Внедрение электронного документооборота: учет расходов – Электронный Экспресс

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

К командировочным расходам относят:

  • суточные за каждый календарный день командировки;
  • транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
  • расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
  • другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

  • положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
  • приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Вид
расходов
Что можно
учесть
Что нельзя учестьДокументы для учетаНДС к вычету
Проживание в гостиницеОплата гостиничного номераЗатраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение СПА и спортзалаЧек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности
или счет-фактура
Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой.

По чеку НДС принять к вычету нельзя

Проживание в арендованной квартиреАрендная плата по договору за период, когда сотрудник там проживал.
Эти даты есть в приказе о командировке
Дни, в которые квартира пустовала. Например, до или после командировкиДоговор аренды, копии документов о праве собственности и расписка от арендодателя о получении денег.

При бронировании на сайте — договор (оферта) с сайта и документ об оплате

Нет
Расходы на поездСтоимость
билетов
Дополнительные расходы на питание и бар в поездеРаспечатка электронного билетаДа, если выделен отдельной строкой
Расходы на самолетСтоимость
билетов
Дополнительные расходы на питание и бар в самолетеРаспечатка билета, посадочный талон со штампом о досмотре либо без штампа, но с багажной квитанциейДа, если выделен отдельной строкой
Расходы на бензин, если сотрудник едет на служебном или личном автоБензин, оплата платных дорогТраты на ремонт авто, запчасти, оплату парковокЧеки или квитанции с заправок. Служебная записка, копия техпаспорта и путевой листНет
Расходы на аренду авто сотрудникомАренда автоТраты на ремонт авто, запчасти, оплату парковокДоговор аренды, акт возврата и квитанция об оплатеНет

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Налоговый  учет расходов на приобретение неисключительных прав на программное обеспечение

Приобретение права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям) для целей налога на прибыль является разновидностью прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ).

Не следует забывать, что для уменьшения налога на прибыль, затраты должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ. То есть налогоплательщик должен иметь обоснование и документальное подтверждение данных издержек. Также они должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода

Основной вопрос, с которым сталкивается компания, приобретая неисключительные права, заключается в том, в какой момент включать понесенные затраты в базу по налогу на прибыль: единовременно или равномерно?

  • Срок использования неисключительных прав установлен договором

По общему правилу, расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникли, исходя из условий сделок (п.1 ст. 272 НК РФ). Если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, компания распределяет расходы самостоятельно.

Исходя из этого, представители финансового ведомства рекомендуют списывать расходы на приобретение неисключительных прав равномерно в течение нескольких периодов.

В лицензионном соглашении иногда указывают срок, в течение которого покупатель может использовать программу. Тогда расходы на приобретение неисключительных прав организации следует учитывать равномерно в течение срока действия лицензии на использование программы (письмо Минфина РФ от 31.08.2021 № 03-03-06/2/95).

  • Срок использования неисключительных прав не установлен договором

Если условиями лицензионного соглашения срок использования программы не установлен, по мнению Минфина РФ, расходы на приобретение неисключительных прав на данное программное обеспечение учитываются равномерно с учетом срока, установленного требованиями п. 4 ст. 1235 ГК РФ (письма Минфина РФ от 18.03.2021 № 03-03-06/1/11743,

Читайте также:  Перенос КриптоПро, ключей ЭЦП, сертификатов с одного компьютера на другой - Trust Me I`m an Engineer

В свою очередь данная норма ГК РФ говорит о том,что в случае, когда в лицензионном договоре срок его действия не определен, договор считается заключенным на 5 лет, если ГК РФ не предусмотрено иное (письма Минфина РФ от 23.04.2021 № 03-03-06/1/14039, от 02.02.2021 № 03-03-06/1/52).

Аналогичный порядок финансовое ведомство предлагает применять и в отношении затрат организации на адаптацию, модификацию и иные работы по усовершенствованию программного продукта (письма Минфина РФ от 18.03.2021 № 03-03-06/1/11743, от 18.03.2021 № 03-03-06/1/8161, от 13.02.

  • Позиция Арбитражного суда в вопросе момента признания расходов на приобретение неисключительных прав


Следует отметить, что предложенный финансистами вариант учета не единственный. Арбитражные суды разрешают учитывать затраты на приобретение неисключительных прав единовременно.

В качестве обоснования суды приводят следующие аргументы: НК РФ не устанавливает необходимости равномерного признания расходов на приобретение программных продуктов в течение срока, на который предоставлено неисключительное право.

Поэтому, в случае, если программное обеспечение передано не поэтапно и оплата произведена целиком, затраты на приобретение неисключительных прав распределять не требуется. Расходы можно списать единовременно в том периоде, когда подписан акт приемки-передачи.

  • Включение расходов на приобретение программы в первоначальную стоимость основного средства

Встречаются ситуации, когда программное средство покупается вместе с имуществом. Такое возможно, например, при покупке компьютера или банкомата.

По мнению контролирующих органов, стоимость программного обеспечения, которое приобретается одновременно с техникой, должна увеличивать первоначальную стоимость основного средства, например, компьютера или банкомата (письма ФНС РФ от 29.11.2021 № ШС-17-3/1835, от 13.05.2021 № КЕ-4-3/7756).

Налоговики поясняют, что материальный объект рассматривается в целях налогообложения как основное средство только в том случае, если способен выполнять определенную функцию, применяемую в производстве или управлении организацией.

К примеру, сам по себе компьютер (без необходимого программного обеспечения) не может осуществлять функцию, для которой он был приобретен. Получается, что приобретение программы является расходом по доведению основного средства до состояния, пригодного для использования.


Такой порядок используется в ситуации, когда программа приобреталась организацией вместе с основным средством. И, при этом можно предположить, что использование программного обеспечения предполагается только на отдельно взятом объекте.

Обратите внимание, если неисключительные права на программу приобретаются позднее, чем основные средства, их стоимость учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо УФНС по г. Москве от 30.09.10 № 16-15/102331@, постановление ФАС Московского округа от 23.11.10 № КА-А40/14398-10).

Иначе обстоит ситуация в следующих обстоятельствах. К примеру, организация приобрела основное средство вместе с правом на использование программного обеспечения для него (допустим, банкомат). Но при этом, по условиям договора, оплата указанного права должна производиться периодическими платежами в течение срока действия договора.

В этом случае расходы, связанные с приобретением исключительных и неисключительных прав в виде программного обеспечения, следует учитывать равномерно в течение срока эксплуатации и включать в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В данной ситуации будет действовать норма подп. 8 п. 2 ст. 256 НК РФ, в соответствии с которой не подлежат амортизации приобретенные права на результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, если по договору на приобретение указанных прав оплата должна производиться периодическими платежами в течение срока действия указанного договора (письма Минфина РФ от 31.08.2021 № 03-03-06/1/450, от 25.05.2009 № 03-03-06/2/105, от 05.10.2021 № 03-03-06/2/171).

В остальных случаях при одновременной покупке основного средства и программы организация вправе включать величину приобретенного права в первоначальную стоимость активов и учитывать расходы через амортизацию.

Читайте также:  Удостоверяющий центр


Подведем итог:

  • если программа приобретается одновременно с основным средством, ее стоимость увеличивает первоначальную стоимость актива;
  • если программа приобретается одновременно с основным средством, но при этом, исходя из условий договора, оплата за нее производится периодическими платежами, стоимость программы в первоначальную стоимость основного средства не включается, а учитывается равномерно в течение срока эксплуатации этого основного средства;
  • если неисключительное право на программу приобретается не одномоментно с основным средством, тогда ее стоимость учитывается в составе прочих расходов, связанных с реализацией.

По материалам журнала «Наша бухгалтерия»

Пример

ООО «Белая
акация» имеет сайт в Интернете, который размещен на сервере провайдера (ООО
«Провайдер»). Сайт создан для продвижения продукции, выпускаемой организацией.
Реализация продукции облагается НДС по ставке 18 %.

1) По условиям
договора с провайдером услуги хостинга оплачиваются ежеквартально в форме предварительной
оплаты. На оказанные услуги провайдер ежемесячно представляет акт и
счет-фактуру.

Сумма
предварительной оплаты за услуги хостинга в третьем квартале составила 7 080
руб., в том числе НДС. За оказанные услуги от провайдера получено три акта и
три счета-фактуры на сумму 2 360 руб. каждый, в том числе НДС 360 руб.

2) В конце
второго квартала ООО «Белая акация» оплатила аккредитованному регистратору (ООО
«Регистратор доменных имен») продление на год доменного имени сайта. Стоимость
услуг составила 141,60 руб., в том числе НДС 21,60 руб.

3) Для
обновления контента сайта и его продвижения в третьем квартале привлекалась
сторонняя организация ООО «Контент». Стоимость услуг составила
118 000 руб., в том числе НДС 18 000 руб. На
оказанные услуги исполнителем представлен акт и счет-фактура. По условиям
договора оплата услуг производится на основании акта об оказании услуг,
подписанного сторонами договора.

Рассмотрим отражение операций в программе.

1. Операции по договору с ООО «Провайдер».

1.1. Перечисление провайдеру предварительной оплаты.

Перечисление провайдеру предварительной оплаты
регистрируется с помощью документов Платежное
поручение (для подготовки поручения банку) и Списание с расчетного счета для вида операции Оплата поставщику (для отражения списания денежных средств со счета
в бухгалтерском и налоговом учете).

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 1

1.2. Регистрация полученного счета-фактуры на
перечисленный аванс.

При получении от провайдера счета-фактуры на
перечисленный аванс организация имеет право на вычет уплаченного налога.
Счет-фактура поставщика регистрируется с помощью документа Счет-фактура полученный с видом счета-фактуры На аванс (рис. 2). Для автозаполнения документ рекомендуется
вводить на основании документа Списание с
расчетного счета.

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 2

1.3. Отражение оказанных услуг хостинга.


Факт ежемесячного оказания услуг хостинга отражается
документом Поступление товаров и услуг
для вида операции Покупка, комиссия.

Данные для отражения услуг в бухгалтерском и
налоговом учете вводятся на закладке Услуги
(рис. 3).

При заполнении табличной части в колонках Счет затрат (БУ) и Счет затрат (НУ) указывается счет 44.02 «Коммерческие расходы в
организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»
(если организация занимается торговой деятельностью, то 44.

01 «Издержки обращения
в организациях, осуществляющих торговую деятельность») указывается если
организация , в колонках Субконто 1 (БУ)
и Субконто 2 (НУ) – статью затрат с
видом расходов Прочие расходы.
Организации оптовой и розничной торговли в колонках Счет затрат (БУ) и Счет
затрат (НУ) указывают счет 44.01 «Издержки обращения в организациях,
осуществляющих торговую деятельность».

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 3

Реквизиты счета-фактуры на услуги хостинга
регистрируются на закладке документа Счет-фактура.
Поскольку для применение налогового вычета по НДС выполнены все условия (услуги
оказаны, счет-фактура предъявлен), то устанавливается флажок Отразить вычет НДС в книге покупок (рис.
4).

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 4


При проведении документа вводятся проводки по учету
расходов и НДС, а также на зачет аванса (рис.5).

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 5

Аналогичным образом отражаются услуги хостинга за
второй и третий месяц квартала.

Читайте также:  Электронная цифровая подпись для ИП: как бесплатно получить ЭЦП

1.4. Восстановление НДС с аванса.

Для восстановления суммы НДС, принятой к вычету при
перечислении предварительной оплаты, в конце квартала вводится документ Формирование записей книги продаж.
Заполнение производится по кнопке Заполнить.
Суммы к восстановлению приводятся на закладке Восстановление по авансам (рис. 6).

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 6

2. Операции по договору с ООО «Регистратор доменных
имен»

2.1. Перечисление оплаты регистратору.

Оплата за продление доменного имени в программе
регистрируется аналогично, т. е. с помощью документов Платежное поручение и Списание
с расчетного счета для вида операции Оплата
поставщику. При проведении документа Списание
с расчетного счета перечисленная сумма фиксируется по дебету счета 60.02
«Авансы выданные».

2.2. Отражение оказанных услуг по продлению доменного
имени.

Для отражения факта продления доменного имени также
применяется документ Поступление товаров
и услуг для вида операции Покупка,
комиссия. Данные для отражения услуг в бухгалтерском и налоговом учете
также вводятся в табличной части на закладке Услуги, но с учетом следующим особенностей.


Если учетной политикой организации предусмотрено
включение таких затрат в состав расходов единовременно, то табличная часть
заполняется аналогично учету затрат на услуги хостинга (см. п. 1.3).

Если учетной политикой организации предусмотрено
включение таких затрат в состав расходов в течение года, то в колонках Счет затрат (БУ) и Счет затрат (НУ) указывается счет 97.21 «Прочие расходы будущих
периодов», а в колонках Субконто 1 (БУ)
и Субконто 2 (НУ) – соответствующую
статью справочника Расходы будущих
периодов (рис. 7).

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 7


В статье справочника Расходы будущих периодов указывается (рис. 8):

– Вид РБП –
Прочие;

– Способ
признания расходов – По месяцам;

– Вид актива –
Запасы.


В статье также указывается сумма расходов, дата
начала и дата окончания списания, счет и аналитика для списания расходов со
счета 97.21 «Прочие расходы будущих периодов».

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 8

Реквизиты счета-фактуры на услуги по продлению
доменного имени регистрируются на закладке Счет-фактура.
Поскольку для применения налогового вычета по НДС выполнены все условия (услуги
оказаны, счет-фактура предъявлен), то устанавливается флажок Отразить вычет НДС в книге покупок.

2.3. Списание расходов на продление доменного имени
(включение их в расходы текущего периода).

Ежемесячное списание со счета 97.21 расходов на
продление доменного имени в размере 1/12 общей суммы расходов производится
автоматически при выполнении операции Списание
расходов будущих периодов регламентной процедуры закрытия месяца (рис. 9).

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 9

3. Операции по договору с ООО «Контент».

3.1. Отражение оказанных услуг по обновлению
контента.

Для отражения оказанных услуг по обновлению контента
также применяется документ Поступление
товаров и услуг для вида операции Покупка,
комиссия. Документ заполняется аналогично тому, как в учете отражаются
услуги хостинга (см. 1.3).

3.2. Оплата оказанных услуг по обновлению контента.

Перечисление исполнителю оплаты за услуги
регистрируется с помощью документов Платежное
поручение и Списание с расчетного
счета для вида операции Оплата
поставщику.

Документ Списание
с расчетного счета заполняется аналогично перечислению оплаты провайдеру
(см. 1.1). Отличие состоит в том, что при проведении документа вводится
проводка по дебету счета 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», т. е.
погашается кредиторская задолженность перед исполнителем (рис. 10).

Внедрение электронного документооборота: учет расходов - Электронный Экспресс

Рис. 10

В общем случае по одному договору с исполнителем
(элементу справочника Договоры
контрагентов) может быть задолженность по нескольким актам (документам Поступление товаров и услуг).

При оплате конкретного акта в форме документа Списание с расчетного счета нужно
выбрать Погашение задолженности – По
документу и в реквизите Документ расчетов
указать оплачиваемый документ Поступление
товаров и услуг.

При оплате одним платежным поручением сразу
нескольких актов в форме документа Списание
с расчетного счета при этом нужно установить флажок Список и в табличном поле Расшифровка
платежа отдельными строками ввести данные для учета оплаты каждого
документа расчетов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector