери ключа электронной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, сообщить об этом факте и получить новый ключ и новый сертификат ключа проверки электронной подписи, при этом все этапы его получения придется пройти заново и сертификат будет совершенно другим.
Также важно отметить, что электронная подпись обладает сроком действия, при этом выделяют срок действия ключа подписи – это период времени, в течение которого можно использовать ключ для создания подписи, и срок действия ключа проверки подписи – период времени, в течение которого можно использовать ключ для проверки действительности электронной подписи.
Как правило, первый срок устанавливается равным 1 году, а второй срок устанавливается от 1 года до 15 лет. Но даже после получения нового ключа подписи и нового сертификата по истечении срока старого, пока не закончится срок действия “старого” сертификата, все “старые” подписи будут считаться действительными.
Структура должностной инструкции бухгалтера
Должностную инструкцию рекомендуется составлять в соответствии с профессиональными стандартами. Профстандарт «Бухгалтер» утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 февраля 2021 года N 103н и введен с 08.04.2021. То есть это достаточно современный стандарт.
Обычно структура должностной инструкции состоит из разделов: «Квалификация», «Обязанности», «Права», «Ответственность».
В разделе «Обязанности» должностной инструкции бухгалтера при полностью цифровом документообороте останутся примерно те же пункты, которые соответствуют трудовым функциям по профстандарту. Но все эти обязанности нужно будет делать, используя инструменты работы с электронными документами. Необходимость знаний этих инструментов будет зафиксирована в разделе «Квалификация».
Какие инструменты нужны для полностью цифровой бухгалтерии:
- учетная система;
- система банк-клиент;
- сервис обмена электронными документами с контрагентами;
- сервис сдачи отчетности для взаимодействия с налоговыми органами;
- ECM-система для согласования и хранения бухгалтерских документов и отчетов;
- электронная подпись для обеспечения юридической значимости документов.
Не удивляйтесь, что бухгалтеру нужно иметь достаточно технические знания и умения работать с разными информационными системами. Это также зафиксировано в профессиональном стандарте. Например, указано, что для выполнения должностных обязанностей главный бухгалтер должен знать:
- порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи;
- современные технологии автоматизированной обработки информации;
- передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления процессом формирования информации в системе бухгалтерского учета;
- основы информатики и вычислительной техники;
- правила защиты информации;
И одной из новых цифровых обязанностей для бухгалтера является работа с электронной подписью. Правила работы с ней будут зафиксированы в разделе «Ответственность».
В образец должностной инструкции бухгалтера при электронному документообороту мы рекомендуем включить разделы:
Работа с электронной подписью
Работа с первичными учетными документами
Составление регистров бухгалтерского и налогового учета
Составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности
Хранение электронных документов
https://www.youtube.com/watch?v=hgqlpCfcaKE
Предоставление документов по требованию контролирующих органов
