Акт приема-передачи эцп
Легализация использования сотрудниками чужой ЭЦП на некоторых предприятиях осуществляется при помощи внутренних приказов, доверенностей и актов. Для контролирующих органов внутренние документы не могут быть основанием для законной передачи электронных подписей и ключей от них другим лицам.
Альтернативы
Предоставлять права на использование собственной ЦП третьим лицам – весьма рискованная затея.
Логичнее обратиться в УЦ для создания индивидуальных ключей отдельным сотрудникам, предоставляя каждому из них ограниченные полномочия и привилегии.
Единого образца акта также не существует, однако образец для передачи сотруднику доступен для скачивания по ссылке.
В случае мошеннических действий со стороны доверенных лиц, ответственность будет лежать непосредственно на владельце. Кроме того, доказать факт такого мошенничества весьма трудно – зачастую, дела рассматриваются судебными органами по нескольку лет.
Возможность передачи цп третьему лицу
ФЗ №63 от 06.04.2022г регулирует правила использования подписей. Также в этом ФЗ содержится и определение ЦП – набор символов, который крепится к электронному документу, подтверждая его подлинность.
Используется такой способ визирования для ведения электронного документооборота и подтверждения не только подлинности бумаг, но и личности владельца ЭЦП.
Согласно этому же ФЗ, существует несколько типов подписей:
Необходимость формирования акта передачи
Зачастую, передача ключа ЭЦП доверенным лицам происходит с целью экономии времени руководителя.
В случае, если владельцу поступает множество бумаг на подпись, с потоком которых он не справляется, или же из-за такого объема входящей корреспонденции, требующей визирования, есть вероятность упустить выгодный контракт, руководитель передает ЦП доверенному лицу – главному бухгалтеру, юристу и т.д.
Согласно ГК РФ 160, электронная виза может использоваться исходя из ФЗ №63 или по соглашению сторон (согласно акта передачи ЭЦП).
Ответственность за использование чужой подписи
Ответственность за использование ЭЦП третьими лицами полностью лежит на владельце. Это прописано в ФЗ №63. Это условие относится и к тем случаям, когда лицо, официально получившее доступ к сертификату, использует его в своих целях.
В случае возникновения такой ситуации, владелец может выставить требования моральной или финансовой компенсации – разбирательства будут происходить согласно УК РФ.
Юр.сила квалифицированной подписи приравнивается к собственноручной. Передать ее кому-либо не представляется возможным.
Рассматривая вопрос с юридической стороны, передача ЭЦП равносильна передачи третьему лицу своей руки для подписания бумаг. Стоит отметить, что одним из пунктов ФЗ №63 является обязанность владельца ЭЦП обеспечить конфиденциальность сертификата.
Т.е. он должен не допустить передачи третьим лицам токена, паролей и т.д. Именно владелец несет ответственность за сохранность своей электронной подписи.
Интересная статья:Как и где найти сертификат ЭЦП на компьютере?
Составление акта
Зачастую, письменное соглашение на передачу ЭВ составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у владельца, а другой хранится у лица, получившего право пользования ЭЦП.
Также могут быть созданы дополнительные экземпляры – для нотариуса, юр.отдела компании или УЦ. Поскольку ФЗ не регулирует моменты передачи, единого бланка или образца соглашения не существует, оно составляется в свободной форме.
В документе желательно указать дополнительную информацию о владельце ЭЦП, лице, которое наделяется правом использования подписи, а также условия использования.
Копию бумаги рекомендуется отправить заказным письмом в УЦ. Также, при наличии возможности, следует нотариально заверить акт.
Юридическая сила акта
Согласно ФЗ №63, владелец подписи должен:
- обеспечить сохранность и конфиденциальность закрытого ключа ЦП;
- предотвратить ее использование сторонними людьми;
- в случае возникновения подозрений у владельца о нарушении конфиденциальности закрытого ключа, использовать визу только через УЦ.
Таким образом, можно сделать вывод, что акт приема-передачи ЭЦП сотруднику не обладает полной юридической силой. Стоит отметить, что сама передача подписи может быть осуществлена только в рамках компании, руководителем которой является ее владелец.
Если же возникает необходимость использование подписи на внешних ресурсах, обязательно выслать письменное подтверждение передачи ЦП каждому участнику.
