Возможно, заключать трудовые договоры можно будет через портал госуслуг

Важно! при себе необходимо иметь документы:

• Если подпись выпускалась на руководителя организации и получает её тоже руководитель: Паспорт (оригинал либо заверенная должным образом копия), СНИЛС (оригинал либо заверенная должным образом копия), заявление на изготовление сертификата (подписанный оригинал).

• Если подпись выпускалась на руководителя организации, но получает её не руководитель: Паспорт получателя (оригинал либо заверенная должным образом копия), заявление на изготовление сертификата (подписанный оригинал), доверенность на получение электронной подписи (оригинал).

• Если подпись выпускалась не на руководителя организации и получает её не руководитель: Паспорт (оригинал либо заверенная должным образом копия), СНИЛС (оригинал либо заверенная должным образом копия), заявление на изготовление сертификата(подписанный оригинал), доверенность на полномочного представителя (оригинал).

14. После визита в наш офис и подписания листа ознакомления с информацией, содержащейся в квалифицированном сертификате необходимо повторно перейти в заявку на получение электронной подписи. Откройте заявку из того же письма с чего начиналась генерация.

В письме, присланном вам по электронной почте:

15. Нажмите кнопку «Перейти в заявку»;

16. По кнопке «Открыть доступ» выберите способ получения секретного кода для входа в заявку;

17. Введите полученный код (если выбран способ получения кода по e-mail, тогда код находится во входящем письме на электронной почте, если по СМС тогда во входящем СМС сообщении телефона привязанного к заявке СБИС) и нажмите «Подтвердить».

18. Следующим окном откроется «Лист ознакомления с информацией, …». Внимательно проверяем данные в сертификате и если всё верно, нажимаем «Все верно, с памяткой ознакомился».

Ключ электронной подписи получен и готов к использованию, нажмем «Ок».

19. Если требуется сделать копию нового ключа электронной подписи, то выбираем «Скопировать подпись» и указываем носитель, куда будет записан дублирующий ключ электронной подписи.

Вариант 2. установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

• Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
• Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
• Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

• В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Получить электронную подпись

Выпуск электронной подписи при оказании сервисных услуг в качестве дополнительной услуги, без надлежащего информирования заявителя («укэп в придачу»)

Современный рынок диктует условия – сервис должен быть простым, понятным и проактивным. Организации, которые оказывают предпринимателям различные услуги, будь то регистрация ККТ или помощь в оформлении расчетного счета, в борьбе за клиента стараются сделать обслуживание максимально комфортным.

При этом в погоне за простотой и удобством часто опускаются важные детали. Например, могут не обратить внимание клиента на то, что при регистрации в качестве индивидуального предпринимателя необходимо подписать от его имени электронные документы. То есть сертификат электронной подписи выпускается, но клиент даже не знает об этом.

В таких случаях заявление на выпуск УКЭП, как и согласие на обработку персональных данных присутствуют в общей массе документов, которые подписываются при заключении договора на получение услуг. Либо такого рода дополнительная услуга прописана в договоре, но при этом не привлекает внимание, так как документ объемный, формулировки – нечеткие, а представитель обслуживающей организации не дает никаких дополнительных устных пояснений.

Дальше события могут развиваться в зависимости от добросовестности организации. УКЭП могут выдать вам на носителе с пакетом документов об оказании услуги, а могут хранить ее в «облачном» хранилище организации. УКЭП могут аннулировать сразу после оказания услуги, а могут продолжить использовать ее для совершения юридически значимых действий от вашего имени.

Как избежать получения “УКЭП в придачу”:

• прочитайте внимательно договор и другие документы в рамках сделки;
• обратите внимание, есть ли там слова “электронная подпись”;
• обратите внимание на условия выдачи УКЭП, как она хранится и аннулируется, кто обеспечивает ее сохранность;
• спросите у представителя обслуживающей организации: можно ли отказаться от выпуска УКЭП и для чего это вообще требуется. 

Далее действуйте по ситуации, оценив риски возможной компрометации электронной подписи в рамках предложенных условий.

Проверить, не выпущена ли на ваше имя УКЭП, можно в личном кабинете на Едином портале государственных и муниципальных услуг (Госуслуги). В разделе «Настройки и безопасность» необходимо выбрать «Электронная подпись». Здесь содержатся данные о выдавшем на ваше имя квалифицированную электронную подпись удостоверяющем центре, ее серийном номере и сроке действия.

Если вам стало известно о выдаче УКЭП на ваше имя без вашего ведома или о факте компрометации, то НЕМЕДЛЕННО аннулируйте ее, обратившись в удостоверяющий центр, в котором данная УКЭП выпущена. 

Если есть подозрение о мошенничестве с вашей электронной подписью, то обращайтесь в полицию. Если в полиции откажутся возбуждать дело, то можно обратиться в прокуратуру и Минцифры.

Для документов формата pdf

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Получить электронную подпись

Зачем бизнесу кадровый эдо

Переход на кадровый ЭДО — важный этап в жизни компании, который затрагивает все уровни специалистов, и, соответственно, для каждого уровня есть свои преимущества.

Руководители обычно заинтересованы в экономии бюджета на определенные процессы, а кадровый ЭДО как раз предполагает разгрузку специалиста по кадрам.

Кадровый ЭДО положительно влияет на репутацию работодателя на рынке труда — снижается вероятность штрафов и репутационных рисков. Важен и факт того, что компания участвует в инновационном проекте.

Эйчарам гораздо легче доказать факт передачи электронного документа в случае возникновения трудовых споров. Кроме того, им проще делать массовую рассылку таких документов.

Благодаря ЭДО ускоряется передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.

Преимущества в ЭДО есть и для IT-специалистов. Во-первых, для хранения документов не нужны свои сервера. Во-вторых, гарантируется безопасность их подписания.

Как развивается кадровый эдо

В 2021 году был принятФедеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).

В 2021 году в Трудовом кодексе появилисьст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.

В 2021 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.

Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2021-2021 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов. 

В 2021 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».

В 2021 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки (Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ). В связи с этим появилсязаконопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.

Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство.

Как я оформлял доверенность

Электронной подписью можно заверять любые юридически значимые документы. Это могут быть исковые заявления, запросы в различные государственные органы, объяснения, трудовые договоры и договоры подряда.

Если возникает спор, оба идут с этими файлами в суд. У суда не возникает вопросов, подлинная ли подпись. Перепечатать первую страницу договора не получится — подпись заверяет не одну страницу, а документ целиком. Даже если изменить одну запятую, подпись сломается — подделку будет видно.

Договоров я ни с кем не заключал, поэтому решил оформить доверенность в простой письменной форме, которую не нужно заверять у нотариуса, и подписать ее ЭП. Главное удобство такой доверенности — ее можно отправить по электронной почте или через любой мессенджер.

Не нужно лично появляться там, где требуется предъявить доверенность. Например, ее можно отправить в школу, чтобы бабушка могла узнавать об успеваемости ребенка. Или в поликлинику, если доверяете кому-то, кроме близких родственников, принимать решение о медицинском вмешательстве.

Ожидания. Я надеялся, что мой представитель без проблем будет получать документы в суде и на почте по доверенности с ЭП. Все-таки электронная подпись равносильна собственноручной по закону — вопросов у сотрудников госорганов быть не должно.

Как это работает. Сначала нужно составить текст доверенности в ворде. Я больше люблю работать с гугл-документами, но в данном случае выбора у меня не было. У гугл-документов свои службы цифровых подписей, и с тем типом ЭП, что у меня, они не работают.

После того как текст доверенности будет готов, ее нужно подписать. Для этого необходимо зайти во вкладку «Файл» → «Сведения» и выбрать «Добавить электронную подпись».

Подпись в документе можно проверить, посмотреть, действителен ли ее сертификат, и узнать точное время подписания документа.

Реальность. Воспользоваться электронной доверенностью у меня так и не получилось. В канцелярии суда, где мой представитель получал документы, по электронной почте доверенность принимать отказались: сослались на то, что ни разу так не делали. Но их устроила напечатанная форма, несмотря на то что там нет оригинала подписи, а есть только ее фотография.

Как я пытался поменять полис омс через госуслуги

На портале госуслуг с помощью ЭП можно сделать многое. Эти сервисы планируют расширять. Недавно появились прототипы пяти суперсервисов:

1. Рождение ребенка.
2. Поступление в вуз онлайн.
3. Переезд в другой регион.
4. Оформление европротокола онлайн.
5. Цифровое исполнительное производство.

Пока это только прототипы. Как они будут работать на самом деле, непонятно. Разработчики обещают, что, например, европротокол для получения страховки при ДТП можно будет составить, вообще не заполняя бумаг, подписать его ЭП и прямо с места ДТП отправить в страховую компанию. Мне кажется, это было бы полезно.

В вуз я не поступаю и в другой регион не переезжаю. Единственное, что нашел на госуслугах из необходимого мне сейчас, — это подача заявления о выборе страховой медицинской организации.

Я надеялся, что мне никуда не придется ходить, чтобы подать заявление о выборе страховой, и визит в страховую компанию будет только один — для получения полиса.

Как это работает. На госуслугах нужно было перейти на страницу оказания услуги. Там открылось окно для подачи заявления. Личные данные появились в форме автоматически.

Когда я заполнил форму, нужно было подписать заявление электронной подписью. Для этого необходимо вставить токен в USB-порт. Система сама обратится к токену — нужно только следовать подсказкам и в конце нажать на кнопку «Отправить».

Реальность. Сообщение о приеме заявления я не увидел. 30 дней прошло — заявление так и не было отправлено в страховую компанию.

Почему так получилось, сказать сложно. Может быть, это был технический сбой или страховая компания решила не принимать заявления, подписанные ЭП, через госуслуги. Чтобы завершить оформление полиса или узнать, почему мое заявление так и не было отправлено, придется обратиться в страховую компанию лично.

Не могу утверждать, что всех пользователей госуслуг ждет такой же результат. Но у меня сэкономить время и силы за счет современных электронных сервисов в этом случае не получилось.

Как я успешно подал жалобу в гибдд

Пока я экспериментировал с сайтом госуслуг, выяснил, что у меня есть два неоплаченных штрафа. С удивлением узнал, что превысил скорость в Свердловской и Псковской областях, попал на камеры системы видеофиксации и теперь должен в бюджет деньги — по 500 Р за каждое превышение.

Можно было обратиться в суд, но проще всего отправить жалобу руководителю сотрудника ГИБДД, который оформил постановление об административном правонарушении. Обратиться можно через онлайн-сервис ГИБДД.

Ожидания. Я надеялся, что ГИБДД будет удобнее работать с заявлением, подписанным ЭП. Там будут точно знать, что отправитель именно я, и это не мой сосед заполнил жалобу, подписал ее моей фамилией и указал мой адрес.

Как это работает. При подаче жалобы можно обойтись без электронной подписи. Достаточно заполнить все необходимые поля в форме: указать персональные данные, регион, в котором хотите обжаловать постановление, и изложить суть жалобы.

Но у формы для заполнения есть недостатки. Поле для обращения не позволяет скопировать и вставить текст из другого документа. Так как я оспаривал постановления в разных регионах, мне пришлось бы два раза набирать текст жалобы вручную — это неудобно.

Я создал одно обращение сразу в два подразделения ГИБДД в ворде: в шапке заявления указал обоих адресатов. К форме для подачи жалобы в качестве вложения прикрепил вордовский файл, подписанный ЭП.

Такие электронные документы можно смело отправлять по электронной почте в любые государственные органы — они будут равнозначны подписанным собственноручно. Если кто-то попробует изменить текст, информация о подписи справа исчезнет, и любой человек увидит, что документ исправляли. Измененный документ юридической силы не имеет.

Реальность. На следующий день после отправки жалобы информация о штрафах исчезла из моего личного кабинета на госуслугах. Вскоре пришло два ответа из ГИБДД, что скорость превысили другие водители, а не я.

Если бы я отправил вордовский документ, не подписанный ЭП, мое обращение все равно бы рассмотрели. И я получил бы аналогичный ответ.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2021. Он установил, что подписи бывают трех видов:

1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают поданные заявки. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭЦП.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Какие документы станут электронными

На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:

• документы личного характера (касаются конкретного работника);
• документы массового характера (касаются всей компании в целом, подразделения и т.д.).  

Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие. 

Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:

1. трудовой договор;
2. ученический договор;
3. договор о материальной ответственности.

Одни передают все эти документы только в электронном виде. Другие — в электронном виде, но в течение трех дней дублируют их на бумаге, третьи используют консервативный подход и ограничиваются исключительно бумажным вариантом.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Закон разрешает вести электронные трудовые книжки (
закон №436‑ФЗ от 16.12.19
) и электронные листки нетрудоспособности (
закон №86‑ФЗ от 01.05.17
). Договоры и другие документы с дистанционными сотрудниками (
ст. 312.

По другим кадровым документам четких указаний нет. Однако по закону
«Об электронной подписи» №63‑ФЗ
документы с ЭП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат
практически полностью.

Противодействие мошенничеству в области применения электронной подписи

К началу страницы

Подпись – один из важных реквизитов документа. Без нее он не имеет никакой юридической значимости. 

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) признается равнозначной «живой» подписи (ч.2 ст.6 Федерального закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ). Но есть риски мошеннического использования УКЭП, выданной на ваше имя, например:  

• На ваше имя могут оформить микрокредиты; 
• Ваш автомобиль могут продать без вашего ведома;
• Вас могут сделать номинальным руководителем фирмы-однодневки;
• Вашу компанию могут переоформить на другое лицо, вывести деньги фирмы на другой счет, незаконно возместить НДС и др. 

Как избежать перечисленных рисков? В этом разделе описаны различные жизненные ситуации, которые могут привести к мошенничеству с УКЭП. ФНС обращает внимание, что это не список потенциальных преступлений, а перечень ситуаций, когда стоит быть особенно внимательным.

Соглашение об обмене электронными документами: можно ли подписать эцп? – электронный экспресс

Сравнение программ для создания электронной подписи

Получить электронную подпись

Выводы

Такая форма подписания документов мало распространена. Люди, в том числе сотрудники госорганов, не знают и не понимают, что такое ЭП. И не представляют, что подписанные ею документы имеют ту же юридическую силу, что и подписанные собственноручно.

Субъективные ощущения. Пока я подписывал документы таким образом, возникло ощущение, что я стал меньше зависеть от географии. Теперь мне не нужно приезжать в определенное место за сотни километров ради того, чтобы расписаться в очень важной бумаге.

Появилась возможность не стоять в очереди с этой очень важной бумагой в канцелярию — можно отправить ее по электронной почте. Теперь я могу это делать из любой точки мира. Главное, чтобы там был интернет, а под рукой — носитель с подписью. Если раньше я брал в поездки только ноутбук, то теперь токен тоже будет постоянно со мной.

Но не все так радужно. Простому гражданину, получившему электронную подпись, скорее всего, придется придумывать, где ее применить. За месяц я нашел только три способа использования ЭП, хотя пришлось проявить изобретательность. В двух случаях из трех я легко мог обойтись без нее.

Жалобы в ГИБДД принимают вообще без подписи. Достаточно заполнить все поля в форме на сайте. Доверенность можно было подписать от руки. Во многих организациях документ, подписанный электронно и поступивший от имени физического лица, скорее вызовет удивление. Почему не было отправлено заявление о замене полиса ОМС, пока непонятно.

В общем, инфраструктура для физических лиц, у которых есть электронная подпись, в РФ пока не развита. Надеюсь, ситуация изменится.

Юридическая сила заключенных соглашений

В упомянутом выше ФЗ под номером 63 говорится о том, что юридическая сила договора дается применением ЭЦП. Именно она подтверждает подлинность соглашения, которое подписали стороны. Если электронный договор решили подписать ЭЦП, с точки зрения действующего законодательства, он ничем не отличается от формально признанного юридического соглашения, где используется бумажный носитель.

Другие необходимые к соблюдению правила, чтобы электронный договор признавался подлинным:

1. Форма должна выполнять требования российского законодательства. Однако, если речь идет не о формализованном соглашении, оно составляется в свободной форме. Подпишите такое соглашение, оно все равно будет действительным благодаря подписи.
2. Содержание также не должно противоречить действующему законодательству Российской Федерации.
3. Требования к подписи заключаются в том, что она принадлежит лицу, который имеет полное право подписать договор с точки зрения действующего законодательства.

У подписания договора, где применяется электронный сертификат, есть и другие особенности. Надо смотреть на вид договора, прежде чем его подписать и заверить ЭЦП. Документы бывают формализованные и неформализованные, они отличаются правилами составления.